文書檔案的歸檔整理規(guī)則

日常文件歸檔的基本原則是：及時歸檔，文件齊全、完整，分類準確。

整理方法：

1、裝訂：

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

2、分類：

歸檔文件可以采用年度－機構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

擴展資料：

機關(guān)文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

參考資料來源：百度百科-文件歸檔

文件歸檔整理規(guī)定

1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。
文件伴隨著機關(guān)、團體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》為機關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。這些規(guī)范和標準連同長期以來各機關(guān)在文件處理過程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。
文件之間的有機聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯(lián)系，既能更好地反映機關(guān)主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
文件的價值是由它的內(nèi)容及其對本機關(guān)工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關(guān)文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
這是一項全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個有機整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。
【法律依據(jù)】
《實施細則》第二條規(guī)定：2.1歸檔文件整理應(yīng)當遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.2歸檔文件整理應(yīng)當區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應(yīng)當符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當符合國家檔案局有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關(guān)地方標準規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應(yīng)當保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

文件歸檔整理規(guī)定

法律分析：各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，各計劃單列市檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團檔案局，中央和國家機關(guān)各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室，各人民團體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院：檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）（代替DA/T22—2000）經(jīng)全國檔案工作標準化技術(shù)委員會審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準為推薦性行業(yè)標準，現(xiàn)予以發(fā)布，自2016年6月1日起實施。國家檔案局網(wǎng)站政策法規(guī)欄目的行業(yè)標準目錄中可查到該標準全文內(nèi)容。

法律依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》 4 整理原則

4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

4.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

4.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

4.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

②勘察、設(shè)計單位應(yīng)當在任務(wù)完成時，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

現(xiàn)行公文整理歸檔的規(guī)定是

歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。
2012年印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》為機關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。
公文整理歸檔是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書處理部門在文件輸入完畢后，按有關(guān)規(guī)定，對其中有查考保存價值的文件，按照他們在形成過程中的自然規(guī)律和特點，進行分類、排列、編目，使之有序化，并向檔案室或檔案人員移交的過程。公文格式，即公文規(guī)格樣式，是指公文中各個組成部分的構(gòu)成方式，它和文種是公文外在形式的兩個重要方面，直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準確地傳達發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應(yīng)當一文一事，不要一文數(shù)事。文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準確掌握和使用。
公務(wù)員事業(yè)編考試備考，詳情了解：

文書檔案整理歸檔流程與方法

1、整理與事件相關(guān)的所有資料，將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失，在編寫頁碼時可采用“共*頁，第x頁的編號方式。

2、編寫完頁碼之后，將統(tǒng)一事件相關(guān)的所有資料掃描后壓縮成一個壓縮包，在電腦里建立一個專門的文件夾，進行備份。

3、用Excel表格建立資料臺賬，包含資料的所有文件名稱、主要內(nèi)容概要、權(quán)利義務(wù)范圍、期限等主要內(nèi)容。

4、按順序?qū)⑺匈Y料排列好，按照單位要求的標準格式進行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中，在檔案袋的封皮上編號，注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。