實物檔案整理規(guī)則國家

如何整理檔案

機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導(dǎo)及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀(jì)念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)?、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)隆s譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結(jié)論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

政府檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定：

為加強辦公室檔案工作，全面提高辦公室檔案管理水平，以更好地為辦公室各項工作服務(wù)，特制訂本制度。

一、檔案管理體制和職責(zé)范圍

1.檔案管理體制

(1)辦公室的檔案管理按分級管理的方法進行，在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，由分管副主任、機要檔案室、各科室組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(2)辦公室建立科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各科室須明確相對穩(wěn)定的兼職檔案人員。業(yè)務(wù)上接受檔案室的指導(dǎo)。

(3)檔案室成員應(yīng)努力提高學(xué)識水平和工作能力。

2.職責(zé)范圍

(1)機要檔案室是辦公室負(fù)責(zé)檔案管理的專門科室，職責(zé)與權(quán)限按照辦公室檔案工作崗位職責(zé)執(zhí)行。

(2)辦公室由分管副主任具體負(fù)責(zé)檔案工作，機要檔案室必須定期向分管副主任匯報工作。

(3)各科室要做好文件材料的形成、積累、歸檔工作，確保歸檔文件的完整、準(zhǔn)確。

二、歸檔制度

1.歸檔范圍的保管期限

(1)辦公室辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，包括政府常務(wù)會議紀(jì)要、縣長專題辦公會議紀(jì)要、政府工作簡報、政務(wù)信息、大事記等文件材料及牌匾等實物檔案，均屬歸檔范圍。

(2)辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期，定期分長期（三十年）和短期（十年）兩種；會計檔案保管期限的種類也分為永久和定期，定期有暫存、十五年和二十五年。

(3)凡對辦公室有長遠(yuǎn)保存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間范圍內(nèi)有利用價值的檔案列為長期和短期。

2.歸檔時間

實行年度歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府常務(wù)會議紀(jì)要、縣長專題辦公會議紀(jì)要、政府工作簡報、大事記、政務(wù)信息一律在次年第一季度內(nèi)，由相關(guān)科室負(fù)責(zé)人審定后，向機要檔案室移交。

3.歸檔要求

(1)歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。

(2)歸檔的文件必須準(zhǔn)確地反映辦公室活動的真實情況和歷史過程。

(3)歸檔的文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書寫工整清晰。

(4)各科室要把歸檔文件材料，經(jīng)整理后向機要檔案室移交。

4.歸檔手續(xù)

(1)凡屬移交檔案室的文件均應(yīng)按照要求進行收集、整理、移交檔案一律移交原件。

(2)向機要檔案室移交時，必須做好交接手續(xù)。

三、檔案的利用

1.檔案信息工作重點服務(wù)于辦公室的各項工作。

2.非辦公室人員或其他單位查閱檔案時，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。并不得擅自擴大查閱范圍。

3.查閱密級文件必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，密級文件不得擅自復(fù)印。

4.閱檔人員必須愛護檔案，不得損壞污穢，不準(zhǔn)在檔案上涂改、圈劃、批注；不準(zhǔn)剪裁檔案。

四、檔案保管制度

1、機要檔案室實行專人管理，確保檔案完整與安全。

2、檔案室應(yīng)該保持整潔、并配備防盜、防火、防高溫、防霉、防潮、防蟲等設(shè)施。

3、檔案室嚴(yán)禁吸煙，不存放與檔案無關(guān)的物品，檔案室周圍嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。

五、檔案保密制度

1、檔案人員要嚴(yán)格遵守黨和國家的保密制度，認(rèn)真做好檔案保密工作。

2、查閱密級文件必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，密級文件不得擅自復(fù)印。

3、查閱機要文件、會議記錄等檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴大查閱范圍。

4、凡案卷內(nèi)容涉及保密問題的，一律不得外借和泄密。

六、檔案鑒定銷毀制度

1、檔案鑒定必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定進行，不準(zhǔn)由個人隨意鑒定、銷毀。

2、銷毀失去保存價值的檔案，必須嚴(yán)格審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得銷毀。

3、銷毀檔案必須定由兩人以上負(fù)責(zé)，并在銷毀清冊上注明銷毀日期和簽名。

七、檔案人員崗位職責(zé)

1、服從主任的領(lǐng)導(dǎo)，接受上級部門的指導(dǎo)，按時、按質(zhì)、按量地完成本崗位工作任務(wù)及主任交辦的其他任務(wù)。

2、 機要檔案員負(fù)責(zé)做好機要文件的整理、分類，做好收文登記、分發(fā)文件、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和借閱等管理工作。

3、通訊員要積極配合檔案人員的工作，把需要領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件及時、準(zhǔn)確的送到領(lǐng)導(dǎo)辦公室，待領(lǐng)導(dǎo)批閱完畢后及時交由機要檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過程中，要增強保密意識，高度負(fù)責(zé)，保證不丟失、不損壞文件。

4、督促各科室有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

5、 各科室兼職檔案人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，按規(guī)定向機要檔案室移交歸檔，并辦好交接手續(xù)，做到職責(zé)分明、手續(xù)齊全。

6、各科室兼職檔案人員接受機要檔案室的指導(dǎo)和監(jiān)督，按時、按質(zhì)、按量完成本崗位任務(wù)。

擴展資料：

檔案管理辦法:

第一條 為健全和加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的規(guī)范管理，更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作和農(nóng)民服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》及有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合我省實際，制定本細(xì)則。

第二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位在工作、業(yè)務(wù)活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的行政管理和檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府工作必不可少的環(huán)節(jié)，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的一項重要基礎(chǔ)工作。應(yīng)切實加強領(lǐng)導(dǎo)，明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管，配備檔案人員，把檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，檔案部門所需經(jīng)費列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政預(yù)算，納入分管領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)管理責(zé)任制。

切實解決好檔案庫房、裝具和防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施。經(jīng)濟條件較好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)有檔案人員辦公室、閱檔室，配置標(biāo)準(zhǔn)鐵皮柜、木制櫥和復(fù)印機、計算機、攝像機等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備。

第四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)立綜合檔案室或檔案館，集中管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案；鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作業(yè)務(wù)上接受縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室（館）應(yīng)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、事業(yè)單位及村民委員會的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

各類檔案按下列方法排列編目:

1、文書檔案的排列與編目。卷內(nèi)文件排列按時間的先后順序排列，一分文件做到正本在前底稿在后，批復(fù)在前請示在后，正件在前附件在后。在一個全宗內(nèi)，首先分年度，然后分保管期限排列，先排永久卷，后排長期、短期卷。在同一種保管期限內(nèi)，按黨委類、政府類、人大政協(xié)類、工青婦、協(xié)會類進行排列，每一類目內(nèi)，先排本級，再排上級、后排下級的案卷。

2、會計檔案的排列與編目。會計檔案按憑證、帳簿、財務(wù)報告和其他四個屬類分年度排列、編號。也可先分年度，再按屬類排列、編號。但在一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)只能采用一種方法。

3、科技檔案的排列與編目?？萍紮n案分為產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究與推廣應(yīng)用、基本建設(shè)、設(shè)備儀器檔案四大類。每個大類內(nèi)按單個項目（即一個產(chǎn)品、一個課題、一項工程、一臺設(shè)備儀器）的順序排列編目。并保持其文件材料的系統(tǒng)和完整性，便于滿足用戶利用的要求。

4、聲像檔案的排列與編目。聲像檔案按照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁碟等載體，按時間順序進行排列，每年度各自編一個流水號。

5、實物檔案。實物檔案按照榮譽性實物、廢止印章、題詞書畫、名優(yōu)產(chǎn)品分類整理，各自按時間順序排列，分別編一個流水號。

6、專門檔案，如計劃生育、婚姻、戶籍、人事、司法、土地、社會保險等專門檔案，按有關(guān)規(guī)定要求整理、排列、編號。

參考資料：

百度百科-鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦法

檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)有哪些？

檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)有很多，比如：

GB / T 28624-2012組織機構(gòu)代碼數(shù)字檔案管理和技術(shù)規(guī)格

GB / T 27703-2011信息與文獻圖書館和檔案館的文獻保存要求

GB / T 28042-2011為基礎(chǔ)的電子商業(yè)的主要活性交易個人信用檔案規(guī)范

GB / T 24422-2009信息和文獻 - 檔案紙耐久性和耐用性要求

GB / T 15418-2009檔案分類索引規(guī)則

檔案開放的起始時間：

（一）中華人民共和國成立以前的檔案（包括清代和清代以前的檔案；民國時期的檔案和革命歷史檔案），自本辦法實施之日起向社會開放。

（二）中華人民共和國成立以來形成的檔案，自形成之日起滿30年向社會開放。

（三）經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時向社會開放。

文件歸檔的中華人民共和國歸檔文件整理規(guī)則

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機關(guān)、團體和其他社會組織。 本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。2.1 歸檔文件DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準(zhǔn) 2001-01-01實施2.2 歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.3 件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。 4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。 5.1 裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。5.2 分類歸檔文件可以采用年度－機構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。5.2.1 按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2 按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3 按機構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。5.3 排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。5.4 編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設(shè)置。以下同）。5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4 件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從1開始標(biāo)注。館編件號按進館要求標(biāo)注。5.4.5 機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。5.5 編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。5.5.1.1 件號：填寫室編件號。5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加〔 〕號。5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬為297mm×210mm）。5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。5.6 裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。5.6.1 檔案盒5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。5.6.2 備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。