財務檔案資料整理

根據(jù)規(guī)定，下列會計資料應當進行歸檔：

1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

3.財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；

4.其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

2

單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案有何時限要求？

單位的會計機構(gòu)或會計人員所屬機構(gòu)（統(tǒng)稱單位會計管理機構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。

3

單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時應注意哪些問題？

單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

4

單位保存的會計檔案能否對外借出？

單位保存的會計檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

5

單位委托中介機構(gòu)代理記賬的，應注意哪些問題？

單位委托中介機構(gòu)代理記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。

6

建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案何時需要移交？

建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給建設(shè)項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

整理會計檔案的步驟

整理會計檔案的步驟，首先就是要把所有的檔案資料拿出來放在桌子上。
然后就是根據(jù)你手當中的目錄，把這些資料先排序。也就是首先把個人的基本情況排在第1頁，后面擱的就是他的證書以及他的教學的經(jīng)歷和工作的經(jīng)歷，最后就是把他所獲得的獎項放在最后以及他的個人總結(jié)。
下面就是要把這些個資料用我們的掃描儀掃描一遍，做成電子版的。
最后就是把這些個資料傳輸?shù)轿覀兊臋n案系統(tǒng)當中就可以了。

如何整理財務部門資料

會計法》規(guī)定，對會計檔案管理不善，造成毀損、滅失的，應承擔法律責任。
一、會計檔案內(nèi)容
會計檔案，是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。
具體包括：
（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。
（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。
（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
各公司應建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
二、會計檔案機構(gòu)
1.綜合檔案室
綜合檔案室，是國家機關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負責收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機構(gòu)。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團、科技、會計、經(jīng)營等方面的全部檔案。
2.會計檔案室
會計檔案室，是形成會計檔案較多的單位建立在財會部門的專門性會計檔案機構(gòu)。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè)，為加強對會計檔案的集中統(tǒng)一管理，將所屬機構(gòu)的會計檔案有效集中起來保管，以保證會計檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當，需要建立專門的會計檔案室。三、會計檔案的整理1.會計憑證
（1）去掉憑證中的金屬物
（2）憑證以左上對齊為準
（3）填寫會計憑證封面　　會計憑證封面應寫明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)，并由會計主管、裝訂人分別簽名或蓋章?！　τ跀?shù)量過多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計檔案中，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。
（4）裝訂
（5）填寫會計憑證盒正面及側(cè)面
正面應寫明單位名稱，起止時間，本月共幾冊、本盒是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)、保管期限，由會計主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。
側(cè)面應寫明哪年，幾月共幾冊，本盒是第幾冊，記賬憑證從第幾號到第幾號，保管期限，嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。
2.會計賬簿
整理歸檔時應當注意以下幾點：
（1）跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿，應在使用完的那一個年度歸檔。
（2）訂本賬中的空白頁不能拆去，應保持賬簿本身的完整性；
（3）活頁賬中的空白頁要拆去，然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊；并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。
（4）會計賬簿案卷封面應寫明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內(nèi)張數(shù)，保管期限，并由會計機構(gòu)負責人、立卷人簽名或蓋章。
3.財務報告
會計報表是按年度立卷。立卷時要區(qū)分不同的保管期限，年度報表要與季度、月份報表分開，編寫頁號，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。4.其他類會計檔案的整理立卷。
會計移交清冊、檔案保管清冊、銷毀清冊，每一個清冊就是一個保管單位，編一個卷號，不需整理。
采用計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，整理方法不變。
四、會計檔案的歸檔1.整理、保管部門及人員
各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
2.保管期限
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
（1）永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告；
（2）25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；
（3）5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；
（4）3年的：月度、季度財務報告；
（5）l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計移交清冊。

會計檔案如何整理？

會計檔案整理步驟如下：
（一）決算報表

1、按“卷”整理。一冊（本）為一卷，編制一個檔號，檔號構(gòu)成：全宗號-目錄號-案卷號。
2、編頁號：以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。
3、填寫會計檔案盒的封面及盒脊
（1 ） 全宗名稱：全宗名稱相當于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱”要求一致。
（2）案卷題名：由整理會計檔案的人員自擬。案卷題名應準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別。
（3）起止時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。
（4）卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。
（5 ）保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。
（6）全宗號、目錄號
（7）案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。
（8）盒號：暫不填。
（9）填寫會計檔案盒盒脊項目。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)（1）點“檔案著錄”中的“案卷著錄標引” → 點“添加”→ 檔案類別“會計檔案” →二級類目“財務報告類” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報表” →文件開始時間→文件截止時間→件數(shù)（該卷盒內(nèi)文件份數(shù)）→載體數(shù)量（最后一個頁號）→點保存。

（二）會計賬簿1、有頁號的可不再另編頁號。
2、其他操作與決算報表一樣，只是目錄號不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號，案卷號連續(xù)編。
3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個賬簿上的，則用完后歸檔。（最多兩年使用一冊賬簿）
4、總賬、明細賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號不同。
5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計賬簿類”.
（三）會計憑證1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。
2、會計憑證的編號：
每本憑證一個檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計憑證封面有檔號的填在檔號處，沒有檔號的填在會計憑證封面左上角空白處。
3、裝盒并填寫：
編號完成后，按順序裝入會計檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會計憑證封面的有關(guān)項目對應填寫，填寫方法與會計憑證封面一致。
（1）單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。
（2）會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預算外會計憑證”等。
（3） 時間：填寫本盒會計憑證所屬年月。
（4） 起止時間：填寫本盒會計憑證的起止年月日。
（5） 歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務部門向檔案部門移交會計檔案的年月。
（6） 立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。
（7） 保管期限：根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。
（9）全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。
（10） 目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號。
（11）案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷號。
（12） 會計憑證盒盒脊填寫方法
盒脊項目與正面有關(guān)項目對應填寫。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計憑證類”，并錄入憑證起止號。