光盤檔案整理規(guī)范

DVD光盤依據(jù)光盤的質(zhì)量，鍍層的薄厚，鍍層的才料和保護(hù)膜的薄厚都有關(guān)系。假如一張光盤的鍍層較厚，使用的鍍層材料又是很耐久的鉻黃，保護(hù)膜有很厚實(shí)，存放地溫度保持在25度的常溫下，立面不互相擠壓排放，有資料介紹，壽命能達(dá)到15年左右。

金屬鋁鍍層就很難保證其使用壽命，一旦光盤背面的保護(hù)膜被刮開，空氣中的氧氣會(huì)對鋁產(chǎn)生氧化反應(yīng)變黑，很難保存的。而氧化鉻的分子非常穩(wěn)定，空氣中的氧對這類的化合物質(zhì)影響甚微，基本不氧化的。

除了用氧化各做鍍層的光盤之外，凡使用鋁做鍍層的光盤很難有長壽命的保證。就連用鉻黃做鍍層的光盤才有十幾年的壽命，其它鍍層的光盤就可想而知了。

擴(kuò)展資料：

主要功能：

1、光盤檔案上架管理

按照國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對每張上架光盤 進(jìn)行條碼賦碼，系統(tǒng)通過讀取光盤外標(biāo)識(shí)的條形碼，為每張光盤分配上架的物理位置。

2、光盤檔案著錄

本方案可對每張光盤進(jìn)行卷宗級、案卷級和 文件級著錄（建立文件索引），并可提取文件相關(guān)信息，真正做到“只需動(dòng)手， 無需動(dòng)腦”。

3、檔案查詢

用戶通過輸入關(guān)鍵字等信息，可快速查詢到目標(biāo)文件光盤的具體位置。與智能光盤柜結(jié)合進(jìn)行具體光盤檔案查詢?？刹捎枚喾N模式快速定位所查光盤檔案所屬的物理位置。

參考資料來源：百度百科-光盤存儲(chǔ)

光盤檔案該怎么錄入？急?。。。?/h2>

我覺得你需要的是一套光盤檔案管理的制度，如果以前沒有，可以參考有關(guān)規(guī)定自己制定。

全宗號：檔案全宗是指一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。全宗號是唯一的檔案管理機(jī)構(gòu)代碼，是檔案館給立檔單位編制的代號。當(dāng)一個(gè)單位向檔案館移交過檔案后，檔案館根據(jù)相關(guān)規(guī)則給予移交單位唯一的一個(gè)代碼，此后該單位不論哪一種類別的檔案都是這一全宗號。沒有向檔案館移交過檔案的單位沒有全宗號。
所以這欄可以空著。

目錄號：
編制目錄號的原則是：一個(gè)全宗內(nèi)目錄號不允許有重復(fù)。在檔案工作恢復(fù)整頓之前已經(jīng)整理好的檔案，由于多種原因不便調(diào)整和重新組卷的檔案，原來已編制好的目錄，是本級、業(yè)務(wù)上級、黨政各占一個(gè)目錄號。

80年代以后形成或整理的案卷，一般都是根據(jù)國家規(guī)范，按檔案的保管期限編制目錄號。

另外一種情況就是有的機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位，除文書檔案外，還有其他門類的檔案，按門類編幾個(gè)目錄號,如會(huì)計(jì)憑證為5號目錄，帳簿為6號目錄等。

再者就是全宗匯集或檔案匯集，根據(jù)情況按機(jī)構(gòu)或其他特征分別編制目錄。

刻錄時(shí)間按光盤刻錄的實(shí)際發(fā)生時(shí)間填寫即可。

如何進(jìn)行檔案整理

如何進(jìn)行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號)。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

(一)大類的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。

(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個(gè)問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問題內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會(huì)計(jì)類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類(先報(bào)表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí));J代表科技檔案;K代表會(huì)計(jì)檔案(報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個(gè)不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個(gè)案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號時(shí)應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

四、檔案整理的質(zhì)量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

A.時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的.分年度時(shí).以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個(gè)年度;跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個(gè)問題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個(gè)重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議主要指本級黨*會(huì)、人代、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會(huì)議、黨組(黨委)會(huì)議、行政辦公會(huì)、重要的專題工作研討會(huì)的文件材料。 要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較，對本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個(gè)部門或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。六是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照執(zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn):一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個(gè)問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng)、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報(bào)30年

B、會(huì)計(jì)檔案。

(1)會(huì)計(jì)憑證：保管15年。

(2)會(huì)計(jì)帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

(3)會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管(包括文字分析)，會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15年。

(4)其他類：會(huì)計(jì)移交清冊保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年

。

C、科技檔案?；?、科研：永久，設(shè)備檔案：長期。

E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。

F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定。

檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)有哪些？

檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)有很多，比如：

GB / T 28624-2012組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)字檔案管理和技術(shù)規(guī)格

GB / T 27703-2011信息與文獻(xiàn)圖書館和檔案館的文獻(xiàn)保存要求

GB / T 28042-2011為基礎(chǔ)的電子商業(yè)的主要活性交易個(gè)人信用檔案規(guī)范

GB / T 24422-2009信息和文獻(xiàn) - 檔案紙耐久性和耐用性要求

GB / T 15418-2009檔案分類索引規(guī)則

檔案開放的起始時(shí)間：

（一）中華人民共和國成立以前的檔案（包括清代和清代以前的檔案；民國時(shí)期的檔案和革命歷史檔案），自本辦法實(shí)施之日起向社會(huì)開放。

（二）中華人民共和國成立以來形成的檔案，自形成之日起滿30年向社會(huì)開放。

（三）經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時(shí)向社會(huì)開放。

光盤管理辦法-隨書光盤管理問題

　　光盤管理辦法，光盤管理方案，現(xiàn)代化光盤管理-由鴻瑞智達(dá)提供

　　本例引用圖書館案例分析，其他擁有大量光盤的企事業(yè)單位也可以參考此方案。

　　隨著數(shù)字時(shí)代的到來，圖書館的隨書光盤越來越多。所謂隨書光盤是指圖書附帶的光盤。圖書中附有光盤的形式越來越多，目前隨書光盤主要有以下幾種類型：一是計(jì)算機(jī)及其工程類書刊所附帶的光盤和磁盤，一般是書刊的程序?qū)嵗脑创a，一些相關(guān)的電子文檔和相關(guān)的共享軟件等。二是社科、文藝類書刊所附帶的光盤和磁盤，多是與書刊相關(guān)的圖片，視頻錄像和音樂。三是有一部分圖書的電子版，教學(xué)盤或演示課件以及參考手冊、技術(shù)資料等等。它們圖文并茂，音像結(jié)合，通過它們能增強(qiáng)讀者對文獻(xiàn)內(nèi)容的理解，起到輔助學(xué)習(xí)的目的，深受廣大讀者的喜愛。所以加強(qiáng)對隨書光盤的管理問題就越來越提到圖書管理工作的日程上來。
　　1 隨書光盤的幾種管理辦法及其優(yōu)缺點(diǎn)
　　（1）將光盤置于所屬的圖書中，讀者借書時(shí)直接借走光盤。采用這種方式，讀者借閱最為方便，但是對工作人員來說，這樣做光盤最不容易管理，一是工作人員需要花時(shí)間判斷該書是否帶有光盤，二是光盤易損壞而不容易被發(fā)現(xiàn)。
　?。?）設(shè)定電子閱覽室進(jìn)行特種文獻(xiàn)收藏。隨書光盤作為一種電子載體，必須借助于計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能進(jìn)行閱讀?？梢詫⒅浐玫墓獗P在電子閱覽室集中，作為特種文獻(xiàn)收藏，統(tǒng)一管理。這樣有幾個(gè)好處：首先，可以提供閱讀光盤的硬件環(huán)境，滿足沒有計(jì)算機(jī)的廣大讀者的閱讀要求。其次，由專業(yè)的圖書館員負(fù)責(zé)介紹光盤的特點(diǎn)和使用方法，讀者可以在工作人員的幫助下更好地學(xué)習(xí)、理解光盤的內(nèi)容。再次，能夠提供一個(gè)防濕、防塵的保存環(huán)境，有利于延長光盤的使用壽命。電子閱覽室根據(jù)已著錄的與圖書相對應(yīng)的索書號，將隨書光盤與書一一對應(yīng)起來，并組織上架，以便提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但書與光盤分離管理，造成讀者借到書借不到光盤，或者借到光盤又借不到書，導(dǎo)致光盤使用率降低。
　　（3）將光盤內(nèi)容全盤壓縮拷貝到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的硬盤上，讀者可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行查詢。首先將所有的隨書光盤建成數(shù)據(jù)庫，將光盤的所有內(nèi)容復(fù)制到相應(yīng)的文件夾中，這樣做，讀者可隨時(shí)調(diào)用自己所需的內(nèi)容，準(zhǔn)確率高，但管理人員的前期拷貝工作量大，花費(fèi)時(shí)間多，對計(jì)算機(jī)的硬盤空間要求大。其優(yōu)點(diǎn)是：讀者進(jìn)行光盤檢索不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，省時(shí)、省力、方便、快捷，同一種光盤資源可以供眾多讀者同時(shí)使用，光盤一次安裝可多次重復(fù)使用，能減少對光盤的損害，最大限度地保護(hù)光盤。
　　2 隨書光盤管理中應(yīng)注意的問題及解決方法
　　2．1 對隨書光盤進(jìn)行細(xì)致的驗(yàn)收
　　隨書光盤要隨同圖書一起驗(yàn)收，要檢驗(yàn)隨書光盤是否缺失，是否有損壞、劃傷、磨損，如有問題可在驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)后，與書商及時(shí)聯(lián)系，驗(yàn)收好后放入館內(nèi)統(tǒng)一的光盤袋中保管。這是隨書光盤管理的第一步。
　　2．2 對隨書光盤進(jìn)行分類
　　由于隨書光盤與圖書是密不可分的，為配套使用方便，隨書光盤與圖書最好給一個(gè)統(tǒng)一的分類索取號，并把這一分類號粘貼在館內(nèi)統(tǒng)一的光盤袋上，這樣更便于對光盤進(jìn)行按類有序地管理。
　　2．3 對隨書光盤進(jìn)行編目
　　目前隨書光盤還沒有規(guī)范統(tǒng)一的加工標(biāo)準(zhǔn)，光盤文獻(xiàn)之所以難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)著錄，原因有以下幾方面：一是我國光盤出版物沒有統(tǒng)一的出版規(guī)范，光盤出版物中所提供的信息比較復(fù)雜、特殊和混亂，編目人員難以確定著錄信息源。二是如何將傳統(tǒng)的著錄標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理中，還沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)和成熟的經(jīng)驗(yàn)。由于隨書光盤是對其圖書的解釋和補(bǔ)充，是與圖書密不可分的，所以在進(jìn)行計(jì)算機(jī)編目時(shí)不再另外建立數(shù)據(jù)庫，而把隨書光盤與其圖書作為一個(gè)整體來處理，與圖書著錄于同一個(gè)MARC格式，錄入書目數(shù)據(jù)庫，在實(shí)際工作中，我們啟用了215載體形態(tài)細(xì)節(jié)項(xiàng)，307載體形態(tài)附注項(xiàng)。錄入字段如下：
　　010＃＃ $a7-121-00905-6@dCN￥38.00（含光盤）
　　010＃＃ ＠a7－89496－560－X＠b光盤
　　200＃＃ ＠a輕松跟我學(xué)Protel 99SE電路設(shè)計(jì)與制版 ＠f趙廣林編著
　　215＃＃ ＠a362頁＠c圖 ＠e光盤1盤
　　307＃＃ 附光盤 ISBN 7－89496－560－X
　　905＃＃ ＠a DNT ＠f TN/Z43 ＠S3
　　讀者在書目查詢時(shí)會(huì)顯示如下：
　　這樣就會(huì)知道此書是附有隨書光盤的，讀者就會(huì)在第一時(shí)間了解隨書光盤的信息，我館在圖書館主頁上設(shè)有隨書光盤數(shù)據(jù)庫，讀者可在此數(shù)據(jù)庫中按分類號、光盤名、ISBN號、出版社查找所需光盤并進(jìn)行下載，方便讀者適時(shí)閱覽和利用。
　　3 如何更好地利用隨書光盤
　　3．1 加大隨書光盤的宣傳力度
　　開展多渠道的宣傳服務(wù)工作，讓廣大讀者了解使用圖書館隨書光盤資源。在醒目地方張貼隨書光盤的宣傳資料，并把這些資料上傳到校園網(wǎng)上，為讀者編制隨書光盤導(dǎo)航系統(tǒng)和用戶操作指南，介紹基本的操作方法，放置在校園網(wǎng)圖書館主頁上，指導(dǎo)讀者更加有效地利用光盤資源。光盤管理人員對讀者給予必要的指導(dǎo)，提高用戶的使用技能和操作方法，從而提高隨書光盤的利用率。
　　3．2 實(shí)現(xiàn)隨書光盤資源網(wǎng)絡(luò)化
　　隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，光盤資源實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化已成為現(xiàn)實(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)達(dá)到光盤資源“擴(kuò)容”，最終實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。實(shí)現(xiàn)隨書光盤資源網(wǎng)絡(luò)化，首先要有一個(gè)良好的上機(jī)場所，它是實(shí)現(xiàn)光盤資源網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)。各高校圖書館電子閱覽室及校園網(wǎng)其他終端機(jī)都可為讀者閱覽光盤提供條件。目前各高校都建立了校園網(wǎng)，為實(shí)現(xiàn)隨書光盤網(wǎng)上閱覽鋪平了道路。再者圖書館擁有光盤塔、光盤庫、磁盤陣列等硬件設(shè)備，并有這方面的技術(shù)人員和管理經(jīng)驗(yàn)，為光盤資源上網(wǎng)提供了物質(zhì)保障和技術(shù)支持。光盤資源上網(wǎng)已成為圖書館提供信息服務(wù)的主要途徑之一。
　　3．3 加強(qiáng)館員自身業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)和提高
　　加強(qiáng)自身建設(shè)一方面要加強(qiáng)人才建設(shè)，要求工作人員不僅要有一定的計(jì)算機(jī)硬件、軟件方面的知識(shí)，而且還應(yīng)具有淵博的學(xué)識(shí)。隨書光盤所包括的內(nèi)容很多，涉及各個(gè)門類、專業(yè)，工作人員在指導(dǎo)讀者上機(jī)閱讀時(shí)，要能夠解答讀者所提問題，指導(dǎo)讀者使用光盤獲取所需信息。隨著硬件技術(shù)的更新和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館工作人員不僅需要掌握圖書館理論基礎(chǔ)知識(shí)，還必須對計(jì)算機(jī)硬軟件及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)有所了解。另一方面，要加強(qiáng)讀者導(dǎo)讀工作，不斷提高讀者的光盤利用能力。另外，還必須不斷完善硬件設(shè)施，注意硬件的配置與維護(hù)，使設(shè)備處于最佳運(yùn)行狀態(tài)，保障隨書光盤的利用率。
　　總之，合理管理利用隨書光盤資源，選擇適合自己館情況的管理方式是前提，強(qiáng)化光盤采編工作是基礎(chǔ)，集中存放與統(tǒng)一管理是關(guān)鍵，加強(qiáng)自身建設(shè)是保障，實(shí)現(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)化是主要途徑，隨書光盤資源服務(wù)與教學(xué)、科研，被讀者廣泛利用是根本目的，隨著對隨書光盤資源管理經(jīng)驗(yàn)的積累以及管理人員對隨書光盤管理利用方面的研究不斷深化，隨書光盤定會(huì)成為讀者樂于利用的一項(xiàng)重要館藏資源。
　　3．4 采用現(xiàn)代化光盤管理設(shè)備
　　現(xiàn)代化光盤管理設(shè)備有專業(yè)光盤柜，智能光盤柜和自動(dòng)光盤柜等。北京鴻瑞智達(dá)科技有限公司的酷庫系列產(chǎn)品，由其是智能光盤柜和自動(dòng)光盤柜是現(xiàn)代化光盤管理設(shè)備的典范。
　　專業(yè)光盤柜是專門用來存放光盤的柜子，目前有鐵皮柜，鋼板柜和木柜居多，形狀與文件柜類似。但是內(nèi)部結(jié)構(gòu)有所不同，鴻瑞智達(dá)光盤柜柜子里配有有獨(dú)立擱板，用于存放光盤，方便檢索。通過人工查找、標(biāo)簽?zāi)夸浀刃问竭M(jìn)行管理的光盤柜。配有獨(dú)立的的光盤隔，使每張光盤都有自己獨(dú)立的位置，可以防止光盤傾倒、錯(cuò)位、散亂; 寬大的標(biāo)識(shí)板，便于在任何一個(gè)盤位上粘貼類別、位置、條碼、信息等標(biāo)簽。便于準(zhǔn)確地對每張光盤進(jìn)行存取管理，采用多維金屬面的防靜電隔板設(shè)計(jì)，保證任何盤位都不會(huì)產(chǎn)生靜電吸附灰塵。
　　智能光盤柜就是在光盤柜的基礎(chǔ)上加安裝了單片機(jī)控制器，LED燈，通過計(jì)算機(jī)控制LED燈發(fā)光定位的光盤管理設(shè)備。通過專門的軟件進(jìn)行管理，并與電腦連接使用的光盤柜。此種光盤柜為現(xiàn)今光盤柜的發(fā)展趨勢，眾多圖書館、檔案館都采用智能光盤存儲(chǔ)柜。智能光盤存儲(chǔ)柜通過軟件進(jìn)行光盤的查找、借閱和歸還等操作，并可以進(jìn)行智能定位，方便管理者查找和管理，節(jié)省管理成本，提高工作效率。
　　鴻瑞智達(dá)智能光盤柜是智能光盤柜生產(chǎn)廠家的典范，擁有多年的生產(chǎn)，研發(fā)經(jīng)驗(yàn)，產(chǎn)品得到廣大用戶的一致好評。昌平圖書館、大興圖書館、河北圖書館，新華書店、北京戲曲學(xué)院、國防大學(xué)、海淀信息中心、重慶檔案局、重慶農(nóng)業(yè)銀行、廣東信息局、廣州政府、深圳浦發(fā)銀行、上海證劵、武漢影視中心等等各企事業(yè)單位共同的選擇--鴻瑞智達(dá)智能光盤柜--由北京鴻瑞智達(dá)科技有限公司專業(yè)提供
　　自動(dòng)光盤管理系統(tǒng)的硬件系統(tǒng)基于高可靠工業(yè)PLC搭建而成，并采用自適應(yīng)10兆/100兆以太網(wǎng)進(jìn)行全系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，電機(jī)、變頻器、觸摸屏、條碼閱讀器等主要原氣件選用德國、美國和臺(tái)灣產(chǎn)品配套，其配置先進(jìn)合理，運(yùn)行噪音低于65分貝，具有人機(jī)界面友好，顯示內(nèi)容豐富、直觀，操作簡單等特點(diǎn)。具備上位機(jī)和本地機(jī)自動(dòng)盤庫功能,接收到上位機(jī)發(fā)出的盤庫指令后本地機(jī)進(jìn)入盤庫工作程序，盤庫工作中，后臺(tái)掃碼器每掃描到一個(gè)條碼就會(huì)將柜號、層號、條碼發(fā)送給上位機(jī)，直至盤庫結(jié)束或被中斷。如需單柜單獨(dú)進(jìn)行盤庫時(shí)，可在該柜本地機(jī)發(fā)出盤庫指令進(jìn)行盤庫，并將盤庫結(jié)果上傳至上位機(jī)。管理員只要在電腦上輸入光盤的相關(guān)信息，搜索到目標(biāo)光盤后，鼠標(biāo)輕輕一點(diǎn)，光盤自動(dòng)從出入口送出，存放時(shí)操作相似。

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電子文件的歸檔管理有哪些具體要求？

電子文件的歸檔管理具體要求
電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。具體要求：
（1）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔；
（2）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；
（3）推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；
（4）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；
（5）特殊格式的電子文件，應(yīng)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存在相應(yīng)的查看軟件；
（6）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫；
（7）對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄；
（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。