整理檔案規(guī)范

如何整理檔案

機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導(dǎo)及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)?、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)?、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結(jié)論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

檔案規(guī)范

法律分析：檔案法規(guī)具有與其他法律法規(guī)相同的規(guī)范作用和檔案法規(guī)所特有的管理檔案和檔案事務(wù)的作用。檔案法規(guī)的規(guī)范作用主要體現(xiàn)以下五個方面：指引作用，評價作用、預(yù)測作用、教育作用、強制作用，是規(guī)范和促進檔案事業(yè)發(fā)展的法律保障，是確保檔案安全、發(fā)揮檔案作用的有效手段。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》

第一條 為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。

第二條 從事檔案收集、整理、保護、利用及其監(jiān)督管理活動，適用本法。本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應(yīng)。

第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

第五條 一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利。

第六條 國家鼓勵和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，推動檔案科技進步。國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識。國家鼓勵和支持在檔案領(lǐng)域開展國際交流與合作。

第七條 國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對在檔案收集、整理、保護、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵。

第八條 國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，負責(zé)全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，建立統(tǒng)一制度，實行監(jiān)督和指導(dǎo)。縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負責(zé)管理本機關(guān)的檔案，并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第九條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機構(gòu)或者檔案工作人員負責(zé)管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。中央國家機關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。

如何規(guī)范檔案日常管理？

城建檔案整理規(guī)范

法律分析：為規(guī)范城建檔案的整理工作，根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本市實際，深圳市檔案局制定了《深圳市城建檔案整理規(guī)范》。

法律依據(jù)：《深圳市城建檔案整理規(guī)范》

第二條 本規(guī)范適用于本市城建檔案的整理及接收進館工作。

第三條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)做好工程準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成的工程文件材料的收集、組卷歸檔工作，組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位工程文件的形成、收集和組卷歸檔工作，并對上述單位移交的工程檔案進行匯總和統(tǒng)一編號編目。法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

如何規(guī)范地整理歸檔文件

企業(yè)檔案管理法　第一章總則第一條　根據(jù)國務(wù)院關(guān)于加強企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業(yè)檔案工作，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務(wù)，特制定本規(guī)定。第二條　企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等方面檔案。第三條　企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。第四條　企業(yè)檔案工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。第二章文件材料的形成與歸檔第五條　企業(yè)要根據(jù)國家法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。　文件材料的運轉(zhuǎn)要遵循計劃、生產(chǎn)（施工）、技術(shù)、經(jīng)營等項工作（以下簡稱生產(chǎn)活動）和文書處理的程序。第六條　企業(yè)生產(chǎn)（施工）活動中形成的科技文件材料（含縮微膠片，照片，錄音、錄像和計算機磁帶等，以下同），由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項目負責(zé)人指定有關(guān)人員負責(zé)積累、整理后歸檔。　各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負責(zé)積累、整理后歸檔。第七條　企業(yè)文件材料歸檔的基本要求　　　1、歸檔的文件材料必須完整?！　　?、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程?！　　?、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。第八條　企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件i材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：　　　1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等?！　　?、經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等?！　　?、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運行、維修記錄，設(shè)備改進、改裝和報廢的文件材料等?！　　?、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料?！　　?、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料?！　　?、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料?！　　?、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。　　　8、財務(wù)管理方面。有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等?！　　?、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等?！　　?0、黨、政、工、團工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等?！　　?1、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！　　?2、其他方面。第九條　歸檔時間　　　1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項目，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔?！　　?、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。第十條　企業(yè)各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。第十一條　企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項管理程序；列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃；列入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。第十二條　企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收，必須有檔案部門參加。文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，不能進行鑒定、驗收。第十三條　企業(yè)產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要作為一項考核內(nèi)容，檔案部門不簽署意見不得申報成果。第十四條　企業(yè)新購重要設(shè)備儀器和引進項目的文件材料到貨時，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會同檔案部門檢查驗收文件材料；并及時歸檔。第十五條　企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案部門歸檔。第十六條　企業(yè)檔案部門要對企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。第三章檔案管理第十七條　企業(yè)要建立健全各項檔案管理制度，列入企業(yè)的經(jīng)濟責(zé)任制體系，并制定嚴格的考核和獎懲法。第十八條　檔案分類　　　1、根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號方法?！　　?、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用?！　　?、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號?！　　?、常用的分類方法有：　　?。?）按產(chǎn)品型號分類；（2）按設(shè)備型號分類；（3）按科研課題分類；（4）按工程項目分類；（5）按專業(yè)性質(zhì)分類；（6）按組織機構(gòu)分類；（7）按時間分類。第十九條　檔案編目與編制檢索工具1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。2、要根據(jù)需要編制檔案檢索工具，并且進行檔案著錄工作，著錄方法按照國家標(biāo)準(zhǔn)GB3792.5一85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。第二十條　檔案保管　　　1、接收檔案必須認真驗收，并接交手續(xù)。　　　2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找?！　　?、底圖除修改，送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜?！　　?、縮微膠片、照片、磁帶等的保管：　　　（1）存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)?？s微母片和拷貝片應(yīng)分別存放；　　?。?）膠片庫房應(yīng)設(shè)置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫，二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段，庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求?！　　?、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復(fù)制，庫藏檔案因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據(jù)。　　　6、檔案庫房的一般要求：　　　（1）保存檔案必須有專門的庫房，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施；　　?。?）檔案庫房建設(shè)要列入企業(yè)基本建設(shè)計劃，庫房建筑設(shè)計按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》執(zhí)行。第二十一條　圖紙的修改、補充　　　1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙修改、補充通知單?！　　?、修改內(nèi)容較小時，可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”，采用“杠改”、“刮改”時應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”。　　　3、修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖代替，原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號。作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管?！　　?、整個保管單位內(nèi)圖紙作廢，由新圖代替時，應(yīng)重新編制保管單位，并且注明原保管單位編號。原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號后，根據(jù)需要另行保管。第二十二條　檔案鑒定　　　1、企業(yè)要根據(jù)國家利有關(guān)部門的規(guī)定，編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：　　　（1）對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存：　　?。?）對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；　　?。?）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長?！　　?、鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期?！　　?、鑒定工作應(yīng)該定期進行，具體由企業(yè)根據(jù)實際需要確定?！　　?、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，企業(yè)應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負責(zé)修改、補充?！　　?、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，并報送有關(guān)檔案管理機關(guān)備案。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。第二十三條　檔案統(tǒng)計　　　1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠?！　　?、檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計，檔案數(shù)量統(tǒng)計，檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計等。第二十四條　檔案管理現(xiàn)代化　　　1、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分，要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計劃中統(tǒng)籌考慮?！　　?、企業(yè)檔案部門要應(yīng)用現(xiàn)代管理方法。有條件的大中型企業(yè)要逐步應(yīng)用電子計算機為主，包括縮微技術(shù)和先進的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和公自動化等現(xiàn)代管理手段。第二十五條　檔案管理經(jīng)費按照財政部、國家檔案局（1980）財企字第629號文《關(guān)于企業(yè)檔案庫房建設(shè)和購置設(shè)備所需費用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。第二十六條　企業(yè)要按照國家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案或復(fù)制件。第二十七條　企業(yè)破產(chǎn)以后，除設(shè)備檔案、基建檔案等隨同實物移交外，其余檔案應(yīng)向有關(guān)檔案館移交。第四章檔案信息開發(fā)利用第二十八條　企業(yè)檔案信息開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項重要內(nèi)容，開發(fā)工作主要是指對生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營管理的檔案信息開發(fā)。檔案信息開發(fā)利用要重點服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟效益等方面。第二十九條　企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的幾種形式　　　1、在企業(yè)內(nèi)部實行檔案開架閱覽。　　　2、編制并交流檔案目錄?！　　?、對檔案進行加工整理，匯編專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡介、文摘和數(shù)據(jù)手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等。第三十條　企業(yè)檔案開發(fā)與提供利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度。第三十一條　對于積極主動開發(fā)與提供利用檔案，為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟效益等做出貢獻的人員，企業(yè)應(yīng)給予表揚和獎勵。獎勵法按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五章　檔案管理體制第三十二條　企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動和黨、政、群等各個部門，應(yīng)由一位副廠長（副經(jīng)理）分工領(lǐng)導(dǎo)，并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日常，作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人政績的一部分。第三十三條　要加強和充實企業(yè)檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。第三十四條　企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心，負責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。第三十五條　檔案管理人員　　　1、企業(yè)要配備適應(yīng)檔案、資料工作需要的專職檔案人員，并且應(yīng)有一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員。　　　2、大中型企業(yè)檔案部門的主要負責(zé)人應(yīng)具備中級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的學(xué)識水平和工作能力?！　　?、企業(yè)檔案管理人員享受專業(yè)技術(shù)管理人員待遇，按工程技術(shù)專業(yè)或檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。第六章　附則第三十六條　企業(yè)黨、政、工、團檔案管理按照中共中央公廳、國務(wù)院公廳印發(fā)的《機關(guān)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十七條　企業(yè)會計檔案管理按照財政部和國家檔案局制發(fā)的《會計檔案管理法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十八條　企業(yè)人事檔案管理按照中共中央組織部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十九條　集體企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)可參照本規(guī)定執(zhí)行。第四十條　本規(guī)定由國家檔案局負責(zé)解釋。第四十一條　本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。