檔案數(shù)字化整理規(guī)范

1、基本原則：

紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

2、數(shù)字化對象的確定原則：

應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數(shù)字化。

3、符合國家法律法規(guī)的原則：

紙質檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。

4、價值性原則：

屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

5、安全保密管理原則：

確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

6、完整性原則：

紙質檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

擴展資料：

檔案整理的步驟：

1、目錄數(shù)據(jù)準備：

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

2、拆除裝訂：

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

3、區(qū)分掃描件和非掃描件：

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

4、頁面修整：

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

5、 檔案整理登記：

制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

6、裝訂：

掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

參考資料來源：安鄉(xiāng)縣檔案局-中華人民共國行業(yè)標準紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范

檔案數(shù)字化的標準是什么

　　檔案數(shù)字標準化是實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務協(xié)同的基石，檔案數(shù)字化建設同樣需要堅持標準化原則。

　　我國 1998 年提出了信息化建設的二十四字方針(統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導、統(tǒng)一標準、聯(lián)合建設、互聯(lián)互通、資源共享)，其中第三條就是統(tǒng)一標準，由此可見標準化對于檔案數(shù)字化建設的重要作用和意義。

　　檔案數(shù)字化一般分兩塊，一部分是紙質的“老檔案”，這部分檔案是過去計算機技術未大面積普及的情況下，手工書寫、紙質化保存、庫房存儲。

　　采用人工方法進行查閱無需計算機就可以直接查看的紙質檔案形式。

　　一部分是現(xiàn)在不斷生成的“新檔案”，這部分檔案是在當前計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術以及多媒體技術等新技術日益普及的情況下。

　　由計算機生成、各種存儲介質保管存儲、采用數(shù)據(jù)庫+專用檔案管理軟件進行日常管理，只有在計算機條件下才可以查看的電子檔案形式。

　　對于“老檔案”而言，我們是通過掃描、拍照等方式，轉換成為計算機可以識別的圖片文件，再對其建立電子目錄來實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，故要對其生產(chǎn)的掃描型電子文件進行統(tǒng)一。

　　而對于“新檔案”而言，由于文件的生成階段就是電子文件信息，就要對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進行統(tǒng)一。

　　所以說但不管是紙質的“老檔案”還是當前的電子文件形的“新檔案”，都應該堅持標準化原則，制定相應的標準和規(guī)范，按照統(tǒng)一的規(guī)范、標準，使傳統(tǒng)介質檔案數(shù)字化，電子文件歸檔，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象。

　　信息化建設必須有標準化的支持，尤其要發(fā)揮標準化的導向作用，以確保其技術上的協(xié)調一致和整體效能的實現(xiàn)。

紙質檔案數(shù)字化有哪些基本要求

紙質檔案數(shù)字化有哪些基本要求

紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。以下我為大家整理了紙質檔案數(shù)字化有哪些基本要求的詳細內容，希望對大家有所幫助！

紙質檔案數(shù)字化基本要求

1、基本原則

紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

2、數(shù)字化對像的確定原則

應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數(shù)字化。

1）符合國家法律法規(guī)的原則

紙質檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。

2）價值性原則屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的'檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

3、基本環(huán)節(jié)

紙質檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

檔案掃描

1、掃描方式

1）根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等）選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

2、掃描色彩模式

1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

3、掃描分辨率

1）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥300dpi。

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范如下：

1、為加強檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實體與信息安全，根據(jù)國家有關規(guī)定和標準，制定本《規(guī)范》。

2、各級各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務機構（以下簡稱“數(shù)字化服務機構”）承擔檔案數(shù)字化外包服務，應遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時，可參照本《規(guī)范》實施安全管理。

3、本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

4、檔案數(shù)字化外包安全管理應按照“安全第一、預防為主”的原則，采取科學有效的安全管理措施，應用確保檔案安全的技術手段，建立權責明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責任制，對檔案數(shù)字化全過程實行嚴格監(jiān)督和管理，確保檔案實體與信息安全。

5、成立由主要領導或分管領導同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的門、人員及其職責。根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術指標。

如何做好紙質檔案數(shù)字化工作

如何做好紙質檔案數(shù)字化工作

隨著社會信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質檔案數(shù)字化工作，希望大家喜歡！

一、掃描加工前階段

這一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段，是該項工作的起步階段也是關鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。

1、紙質檔案的準備。

許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進，在紙質檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段，必須在紙質檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數(shù)字化檔案的調整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作，確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數(shù)字化加工。

2、基礎設施的準備。

紙質檔案數(shù)字化工作需要相應的設備和場所，數(shù)字化加工場所應空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數(shù)碼相機等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

3、人員的準備。

檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務外包），制定實施方案，成立檔案數(shù)字化工作領導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質量關，實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

4、管理制度的完善。

科學、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展，紙質檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數(shù)據(jù)、檔案實體等，要做好這項工作，應從這幾個方面制定相應的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設備管理制度》等，并在紙質檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機銜接。

二、掃描加工中階段

這一階段是紙質檔案數(shù)字化加工流程進入實質性操作階段，是實現(xiàn)紙質檔案數(shù)字化高質量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法，充分掌握合格圖像的標準要求。

1、掌握標準要求。

做好工作標準先行，紙質檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標準規(guī)范的指導下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標準，也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應，每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

2、掌握操作方法。

在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質檔案的數(shù)字化掃描任務是相當繁重的，要做好此項工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。

掃描操作：檔案掃描儀與計算機連接，安裝驅動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠對檔案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜，就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置，其依據(jù)為《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質檔案數(shù)字化工作指南》中的相關要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應根據(jù)需要和檔案的紙張質量進行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關聯(lián)，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎上再進行亮度和對比度的微調。

圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質量問題，出現(xiàn)這些情況就需要進行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn)，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

三、掃描加工后階段

一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項工作依次銜接完成。

1、圖像檢查。

數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗，但是作為加工工作來說，不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題，這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質檔案數(shù)字化加工的標準要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責，在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查，最低不能低于10%，對抽檢到的內容要達到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補掃的補掃，并要進一步擴大檢查范圍，再檢查完善。

2、數(shù)據(jù)對接檢查。

目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應，也是檢查的重要內容，檢查率應為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

3、數(shù)據(jù)存儲。

在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進行脫機存儲，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質，存儲的內容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關說明文件等，其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板來建立，而相關文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

4、數(shù)據(jù)移交。

這是掃描加工工作完成前的最后一項內容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù)，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認后，標明此次工作即圓滿完成。

檔案數(shù)字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結經(jīng)驗，都能夠把這項工作很好地完成。