工會(huì)檔案整理

第一條以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，聯(lián)系公司工會(huì)實(shí)際情況，特制訂本辦法。

第二條公司工會(huì)辦公室設(shè)立專門的檔案工作，處理業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)受公司檔案處指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，其任務(wù)包括：

收集、整理、立卷、保管公司工會(huì)的文書檔案；

積極開展檔案的提供利用工作；

進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)；

認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

第三條歸檔

歸檔的文書包括：

公司工會(huì)與有關(guān)單位的來往信函、各種協(xié)議書、合同等；

公司工會(huì)會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、獎(jiǎng)懲以及規(guī)章制度）；

公司工會(huì)制訂的各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、工作總結(jié)等；

公司工會(huì)主持召開的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會(huì)議總結(jié)、紀(jì)要；

上級(jí)工會(huì)的各類文件；

公司各部門的發(fā)文；

其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。

第四條歸檔要求

歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔；

在一個(gè)類型的案卷內(nèi)要按問題或文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列；

案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）3種；

按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫案卷目錄備考表；

全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。

第五條檔案借閱

借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，若遇必須帶出檔案室查閱的，一定要經(jīng)過辦公室主任批準(zhǔn)；

借閱檔案的時(shí)間一般最長不能超過10天，密級(jí)檔案最長不能超過一周；

借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案；

借檔人的確由于工作原因而需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；

借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

怎樣建立工會(huì)工作文書管理檔案

按以下管理辦法管理工會(huì)檔案
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)檔案管理制度》，利用多種形式，開展檔案宣傳工作，增強(qiáng)工會(huì)文書的檔案管理意識(shí)，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用。
二、工會(huì)形成的檔案是工會(huì)的寶貴財(cái)富，檔案工作是工會(huì)工作的組成部分。工會(huì)全體工作人員都要重視檔案工作，注意積累材料，按規(guī)定及時(shí)歸檔。
三、工會(huì)文書檔案歸檔范圍：
1、上級(jí)有關(guān)工會(huì)工作的文件
2、職代會(huì)文件材料
（1）職代會(huì)計(jì)劃、通知、工作報(bào)告、議程、決議、總結(jié)、記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、大會(huì)發(fā)言稿、照片、錄音、錄像；大會(huì)主席團(tuán)、秘書長、代表和列席代表名單；候選人和情況介紹；選舉辦法、選舉結(jié)果和上級(jí)批復(fù)等；
（2）大會(huì)提案及情況；會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議講座情況及反映記錄等
（3）會(huì)議參考文件、工作人員名單、工作證、代表證、列席選票式樣
3、有關(guān)工會(huì)工作的報(bào)告、請示及批示、批復(fù)
4、工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)及綜合匯報(bào)材料
5、校工會(huì)的決定、管理辦法及有關(guān)文件材料
6、表彰工會(huì)先進(jìn)集體、個(gè)人的材料、名單
7、工會(huì)組織大型文體活動(dòng)的文件材料
8、工會(huì)基本情況統(tǒng)計(jì)材料
9、基層工會(huì)干部名冊、會(huì)員名冊
10、反映女工工作、家屬工作的文件材料
四、工會(huì)文書檔案整理和歸檔
1、集中統(tǒng)一管理工會(huì)各類文書檔案。負(fù)責(zé)接受、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管各類檔案及有關(guān)文件資料。開發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)提供利用。
2、歸檔的材料須按項(xiàng)目分類歸檔。各種歸檔材料在材料內(nèi)容形成后的七至十天歸檔。
3、歸檔材料一律用A4歸檔紙書寫。歸檔材料除圖片、照片、會(huì)議記錄外，其余均需具有原稿和打印件，有關(guān)文件需有紅頭和公章，不能用復(fù)印件。
4、檔案工作逐步采用計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

基層工會(huì)文書檔案立卷歸檔制度有哪些內(nèi)容？

第一章總則

第一條本制度以加強(qiáng)本公司工會(huì)文書立卷工作為目的。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，公司工會(huì)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都必須按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后應(yīng)及時(shí)交給專（兼）職文書人員歸檔。檔案管理人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第二章文件材料的收集管理

第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負(fù)責(zé)整理本部門的文件材料，并保持其穩(wěn)定性。若有人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

第五條凡本公司工會(huì)發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條幾個(gè)部門參與辦理一項(xiàng)工作，在這樣的工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

公司工會(huì)工作中外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后才可向財(cái)務(wù)部門核報(bào)旅費(fèi)；

本公司工會(huì)召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。

第七條各部門專（兼）職文書的職責(zé)。

了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料；

認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔工作做好，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)；

承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借閱登記手續(xù)。

第三章歸檔范圍

第八條重要的會(huì)議材料，包括：會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。

第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

第十條本公司工會(huì)對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條本公司工會(huì)的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第十二條本公司工會(huì)反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第十三條本公司工會(huì)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

第十四條信訪工作材料。

第十五條本公司工會(huì)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第十六條本公司工會(huì)干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

第十七條本公司工會(huì)職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

第十八條本公司工會(huì)的發(fā)展歷程、重大事件及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第四章平時(shí)歸卷

第十九條各部門都要建立并健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一管理。

第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明易懂，序號(hào)明確。

第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)收集并整理將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第二十二條專（兼）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入保存文件的夾內(nèi)“對號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第五章立卷

第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作應(yīng)由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，不能將分開存放，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，對于少數(shù)與絕密電文有緊密聯(lián)系的普通文電，可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料按照其形成的規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫序號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號(hào)。

第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫案內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在卷尾的備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。

第三十二條案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂：裝訂前，去掉文件材料包含的金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按要求糊裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄），文件封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第六章附則

第三十四條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。

基層工會(huì)聲像檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)本公司工會(huì)的聲像檔案管理，特制定本辦法。

第二條本公司工會(huì)的聲像檔案包括本公司工會(huì)在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，對國家、社會(huì)、公司和公司工會(huì)有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等具有文字說明的歷史記錄。

聲像檔案一般由兩部分組成，即錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含底片）等和文字說明。

第三條聲像檔案是本公司工會(huì)卷宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

第二章聲像檔案資料的收集

第四條收集范圍。

反映本公司工會(huì)主要職能活動(dòng)工作成果的聲像資料；

本公司工會(huì)有關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與重大活動(dòng)的聲像資料；

本公司工會(huì)有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議的聲像資料；

其他具有保存價(jià)值的聲像資料。

第五條收集時(shí)間。

聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)與立檔部門其他載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況也可適當(dāng)延長歸檔時(shí)間；

檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的聲像資料。

第六條收集要求。

錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片（含底片）和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，以防散失，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷；

接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；

聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。

第七條聲像檔案資料的征集。

檔案部門有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料。

第八條聲像檔案的管理，包括分類、組合、排列和編目，要求歸檔材料系統(tǒng)有序，便于保管和利用。

第九條聲像檔案的管理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。

第十條分類、編號(hào)。

照片檔案按年代、問題分類。同一類型的照片按時(shí)間順序編號(hào)，并填寫其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：全宗號(hào)—流水號(hào)；

錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，屬于一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)；

編注與其他裁體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為（檔案形態(tài)）檔號(hào)、（檔案形態(tài)）檔號(hào)。

第十一條保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，確定保管期限。

第十二條文字說明的編寫。

文字說明的基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等’

編寫文字說明的要求：

準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的信息，標(biāo)注項(xiàng)目準(zhǔn)確齊全；

按照片的自然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。其中聯(lián)系密切的聲像資料應(yīng)輔以文字說明；

文字說明簡潔、通順；

時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

第十三條編制格式。

照片編制采用橫寫格式：照片、底片號(hào)—文字說明—參見號(hào)—攝制時(shí)間—攝制者；

錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上逐項(xiàng)填寫要求內(nèi)容。

第十四條案卷要求。

集中編放具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成的案卷；

卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄；

卷內(nèi)備考表。用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。

第十五條編目。

編排聲像檔案的目錄要依照GB37925－85《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。

第三章聲像檔案的保管

第十六條聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對已被損壞的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

第十七條保管條件。

底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13~15℃之間，相對濕度應(yīng)保持35％~45％；

照片庫溫應(yīng)保持14~24℃，相對濕度應(yīng)保持375％~675％；

錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18~24℃，相對濕度應(yīng)保持40％~60％。

第十八條底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁帶盒與盒的間距不小于3毫米；鐵皮柜不宜存放磁帶。

第十九條對庫存的照片檔案，每兩年要檢查一次。

第二十條歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記注冊。

第二十一條建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案的統(tǒng)計(jì)工作，如收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等。

第四章聲像檔案的開發(fā)利用

第二十二條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，以使利用更方便。

第二十三條建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，以聲像檔案的機(jī)密程度決定其利用范圍。

第二十四條聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。

第二十五條在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。

第五章附則

第二十六條本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后實(shí)施。

基層工會(huì)會(huì)計(jì)檔案管理制度有哪些具體內(nèi)容？

一、財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)資料的保管

每年度終了決算結(jié)束后應(yīng)對財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)資料全面分類整理編號(hào)、登記，由專人保管。

二、檔案的內(nèi)容

1會(huì)計(jì)憑證（原始憑證和記賬憑證）。

2賬簿（銀行日記賬、現(xiàn)金賬、明細(xì)賬和總賬）。

3會(huì)計(jì)報(bào)表（預(yù)決算報(bào)表、季度報(bào)表，月份庫存物資報(bào)表）。

4銀行存款對賬單，各種發(fā)票存根，憑證編號(hào)，作廢支票。

三、保管期限

根據(jù)國家規(guī)定年度會(huì)計(jì)報(bào)表永久保存，日報(bào)和季報(bào)保管3年~5年，各種會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)憑證保存10年。

四、銷毀

各種報(bào)表憑證、賬簿到期需要銷毀時(shí)，填寫會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，報(bào)經(jīng)上級(jí)財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。

五、調(diào)閱

調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要辦理調(diào)閱批準(zhǔn)手續(xù)。本單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意。外單位調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要有正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意，單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后要詳細(xì)登記調(diào)閱的檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人姓名和工作單位、調(diào)閱理由、歸還時(shí)間等。

調(diào)閱人員一般不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出，需要復(fù)制的要經(jīng)過本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開展重大活動(dòng)形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。
行政管理類下設(shè)二級(jí)類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫檔號(hào)章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。