檔案資料的整理

法律分析：
1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料，各個(gè)公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專人管理。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：（一）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

衍生問題：
出納檔案整理的方法有哪些？
(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類，一般應(yīng)與本單位的會(huì)計(jì)分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)一些無效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對(duì)檔案歸類后應(yīng)加以裝訂，以保證會(huì)計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁碼，對(duì)不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號(hào)存裝，防止散落;對(duì)于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案必須裝訂編號(hào);對(duì)于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案，保管時(shí)采用連號(hào)編排，保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊(cè)。時(shí)于裝訂完畢的出納資料，應(yīng)當(dāng)立卷成冊(cè)，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊(cè)的編號(hào)、所屬單位、所屬時(shí)期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強(qiáng)調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對(duì)舊賬進(jìn)行整理，對(duì)編號(hào)、扉頁內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫不全的，應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計(jì)算機(jī)記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對(duì)于活頁式或卡片式賬，在歸檔時(shí)必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時(shí)期、共計(jì)頁數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。

如何整理檔案

如何整理檔案

機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價(jià)值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每冊(cè)為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實(shí)物檔案的分類

分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實(shí)物檔案問題分類一般分為獎(jiǎng)品類、贈(zèng)品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎(jiǎng)品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機(jī)構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實(shí)物；贈(zèng)品類主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品，本單位對(duì)外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實(shí)物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實(shí)物先后次序的過程。通過排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起。“載體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈(zèng)品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實(shí)物檔案的貼簽

貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實(shí)物檔案的編目

編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供基本條件。

實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說明。

實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見號(hào)、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實(shí)物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)狀（可卷成簡狀）、獎(jiǎng)旗（可折疊平裝）、獎(jiǎng)?wù)隆s譽(yù)證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實(shí)物的情況說明。對(duì)于獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號(hào)，以方便利用。

六、結(jié)論

實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級(jí)檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報(bào)道頻頻見諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

如何整理檔案資料

如何整理檔案資料
包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、、案卷封面編目、案卷目錄編制。
具體內(nèi)容：
(1)會(huì)計(jì)憑證類：反映資金牧付業(yè)務(wù)的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他出納憑證。
(2)財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度的出納報(bào)告、附注及文字說明，銀行存款對(duì)賬單應(yīng)銀行存款余額調(diào)節(jié)表，其他出納報(bào)告。
(3)會(huì)計(jì)賬簿類：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細(xì)賬、輔助賬簿及其他備查薄 [1] 。
(4)其他類：作為收付依據(jù)的合同、協(xié)議及其他文件;按規(guī)定應(yīng)單獨(dú)存放保管的重要票證單據(jù)，如作廢的支票、作廢的發(fā)票存根聯(lián)與發(fā)票、作廢的收據(jù)存根聯(lián)與收據(jù);出納盤點(diǎn)表和出納考核報(bào)告等。
(5)檔案管理類：出納檔案移交清冊(cè)、出納檔案保管清冊(cè)以及出納檔案銷毀清冊(cè)。出納人員對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，一般包括分類、裝訂和成冊(cè)三個(gè)步驟。

檔案整理的步驟

單位檔案怎么整理

單位檔案怎么整理
檔案的整理工作就是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。
檔案的整理是企業(yè)檔案管理工作中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有一定的特點(diǎn)：一方面，就各個(gè)完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)( 要素) 組成的有機(jī)系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理企業(yè)而論，整理工作的項(xiàng)目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位( 一般是立卷) 、案卷的排列和案卷目錄的編制。
一、區(qū)分全宗
企業(yè)檔案全宗是特定的企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營及其他各項(xiàng)活動(dòng)的歷史過程中形成、積累下來的，是由各種原始記錄所構(gòu)成的、不可分割的有機(jī)體系，其成分包括特定企業(yè)的各種門類、各種形式的檔案材料。確定一個(gè)企業(yè)的檔案能否構(gòu)成全宗，主要應(yīng)研究它在行政上、財(cái)務(wù)上和組織人力資源上是否具有一定的獨(dú)立性。即要具備以下條件：
( 1) 該組織可以獨(dú)立行使職權(quán)并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。
( 2) 該組織是一個(gè)預(yù)算會(huì)議機(jī)構(gòu)或獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算機(jī)構(gòu)，自己可以編制預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。
( 3) 該組織設(shè)有管理人力資源的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人力資源任免權(quán)。
有的立檔機(jī)構(gòu)并不完全具備這三個(gè)條件，其中最基本的是第一個(gè)條件，所以，具體區(qū)分檔案全宗，應(yīng)以此為核心，從實(shí)際出發(fā)，具體問題具體分析，靈活地、辯證地運(yùn)用其構(gòu)成條件。
判定檔案具體屬于哪個(gè)全宗，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔機(jī)構(gòu)，即形成檔案全宗的企業(yè)或個(gè)人。需明確的概念是，一個(gè)全宗的成分，包括該立檔機(jī)構(gòu)的各種形式和各種來源的檔案。對(duì)檔案的形成者必須準(zhǔn)確理解，不能把檔案形成者等同于文件作者。為此，首先要掌握全宗構(gòu)成中的文件的基本類型。全宗構(gòu)成不外乎內(nèi)部文件、發(fā)文( 存本、原稿) 和收文三種類型的文件，應(yīng)主要從此三方面著手，分別查明各自的形成者。立檔機(jī)構(gòu)的內(nèi)部文件和發(fā)文，其文件作者即檔案形成者，只要查明文件作者，就確定了所屬全宗。立檔機(jī)構(gòu)的收文，其實(shí)際接受者就是檔案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的實(shí)際接受者，也就確定了其所屬全宗。
二、全宗內(nèi)檔案的分類
對(duì)一個(gè)企業(yè)來說，企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，從而使企業(yè)的全部檔案成為一個(gè)條理化的、具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。分類是企業(yè)檔案整理工作的核心內(nèi)容，是管理企業(yè)檔案的基本手段。它包括選擇分類方法、制定分類方案、為檔案材料分類( 文件的歸類) 和案卷排列等具體內(nèi)容。
具體來說，企業(yè)檔案的分類方法主要包括分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇、分類標(biāo)準(zhǔn)的組合與分類層次的確定等內(nèi)容。
1. 企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇
分類標(biāo)準(zhǔn)有時(shí)被直接稱為“分類方法” 。由于企業(yè)檔案類型復(fù)雜，所以其分類標(biāo)準(zhǔn)也有很多。
( 1) 職能分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的管理職能分工來劃分企業(yè)檔案的類目。它是企業(yè)檔案分類原則的重要內(nèi)容，所以各類企業(yè)在檔案分類中，均將職能分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于一級(jí)類目的設(shè)置。
( 2) 問題分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的問題性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。它有助于企業(yè)檔案的科學(xué)管理和企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。
( 3) 組織機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)，即企業(yè)內(nèi)部設(shè)置的組織機(jī)構(gòu)來劃分企業(yè)檔案的類目。它可以客觀地反映企業(yè)內(nèi)部各個(gè)機(jī)構(gòu)的工作活動(dòng)的歷史面貌，保持企業(yè)中同一內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的檔案材料的完整。
( 4) 年度分類標(biāo)準(zhǔn)，即按文件形成或處理的所屬時(shí)間階段來劃分企業(yè)檔案的類目。它能夠反映企業(yè)有關(guān)管理工作的發(fā)展變化情況，便于掌握，簡便易行。
( 5) 型號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)，即按產(chǎn)品或設(shè)備的種類與型號(hào)劃分企業(yè)的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的類目。它可以將同一型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備的檔案材料集中，反映一個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備的全貌及其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于按型號(hào)成套地利用有關(guān)檔案。
( 6) 課題分類標(biāo)準(zhǔn)，即按獨(dú)立的研究課題來劃分企業(yè)的科研檔案的類目。它可以使同一個(gè)研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統(tǒng)地反映一個(gè)研究課題的全部活動(dòng)與歷史過程，便于按課題查找利用有關(guān)檔案。
( 7) 工程項(xiàng)目分類標(biāo)準(zhǔn)，即按獨(dú)立的基建工程來劃分企業(yè)的基建檔案的類目。它可以反映一個(gè)工程項(xiàng)目的全貌，便于按工程項(xiàng)目查找和利用有關(guān)檔案。
( 8) 專業(yè)性質(zhì)分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專業(yè)性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。它便于企業(yè)從專業(yè)性質(zhì)的角度查找、利用有關(guān)檔案。
( 9) 檔案形式分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分企業(yè)檔案的類目。它使同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中。
2. 企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合
當(dāng)企業(yè)檔案的分類有兩個(gè)或兩個(gè)以上的層次時(shí)，就要采用分類標(biāo)準(zhǔn)組合的方法進(jìn)行檔案分類，但這些分類標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用是有先后次序的。當(dāng)一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)得到最先采用時(shí)，那么企業(yè)的檔案材料必然會(huì)優(yōu)先按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加以集中。所以，企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合，實(shí)際上是要解決按什么分類標(biāo)準(zhǔn)集中企業(yè)的檔案材料，形成怎樣的企業(yè)檔案分類體系，為企業(yè)檔案提供何種檢索途徑的問題。
企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)組合的具體方法如下：
( 1) 企業(yè)檔案一級(jí)類目設(shè)置方法。一級(jí)類目是企業(yè)檔案分類的第一個(gè)層次?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類，設(shè)置九個(gè)一級(jí)類目：行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、領(lǐng)導(dǎo)員工檔案類。但這不是絕對(duì)的，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行一些調(diào)整。如一些特大型企業(yè)或是生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè)，如冶金企業(yè)，可以根據(jù)各自檔案構(gòu)成的特殊性，適當(dāng)增設(shè)有關(guān)的一級(jí)類目；而一些規(guī)模較小的企業(yè)，可以根據(jù)企業(yè)的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容以及檔案數(shù)量，減少或合并有關(guān)的一級(jí)類目；對(duì)于一些非生產(chǎn)性的企業(yè)，如商業(yè)企業(yè)、金融企業(yè)等，也可以根據(jù)各自的特殊情況，增設(shè)有關(guān)的一級(jí)類目。
( 2) 企業(yè)檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目設(shè)置方法。企業(yè)檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置，同一級(jí)類目一樣要依據(jù)企業(yè)管理職能的分工。
3. 企業(yè)檔案分類層次的確定
企業(yè)檔案分類層次的確定要根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、檔案種類與數(shù)量等多種因素來具體確定，沒有一個(gè)絕對(duì)模式。
( 1) 不同性質(zhì)企業(yè)的檔案分類層次的確定方法。規(guī)模較小的企業(yè)，因管理單純，工作內(nèi)容不復(fù)雜，形成檔案數(shù)量少，所以分類時(shí)，可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要，適當(dāng)簡化分類層次，必要時(shí)可以只設(shè)置一級(jí)。相反規(guī)模大的企業(yè)，檔案的分類層次一般為三級(jí)甚至四級(jí)。
( 2) 同一企業(yè)的不同門類的檔案分類層次的確定方法。這種方法是由工作性質(zhì)與任務(wù)以及檔案的數(shù)量與規(guī)模決定的。如商業(yè)企業(yè)中，其經(jīng)營管理檔案體現(xiàn)著這類企業(yè)的基本職能，其工作復(fù)雜，檔案數(shù)量多，所以，可能需要?jiǎng)澐秩?jí)或三級(jí)以上，而它的設(shè)備檔案僅是企業(yè)的輔助職能，所以，只劃兩級(jí)就夠用了。
三、編立保管單位( 立卷)
案卷是按照一定的主題、內(nèi)部特征和外部特征編立的，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)和一般檢索的基本單位之一，是組成全宗的基本單位?，F(xiàn)行企業(yè)的文件立卷工作在文書部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行，但檔案部門應(yīng)該對(duì)立卷工作予以協(xié)助和指導(dǎo)。
四、案卷排列
指根據(jù)一定的方法，確定每類案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。其排列方法有多種：
( 1) 按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列。
( 2) 按照案卷內(nèi)容所反映的一定問題排列。
( 3) 按照案卷所屬起止日期( 時(shí)間) 來排列。
( 4) 按文件的作者、收發(fā)文的單位以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。
( 5) 人事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序或四角號(hào)碼等方法排列。
前兩種方法是最常用的，也是比較好的方法。上述方法，可以單獨(dú)使用，但實(shí)際上往往是幾種方法結(jié)合使用。其中，第一、二、四種，往往又都結(jié)合重要程度使用。一個(gè)全宗內(nèi)各類案卷的排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，一個(gè)類內(nèi)的案卷的排列，在一個(gè)層次上只能用一種方法，以下再依次結(jié)合其他方法排列，而不能同時(shí)平列運(yùn)用幾種方法排列案卷。對(duì)于具有不同類型和保管期限的檔案的全宗，在案卷排列中應(yīng)予以區(qū)分。
五、編制案卷目錄
案卷目錄即案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。
設(shè)置案卷目錄的原則是，必須按照全宗來編制，一個(gè)全宗編一本，也可以編幾本案卷目錄。因此，案卷目錄的類型基本上有兩種：以全宗為單位編制的綜合目錄；以全宗內(nèi)各種門類為單位編制的分冊(cè)目錄。
分冊(cè)目錄按其門類的特征，其編制方法又可分為以下幾種：
( 1) 以全宗檔案分類的類別為單位編制。
( 2) 按保管期限編制。
( 3) 按保管期限結(jié)合分類方案編制。這種方法又可分為兩種形式：按全宗內(nèi)案卷的不同保管期限，各編制一本或幾本案卷目錄；按全宗內(nèi)擋案分類的類別，各編制一本或幾本案卷目錄。
( 4) 按檔案的機(jī)密程度分別編制。
一般，案卷目錄的冊(cè)數(shù)和案卷號(hào)碼的位數(shù)不宜過多，以將案卷數(shù)控制在千位以內(nèi)為宜。