檔案存放與整理

法律分析：
1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條 下列會計資料應(yīng)當(dāng)進行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

衍生問題：
出納檔案整理的方法有哪些？
(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財務(wù)管理要求進行分類，一般應(yīng)與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時，應(yīng)當(dāng)對一些無效或不需用的單據(jù)進行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應(yīng)加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應(yīng)加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號存裝，防止散落;對于采用財務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料，應(yīng)當(dāng)立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對舊賬進行整理，對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項目填寫不全的，應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。

檔案存放方法和流程

檔案存放方法和流程

一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是我為大家整理檔案存放方法和流程相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

當(dāng)你手里有檔案時會發(fā)生什么？

1、它將成為一個死檔案。如果你把你的檔案放在自己手里超過兩年，你的檔案將成為一個死檔案。現(xiàn)在，紙質(zhì)檔案和電子檔案是同步的。如果其中一個丟失，檔案中的信息將被立即補充和修復(fù)。當(dāng)然，你不需要親自保存電子檔案。但是紙質(zhì)檔案需要存放在學(xué)校、機構(gòu)、人才市場和其他地方。紙質(zhì)檔案存儲在您自己的手中，兩年以上都不能檢查和更新。您的檔案將被視為無效檔案。這是為了確保每個人的檔案總是實用的。

2、當(dāng)學(xué)校和機構(gòu)選擇專業(yè)職稱或獎項時，檔案將無效，因為它們是在自己手中打開的。因為檔案是在你自己手里啟封的，這說明檔案的保密性和真實性不可能。

存放檔案的地方

1、學(xué)校。學(xué)校本身是允許學(xué)生存儲檔案的，但只能保存兩年。這是因為每年都有大量的學(xué)生進出學(xué)校，所以檔案不能長時間保存在學(xué)校，以防檔案被轉(zhuǎn)移。這兩年實際上是學(xué)校給你的兩年職業(yè)選擇期。兩年多以后，如果你不轉(zhuǎn)移檔案，你的`檔案就會被送到學(xué)生的來源。

2、公司。有些單位有檔案管理權(quán)限，一般都是國有企業(yè)。然而，由于不是所有單位都有這個權(quán)限，假設(shè)你的工作已經(jīng)轉(zhuǎn)移，記得轉(zhuǎn)移你的檔案。你必須知道你的新單位是否能儲存檔案。

3、你出生的地方。打算畢業(yè)后回家發(fā)展的學(xué)生可以把自己的檔案帶回原籍，這樣更安全也更方便。這種存放方法在原工作場所存放后簡單方便。但是，如果你在兩年內(nèi)離開家鄉(xiāng)去工作，你必須重新辦理調(diào)動手續(xù)。

4、人才市場。這是每個人存儲檔案的最佳方式。畢竟，人才中心是人才和企業(yè)之間的橋梁。同時，為個人保存檔案也是國家賦予的工作，也是國家為個人提供檔案的地方。

拓展：檔案轉(zhuǎn)遞流程

一在辦理檔案轉(zhuǎn)遞時，需要先到檔案接收單位了解當(dāng)年檔案接收政策以及所需材料，一般接收單位會幫你出具一份調(diào)檔函證明，同意接收你的個人檔案。

拿到這份調(diào)檔函之后，帶到原檔案保管地提交調(diào)檔函，檔案保管地審核，你所提交的材料之后就會幫你辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。

在這里大家注意了，辦理檔案轉(zhuǎn)出時是不會接觸到個人檔案的個人檔案，一般會通過特殊的渠道轉(zhuǎn)遞到檔案接收地。

在檔案到達檔案接收地后，還需要再去檔案接收地辦理檔案托管的相關(guān)手續(xù)，所有手續(xù)辦理完成之后，大家還要和檔案接收地要一份檔案托管回執(zhí)單，或者存檔證明方便以后進行檔案調(diào)取。

文員應(yīng)該如何進行檔案的收集和整理？

怎樣管理檔案

想要做好檔案管理，就要了解檔案管理都有哪些內(nèi)容：

01企業(yè)檔案的收集

檔案產(chǎn)生于企業(yè)內(nèi)部人員的日常工作中，要將文件材料歸檔保存，首先得收集有價值的內(nèi)容。在具體的執(zhí)行中，需要我們建立健全立卷歸檔制度；明確檔案歸檔范圍、歸檔時間、以及相應(yīng)的保管期限。

對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，明確規(guī)章制度之后，檔案管理人員需要采取措施積極收全、補全檔案，并及時催辦理完畢的文件上交回收，檢查齊全后整理立卷歸檔。對于使用檔案管理系統(tǒng)的企業(yè)來說，可指定檔案管理專員從日常工作的第三方軟件中直接轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)中，或直接掃描上傳到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。

02企業(yè)檔案的歸檔立卷

檔案收集完備后，企業(yè)檔案管理人員需要區(qū)分全宗，確定立檔單位。其次是依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序等將檔案進行分類。分類好的案卷分組防止在待辦卷宗內(nèi)。接著是案卷排列，立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。然后是整理案卷，案卷厚度應(yīng)當(dāng)適宜，建議控制在1厘米到2厘米之間，材料過窄應(yīng)當(dāng)加車邊；材料過款應(yīng)折疊整齊；自己難辨認的，應(yīng)附抄件。最后是確定保管期限、編制檔案目錄，按一定次序排列和存放。

上述描述的是傳統(tǒng)檔案的歸檔立卷方式，對于使用檔案管理系統(tǒng)的企業(yè)來說，可直接在系統(tǒng)當(dāng)中構(gòu)建檔案管理框架，將企業(yè)檔案單個或批量上傳到系統(tǒng)當(dāng)中，并做好條目掛接與屬性編輯就好。

03企業(yè)檔案的保管

對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、實體檔案而言，做好檔案保管工作需要公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４鏅n案，同時需要做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防塵、防鼠害、防強光等工作。如果上線了檔案管理系統(tǒng)后，可以實體檔案室中布設(shè)各種溫濕度傳感器，將實時的數(shù)據(jù)情況回傳到平臺當(dāng)中，進而實現(xiàn)對檔案環(huán)境的及時、有效調(diào)控。

檔案管理系統(tǒng)可以對企業(yè)電子化檔案進行安全地保管和利用，同時減輕實體庫房的庫存壓力。

04企業(yè)檔案的鑒定

并不是所有資料都需要保存，都值得保存，只有那些對國家、社會和企業(yè)有保存價值的文件材料，才有保存的必要。鑒定后需要根據(jù)行業(yè)與公司的相關(guān)規(guī)定確定檔案的保管期限（永久、長期、還是短期）。制定好相關(guān)規(guī)范后，檔案管理員可根據(jù)規(guī)范確定，不明確的也可咨詢檔案管理專業(yè)人士確定。

在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，對于有爭議的檔案，可以通過提交流程化申請，綜合各相關(guān)部門和專業(yè)意見，進行系統(tǒng)化評估。

05企業(yè)檔案的銷毀

對于已經(jīng)失效的檔案，檔案管理員需要認真鑒定、編制銷毀清冊，辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)過企業(yè)董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能銷毀。銷毀的時候需要二人以上監(jiān)銷。

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)上，提供了靈活設(shè)定檔案保存期限，檔案管理員在系統(tǒng)上可方便查看檔案保管期限，到期直接線上提交申請后即可銷毀，銷毀申請和文件均記錄在案。

06企業(yè)檔案的借閱與利用

企業(yè)檔案涉及企業(yè)機密文件，因此在日常的借閱、利用過程中，應(yīng)做好規(guī)范化管理和保密工作。不論實體檔案、還是電子檔案，凡使用檔案者，都需要填寫調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密集，經(jīng)各方領(lǐng)導(dǎo)簽訂批準(zhǔn)后方能調(diào)閱案卷。

如果流轉(zhuǎn)的是實體檔案，需要確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損壞。外單位借閱檔案，應(yīng)持有應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。如果借閱的是電子檔案，系統(tǒng)具有很好的保密性，也為檔案的流轉(zhuǎn)提供了很大便利，只需要在系統(tǒng)內(nèi)按規(guī)范操作即可。

會博通可為企業(yè)提供“線上+線下”，“實體+電子”的全流程、智能化檔案管理服務(wù)。企業(yè)檔案管理不僅需要專業(yè)的檔案管理人員，也需要專業(yè)的檔案管理工具，會博通用檔案管理軟件應(yīng)用于服務(wù)助力企業(yè)進行知識積淀、加速成長。

檔案怎么管理

檔案要這樣管理:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用六方面工作。

1.檔案管理單位規(guī)范。企業(yè)單位管理檔案要科學(xué)地歸類、排列、編目，每一卷都要建立一個完整的宗卷，記載檔案單位和檔案的變化。文件排列以全宗為單位，按不同保管期限排列，做到排出整齊。注冊統(tǒng)計規(guī)范：規(guī)范管理單位的檔案要有登記、統(tǒng)計制度，對檔案的接收、轉(zhuǎn)移、整理、鑒定、銷毀、使用等要有詳細的記錄，數(shù)字要準(zhǔn)確，案卷與目錄數(shù)字相符。

2.檔案收集工作的意義：檔案收集工作是檔案工作中極其重要的一環(huán)。它與其他檔案工作相比，處于一種特殊的地位，做好檔案的收集工作，對整個檔案工作都有重要意義。

收繳是檔案工作的起點，是做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)，收集工作是整個檔案館(室)獲取和積累檔案的一種手段。就國家檔案工作的組織而言，檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和首要的具體措施。就采集工作質(zhì)量高低的影響而言，直接關(guān)系到檔案工作的其它環(huán)節(jié)。

3.收集檔案工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。歸檔工作：歸檔工作是指從零散到系統(tǒng)的過程，這是檔案工作的基礎(chǔ)。識別：檔案數(shù)量日益增加，有的檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些喪失了保存價值的檔案，而對檔案不同的保存價值進行區(qū)分，以使檔案能分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用。

保管：由于自然的、人為的各種因素，為解決檔案的不斷破壞和長期利用的矛盾，采取各種保護措施，保證其完整、完備，盡可能延長其壽命，從而形成檔案的保管工作。對于檔案、檔案工作狀況的統(tǒng)計、分析、研究，形成檔案工作的統(tǒng)計工作。

使用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。