實物檔案檔號

　　檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制
　　（一）全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.
　?。ǘ┠夸浱柧幹?。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。
　　1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務檔案（如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。
　　2、采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。
　　3、目錄號編制示例
　　業(yè)務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業(yè)務檔案；y3 代表短期（或10年）類的業(yè)務檔案。
　?。ㄈ┌妇恚┨枴㈨撎?br>　　1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。
　　2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。
　　3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數(shù)字標識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。
　　四、檔案整理的質(zhì)量要求：
　　（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。
　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水；收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領(lǐng)導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔；有重要領(lǐng)導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關(guān)于同一問題的請示和批復應一起歸檔。
　　2、分類科學。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
　　3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。
　　A．時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的．分年度時．以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：（1）跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度；沒有復文的，放在請示年度；多份文件（如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等）作為一件的，可標起止時間；跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。（2）按專門年度（如教學年度）形成的文件，放在專門年度組卷。（3）沒有標明落款日期的文件材料．應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。（4）臨時性機構(gòu)，存在時間不長（兩年以內(nèi)），文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。
　　B．來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關(guān)、下屬機關(guān)、平級機關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關(guān)的批復，下屬機關(guān)的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。
　　C．內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
　　4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
　　A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開 。（1）永久保存的文件有以下八個重要方面：一是本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關(guān)召開的重要會議主要指本級黨代會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟工作會、紀檢會及本機關(guān)召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關(guān)性質(zhì)來比較，對本機關(guān)只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。主要指本機關(guān)形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計報表等。五是本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。把握機關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關(guān)職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。（2）定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；主要是指本機關(guān)各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關(guān)形成的有關(guān)事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。至于一般性的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計表，是指機關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關(guān)的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。九是下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。（3）根據(jù)本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報30年。外形要求　
　　1、裝具要求。
　　(1)采用由縣檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內(nèi)文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會計檔案登記清冊、會計檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。
　　(2) 購置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷” 的手槍式電鉆、裝卷時用于固定檔案不動的夾子（4個以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。
　　用于裝“件”的小型縫紉機、打孔機、塑料螺釘、不銹鋼夾等
　　用于起訂書針的起訂機
　　2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項目應用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。　　
　　3、案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為了固定"件",使其便于保管和利用。在裝訂前,已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整,復制要在保持原貌的前提下進行。須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對于裝訂成冊不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴密封裝在其中,且拆釘會損壞原貌,不須拆釘重裝。裝訂應結(jié)實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。對大于A4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應盡量位于字跡之外。對于小于A4紙型規(guī)格的介紹信等文字材料，應將它們粘貼在A4紙上?？瞻准垙埑槌?。
　?。?）單份文件裝訂。裝訂前應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應將左、下側(cè)對齊。永久保管的卷內(nèi)文件應逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數(shù)多，可以裝在文件左側(cè)的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機軋邊等方式，裝訂時以文件的左側(cè)為裝訂邊。30年保管的文件用塑料螺釘?shù)刃问窖b訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。裝訂時文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補充說明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復制件或手抄件為一件(原件在前,復制件在后)；附件頁數(shù)多，也可各為一件；具有保存價值的文件處理單（指有領(lǐng)導簽具意見）應與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后)；外單位的來文與本單位的復文為一件(復文在前,來文在后)；本單位向同級或上級機關(guān)的去文與這些機關(guān)的復文可以各為一件,但須排列在一起；會議文件每份文件為一件,會議記錄原則上一次會議記錄為一件,但裝訂時可以以原來的的本為單位裝訂；報表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進審批表、工資審批表、統(tǒng)計年報等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件。
　　（2）整卷裝訂的案卷，裝訂前應將“卷”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。文件紙張相差不大的（如學籍檔案）應將右、下側(cè)對齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁，可只對齊左側(cè)、下側(cè)。采用三孔一線的方法裝訂，結(jié)頭放在文件的底部、卷皮之內(nèi)。　　
　?。?）不宜裝訂的歷史文獻、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內(nèi)。 （三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)．根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結(jié)合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項撥款、召開一次會議。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之后，再排下級。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業(yè)務、行政事務、其他（或黨群、行政、業(yè)務、其他）的事由順序排列 。
　　1.同一事由的歸檔文件排列內(nèi)容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級、本級、同級、下級排列。不同級別內(nèi)再按時間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結(jié)、匯報等順序。 2、不同事由的歸檔文件排列． （1） 按不同事由形成時間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結(jié)時間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實行“隨辦隨歸”的機關(guān)。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題后按時間排列。 （2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務工作排在后面。如縣檔案局永久文件先排會議記錄、工作計劃、總結(jié)、全縣檔案工作會議材料、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊、年報等，然后是業(yè)務方面的民生檔案工作意見等。 （3）按事由具有的共同屬性分別集中排列 a 、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。例如人事工作文件，可先將機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、調(diào)配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。 b、一個事由，幾個地區(qū)，可先按地區(qū)，再按時間排列。如基層上報的工作總結(jié)、統(tǒng)計、年報、花名冊。 c、非訴訟案件材料，按決定（或批復）----報告---調(diào)查旁證----個人交代材料等順序排列。 （4）按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區(qū)等，則可層層細分，分級排列?？砂础白髡?---問題---名稱----時間” 交叉組配排列。
　　3、 密不可分的文件應依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件的結(jié)論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據(jù)性材料在后。
　　4、對具有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機構(gòu)（問題）、同一期限的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實際工作中應盡量避免。
　　（四）編頁號與蓋歸檔章 卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，整卷裝訂的案卷，應在文件正面右上角、背面左上角編寫頁號；單份裝訂的歸檔文件，應在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號，我縣規(guī)定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在卷內(nèi)文件目錄右上角的小方框內(nèi)填寫全宗號、目錄號、案卷號。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號從閱辦單開始。 蓋章要求：歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關(guān)項目。一個單位歸檔章加蓋的位置應統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導批示、收文章或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章其格式與尺寸如下
　　歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、盒號等必備項。
　　1、 全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號。由縣檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。如下圖中的“11”是檔案局的全宗號。
　　2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。如“2007”。
　　3、保管期限：是該歸檔文件保管期限標注。直接標明“永久”，“30年（2008年以前為長期）”，“10年（2008年以前為短期）”。
　　4、件號：件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號兩種。 室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。歸檔文件依排列順序從"1"開始逐件編號，永久,30年,10年分別編順序號。 館編件號的設(shè)置主要是與檔案館銜接的需要，機關(guān)檔案室不用填。
　　5、盒號：檔案盒的排列順序號。
　　6、頁數(shù)：每一份歸檔文件的頁數(shù)。
　　7、機構(gòu)（問題）：是指作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化的簡稱。（我縣這欄可以不填） 下圖是已經(jīng)填好的歸檔章樣式：
　?。ㄎ澹┚韮?nèi)文件或歸檔文件編目要求，編目是指編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄，編目應做到準確,全面,詳細，深入，以適應檔案管理現(xiàn)代化及計算機檢索的需要。目錄項目包括件號或順序號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)或頁號、備注七項。用紙幅面尺寸采用國際標準A4型 （長297mm寬220mm），我縣統(tǒng)一印制成紅色。各單位應在縣檔案局統(tǒng)一購置，不能用白紙印。填寫歸檔文件目錄項目時．應使用耐久的書寫材料進行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計算機打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應根據(jù)分類方案作目錄匯編裝訂成冊，以便查找和向檔案館移交之用。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄要求如下： 卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄樣式如下：
　　(1)卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的兩個區(qū)別：
　　一是卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序號，卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫序號， 按照文件的合理排列，要求一份文件對應一條目錄，一條目錄對應一個順序號。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書材料的件號應與順序號一致。順序號應用阿拉伯數(shù)字從”1”起依次標注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件號，填寫室編件號。原則上一份文件編一個件號，登錄時占據(jù)一個欄目。批復與請示、復函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，應看作是一份文件的兩個部分，只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個件號；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個件號，但可以分別占一行登錄。件號的編寫應在同一個保管期限下、在同一年度內(nèi)從“1”開始逐件流水編制，同一年度內(nèi)盒與盒之間的文件件號必須相連。
　　二是卷內(nèi)文件目錄第六欄是頁號，填寫卷內(nèi)每份文書材料的起始頁號，卷內(nèi)最后一份文書材料應填寫起止頁號，止號要與文件最后頁的頁碼相符。每卷檔案都從“1”開始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫。歸檔文件目錄第六欄是頁數(shù)，填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。雙面有字的記2面，空白頁不計數(shù)；來往文書、正本與定稿作為一件時，應將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)。為便于管理，永久、30年保存的檔案，我縣統(tǒng)一要求每件都編頁號，每件按件內(nèi)紙張排列順序從“1”開始編寫。 不管是頁數(shù)還是頁號，頁碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁不計數(shù)。以案卷為單位整理的頁碼編在正面的右上角，背面的左上角，以件為單位整理的頁碼編在正面的右下角，背面的左下角，打印件已經(jīng)編有頁碼的可不并再編，有底稿的文件頁碼接著正稿后面的頁碼數(shù)字編寫。
　　(2)責任者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱，如“邵東縣教育局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡稱。聯(lián)合發(fā)文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。如有多個責任者，可寫前三個，后加“等”字。對于領(lǐng)導人講話或以領(lǐng)導人名義發(fā)布的文件，責任者可填寫領(lǐng)導人姓名，但必須用“（ ）”標出領(lǐng)導職務；未署責任者的文件，編目時應考證清楚一并填寫。另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者。花名冊、介紹信、介紹信、報道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根的責任者一律為文件中印章所指的批準單位。無批準單位印章的以填報單位所寫字樣為準。
　　(3)文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。 文號一般由機關(guān)代字、年度、順序號三部分組成，填寫文號要照實抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯字，注意改正?？捎萌啪帉懀?文號中的年度要用[ ]括起，如“邵檔發(fā)[2008]10號”。 少數(shù)文號中出現(xiàn)無字號、無年度而只有數(shù)字號的情況，注意有則有，無則無。文號欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會議文件之一"或"某刊第幾期"等。
　　(4)題名：即文件標題，填寫目錄中的題名應將責任者、問題、文種三個部分照實抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯字，注意改正。目錄題名中如漏了《 》和“ ”的，要增補。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準，做到一字不落。填寫題名須注意：

家庭檔案管理系統(tǒng)的家庭檔案的分類編號

家庭檔案的分類編號，主要指依據(jù)家庭檔案的分類以代字代號的形式，將分類進行確定，并編制出家庭檔案的檔號。（一）家庭檔案一級類目的設(shè)置根據(jù)家庭檔案記述和反映的內(nèi)容、特點、載體類型，遵循檔案材料形成的自然規(guī)律，將家庭檔案設(shè)為如下八類：綜合類、證書類、醫(yī)療保健類、理財類、文稿書信類、家電使用維護類、聲像類、實物類。每個家庭根據(jù)自身家庭檔案形成的情況可以有類設(shè)類、無類空類，也可根據(jù)需要增設(shè)新的類別。（二）家庭檔案一級類目代字的設(shè)置家庭檔案一級類目代字的設(shè)置以英文字母為各大類的標識代字：A—綜合類，B—證書類，C—醫(yī)療保健類，D—理財類，E—文稿書信類，F(xiàn)—家電使用維護類，G—聲像類，H—實物類。每個家庭還可根據(jù)自身家庭檔案形成情況在增設(shè)類別時，使用I、J、K……等字母。（三）家庭檔案檔號的編制家庭檔案的檔號編制本著盡量簡化方便的原則設(shè)置，A—綜合類、B—證書類、C—醫(yī)療保健類、D—理財類、E—文稿書信類、F—家電使用維護類等六個大類的檔案，其檔號由大類代字和件號兩部分組成；G—聲像類、H—實物類的檔案，其檔號由大類代字、屬類代號、件號組成。G—聲像類檔案的屬類代號：1—為照片，2—為錄音帶，3—為錄像帶，4—為光盤。H—實物類檔案的屬類代號：1—為獎杯，2—為獎牌，3—為字畫，4—為紀念品。G—聲像類與H—實物類，其屬類設(shè)置可靈活掌握，有類設(shè)類，可增加或減少屬類。（四）家庭檔案檔號模式1、A綜合類、B證書類、C醫(yī)療保健類、D理財類、E文稿書信類、F家電使用維護類等六類檔案，其檔號模式如下：A—1～n件號大類代字（綜合類）2、G聲像類、H實物類檔案，其檔號模式如下：G 1—1 ～ n件號屬類代號（照片類）大類代字（聲像類）

工商歸檔檔案號怎么寫

工商歸檔檔案號怎么寫

工商檔案是企業(yè)在登記注冊及經(jīng)營過程中在工商局所留存的信息、文件、檔案的總稱。工商檔案查詢是指通過一定的程序，查詢企業(yè)工商注冊登記、經(jīng)營范圍、投資規(guī)模、經(jīng)營狀況等綜合情況，以下我為大家整理了工商歸檔檔案號怎么寫，希望對大家有所幫助！

一、工商歸檔檔案號怎么寫

1、歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

2、檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機構(gòu)（問題）代碼—件號。上、下位代碼之間用“—”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109—WS·2011—Y—BGS—0001”。

3、檔號按照以下要求編制：

a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識，按照DA/T13—1994編制。

b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。

c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

d）機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類的，應省略機構(gòu)（問題）代碼。

e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

4、歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

5、歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構(gòu)（問題）可以作為選擇項（見附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu)（問題）按照3。編制，頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識（見圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識（見圖A3）。

二、分類及查詢

根據(jù)《企業(yè)登記檔案資料查詢辦法》第五條的規(guī)定，企業(yè)登記檔案資料的查詢，按照提供途徑，可以分為機讀檔案資料查詢和書式檔案資料查詢。

1、機讀檔案指工商行政管理部門工商登記電腦系統(tǒng)中歸檔的電子文件，可以由工商行政管理部門直接打印取得。蘭州市范圍內(nèi)一般律師持律師證以及律師事務所調(diào)查函即可以查詢。查詢后由工商行政管理機關(guān)加蓋檔案查詢章。機讀檔案資料的查詢內(nèi)容包括：

（一）企業(yè)登記事項：名稱、住所、經(jīng)營場所、法定代表人或負責人、經(jīng)濟性質(zhì)或企業(yè)類別、注冊資金或注冊資本、經(jīng)營范圍、經(jīng)營方式、主管部門、出資人、經(jīng)營期限、注冊號、核準登記注冊日期等。

（二）企業(yè)登記報批文件：部門批準文件、章程、驗資證明、住所證明、法人資格證明或自然人身份證明、法定代表人任職文件和身份證明、名稱預先核準通知書。

（三）企業(yè)變更事項：核準設(shè)立子公司或分支機構(gòu)日期、變更有關(guān)名稱、住所、法定代表人、經(jīng)濟性質(zhì)或企業(yè)類別、注冊資金或注冊資本、經(jīng)營范圍、經(jīng)營方式等事項的各種登記文件及核準變更日期。

（四）企業(yè)注銷（吊銷）事項：法院破產(chǎn)裁定、企業(yè)決議或決定、行政機關(guān)責令關(guān)閉的文件、清算組織及清算報告、核準注銷（吊銷）日期。

（五）監(jiān)督檢查事項：企業(yè)被處罰記錄及日期、年度檢驗情況（企業(yè)經(jīng)營情況、財務狀況、開戶銀行及帳號除外）。

2、書式檔案資料的查詢內(nèi)容包括核準登記企業(yè)的全部原始登記檔案資料。律師代理查詢書式檔案的，除出示律師證件、律師事務所調(diào)查函外，部分工商行政管理部門（如蘭州市城關(guān)區(qū)）需要律師出示法院立案證明以及授權(quán)委托書。書式檔案資料中涉及的機密事項，須經(jīng)工商行政管理機關(guān)批準方可查閱。工商行政管理機關(guān)內(nèi)部審批文書，在辦理涉及工商行政管理機關(guān)的案件時方可查閱。律師僅能夠在權(quán)限范圍內(nèi)代理查詢。由于各工商行政管理部門查詢提供的文件的有差異，所以律師可能根據(jù)不同情形要求委托方提供法院立案證明、授權(quán)委托書等文件。

【拓展】

一、目前工商行政管理機關(guān)檔案工作存在的問題

(一)工商行政管理機關(guān)檔案資源建設(shè)相對滯后。隨著工作不斷深入，工商行政管理機關(guān)檔案資源不足與工作需求的矛盾已逐步顯現(xiàn)出來，不僅束縛著工商行政管理機關(guān)檔案事業(yè)的進一步發(fā)展，也影響了工商行政管理機關(guān)檔案服務功能的進一步發(fā)揮。長期以來，工商行政管理機關(guān)檔案資源以紙質(zhì)檔案為主體，附之于為數(shù)不多的聲像檔案等特殊載體的檔案，門類不多，結(jié)構(gòu)單一，專門檔案、特色檔案尤其是珍貴的實物檔案更少。

(二)工商行政管理機關(guān)檔案長效管理機制尚未形成。很多地方的工商行政管理機關(guān)對檔案工作重視不夠，管理不力，致使檔案工作依然處于比較落后的狀態(tài)，影響了工商行政管理機關(guān)檔案工作的平衡和全面發(fā)展。有的地方為應付檢查考核而管理檔案，搞“突擊”，檢查考核一過，則擱置一邊，放松了管理工作，出現(xiàn)“滑坡”、“反彈”現(xiàn)象。

(三)工商行政管理機關(guān)檔案信息化建設(shè)進展緩慢。部分地方的工商行政管理機關(guān)上至領(lǐng)導，下至工作人員對檔案信息化建設(shè)的認識不到位;很多基層分局的檔案管理仍停留在原有的純手工操作水平上，未配備計算機進行管理;檔案的數(shù)字化加工力度不足，在工商行政管理機關(guān)網(wǎng)上可供查詢利用的檔案數(shù)據(jù)還不夠，全文信息不全。

(四)工商行政管理機關(guān)檔案的現(xiàn)實作用發(fā)揮不大。目前很多地方的工商行政管理機關(guān)檔案工作仍停留在看門守攤、被動服務的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于等待利用者上門查閱，缺乏主動精神，編研成果很少，質(zhì)量也不高，編研工作大多數(shù)只限于檔案部門自身使用的專題目錄、文件匯編等檢索工具的.編制，可以說只有編而沒有研。

二、問題存在的原因

(一)部分領(lǐng)導和檔案工作人員對檔案信息化工作認識不足。眾所周知工商行政管理機關(guān)工作的重心是維護市場經(jīng)濟秩序，一些領(lǐng)導沒有把檔案管理工作擺到重要位置來抓。加之基層單位點多面廣，工作任務較繁重，領(lǐng)導難免會顧此失彼。因此，重業(yè)務、輕檔案問題在基層單位普遍存在，導致工作人員對檔案管理工作存在偏差，主動開展工作的意識不強，不善于對檔案進行日?；?、規(guī)范化收集管理，而是作為臨時性、突擊性、應付性工作。

(二)基層檔案專業(yè)人員匱乏和檔案人員信息化素質(zhì)偏低。近些年，市場經(jīng)濟日益繁榮，新生事物逐漸增多，而基層工商行政管理機關(guān)任務繁重與執(zhí)法力量不足之間的矛盾又難以有效解決，導致“好鋼用在刀刃上”的思想普遍存在，大多數(shù)單位舍不得讓業(yè)務能力強、身體素質(zhì)好的工作人員專門從事檔案管理工作，且受專業(yè)人員少、人員更換頻繁、技能培訓不及時等條件的制約，使得基層工商行政管理機關(guān)檔案隊伍普遍存在專業(yè)知識偏少，操作技能較差，質(zhì)量把關(guān)不嚴的現(xiàn)象。個別單位檔案員因兼職過多，在時間、精力上對檔案工作投入不夠，主動學習不足，導致對檔案管理工作一知半解，是似而非，僅憑自己的理解和揣摩收集、整理檔案，致使檔案管理工作的完整性、規(guī)范性和系統(tǒng)性得不到有效保證。

(三)各類檔案的收集、編研工作不及時。檔案工作中心任務之一就是提供利用，如果檔案收集和編研工作不及時、不完整，不僅會影響和制約檔案信息利用效果，而且也不利于檔案的有效管理和開發(fā)。目前個別檔案收集不完整、不及時，偏于收集文書檔案過多，而科技檔案、聲像檔案少;收集紙質(zhì)檔案過多，而電子檔案少;有些單位責任人立檔責任心不強，不按要求立檔，不及時移交，個別人為了工作方便把應移交的檔案留作自用，這些都是影響檔案收集完整的一個重要原因，同時對日后檔案的提供利用受到影響。

三、解決上述問題的對策

(一)提高思想認識，切實加強組織領(lǐng)導

各級領(lǐng)導要從為工商行政管理事業(yè)負責的高度來認識檔案管理工作的重要性，進一步責任感和緊迫感。尤其是基層單位的領(lǐng)導，要切實把加強檔案管理列入工作日程，建立長效責任機制，并通過經(jīng)常性督導檢查與突擊抽查相結(jié)合的方式，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案檔案管理工作中存在的問題，確保檔案工作人員認識到位，工作到位，改進到位。

(二)加強業(yè)務培訓，打造檔案管理專業(yè)隊伍

要推動檔案信息化可持續(xù)發(fā)展，必須盡快培養(yǎng)一支政治素質(zhì)高、業(yè)務能力強、具有創(chuàng)新精神的檔案隊伍。一是挑選具有愛崗敬業(yè)、無私奉獻的精神，耐得住寂寞、不為名利的思想境界和良好、健康的心態(tài)的人員充實到檔案隊伍中。二是要量才適用、以崗定人，在保持檔案人員相對穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，采取培訓與自學相結(jié)合等方式，使檔案人員不斷更新和擴展新知識，提高檔案人員的信息化水平。三是以“走出去，請進來”的方法，組織檔案人員到先進單位參觀、學習、交流，從中汲取先進經(jīng)驗，促進基層工商行政管理機關(guān)檔案工作的再發(fā)展。

(三)加大資金投入，完善檔案管理設(shè)施

各級工商行政管理機關(guān)在加大其他硬件設(shè)施資金投入的同時，要適當考慮加大對檔案管理工作的資金投入，以完善檔案管理的硬件設(shè)施。如在改善辦公條件時，立足長遠地搞好檔案庫房的設(shè)計，預先考慮好庫房面積、結(jié)構(gòu)和承重能力等要素，配備好檔案庫房專用設(shè)施。

(四)不斷開拓創(chuàng)新，拓寬利用檔案的渠道

開發(fā)利用是檔案工作的生命線，工商行政管理機關(guān)檔案工作的所有環(huán)節(jié)都是圍繞利用檔案而形成的。一是要樹立主動服務意識。各級檔案部門、檔案人員要有超前服務意識，要具備寬闊的思路、敏銳的眼光，要積極學習和掌握新形勢下工商行政管理機關(guān)工作的新觀念、新政策、新情況，提高自身素質(zhì)，積極主動地了解大局、融入大局、服務大局。二是要加強編研工作，提高服務水平。要充分挖掘和利用檔案資源，緊緊圍繞各個時期工商行政管理機關(guān)中心工作，抓住工商行政管理機關(guān)工作的熱點、難點問題開展檔案基礎(chǔ)編研、專題編研和深度編研工作，變“死檔案”為“活信息”，更好地為現(xiàn)實工作服務。三是檔案工作人員利用自身優(yōu)勢，開發(fā)組織機構(gòu)沿革、大事記、史志、專題文件匯編、案例匯編等形式多樣的編研成果，為工商行政管理機關(guān)工作服務、為隊伍建設(shè)服務的功能作用。

實物檔案里的參見號該怎樣理解

1．序號：同一類別內(nèi)實物檔案是順序號
2．載體類型：實物檔案的類別，如：獎牌
3．歸檔時間：整理編排的日期
4．案卷題名：實物檔案名稱．例：“春風行動特別貢獻獎”
5．檔號：頒發(fā)實物單位 例：中共杭州市委
中共杭州市人民政府
6．編制單位：編制單位
7．編制日期：獲得實物的時間