檔案整理裝訂

根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》要求，干部檔案鑒定、分類、整理后要打孔裝訂成卷。裝訂成卷整齊、美觀、不易散失，但在實際工作中存在許多弊端： 一是對檔案的損害?，F(xiàn)在推薦使用的干部檔案裝具，須用打孔機打上三個0.6厘米的裝訂孔，用金屬軟釘穿扎、固定。由于干部檔案是由學生、軍人、工人等檔案轉(zhuǎn)化而來，多次整理、多次裝訂，左側(cè)已是千瘡百孔，再加上年代久遠的紙張薄軟，許多已必須經(jīng)過修補才能裝訂。 二是不方便檔案的整理。干部檔案，不同于文書檔案，立卷后基本固定不動。干部檔案，一人一卷，每年都有年度考核、工資變動、繼續(xù)教育等人事材料產(chǎn)生，每年都要將人事材料插入相應的類別、相應的位置，都需要拆卷重新裝訂，工作量較大。 三是不方便檔案的利用。干部檔案在干部選拔、出國培訓、離退休辦理、職稱評定、福利待遇、政審等方面利用率較高，有時需要提供復印件或原件，也需要拆卷取出單份材料復制，再裝訂起來。 四是不方便檔案的信息化管理。隨著辦公自動化的推廣，信息化進程的推進，干部人事檔案信息化管理勢在必行，在一個系統(tǒng)內(nèi)或一定范圍內(nèi)人事檔案信息資源共享的機制在逐步建立和完善，干部檔案的數(shù)字化成為主要的工作任務，而裝訂成卷無疑不便于掃描等技術(shù)處理。 五是不利于檔案的安全保密。對于本人或其他組織按規(guī)定查閱某份人事材料，由于裝訂成卷不得不整卷提供利用，難以控制利用者查看、閱讀其他人事材料。 六是文書檔案的歸檔整理規(guī)則已為干部檔案的整理提供了有益的借鑒。從2000年開始，對文書立卷的方法進行了改革，簡化整理，深化檢索，實行單份文件裝訂，簡單分類，劃分保管期限，裝盒管理，便于操作，便于掌握，提高了工作效率。 干部檔案雖然不整卷裝訂，但仍然按照干部檔案的形成規(guī)律、整理原則、分類方法整理。允許選擇靈活、方便、科學、安全的裝訂方式，比如用封套袋、燕尾夾等將不同類別的人事材料相對固定，再裝入人事檔案盒中，好管、好用，也省時、省力。

案卷裝訂方法

案卷裝訂多采用三孔雙線法，具體步驟如下：

1、在檔案左側(cè)適當位置打三個孔，如圖所示：

2、剪一根適當長度的裝訂線，再將其對折成雙股，從檔案正面穿過至背面形成活口，具體如圖所示：

3、將雙線兩端分別從檔案正面兩頭孔穿過，形成W狀，如圖：

檔案的幾種裝訂方法

檔案的裝訂方法主要是基于文案檔案管理的“重管理輕利用”的特點,采取以卷為單位將文件合訂于硬卷皮中的檔案裝訂辦法。這種文獻檔案的裝訂方法,主要是結(jié)合當時的時代特殊背景

怎樣整理檔案

1、系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2、局部調(diào)整

對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。

3、全過程整理

檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

整理過程

1、折疊整理“”按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

2、折疊來源原則：把同一機構(gòu)、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。

3、折疊檔案實體分類：根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

4、折疊立檔單位：構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織或個人。

5、折疊聯(lián)合全宗：由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。

6、折疊匯集全宗：由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。

7、折疊全宗群：由若干個具有時間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.

8、折疊案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

9、折疊立卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。

10、折疊卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。

11、折疊檔號：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

會計檔案應如何分類、整理、裝訂？

賬簿在更換新賬后除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理歸入會計檔案保管。歸檔前應做好以下幾項工作：

（l）賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后，按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。

（2）活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全，去除空白頁和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起；在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類，編好卷號，由會計主管人員、裝訂人或經(jīng)辦人簽章。

（3）賬簿裝訂后的其他要求。會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象；會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋印章；封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號要一年一編，編號順序是總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬；舊賬裝訂完畢后，按規(guī)定要求進行保管。