科研檔案整理規(guī)范

第一條　為了加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)研究檔案（以下簡稱科研檔案）管理，有效保護(hù)和利用科研檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和國家科學(xué)技術(shù)管理有關(guān)法律、行政法規(guī)，結(jié)合科研工作和檔案工作實際，制定本規(guī)定。第二條　承擔(dān)科研項目（包括科研課題，下同）研究、計劃管理的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織開展科研檔案管理工作適用本規(guī)定。第三條　科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實物。第四條　科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活動的重要環(huán)節(jié)，各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)并予以考核。第五條　科研項目結(jié)題驗收時，各單位應(yīng)當(dāng)按照分類分級管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗收。第六條　各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理原則，建立健全科研檔案工作規(guī)章制度，在人員、庫房、設(shè)備、經(jīng)費等方面給予保障，保證科研檔案工作順利開展，確?？蒲袡n案完整、準(zhǔn)確、可用、安全。

　　任何人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。第七條　各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作經(jīng)費納入本單位預(yù)算；科研檔案工作產(chǎn)生的支出列入科研項目預(yù)算相關(guān)科目。第八條　按照國家檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，國家檔案主管部門對全國科研檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)，國家科技主管部門在國家科技計劃（專項、基金等）組織實施過程中加強(qiáng)科研檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)?？蒲许椖砍袚?dān)單位的上級主管部門（機(jī)構(gòu)）應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作納入本系統(tǒng)整體工作范疇，切實加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理。地方科技主管部門（機(jī)構(gòu)）會同檔案主管部門對本區(qū)域內(nèi)科研檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。第九條　中央和地方各級科技主管部門（機(jī)構(gòu)）會同檔案主管部門，對本級財政支持的科技計劃（專項、基金等）的科研檔案工作建立工作機(jī)制，并進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　中央財政資金支持的科研項目管理單位對所負(fù)責(zé)科研項目的檔案工作負(fù)責(zé)，按照科技計劃管理要求制定工作制度，建立工作機(jī)制。第十條　科研項目承擔(dān)單位（含牽頭承擔(dān)單位）對所承擔(dān)科研項目的檔案工作負(fù)總責(zé)，對科研項目參加單位提出科研檔案管理要求，明確檔案歸屬與流向，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查或驗收。

　　科研項目參加單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定及科研項目承擔(dān)單位的要求做好所參加科研項目的文件材料收集、整理、歸檔及檔案保管、利用、鑒定、處置等工作。第十一條　各單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本單位科研檔案，對本單位科研文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、歸檔及科研項目結(jié)題驗收等工作。第十二條　科研項目負(fù)責(zé)人對歸檔科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。第十三條　科研項目應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)科研文件材料的收集、整理、審核，結(jié)題驗收后按照要求及時歸檔。第十四條　各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研內(nèi)容和科研管理程序，結(jié)合科研項目特點確定歸檔范圍。科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等全過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料均應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。

　　歸檔范圍主要包括但不限于：

　　（一）立項論證階段

　　項目指南、可行性研究報告，項目經(jīng)費預(yù)算文件材料，申報書及相關(guān)證明；立項評審文件材料，預(yù)算申訴、評審文件材料；立項（含預(yù)算）批復(fù)，任務(wù)合同書（含預(yù)算書）及各類協(xié)議等。

　?。ǘ┭芯繉嵤┘斑^程管理階段

　　研究計劃、組織實施工作方案，研究、實驗任務(wù)書、大綱，實驗、探測、測試、觀測、觀察、野外調(diào)查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報告；設(shè)計文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計算文件，數(shù)據(jù)處理文件；科學(xué)數(shù)據(jù)；研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等的實物及其目錄、圖片等。

　　中期、年度等階段執(zhí)行進(jìn)展情況報告、總結(jié)報告、研究成果等；項目、人員、進(jìn)度、經(jīng)費等的調(diào)整、變更文件材料；撤銷項目已開展工作、已使用經(jīng)費、已購置設(shè)備儀器、階段性成果、知識產(chǎn)權(quán)等情況文件材料。

　　專家咨詢、中期檢查、中期評審、項目監(jiān)督工作形成文件材料。

　　建設(shè)的中試線、試驗基地、示范點一覽表、圖片及數(shù)據(jù)等。

　?。ㄈ┙Y(jié)題驗收及績效評價、成果管理階段

　　驗收申請書，驗收承諾書；工作總結(jié)報告，技術(shù)報告，項目經(jīng)費決算等財務(wù)情況文件材料。

　　驗收通知，驗收評審文件材料；驗收現(xiàn)場測試報告，第三方檢測、測試、評估報告，用戶使用報告及證明、典型用戶報告、產(chǎn)業(yè)化審核報告等；驗收結(jié)論書，結(jié)題書面通知等。

　　績效自評價報告，專家評議文件材料、評價結(jié)論等績效評價工作文件材料。

　　研究報告、論文、專著、數(shù)據(jù)庫等研究成果文件材料；自評價報告，科技報告；專利、軟件及其他知識產(chǎn)權(quán)文件材料。

　　產(chǎn)業(yè)化報告、證書、出版物等成果應(yīng)用、獲獎、宣傳推廣文件材料。

科研檔案管理暫行辦法

科研檔案管理暫行辦法

為使學(xué)院科研工作穩(wěn)步、快速、有序地發(fā)展，規(guī)范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研資源，進(jìn)一步形成學(xué)院以教學(xué)為中心，教學(xué)、科研相互促進(jìn)的良好機(jī)制，特制定如下暫行辦法。

一、建檔的主要目的
（一）科研成果建檔是高校檔案工作的重要組成部分，是實施產(chǎn)、學(xué)、研三結(jié)合的重要工作內(nèi)容。對科研檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是提高教學(xué)科研整體水平、完善科研管理工作的必要條件。
（二）分時段、分類別、系統(tǒng)收集我院教職員工科研成果，并進(jìn)行統(tǒng)計分析，為學(xué)院及上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)準(zhǔn)確、有效地提供相關(guān)信息作好基礎(chǔ)工作。
（三）對科研成果的全面收集、系統(tǒng)整理、歸檔保存、建立調(diào)檔、提檔、保密等管理條例，是有效、充分利用科研資源，實施科研成果轉(zhuǎn)化的有力措施。
二、 科研檔案管理原則
（一）我院科研檔案實施院、分院二級建檔，由科研處統(tǒng)一管理。
（二）凡分院（部）建檔的材料均需上報一份給科研處?？蒲刑庁?fù)責(zé)全院科研檔案的收集、整理、分析。各分院（部）負(fù)責(zé)本分院（部）的科研成果建檔管理工作。
（三）科研成果以保存原始材料為主，至少應(yīng)有成果的復(fù)印件。
（四）應(yīng)盡量分時間、分類別、分對象按照本單位的特點設(shè)立建檔項目，做到完整不漏，分類清晰、簡明易查。
（五）考慮到檔案的變化情況，要實行靜、動結(jié)合的檔案管理模式，年內(nèi)要動態(tài)地不斷修改充實原有檔案，年終都要綜合整理核查一次后歸檔靜態(tài)保存，任何修改都要履行嚴(yán)格審批手續(xù)后方可進(jìn)行。
（六）科研檔案管理應(yīng)遵循保密原則。凡屬保密的科研成果必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)方可調(diào)閱或借閱，原則上禁止外借。
三、科研檔案歸檔范圍
凡具有指導(dǎo)性、理論性、學(xué)術(shù)性、技術(shù)性、應(yīng)用性、科普性、檢索性的文、理、工、藝等領(lǐng)域的文章、論文、有學(xué)術(shù)價值的自編教材和實驗報告、專利及教學(xué)科研成果的系統(tǒng)資料均屬重點歸檔范圍，具體作如下分類：
（一）科研文書檔案
1．上級機(jī)關(guān)有關(guān)科研工作文件、通知。
2．本院（分院、部）科研管理條例、制度、辦法。
3．本院（分院、部）科研工作文件、工作計劃、總結(jié)。
4．本院（分院、部）科研成果的統(tǒng)計分析資料。
5．科研項目的申請及批復(fù)。
6．科研成果的評審結(jié)果和獲獎情況登記。
7．科研學(xué)術(shù)活動審批存單。
8．科研項目、學(xué)術(shù)活動、財務(wù)核算清單。
9．本校教職員工在各類學(xué)術(shù)組織任職情況。
（二）科研信息檔案
1．國內(nèi)外相關(guān)專業(yè)的`科研動態(tài)。
2．國內(nèi)外高校管理及教育研究動態(tài)。
3．高等職業(yè)教育專業(yè)設(shè)置、課程改革、學(xué)科建設(shè)、產(chǎn)學(xué)研結(jié)合動態(tài)。
4．全國職業(yè)本科院校系列學(xué)術(shù)交流活動動態(tài)。
（三）科研成果檔案
1．有一定學(xué)術(shù)價值的自編教材、實驗指導(dǎo)教材和實驗報告的原稿或印制品。
2．已出版的著、譯作或主要部分的復(fù)印件。
3．國內(nèi)外各類報刊上發(fā)表的論文、文章的復(fù)印件（包括刊物封面、目錄、英文目錄、正文、英文摘要、封底）。
4．在省級以上各類學(xué)術(shù)會議上發(fā)表的論文復(fù)印件。
5．獲省級獎勵多媒體課件。
6．各類相關(guān)科研的省市級以上的獎勵證書獎品原件或復(fù)制品、照片
7．專利證書、編文證書復(fù)印件。
8．科研成果轉(zhuǎn)讓協(xié)定書復(fù)印件、成果利用或推廣的使用資料。
四、歸檔要求和程序
（一）歸檔材料由個人或項目組負(fù)責(zé)人收集提供，材料必須真實可靠，最好提供原始資料。
（二）歸檔資料紙質(zhì)要優(yōu)良，字跡要清晰，嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，紙張規(guī)格統(tǒng)一為16開（或A4）書寫紙。
（三）歸檔材料必須一年進(jìn)行一次系統(tǒng)整理，按卷、冊、袋、盒組成保管單元系列，并貼上封面標(biāo)識，由有關(guān)人員撰寫好歸檔序言或歸檔說明。
（四）一般成果歸檔一份，重要的使用頻繁的歸檔兩份。
（五）學(xué)院科研歸檔材料由科研處第一負(fù)責(zé)人審核后歸檔；分院（部）科研材料由分院（部）主任審核后歸檔。
（六）檔案要妥善保管，防止泄密和遺失。
五、檔案管理與交接
（一）檔案不僅僅是為了保存，更重要的是為了利用，要充分發(fā)揮科研檔案的應(yīng)用功能，檔案工作者應(yīng)盡量滿足、方便利用者的需要。
（二）檔案主要為校內(nèi)教師和職工服務(wù)，一般不對外。
（三）調(diào)檔或借閱要經(jīng)過主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理調(diào)檔或借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)迅速退還，不得拖延。
（四）不論何種原因造成泄密、遺失事實，要追究有關(guān)人員責(zé)任并給予必要處理。
（五）院、分院（部）兩級要指派行政領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。主管領(lǐng)導(dǎo)或工作人員變動時，必須履行交接手續(xù)，并將交接雙方簽字的交接手續(xù)存檔備查。
六、本暫行規(guī)定由科研處解釋。

科研項目檔案整理應(yīng)注意哪些問題?

科研項目檔案在整理歸檔應(yīng)該注意歸檔范圍的全面性,完整性,規(guī)范性,準(zhǔn)確性,標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性,文控人員的穩(wěn)定性和檔案移交的時效性.
張增峰

機(jī)電工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定

第一章　總則第一條　為了加強(qiáng)機(jī)械電子工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案（以下簡稱科研檔案）的管理，充分發(fā)揮科研檔案在機(jī)械電子工業(yè)發(fā)展和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》和《機(jī)械電子工業(yè)檔案工作暫行條例》，結(jié)合科研工作的特點，特制定本規(guī)定。第二條　科研檔案是機(jī)械電子工業(yè)檔案的重要組成部分，是機(jī)械電子工業(yè)在新理論、新技術(shù)、新產(chǎn)品、新設(shè)計、新工藝、新材料等科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)過程中形成的具有保存價值的，并按歸檔要求整理歸檔的（包括文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、計算機(jī)盤片、聲像等）系統(tǒng)工程研制檔案、產(chǎn)品研制檔案、專題科研檔案等。第三條　機(jī)械電子工業(yè)科研檔案，是機(jī)械電子科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄，是科學(xué)技術(shù)重要的信息資源，是國家的寶貴財富，各單位必須實行集中統(tǒng)一管理，使之完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效地開發(fā)利用第四條　科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，各單位必須把科研檔案工作納入科研管理工作，與計劃管理、課題管理和成果管理等工作緊密結(jié)合，實行科研工作與建檔工作“四同步”管理，即下達(dá)計劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的形成同步；驗收、鑒定科研項目與驗收鑒定科研檔案材料同步；上報科技成果評獎或科技人員評定技術(shù)職務(wù)與檔案部門（綜合檔案部門，下同）出具已歸檔合格證明同步。第五條　科研檔案工作要列入本單位的發(fā)展計劃，對經(jīng)費、庫房、設(shè)備和人員配備等工作條件，應(yīng)給予保證。按國檔發(fā)〔1987〕6號文件規(guī)定，即每年從本單位科研經(jīng)費總額中撥出一定數(shù)額作為科研檔案工作經(jīng)費。第二章　科研文件材料的形成與歸檔第六條　科研文件材料的形成、積累、整理、歸檔是科技人員的職責(zé)。監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)科技人員做好科研文件材料的歸檔工作是檔案人員的責(zé)任。應(yīng)分別納入各自的職責(zé)范圍，作為檢查科研管理水平和考核科技人員工作的依據(jù)之一。第七條　科研文件材料的歸檔范圍，應(yīng)包括從科研立題開始到成果推廣應(yīng)用等全過程形成的全部文件材料（見附件一）。第八條　科研文件材料歸檔的要求
　?。ㄒ唬嵭杏煽蒲许椖控?fù)責(zé)人立卷歸檔的制度?？蒲许椖拷Y(jié)束或告一段落時，項目負(fù)責(zé)人必須把具有保存價值的科研文件材料收集齊全，并系統(tǒng)整理立卷，經(jīng)審核后移交檔案部門保管，任何人不得私自留存。
　?。ǘw檔的科研文件材料，必須字跡工整，格式統(tǒng)一，圖像清晰，簽字手續(xù)完備，裝訂整潔美觀。
　?。ㄈ┮约垙垶檩d體的科研文件材料，必須紙質(zhì)優(yōu)良或用統(tǒng)一稿紙書寫。禁止用鉛筆、圓珠筆、彩筆書寫，以利長期保存。
　?。ㄋ模w檔份數(shù)。凡是原始資料，各種文件材料手稿及正本，一般歸檔一份，重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。報告、論文等可隨手稿多歸檔1～2份，以便保護(hù)原件。
　?。ㄎ澹w檔時間。一般科研項目在技術(shù)鑒定或設(shè)計定型時歸檔，復(fù)雜的、周期長的科研項目可分階段歸檔；理論研究項目在論文、著作定稿后歸檔；中斷和負(fù)結(jié)果的重要項目，在批準(zhǔn)停止研制時歸檔。
　?。┓矌讉€單位協(xié)作的項目，由主辦單位負(fù)責(zé)立卷歸檔保存一套完整的檔案。協(xié)作單位保存自己所承擔(dān)的部分任務(wù)中所形成的科研文件材料，并復(fù)制一套送交主辦單位保存。
　　（七）為確保文件材料的完整性，有關(guān)科研項目的任務(wù)書、協(xié)議書、合同、會議紀(jì)要、鑒定文件、移交文件、受獎文件、報告及批復(fù)等重要文件，由承辦單位隨時移交檔案部門歸檔。第九條　科研文件材料歸檔工作程序
　?。ㄒ唬┛蒲腥蝿?wù)確定后，由科研項目負(fù)責(zé)人提出“科研文件材料歸檔計劃表”（見附件二）。經(jīng)科技、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案等部門會簽，主管科研的領(lǐng)導(dǎo)（總工程師）批準(zhǔn)后納入科研工作計劃，作為考核歸檔的依據(jù)。
　?。ǘ┌础八耐健芾硪螅瑢⑿纬傻目蒲形募牧蠚w檔計劃表中規(guī)定的內(nèi)容逐條落實到具體人。科技人員根據(jù)歸檔計劃進(jìn)度，按照SJ207《設(shè)計文件的管理制度》（部標(biāo)）、《科技文件編寫格式規(guī)定》等，認(rèn)真執(zhí)行。
　?。ㄈ┛蒲腥蝿?wù)完成后，根據(jù)《科研文件材料歸檔計劃表》規(guī)定的內(nèi)容，由立卷人將已形成的科研文件材料，按照立卷歸檔的要求組成保管單位，經(jīng)檔案部門檢查合格后，方可申報科研成果鑒定。
　?。ㄋ模┏晒b定時，鑒定委員會內(nèi)應(yīng)設(shè)立“科研文件材料審查組”由檔案部門人員參加，負(fù)責(zé)科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的審查，并提出《科研文件材料審查報告》，由鑒定委員會審定后將審定結(jié)論寫入《科技成果鑒定證書》。
　　（五）鑒定、視同鑒定或驗收后，由歸檔部門填寫科技文件材料交接清單，將應(yīng)歸檔的全部科研文件材料，向檔案部門辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)交接雙方簽字后留一份存查。