對在檔案收集整理

(一) 做好檔案收集工作。
1、為防止文件傳閱過程中遺失，當(dāng)文件送達(dá)承辦人時，承辦人須簽字，共同承擔(dān)文件及時、完整歸檔的責(zé)任。
2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書，負(fù)責(zé)收集部門檔案。對一些重要文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件送交承辦人的方法。
3、在交接過程中全面清理資料，對散落在個人手頭上的資料，由各部門檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。
(二)制定合理的分類方案。
1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實物檔案等類型。
2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進(jìn)行分類。
3、音像、實物檔案以不同期限按行政事務(wù)類、經(jīng)營項目類、技術(shù)研發(fā)類等排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。
(三)認(rèn)真做好日常檔案管理。
各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計等多種臺帳。
(四)加強檔案管理工作的學(xué)習(xí)。
恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時工作要有計劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

怎樣做好檔案的收集和歸檔

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān) 檔案一般是完成了文書處理程式，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史檔案。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的檔案擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的檔案的質(zhì)量也就大不一樣。我專案部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面： 1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅標(biāo)頭檔案等 2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程式很混亂。 3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查詢。 4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面稽核，嚴(yán)格核稿，特別是對那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。 二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起 公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待檔案涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的儲存進(jìn)行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的檔案留存下來，以備隨時查閱和呼叫。評估工作對文書人員是個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的檔案中挑選出那些具有儲存價值的檔案進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進(jìn)行： 1、對檔案工作要有高度的認(rèn)識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對檔案管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程式和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。 2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份檔案，對每一份檔案做出科學(xué)的評估。 3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。。 三、完善公文材料，做好檔案收集工作 文書部門在公文最初歸檔時要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來檔案未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手： 1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該檔案是否具有儲存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其儲存的社會價值而被淘汰；而另一部分檔案，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程式，進(jìn)一步歸整，以備平時查閱。 2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生檔案，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該檔案的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式檔案、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程式集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準(zhǔn)備工作。 四、善于交流，接受新資訊，達(dá)到資源共享 作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文件的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新資訊，擴(kuò)大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會，主動向使用者推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達(dá)到資源共享的目的。 總之，檔案管理工作具有很強的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我專案部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機(jī)檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的資訊資源。

胡 *** 總書記多次提到"檔案工作是黨和 *** 工作中一項不可缺少的重要工作,也是一項默默無聞的工作". *** 總理在 *** 工作報告中也提到"要加強檔案保護(hù)工作".公安檔案在維護(hù)社會穩(wěn)定、保障經(jīng)濟(jì)建設(shè)、為民排憂解難、確保社會和諧發(fā)展中起著重要作用.而公安派出所的檔案管理

按以下政策檔案進(jìn)行收集整理就行了： 1、水利部《水利工程建設(shè)專案檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480號） 2、國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)的《重大建設(shè)專案檔案驗收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號） 3、水利部《水利工程建設(shè)專案檔案驗收管理辦法》水辦〔2008〕366號。

1、工程開工前原貌，包含工程周邊地形、地物。 2、工程開工典禮、奠基儀式或動工場面。 3、測量放線、基礎(chǔ)開挖。 4、基礎(chǔ)驗槽、鋼筋架立后隱蔽檢查場面及過程檢查、工程分部、分項驗收。 5、工程施工過程中有重要儲存價值的場面：關(guān)鍵工序；質(zhì)量、安全事故及處理后現(xiàn)場；重要領(lǐng)導(dǎo)視察。 6、各項現(xiàn)場試驗：如錨桿（索）拉拔試驗、鉆孔樁超聲波測試、動測試驗、閉水試驗、壓實度及彎沉檢測試驗、成橋靜載試驗等。 7、裝置開箱、裝置缺件及損毀等。 8、裝置安裝除錯、試運轉(zhuǎn)（單動、聯(lián)動等）。 9、工地重要會議：技術(shù)交底；方案討論；技術(shù)及設(shè)計變更等。 10、監(jiān)理旁站，重要工序驗收。 11、工程安全文明施工。 12、工程材料進(jìn)場后的驗收、取樣、做試件、送檢等材質(zhì)保證活動的拍攝。 13、工程竣工全貌。 14、其它具有儲存價值的場面。 15、照片檔案應(yīng)編制工程簡介及卷內(nèi)目錄。每張照片均應(yīng)有拍攝者、時間、題名。排列應(yīng)分類后再以時間為序。且應(yīng)根據(jù)紙件編號刻成光碟儲存、移交。 16、錄影檔案以光碟形式歸檔。 17、根據(jù)渝建發(fā)[2007]116號《關(guān)于報送建設(shè)工程電子檔案的通知》，竣工圖簽字齊備后，完善電子掃描件，并刻盤儲存、移交。

組卷構(gòu)成檔案，然后歸整檔案，一件事情就有始有終了

一、聲像檔案資料的歸檔范圍 建設(shè)單位報送聲像檔案資料的歸檔范圍如下： 1、2000平方米以上所有的建設(shè)工程專案都要報送有關(guān)照片檔案資料。 2、符合下列條件之一的建設(shè)工程報送有關(guān)照片和錄影資料： 7層（含7層）以上建筑；單項工程建筑面積3000平方米以上；專案總建筑面積1萬平方米以上；住宅小區(qū)3萬平方米以上；單跨跨度16米以上廠房；人防設(shè)施；市政主要道路；多孔100米或單孔40米以上橋梁；污水處理廠；垃圾處理廠；自來水廠；燃?xì)鈴S；發(fā)電廠；220千伏以上輸變電站；一級公路；港口碼頭；水利防洪設(shè)施。 3、符合下列條件之一的建設(shè)工程報送有關(guān)照片、錄音、錄影資料以及專題錄影片： 列為市級以上重點（或?qū)嵤拢┕こ痰膶０?；需申報市級以上?yōu)質(zhì)工程的專案。 二、建設(shè)工程聲像檔案資料歸檔內(nèi)容 （一）開工前原貌 1、原址、原貌及周邊狀況； 2、重要建（構(gòu)）筑物、紀(jì)念物； 3、拆遷情況。 （二）基礎(chǔ)工程 1、基礎(chǔ)異常情況技術(shù)處理，土壤巖樣分析過程等情況； 2、建筑物基礎(chǔ)型別及施工，特殊施工的技術(shù)工藝現(xiàn)場； 3、建筑物位移、沉降、變形及處理。 （三）主體工程 1、主體設(shè)計模型； 2、鋼筋結(jié)構(gòu)、管線等主要隱蔽工程施工情況； 3、砌體、砼灌注、屋面工程； 4、主體結(jié)構(gòu)布局、大型構(gòu)件安裝等現(xiàn)場； 5、防水、保溫、防腐工程的工藝現(xiàn)場； 6、采用新材料、新技術(shù)、新工藝等施工情況； 7、質(zhì)量事故及處理情況。 （四）竣工后新貌 1、工程整體外觀和立面狀況； 2、消防等主要設(shè)施情況等。 （五）其它方面 1、工程總體規(guī)劃、設(shè)計方案圖 2、開工、竣工儀式； 3、施工建設(shè)中的重要活動、重大事件； 4、工程質(zhì)量檢查驗收情況； 5、竣工驗收情況。 其中：開工前原貌、基礎(chǔ)處理、隱蔽工程、砼灌注、屋面、質(zhì)量事故、竣工后新貌為聲像檔案資料歸檔的必備內(nèi)容。 三、聲像檔案資料的歸檔要求 1、總體要求 移交歸檔的聲像檔案資料，應(yīng)當(dāng)真實全面地反映工程面貌和建設(shè)情況，必備內(nèi)容應(yīng)當(dāng)齊全；要按有關(guān)要求整理立卷，制成光碟，并填寫聲像檔案著錄卡。 2、照片檔案資料歸檔要求 （1）照片應(yīng)當(dāng)主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準(zhǔn)確，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象； （2）照片應(yīng)一律洗印成6寸的彩色照片； （3）數(shù)碼照片應(yīng)當(dāng)盡量使用不低于400萬畫素的數(shù)碼相機(jī)拍攝； （4）照片整理時，應(yīng)注明拍攝內(nèi)容、時間、地點、人物等； （5）照片的數(shù)量視工程專案而定，一般不少于30張。 3、錄影檔案資料歸檔要求 （1）錄影檔案資料應(yīng)當(dāng)使用DV攝像機(jī)或比DV攝像機(jī)拍攝效果更好的機(jī)器拍攝； （2）錄影檔案資料應(yīng)當(dāng)主題明確，影象穩(wěn)定、畫面清晰，色彩真實； （3）錄影帶應(yīng)當(dāng)材質(zhì)完好，沒有變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉脫落現(xiàn)象； （4）錄影檔案資料片長一般不少于30分鐘，并配有相應(yīng)的文字說明； （5）專題錄影片應(yīng)當(dāng)結(jié)構(gòu)完整，片長一般為5-10分鐘，并附有解說詞稿。 4、錄音檔案資料歸檔要求 （1）錄音檔案資料應(yīng)當(dāng)內(nèi)容完整，聲音清楚，材質(zhì)完好； （2）每盒錄音帶應(yīng)當(dāng)配有錄音文字整理材料，注明內(nèi)容、時間、地點、人物。 5、聲像檔案的編制、整理由建設(shè)單位指定專人負(fù)責(zé)，依照工程聲像檔案的編制要求，根據(jù)工程進(jìn)度和階段進(jìn)行編制，在編制過程中，及時與城建檔案館聯(lián)絡(luò)，接受城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 四、建設(shè)工程聲像檔案歸檔程式及有關(guān)事項 1、建設(shè)工程聲像檔案是建設(shè)工程竣工檔案的重要組成部分,應(yīng)與建設(shè)工程檔案一道進(jìn)行監(jiān)督管理和備案。工程建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)對建設(shè)專案全過程形成的聲像檔案進(jìn)行收集和歸檔，在工程竣工驗收前，一并和其它載體形式的工程檔案報送市城建檔案館進(jìn)行提前預(yù)驗收；驗收合格后，由城建檔案館出具《建設(shè)工程檔案預(yù)驗收意見書》，方可辦理工程竣工備案等手續(xù)。不報送聲像檔案的，市城建檔案館不予驗收竣工工程檔案。 2．建設(shè)工程竣工驗收合格后三個月內(nèi)，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向城建檔案館報送包括聲像檔案在內(nèi)的一套完整的竣工檔案。

檔案起到的作用區(qū)別對待，對特殊工種，對賬戶前（1994年10月前參加工作）工齡，必須以檔案記載為依據(jù)，這時檔案就起作用了。 對于完全以繳費年限計算退休金的人來講，沒有作用。 退休金高低單純與檔案無關(guān)，與你的繳費年限、繳費平均指數(shù)、個人賬戶資金余額、法定退休年齡時的社平工資數(shù)額有關(guān)。

一般情況下，學(xué)校把檔案寄到發(fā)給你的報到證上的地址的，能在他們的網(wǎng)上查最好，不能的話你要帶身份證到這個地方查。

論述如何做好檔案的收集工作

一、檔案收集要堅持“寧多勿漏”原則。檔案是來源于各項活動的原始記錄，它真實再現(xiàn)了各項活動的過程和結(jié)果。

檔案的價值是由檔案本身的屬性和社會對檔案的需求兩個方面決定的，其外在表現(xiàn)就是它的有用性，對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，對各項工作活動，起著重要的依據(jù)和參考作用。

在檔案材料收集過程中，我們始終圍繞一個“用”字，按照文書歸檔范圍，凡是認(rèn)為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來。

二、提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案材料的歸集。不少同志把開會帶回來的文件材料據(jù)為己有，占為己用，是圖以后自己使用起來方便。

針對這種情況，我們便改善服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平，以優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)贏得他們，使他們自覺自愿地把自己擁有的文件材料拿出來交給檔案室。

三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴(yán)格崗位管理。

做好檔案工作的意義：

一、收集工作是歸檔文件整理的著要環(huán)節(jié)，是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。檔案工作的工作對象是檔案，而檔案又是文件材料轉(zhuǎn)化而來的，轉(zhuǎn)化的過程，就是文件材料收集歸檔的過程，沒有文件材料的收集，就沒有檔案，沒有檔案，也就不可能有檔案工作。

檔案數(shù)量多少決定檔案工作規(guī)范的大小，檔案質(zhì)量高低決定檔案工作的水平高低。從這個意義上說，文件材料的收集工作，是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。

二、收集工作是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和措施。檔案是機(jī)關(guān)工作的歷史記錄，是廣大干部職工勞動和智慧的結(jié)晶，也是黨和國家的寶貴財富。

檔案案卷厚度的規(guī)定

法律分析：案卷不宜過厚,一般不超過40mm每個地方好像規(guī)定也不完全一樣，上海是每卷不超過200張。. 有些地方規(guī)定是文字檔案不超過3cm，圖紙的不超過4cm。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》

第一條 為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。

第二條 從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動，適用本法。

本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展水平相適應(yīng)。

第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

第五條 一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利。

第六條 國家鼓勵和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)科技成果在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，推動檔案科技進(jìn)步。國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識。國家鼓勵和支持在檔案領(lǐng)域開展國際交流與合作。

第七條 國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面做出突出貢獻(xiàn)的單位和個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵

科技檔案的收集與整理

科技檔案的收集與整理【1】

摘要：科技檔案是人類認(rèn)識自然和改造自然過程的原始記錄，科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是科學(xué)技術(shù)和社會文明發(fā)展到一定歷史階段的必然產(chǎn)物，是人類社會進(jìn)步的一個重要標(biāo)志。

本文主要針對科技檔案的收集與整理工作進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：科技檔案 收集 整理

馬克思說：“機(jī)器生產(chǎn)的發(fā)展，要求自覺地應(yīng)用自然科學(xué)?！鄙a(chǎn)力中也包括科學(xué)，因此可見、科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。

既然科學(xué)技術(shù)檔案是生產(chǎn)力的重要構(gòu)成部分，科技檔案情息管理通過開發(fā)利用可轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，能夠在經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。

科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是國家全部檔案的重要組成部分，它伴隨著科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)生而產(chǎn)生。

隨著科學(xué)社會化和社會科學(xué)化的趨勢日趨明顯，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會的各個領(lǐng)域。

因此，科技檔案管理已逐步成為社會管理的重要部分，發(fā)展并成熟起來。

一、科技檔案的收集工作

1.科技檔案的收集

科技檔案是開展科技檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是科技檔案信息資源開發(fā)的必要條件。

因此，科技檔案的收集在整個科技檔案業(yè)務(wù)管理工作中占有重要的地位，是一個關(guān)鍵性的工作環(huán)節(jié)。

做好科技檔案的收集工作，單靠科技業(yè)務(wù)部門的歸檔移交以及科技檔案部門的協(xié)助與指導(dǎo)還不夠，還需要檔案部門明確其指導(dǎo)思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動地開展科技檔案收集工作。

科技檔案收集，就是基層科技檔案機(jī)構(gòu)和科技專業(yè)檔案館按照一定的規(guī)章制度，通過接收、征集、征購等方式把科技檔案集中起來的一項業(yè)務(wù)活動。

其包括：基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集;科技專業(yè)檔案館的收集。

由于現(xiàn)階段我國存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應(yīng)，也有接收、征集、征購三種方式。

2.科技檔案的收集的要求

遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)，集中統(tǒng)一管理科技檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。

任何企事業(yè)單位的科技檔案都應(yīng)該由科技檔案部門依法進(jìn)行收集，實行統(tǒng)一管理，這是國家全部科技檔案實行集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。

遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。

基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集，標(biāo)志著科技文件在自身運動過程中發(fā)生了性質(zhì)的變化;科技專業(yè)檔案館的收集，標(biāo)志著科技檔案運動進(jìn)入到一個新的階段。

由于科技檔案是伴隨著各項科技生產(chǎn)活動有規(guī)律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規(guī)律。

保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，也是保證科技檔案質(zhì)量的重要“關(guān)口”，只有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集

3.1科技檔案機(jī)構(gòu)的收集渠道

部門歸檔的成套科技檔案這是基層科技檔案機(jī)構(gòu)收集科技檔案的主渠道;向科技部門或科技人員收集零散科技檔案;向本單位人員征集非職務(wù)科研成果檔案，單位人員非職務(wù)活動形成的科技成果，原則上大多屬于個人，其形成的科技檔案從產(chǎn)權(quán)的角度看，也應(yīng)歸個人所有的;收集外單位轉(zhuǎn)讓或移交的科技檔案對于企事業(yè)單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。

因此，基層科技檔案機(jī)構(gòu)在收集科技檔案時，有時會涉及到其他單位。

3.2基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集方法

科技檔案收集工作的目標(biāo)，是完整、準(zhǔn)確、及時地集中科技檔案。

基層科技檔案機(jī)構(gòu)圍繞這個目標(biāo)，再根據(jù)不同的收集渠道，應(yīng)采用靈活多樣的收集方法。

科技人員檔案意識的強弱，對科技檔案的收集有著重要的影響。

為此，增強科技人員的檔案意識，是做好科技檔案收集工作的一個關(guān)鍵，無論是成套接收還是零散收集都是如此。

要增強科技人員的檔案意識，必須做好思想工作，特別是要根據(jù)人的心理活動規(guī)律，加以疏導(dǎo)和激勵。

在此過程中，除了要調(diào)動科技人員的積極性之外，更應(yīng)當(dāng)在收集工作中實行嚴(yán)格的監(jiān)督控制。

科技檔案進(jìn)入檔案部門之后，發(fā)現(xiàn)不完整、不準(zhǔn)確的情況，通常要進(jìn)行的補充與糾正。

4.科技專業(yè)檔案館的收集

科技專業(yè)檔案館是國家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國家的科技資源，為社會服務(wù)。

這一宗旨突出了科技專業(yè)檔案館收集科技檔案的社會性，也明確了科技專業(yè)檔案館與基層科技檔案機(jī)構(gòu)在收集對象及其范圍方面的不同。

它的收集要本著價值原則、專業(yè)原則、層次原則和綜合原則來進(jìn)行工作。

二、科技檔案的整理

整理，是科技檔案進(jìn)入檔案部門后經(jīng)歷的第一次技術(shù)處理過程，即通過對科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。

科技檔案整理的內(nèi)容包括：分類、排架與編號，其中分類是科技檔案整理的核心。

整理工作，是科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。

整理是科技檔案實行科學(xué)管理的基礎(chǔ)。

科技檔案的整理，其實質(zhì)就是對科技檔案進(jìn)行有序的組織。

前蘇聯(lián)學(xué)者列夫涅爾說：“并不是每個系統(tǒng)都是可控的?？煽氐谋匾獥l件是該系統(tǒng)是有組織的?！彼砸ㄟ^對科技檔案形式特征的系統(tǒng)化，則可以達(dá)到對科技檔案實體的控制。

整理是科技檔案查找利用的前提。

科技檔案是否經(jīng)過整理，以及整理得是否科學(xué)，將直接影響到對它的利用。

經(jīng)過科學(xué)整理，科技檔案就能夠保持內(nèi)部相互之間的有機(jī)聯(lián)系以及信息的準(zhǔn)確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準(zhǔn)確、迅速地提供利用。

科技檔案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范內(nèi)的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而使庫藏全部科技檔案形成一個具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。

為了做好科技檔案的分類工作，每個基層科技檔案機(jī)構(gòu)和科技專業(yè)檔案館，都應(yīng)根據(jù)庫藏科技檔案的實際情況，編制科學(xué)的、切實可行的科技檔案分類方案。

科技檔案分類方案，是對科技檔案進(jìn)行類別劃分和正確歸類的依據(jù)性文件。

它提供了一個完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。

同時，科技檔案分類方案提綱挈領(lǐng)地反映了庫藏的全部內(nèi)容。

我們知道，一切科技生產(chǎn)活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點，前一階段形成的經(jīng)驗(科技檔案)，往往是后階段科技和生產(chǎn)活動的憑據(jù)。

生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜，現(xiàn)代化程度越高，越離不開科技檔案。

科技檔案管理如果脫離了科技檔案工作的實際，那將是無源之水、無本之木，所以科技檔案管理也要僅僅的跟隨實際工作的變化而變化，與時俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王實.新時期認(rèn)識與加強科技檔案工作的探討[J].湖南林業(yè)科技，2004(02).

[2]趙輝等.科技文件與科技檔案管理方法淺議[J].河南林業(yè)科技，2007(04).

加強科技檔案的收集與管理【2】

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，科技檔案的種類和數(shù)量日益增多，如何收集管理好檔案信息資源，以滿足科技人員的需求，是我們檔案工作者的首要任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】科技檔案 收集 管理

1.科技檔案收集與管理的重要性

科技檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究中形成的具有一定價值的科研項目、產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等檔案，是具有保存和參考價值的科學(xué)技術(shù)資料，對本單位的發(fā)展起著重要的作用。

1.1科技檔案是科技活動的真實記錄

科技檔案反映了一個單位的科研、生產(chǎn)活動的全過程，是科研、生產(chǎn)發(fā)展變化的歷史記錄，是廣大科技人員的勞動結(jié)晶。

它能為科技人員在進(jìn)行管理、科技決策、技術(shù)交流、經(jīng)驗總結(jié)、推廣應(yīng)用等方面提供信息和依據(jù)。

科技檔案是寶貴的無形資產(chǎn)，蘊藏著巨大財富，它在產(chǎn)品制造、設(shè)備維修、設(shè)施擴(kuò)建中為工程技術(shù)人員提供所需檔案材料，有效地提高工作效率。

同時，它還能促進(jìn)生產(chǎn)發(fā)展，提高知識創(chuàng)新能力，新產(chǎn)品開發(fā)能力和同行業(yè)的競爭力。

1.2科技檔案收集與整理是檔案管理的重要內(nèi)容

檔案法中明確規(guī)定，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供、利用等環(huán)節(jié)，其中收集是第一環(huán)節(jié)。

由此可見，強調(diào)對產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行收集、集中統(tǒng)一管理，才能保證檔案的完整齊全，才能使檔案工作更有效地為社會和諧、為科學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。

2.科技檔案收集與管理存在的問題

2.1對科技檔案的重要性認(rèn)識不夠

目前，科技檔案的收集工作仍處于一種被動的收集狀態(tài)，檔案資料的上交不及時，收集不齊全的情況較為普遍。

倘若不能更有效地保證科技檔案的完整與統(tǒng)一，不能為科技檔案工作的進(jìn)一步開展打下良好的基礎(chǔ)，就會影響和制約檔案工作的開展，勢必會影響整個單位發(fā)展的效率與效益。

2.2沒有法制意識和長期規(guī)劃

由于對科技檔案收集和管理工作沒有法制意識和長期規(guī)劃，有資料則歸，無資料就不歸，有的科技人員對檔案人員的收集、辦理移交檔案工作都是被動的，僅僅在等待著某些行政命令而缺乏主動性。

目前，我所還沒有形成完全主動歸檔的局面，因而，把“收集”、“歸檔”僅僅看作是一項檔案部門的工作，僅僅是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)而匆匆歸檔。

3.做好科技檔案收集與管理工作的意義

3.1增強檔案意識，做好收集管理工作

要做好檔案收集與管理工作，首先要改變觀念，增強檔案意識，檔案工作人員和科技人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》。

《檔案法》中規(guī)定，“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有”。

這就從法律上明確了應(yīng)該歸檔的文件必須履行正常程序，保證其系統(tǒng)完整。

檔案工作者還要按照《檔案法》積極主動地做好科技檔案的收集與管理工作。

檔案工作是伴隨著科研工作而進(jìn)行的企業(yè)主動行為，因此，要以主動的服務(wù)來促進(jìn)檔案收集工作的進(jìn)行，以跟蹤服務(wù)來保證收集工作的高效完整、統(tǒng)一真實。

3.2建立專兼職檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，敦促檔案產(chǎn)生部門歸檔

《檔案法》規(guī)定，檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，以維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。

這個原則是我國多年檔案管理經(jīng)驗的積累與總結(jié)，也是被檔案工作實踐證明是行之有效的，必須全面理解，認(rèn)真落實。

要做好科技檔案收集與管理工作，必須明確一名主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，有穩(wěn)定的檔案職能機(jī)構(gòu)，建立一支人員結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精湛、既懂科技又懂檔案的專職檔案員隊伍。

把檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)建設(shè)到科技檔案形成的各個部門，在這些部門設(shè)置兼職檔案員，并將其進(jìn)行培訓(xùn)，使他們成為部門檔案收集工作的實行者和監(jiān)督者，只有這樣，才能使科技檔案工作變被動為主動。

3.3加強科技檔案活動全過程的收集與管理工作

科技活動是長期、連續(xù)不斷進(jìn)行的，其中的科技檔案也是在這種循序漸進(jìn)的發(fā)展中不斷產(chǎn)生的。

科技資料在科研工作的早期對科技檔案管理具有較大的可塑性。

因此，為了提高科技檔案收集工作的質(zhì)量，在項目開展工作之際，應(yīng)及時地將科技檔案管理要求傳達(dá)到各級科研部門，使他們能夠在工作中正確地組織科技材料的編寫及保證今后歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性。

科研工作的最終目的是將科研轉(zhuǎn)入生產(chǎn)。

這一階段應(yīng)重點做好科研總結(jié)、使用說明書、成果照片、成果申報表、鑒定證書，以及課題論證報告等的收集工作。

這樣，由于文件資料產(chǎn)生部門比較分散，這就要求我們檔案工作者應(yīng)及時主動、有目的、有計劃地按照工程、項目的進(jìn)度做好文件材料的收集工作。

因此，無論是怎樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中去，明確職責(zé)，落實到人。

檔案整理的步驟