涉密檔案管理系統(tǒng)

這個(gè)價(jià)格恐怕要看具體配置了，而且各家市場(chǎng)策略并不一致，這也會(huì)影響價(jià)格。
另外，在國(guó)家保密科技測(cè)評(píng)中心網(wǎng)站上，并沒(méi)有涉密檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的資質(zhì)證書(shū)，業(yè)許是因?yàn)檫@個(gè)算應(yīng)用系統(tǒng)吧，建議慎重考慮公司有關(guān)資質(zhì)問(wèn)題

有關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)論文

檔案的收集整理占用到檔案工作中大部分的工作量,是電子檔案系統(tǒng)的核心模塊,能真正體現(xiàn)出電子檔案系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工檔案管理業(yè)務(wù)的優(yōu)勢(shì)。下面是我為大家整理的電子檔案管理系統(tǒng)論文，供大家參考。

[摘 要]計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展讓不再丟失文件成為可能，利用電子信息管理文件和文檔已經(jīng)是各行業(yè)、各企業(yè)的日?；竟ぷ?，信息檔案的建立更是標(biāo)志著辦公自動(dòng)化的完成，但是與此同時(shí)利用電子平臺(tái)進(jìn)行檔案管理也存在一定的缺陷和風(fēng)險(xiǎn)。如何完善建立電子信息檔案管理系統(tǒng)，針對(duì)電子信息管理的弊端來(lái)采取一定的防范 措施 是一個(gè)值得探索的問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]電子信息;檔案;管理

中圖分類號(hào)：TU855 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章 編號(hào)：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 電子信息檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

符合規(guī)范性指的是在利用信息時(shí)，要遵循電子信息使用規(guī)則了解信息的來(lái)源、閱讀和使用信息時(shí)不應(yīng)超出管理規(guī)范。嚴(yán)格遵守電子檔案信息資源使用規(guī)范的相關(guān)規(guī)則目的在于提升整個(gè)電子檔案信息管理系統(tǒng)的便利性，方便對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整合、存儲(chǔ)、傳送以及利用并進(jìn)行統(tǒng)一系統(tǒng)化管理便于反饋和查找。在整個(gè)管理系統(tǒng)中精準(zhǔn)性、真實(shí)性和實(shí)時(shí)性是需要把握的關(guān)鍵，精準(zhǔn)性和真實(shí)性保證了檔案信息的真實(shí)、可靠，實(shí)時(shí)性保證了檔案信息的價(jià)值，在管理這些信息時(shí)，按照檔案價(jià)值進(jìn)行合理利用，充分遵循科學(xué)發(fā)展規(guī)律，符合規(guī)范性是管理電子信息檔案的首要標(biāo)準(zhǔn)。

符合一致性和完整性指的是檔案在經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理之后要與實(shí)際的檔案信息內(nèi)容完全相同并能完整呈現(xiàn)。一致性就是要保證用戶在使用電子檔案時(shí)與真實(shí)使用檔案有同樣的感受，照片和圖鑒都要清晰、真實(shí)呈現(xiàn)。完整性是要保證電子檔案在數(shù)字化之后具有完善的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，保障可以查詢到互聯(lián)網(wǎng)上記載的相關(guān)文件，能夠清晰明朗檔案包含的信息并便于日后查閱。

符合共享性和安全性指的是在提升檔案利用率實(shí)現(xiàn)共享的同時(shí)保障數(shù)字檔案信息的安全。共享性旨在為檔案信息提供一個(gè)可以被充分利用的平臺(tái)，方便信息間的傳遞和高效運(yùn)用，而安全性則保障了這一便利的正常使用，安全性的保障不僅要從已經(jīng)錄入的檔案信息著手，保證信息不外漏，也要注意在儲(chǔ)存和掃描檔案文件時(shí)做好檢測(cè)和約束工作。

二、 電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理

(一) 電子信息檔案管理__

隨著 網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 的不斷發(fā)展與信息化的全面推進(jìn)，給電子信息__也帶來(lái)了一定的難度。首先，我國(guó)的《保密法》在對(duì)于保護(hù)電子信息檔案方面還不夠健全， 規(guī)章制度 不夠明確;其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識(shí)有待進(jìn)一步提高;再次，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)相對(duì)落后，不能給信息檔案帶來(lái)全方位的保障。

針對(duì)以上種種問(wèn)題，制定一個(gè)較為完備的措施來(lái)做好信息檔案的__是當(dāng)前急需解決的問(wèn)題。首先，從制度上說(shuō)，要完善電子信息檔案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度執(zhí)行操作和監(jiān)督。在制度上要注重對(duì)信息檔案資料的登記、查閱紀(jì)錄、復(fù)制和銷毀制度的管理，不同權(quán)限的管理員只能按照制度在自己的職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)信息檔案進(jìn)行修改，不能越權(quán)執(zhí)行。為了確保機(jī)要信息不被泄漏，做好各層級(jí)的__是對(duì)信息保密的重要保障，而嚴(yán)格遵循信息檔案保密制度才能將這項(xiàng)管理工作落實(shí)到位。其次，從管理信息本身來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)對(duì)電子信息的保管和整理是必要措施。管理檔案信息不僅需要對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行管理整合，對(duì)于電子信息還要對(duì)磁盤(pán)和光盤(pán)類文件加密防改寫(xiě)，儲(chǔ)存的時(shí)候要注意避開(kāi)有損關(guān)盤(pán)、磁盤(pán)的環(huán)境。另外，在涉密檔案管理如有必要?jiǎng)t需要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)檔案庫(kù)與辦公室和閱覽室分開(kāi)，并對(duì)檔案庫(kù)設(shè)立門(mén)禁系統(tǒng)隔離有損檔案文件安全的外界環(huán)境。最后，做好__還需要工作人員認(rèn)真履行電子信息檔案查詢使用系統(tǒng)相關(guān)使用制度，并對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)知識(shí)做到及時(shí)的更新。遵循電子信息檔案使用制度，如借閱檔案信息必須授權(quán)批準(zhǔn)，秘密登記較高的電子檔案信息要避免對(duì)其進(jìn)行拷貝，因此要做好防復(fù)寫(xiě)加密處理，如工作需要借閱電子檔案信息必須加強(qiáng)__，對(duì)涉密人員的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，不得將秘密信息非法外傳，借閱時(shí)要將整個(gè)借閱過(guò)程紀(jì)錄下來(lái)。及時(shí)更新電子信息化知識(shí)，主要針對(duì)日益發(fā)展的電子信息系統(tǒng)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)?？梢詫?duì)__管理人員進(jìn)行定期知識(shí)上的更新培訓(xùn)，還可以從多 渠道 、多方式上對(duì)保密人員進(jìn)行 教育 和知識(shí)的傳導(dǎo)。例如，加強(qiáng)密碼加密技術(shù)、數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)、鑒別技術(shù)等等。只有擁有了高素質(zhì)的__人員，才能從根本上保障電子檔案信息的安全性。

(二) 電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制

風(fēng)險(xiǎn)控制與__是相輔相成的，除了上述對(duì)__的闡述外，風(fēng)險(xiǎn)控制也有相應(yīng)的避免措施。如果說(shuō)__是事先的、全面的__，那么風(fēng)險(xiǎn)控制則顯得更加緊急、更加具有針對(duì)性。積極引進(jìn)最新的信息技術(shù)以及制定一系列的規(guī)章制度是及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)、保護(hù)電子信息基礎(chǔ)。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制可以從緩解風(fēng)險(xiǎn)、分散風(fēng)險(xiǎn)以及評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)三個(gè)方面著手。

緩解風(fēng)險(xiǎn)簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是將風(fēng)險(xiǎn)降到最小，將外界問(wèn)信息的干擾最小化。目前最常見(jiàn)的緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施是轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，即制定應(yīng)變計(jì)劃或者重新布置等手段來(lái)恢復(fù)受干擾的電子信息減少損失。一定要記住的是，不論什么時(shí)候、什么情況下在第一時(shí)間對(duì)風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行及時(shí)處理才是最重要的。分散風(fēng)險(xiǎn)則是利用更改配置設(shè)置、外包給分支機(jī)構(gòu)處理、購(gòu)買(mǎi) 保險(xiǎn) 等等方式分散風(fēng)險(xiǎn)，還可以與供應(yīng)商協(xié)調(diào)優(yōu)化原有的電子檔案信息管理系統(tǒng)簡(jiǎn)化風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。當(dāng)然，外包的同時(shí)也會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)這部分的風(fēng)險(xiǎn)需要嚴(yán)格審核外包人員的資質(zhì)，因此分散風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵是要遵守相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)有助于防范可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估其目的是為了更加科學(xué)合理地探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素，并了解風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和可能帶來(lái)的危險(xiǎn)性，從而制定出合理的防范方案。電子信息風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的難以預(yù)測(cè)的，其危害性大，只有制定一套完善的風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)才能有效達(dá)到控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，建立一個(gè)完善的電子信息檔案管理系統(tǒng)不僅要從系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)上著手進(jìn)行基礎(chǔ)性建構(gòu)，更重要的是注意電子信息檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)用過(guò)程中的__和風(fēng)險(xiǎn)防范工作。__需要不僅需要對(duì)文件進(jìn)行加密保護(hù)，更重要的是對(duì)涉密人員的專業(yè)素養(yǎng)及時(shí)更新和教育，而在風(fēng)險(xiǎn)控制中，除了及時(shí)處理風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題分散風(fēng)險(xiǎn)和緩解風(fēng)險(xiǎn)外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，防范于未然。

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摘要:人們?cè)谌粘Ｉ詈凸ぷ髦行纬傻挠斜４鎯r(jià)值的照片,一經(jīng)歸檔,就形成了電子照片檔案。如何科學(xué)、高效地管理這些照片檔案?顯然必須借助于優(yōu)秀的工具――電子照片檔案管理系統(tǒng)。本文從系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)與管理實(shí)踐的角度進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞:電子檔案 管理 系統(tǒng)

一、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)的自動(dòng)化、智能化與人性化原則

電子照片檔案管理系統(tǒng)一般包括數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、檢索、發(fā)布和目錄打印等五大功能模塊。一套優(yōu)秀的系統(tǒng)應(yīng)將自動(dòng)化、智能化與人性化充分體現(xiàn)于上述功能模塊中。自動(dòng)化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動(dòng)采集,照片號(hào)和底片號(hào)可根據(jù)構(gòu)成規(guī)則自動(dòng)生成。需要人工操作的主要是內(nèi)容信息和部分管理信息,約十余項(xiàng)內(nèi)容。系統(tǒng)為方便用戶著錄,應(yīng)提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數(shù)據(jù)著錄模板、 Excel 數(shù)據(jù)著錄模板。大量?jī)?nèi)容相同的信息可通過(guò)下拉式復(fù)制拷貝完成,并可無(wú)縫導(dǎo)入電子照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。自動(dòng)化更體現(xiàn)在:只要著錄的信息準(zhǔn)確、規(guī)范,就會(huì)自動(dòng)生成各種統(tǒng)計(jì)圖表;自動(dòng)生成各種適合紙質(zhì)相冊(cè)的照片說(shuō)明標(biāo)簽、冊(cè)內(nèi)目錄;根據(jù)利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)照片目錄等。智能化原則。利用數(shù)據(jù)透視功能,數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員可從多個(gè)角度觀察數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范化程度,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、轉(zhuǎn)換和規(guī)范。如照片號(hào)、底片號(hào)的查重與構(gòu)成規(guī)則,題名、文字說(shuō)明、年度、攝影者、拍攝日期等內(nèi)容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個(gè)角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,如可選擇專題、機(jī)構(gòu)、年度、期限、冊(cè)號(hào)、組號(hào)、照片類型等作為維度,照片號(hào)作為計(jì)數(shù)的度量值,進(jìn)行單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析或組合統(tǒng)計(jì)分析。人性化原則。呈現(xiàn)給用戶的前端工具是“數(shù)碼書(shū)架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書(shū)架和相冊(cè)。用戶可建多個(gè)書(shū)架,每個(gè)書(shū)架可建多本相冊(cè),每本相冊(cè)根據(jù)需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊(cè)的封面、背景、芯頁(yè)均“可換膚”,還設(shè)計(jì)了背景音樂(lè)、書(shū)立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復(fù)制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說(shuō)明等信息移植到另一臺(tái)裝有“數(shù)碼書(shū)架”的電腦中。電子照片管理的后臺(tái)采用Access或SQLServer數(shù)據(jù)庫(kù),只需點(diǎn)擊一個(gè)按鈕,就能將前臺(tái)的電子照片和數(shù)據(jù)著錄信息傳遞并顯示在后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中。這些數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息可非常方便地上傳到數(shù)字檔案館(室)平臺(tái),或轉(zhuǎn)成精美的照片陳列網(wǎng)頁(yè),發(fā)布到數(shù)字檔案網(wǎng)站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級(jí)檢索功能。

二、電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能

1、數(shù)據(jù)錄入功能檔案部門(mén)一項(xiàng)重要的工作便對(duì)對(duì)各種類型的檔案(如科技、文書(shū)、基建等)進(jìn)行歸檔,包括錄入完整的工程項(xiàng)目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫(kù),其他用戶即可通過(guò)(檢索子系統(tǒng))在網(wǎng)上瀏覽、查詢,以及通過(guò)(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外,(數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過(guò)該子系統(tǒng),在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)原件的掛接,可完成項(xiàng)目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對(duì)文件進(jìn)行修改和重新歸檔。

2、數(shù)據(jù)檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機(jī)上,提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機(jī)上的系統(tǒng)瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進(jìn)行設(shè)置,在不同的終端上可以有不同的設(shè)置互不干擾。在用戶權(quán)限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機(jī)上供檢索者利用。檢索完畢后,應(yīng)用“退出系統(tǒng)”關(guān)閉檢索子系統(tǒng),防止他人盜用用戶的身份和權(quán)力。

3、統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能統(tǒng)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)的功能主要是根據(jù)用戶的要求選擇打印數(shù)據(jù)和制定報(bào)表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。

4、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能受網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和存儲(chǔ)容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,首先需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換關(guān)系的定義,即指定原來(lái)數(shù)據(jù)庫(kù)的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫(kù)字段的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

三、保障電子檔案的安全

為保證電子檔案的質(zhì)量,系統(tǒng)應(yīng)該提供一系列措施保障電子檔案在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)上的安全,如它應(yīng)該能記錄下那些因?yàn)殡[含安全問(wèn)題而被拒的請(qǐng)求等,以確保電子檔案的真實(shí)性。為保障電子檔案的真實(shí)性、完整性,筆者認(rèn)為應(yīng)從電子檔案密級(jí)設(shè)定、保密技術(shù)使用、系統(tǒng)備份與恢復(fù)三個(gè)方面著手。

1、保密技術(shù)。保密技術(shù)主要用于保證電子檔案在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過(guò)程中的真實(shí)性與有效性。電子簽名技術(shù)、電子水印技術(shù)、電子印章技術(shù)都是現(xiàn)在流行的電子檔案防偽技術(shù)。除此之外,一些適合電子檔案長(zhǎng)久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。

2、系統(tǒng)備份與恢復(fù)。系統(tǒng)備份與恢復(fù)用于電子檔案管理系統(tǒng)在出現(xiàn)突發(fā)性事件時(shí)的恢復(fù)與備份,這項(xiàng)功能是否運(yùn)行良好直接影響到整個(gè)系統(tǒng)的所有實(shí)體與功能。僅對(duì)利用實(shí)體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費(fèi)用但是還未得到電子檔案時(shí)發(fā)生突發(fā)性中斷事件,系統(tǒng)備份與恢復(fù)將記錄下用戶的交費(fèi)行為,并在系統(tǒng)的隨后運(yùn)行中將電子檔案發(fā)送給用戶。

3、電子檔案密級(jí)設(shè)定。電子檔案密級(jí)設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級(jí)別的電子檔案相連。根據(jù)我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》,檔案的密級(jí)可以分為:絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)、內(nèi)部級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)、公開(kāi)級(jí)等六個(gè)級(jí)別。筆者認(rèn)為,鑒于電子檔案管理系統(tǒng)是面向廣大群眾服務(wù)的,服務(wù)種類多而且廣,系統(tǒng)可以根據(jù)服務(wù)的種類劃分更多電子檔案的密級(jí),用戶訂購(gòu)了哪種類別的服務(wù),則相應(yīng)具有哪種電子檔案的訪問(wèn)權(quán)。

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涉密。中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)是中國(guó)石油集中統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和檔案資源共享平臺(tái)，集中保管了全系統(tǒng)管理類，勘探開(kāi)發(fā)類，建設(shè)項(xiàng)目類，會(huì)計(jì)類等十一大類檔案，目前電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)總量近200TB。查詢官網(wǎng)了解到中國(guó)石油檔案屬于公司機(jī)密，只能看，不可打印。

企業(yè)檔案工作規(guī)范的信息化原則

8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。8.1.2 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。 8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。電子文件通用格式見(jiàn)GB/T18894第6章。8.2.4 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見(jiàn)GB/T 17678.1和GB/T 18894。8.2.5 加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說(shuō)明文件一并歸檔。8.2.6 文件形成部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。 8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對(duì)傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 43的要求。8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見(jiàn)DA/T 32的附錄B。數(shù)字化生成的檔案副本檔號(hào)應(yīng)與原檔案對(duì)應(yīng)。 8.4.1 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進(jìn)行整理。8.4.2 電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上。其存儲(chǔ)載體見(jiàn)DA/T 32的附錄C，保管要求見(jiàn)GB/T 18894的9.4。8.4.3 脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、電子檔案號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。8.4.4 存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。8.4.5超過(guò)保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合GB/T 18894中9.8的相關(guān)規(guī)定。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。 8.5.1 企業(yè)應(yīng)建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。8.5.2 對(duì)數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。8.5.3 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開(kāi)，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。8.5.4 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。8.5.5 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。8.5.6 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動(dòng)歸檔功能的模塊或接口。 8.6.1 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實(shí)際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施參見(jiàn)ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

淺析怎樣做好涉密檔案的管理工作

以下轉(zhuǎn)載內(nèi)容僅供參考
檔案信息涉及國(guó)家利益和安全、社會(huì)秩序、個(gè)人穩(wěn)私等內(nèi)容，檔案保密工作也就顯得尤為重要。然而在如今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展如此迅速的信息時(shí)代，如何既能充分發(fā)揮各類檔案的效能，使其為社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，又確保不發(fā)生失泄密問(wèn)題，是一個(gè)值得思考的課題。下面就如何在新時(shí)期下，做好檔案管理的保密工作談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。 一、正確處理檔案保密與使用的關(guān)系 檔案的保密是為了更好的使用，但在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，檔案工作中普遍存在重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。人們?cè)诓殚喩婷軝n案時(shí)通常會(huì)有這樣的顧慮“這些材料是涉密的，我能引用嗎，會(huì)不會(huì)出什么問(wèn)題呢，保險(xiǎn)起見(jiàn)，我還是不用了吧”，甚至有些管理者也認(rèn)為，不用信息是最好的防止泄密的方法。長(zhǎng)期下來(lái)，大量甚至是很有價(jià)值的檔案被束之高閣，得不到充分利用，變成一文不值的廢紙，這對(duì)于檔案資源來(lái)說(shuō)是一種浪費(fèi)，檔案管理人員的價(jià)值也無(wú)法在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。事實(shí)上，涉密檔案當(dāng)然應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。因此，在理清檔案保密與使用的關(guān)系的基礎(chǔ)上，要改變傳統(tǒng)的保密觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，做到檔案的科學(xué)使用，切實(shí)完善工作職能。對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。 二、加強(qiáng)對(duì)電子檔案的科學(xué)管理 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息化的發(fā)展，檔案形式已不再只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，取而代之的是各種電子表格，電子文檔，檔案材料的修改、定稿、整理、歸檔也不再是以手工抄寫(xiě)為主，而是計(jì)算機(jī)工具的運(yùn)用。電子計(jì)算機(jī)的使用在給檔案管理工作帶來(lái)快捷、方便的同時(shí)也帶來(lái)了安全的隱患。目前對(duì)電子檔案的管理還存在許多不盡人意的地方，如存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)上的電子檔案沒(méi)有做好防消磁、防損壞及備份副本的工作，導(dǎo)致不能正常的使用；存有電子檔案的計(jì)算機(jī)沒(méi)有做到內(nèi)外網(wǎng)的分離，沒(méi)有對(duì)內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻，導(dǎo)致電子檔案信息在網(wǎng)上的泄露；沒(méi)有對(duì)電子檔案的使用權(quán)限做好控制，導(dǎo)致內(nèi)部人員可以隨意更改、編輯電子檔案等等。因此，要加強(qiáng)電子檔案的科學(xué)管理，根據(jù)電子檔案的秘密等級(jí)進(jìn)行有效管理，明確借閱制度，使用權(quán)限，規(guī)范借閱手續(xù)，同時(shí)對(duì)存有涉密檔案信息的計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)載體與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，這樣才能保證對(duì)電子檔案的安全管理與正常使用。 三、從發(fā)展的角度做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作 由于各個(gè)檔案的特殊性及所涉及的內(nèi)容不一樣，而且隨著時(shí)間的推移和文件貫徹情況的變化，檔案保管過(guò)程中的密級(jí)常常會(huì)發(fā)生變化，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理。因此我們要根據(jù)實(shí)際情況從發(fā)展的角度定時(shí)調(diào)整檔案的秘密等級(jí)，以方便檔案的借閱與使用。密級(jí)的變化通常有三種，即升密、降密和解密。調(diào)整密級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)主要是解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在調(diào)整密級(jí)的同時(shí)要主動(dòng)接受保密部門(mén)對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，切實(shí)搞好涉密檔案的清查鑒定，做好密級(jí)調(diào)整工作。 四、以人為本，做好開(kāi)放檔案的保密工作 堅(jiān)持以人為本，是科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)和核心，也是做好檔案工作的一個(gè)指導(dǎo)方針。檔案的管理是為了更好的使用，要根據(jù)不同檔案的性質(zhì)、內(nèi)容及實(shí)際的使用情況，確定可以開(kāi)放的檔案。比如：人事檔案的部分信息可以向個(gè)人開(kāi)放。雖說(shuō)我國(guó)目前的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個(gè)人都不能查閱自己的人事檔案。但是在實(shí)際工作中經(jīng)常遇到當(dāng)事人需要查閱自己檔案的事例，這按照人事檔案的利用制度是絕對(duì)不允許的。然而，這種利用制度與公開(kāi)、透明的現(xiàn)代法治精神不相符合。我們應(yīng)當(dāng)以人為本，對(duì)于只要不屬于保密范圍的信息，個(gè)人應(yīng)該享有對(duì)自己檔案的知情權(quán)，當(dāng)然，知情權(quán)只是意味著個(gè)人可以查閱檔案，并不具有修改權(quán)。因此，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案，我們應(yīng)該有不同的檔案開(kāi)放制度，有不同的檔案開(kāi)放人群，但無(wú)論怎樣，以人為本是要放在第一位的，即檔案工作是為了更好的為人服務(wù)，為我國(guó)改革開(kāi)放和新時(shí)期社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。對(duì)檔案的合理開(kāi)放，也有利于增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督，對(duì)檔案管理人員價(jià)值的肯定。當(dāng)然，在檔案開(kāi)放之前，要做好檔案開(kāi)放前的各項(xiàng)工作，如對(duì)開(kāi)放檔案做嚴(yán)格的審查，確定哪些檔案是可以開(kāi)放的，哪些是絕對(duì)需要控制的。提高開(kāi)放檔案案卷內(nèi)的質(zhì)量，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求等等。 黨的十七大提出要加強(qiáng)黨的執(zhí)政能力建設(shè)和先進(jìn)性建設(shè)，貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)。

數(shù)字化檔案室的軟件系統(tǒng)建設(shè)

電子文件歸檔管理系統(tǒng)是單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成部分，應(yīng)按照GB/T 18894和有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔，網(wǎng)上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)報(bào)送等功能。歸檔管理過(guò)程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個(gè)檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。主要應(yīng)包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理等功能。檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng)按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，按照國(guó)家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式要求，整理應(yīng)進(jìn)館的檔案、資料及現(xiàn)行文件，形成報(bào)送數(shù)據(jù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交報(bào)送。檔案查詢利用系統(tǒng)在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。　數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)包括檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。