檔案資料收集整理要求

歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項(xiàng)制度，又叫“歸檔制度”。

1、 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

2、 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

歸檔案卷的質(zhì)量要求：

1、原件歸檔；

2、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

3、文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

4、對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

文員應(yīng)該如何進(jìn)行檔案的收集和整理？

檔案收集工作的要求有哪些?

檔案收集工作的要求\x0d\x0a檔案收集工作的基本要求是加強(qiáng)檔案館(室)外業(yè)務(wù)工作的調(diào)查與指導(dǎo)，保證歸檔和接收進(jìn)館檔案的齊全完整，維護(hù)全宗和全宗群的不可分散性，實(shí)現(xiàn)人館(室)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化\x0d\x0a(一)加強(qiáng)檔案館(室)外業(yè)務(wù)工作的調(diào)查與指導(dǎo)\x0d\x0a收集工作是要解決檔案的分散形成與集中管理的矛盾，這就要求在收集工作中必須重視館(室)外檔案業(yè)務(wù)工作的調(diào)查，掌握收進(jìn)檔案館(室)的檔案的形成、流動、管理、使用等方面的信息，以便科學(xué)地安排和指導(dǎo)各有關(guān)單位或部門的檔案移交工作?；鶎訖n案室必須注意研究和掌握本單位檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度。各級各類檔案館應(yīng)當(dāng)從本館的性質(zhì)與職責(zé)出發(fā)，對有關(guān)國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人的職能、任務(wù)及形成檔案的內(nèi)容、種類、保存價(jià)值、數(shù)量、整理、保管等情況進(jìn)行調(diào)查研究，科學(xué)確定應(yīng)移交檔案的范圍、時(shí)間和數(shù)量。各級檔案館在接收檔案前，應(yīng)當(dāng)對確定進(jìn)館的單位進(jìn)行檔案基本情況的調(diào)查與分析，協(xié)同檔案行政管理部門制訂相應(yīng)的辦法，對有關(guān)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，提高組卷與初步鑒定的質(zhì)量，做好歸檔與進(jìn)館的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作\x0d\x0a檔案館接收檔案進(jìn)館，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的形成規(guī)律和檔案發(fā)揮作用的規(guī)律，處理好從文件材料形成到歸檔、從檔案室到檔案館的檔案流程周期。既要防止急于豐富館藏，把檔案形成機(jī)關(guān)尚在經(jīng)常使用的檔案過早地接收進(jìn)檔案館，給機(jī)關(guān)工作帶來不便;又要防止個(gè)別單位把需要移交的檔案當(dāng)做私有財(cái)產(chǎn)或“小家底”不愿移交。同時(shí)，檔案館要避免把應(yīng)該接收進(jìn)館的檔案“拒之門外”，使檔案長期分散保存在形成單位甚至遭受損失。所以，在收集工作中應(yīng)當(dāng)妥善處理好局部與整體、當(dāng)前與長遠(yuǎn)的關(guān)系，做到既有利于保護(hù)國家的歷史文化財(cái)富又方便社會各方面的利用\x0d\x0a(二)保證歸檔和接收進(jìn)館檔案的齊全完整\x0d\x0a保證檔案在歸檔和接收進(jìn)館時(shí)的齊全完整是貫穿收集工作始終的基本要求。所謂檔案的齊全完整，就一個(gè)單位而言，是指歸檔的文件材料能夠系統(tǒng)地、真實(shí)地反映本單位的工作面貌看悔一年度歸檔的文件材料，就能了解這個(gè)單位該年度的基本工作情況，看全部檔案就能知道這個(gè)單位的整個(gè)歷史;就一個(gè)檔案館而言，是指兒屬本館接收范圍的所有撤銷和現(xiàn)行的立檔單位所形成的具有長久保存價(jià)值的檔案，能夠全部接收進(jìn)館。但是，由于各種門類和載體檔案材料的形成情況較為復(fù)雜，運(yùn)動周期較長，要使分散形成的檔案材料轉(zhuǎn)化為完整系統(tǒng)的檔案，該歸檔的都?xì)w檔，該進(jìn)館的都進(jìn)館，應(yīng)當(dāng)靠完善的規(guī)章制度加以約束。因此，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案專〔兼)積人員的檔案意識，提高文書和檔案人員的素質(zhì)，建立正常的檔案工作秩序。每個(gè)單位除了認(rèn)真執(zhí)行國家關(guān)于各門類和載體檔案歸檔的規(guī)定外，應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位的情況，制定更具體、更完善的歸檔制度，使歸檔范圍更合理、歸檔辦法和要求更明確，更有利于基層檔案人員操作。機(jī)關(guān)的歸檔工作應(yīng)納人業(yè)務(wù)部門的職責(zé)范圍，在建立崗位責(zé)任制或其他制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)把歸檔工作作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容切實(shí)保證檔案的齊全完整。在鑒定制度中應(yīng)當(dāng)要求單位的業(yè)務(wù)部門和檔案部門對收集到的檔案材料必須嚴(yán)格按照鑒定原則和檔案保管\x0d\x0a期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地挑選歸檔文件并確定其保管期限，使反映本機(jī)關(guān)重要實(shí)踐活動和重要事件的材料都能歸檔。檔案館在接收檔案時(shí)，除了解進(jìn)館檔案的質(zhì)量外，還應(yīng)對未進(jìn)館檔案的基本情況有所了解，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正因檔案保管期限劃分不準(zhǔn)而造成應(yīng)進(jìn)館而未進(jìn)館的問題\x0d\x0a(三)維護(hù)全宗和全宗群的不可分散性\x0d\x0a全宗是一個(gè)單位檔案的整體。一個(gè)機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作活動不是孤立進(jìn)行的，相互之間有著密切的聯(lián)系。在工作中形成的文件材料，無論從來源、內(nèi)容、形式、時(shí)間等方面都存在著固有的聯(lián)系，是一個(gè)不可分割的輟體。接收檔案時(shí)必須把一個(gè)機(jī)關(guān)形成的檔案，作為一個(gè)全宗，集中在一個(gè)機(jī)關(guān)檔案室或檔案館，不允許人為地分割。只有接收時(shí)堅(jiān)待個(gè)宗的不可分散性，在以后的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中，才能夠按全宗進(jìn)行科學(xué)管理，在檔案收集土作中，應(yīng)注意保持相互有密切聯(lián)系的一組全宗的不可分散性。在一定時(shí)間、地點(diǎn)和社會歷史條件下，各個(gè)機(jī)關(guān)的活動既嚴(yán)密分工，又密切協(xié)作，相互依存。反映在工作和生產(chǎn)活動中形成的文件材料上，相互之間也有緊密聯(lián)系。這些互有聯(lián)系的若干全宗，稱為全宗群。全宗群與檔案全宗一樣不宜分散。一個(gè)檔案館接收檔案時(shí)，保持全宗的完整，能反映一個(gè)機(jī)關(guān)活動的歷史面貌;保持全宗群的完整，就能反映國家或地區(qū)一個(gè)時(shí)期的歷史面貌。將上述兩個(gè)完整性有機(jī)結(jié)合起來，就能真實(shí)而又全面地反映黨和國家的歷史面貌\x0d\x0a(四)積極推行入館(室)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化\x0d\x0a在檔案收集工作中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案工作現(xiàn)代化的要求。標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，現(xiàn)代化的程度越高，就越要求標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)從收集工作做起。如果接收進(jìn)館(室)的檔案不標(biāo)準(zhǔn)，將給科學(xué)管理和實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化帶來困難

檔案收集工作的要求有哪些

檔案的收集工作主要有哪些，文書檔案是指民營企業(yè)在黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)管理等工作活動中形成的檔案。主要有：
（1）反映企業(yè)歷史變遷和發(fā)展過程的文件材料，包括企業(yè)發(fā)展史、大事記、年鑒、會議記錄、企業(yè)發(fā)展變遷記錄，民營企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體設(shè)立和變更的請示、批復(fù)、章程、工商登記證、年檢記錄、稅務(wù)登記證、企業(yè)年度計(jì)劃總結(jié)等文件材料。
（2）企業(yè)在黨委（黨支部）、工青婦團(tuán)組織活動中及企業(yè)資證管理、日常行政工作、事務(wù)性工作中形成的文件材料。包括黨委（支部）年度工作計(jì)劃、總結(jié)、表彰先進(jìn)、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、上級黨組織、工青婦團(tuán)組織下發(fā)企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的指導(dǎo)性文件、人事任免、職工名冊，組織企業(yè)文化活動、展示企業(yè)文化的文件材料；企業(yè)重大專題的調(diào)研報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、會議材料等；企業(yè)在人力資源管理、教育培訓(xùn)方面形成的文件材料，包括勞動調(diào)配、定員、職稱、調(diào)資、定級晉職、獎勵(lì)、懲處材料、干部職工教育、技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等材料；報(bào)道性材料，如新聞媒體關(guān)于企業(yè)的信息報(bào)道（如熱點(diǎn)新聞、人物素描、大事追記、重點(diǎn)事情跟蹤報(bào)道等）；信訪處理材料，如人民代表、政協(xié)委員議案、提案處理材料等。
（3）企業(yè)在經(jīng)營活動方面形成的文件材料，包括資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理、計(jì)劃管理、產(chǎn)品銷售、物資管理、生產(chǎn)供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、市場信息管理、客戶信息管理、知識產(chǎn)權(quán)維護(hù)及有關(guān)信用工作中形成的文件材料，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中和往來單位簽訂的各類合同、協(xié)議等方面文件材料。
（4）企業(yè)在生產(chǎn)技術(shù)管理方面所產(chǎn)生的文件材料。包括：生產(chǎn)管理、質(zhì)量檢查報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)管理、衛(wèi)生達(dá)標(biāo)、環(huán)境保護(hù)等文件材料。

檔案整理的要求有哪些？

項(xiàng)目文件的整理原則，建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別整理，勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理，施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理，歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量要求，需要長期保存的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，歸檔文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，不能用熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡，工程項(xiàng)目文件資料必須使用原件歸檔，并應(yīng)加蓋單位公章，如有特殊原因不能使用原件的應(yīng)在備考表中注明原件存放處，工程竣工報(bào)告、驗(yàn)收證書、交接書、合同、協(xié)議等要履行雙方簽字手續(xù)，合同、協(xié)議等應(yīng)為正本歸檔，不應(yīng)是復(fù)印件歸檔，歸檔的文件材料是傳真件（熱敏紙）、復(fù)寫紙的必須復(fù)印，與原件一同歸檔，設(shè)計(jì)變更通知單要求齊全、完整，與竣工圖上注釋內(nèi)容相符，編制的竣工圖應(yīng)圖面整潔，線條字跡清晰，圖紙色度反差良好，并能滿足計(jì)算機(jī)掃描要求，圖紙折疊前均要按藍(lán)圖線裁切整齊。

如何整理檔案

法律分析：
1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個(gè)公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專人管理。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國會計(jì)檔案管理辦法》第六條 下列會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：（一）會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告；（四）其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。

衍生問題：
出納檔案整理的方法有哪些？
(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類，一般應(yīng)與本單位的會計(jì)分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)當(dāng)對一些無效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應(yīng)加以裝訂，以保證會計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號存裝，防止散落;對于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案，保管時(shí)采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時(shí)于裝訂完畢的出納資料，應(yīng)當(dāng)立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時(shí)期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強(qiáng)調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對舊賬進(jìn)行整理，對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫不全的，應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計(jì)算機(jī)記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時(shí)必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時(shí)期、共計(jì)頁數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。