聲像檔案的整理

聲像檔案管理辦法

聲像檔案管理辦法 (一)總則

一條 為加強(qiáng)本公司的聲像檔案，特制定本辦法。

貳條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對國家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。

三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

(二)聲像檔案資料的收集

四條 收集范圍

.反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問題的聲像資料;

.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料;

.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料。

.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。

.其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。

.其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

五條 收集時(shí)間

.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔;如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時(shí)間。

.檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的聲像資料。

六條 收集要求

.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失;

.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件;

.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。

七條 聲像檔案資料的征集

.檔案部門有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料;

.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報(bào)送目錄。

八條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷

本公司各部或個(gè)人凡按本辦法四條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。

(三)聲像檔案的`整理〖ht〗

九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。

十一條 分類、編號(hào)

.照片檔案按代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：全宗號(hào)-流水號(hào)。

.錄音帶、錄像帶、攝像帶按代-問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。

.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。

十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

十三條 文字說明的編寫

.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。

.編寫文字說明的要求：

()準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全;

()照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：

()文字簡潔、語言通順;

()時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。，

聲像檔案管理辦法

十四條 編制格式

. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說明-參見號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。

. .錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注。按要求逐項(xiàng)填寫。

十五條 案卷要求

.將具有同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。

.卷內(nèi)目錄：

照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄;

錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。

.卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。

十六條 編目

聲像檔案的著錄依照gb.-《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。

(四)聲像檔案的保管

十七條 聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。 十八條 保管條件

底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在-℃之間，相對濕度應(yīng)保持%-%;

照片庫溫應(yīng)保持-℃，相對濕度應(yīng)保持.%-.%;錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持-℃，相對濕度應(yīng)保持%-%。

十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。

二十條 對庫存的照片檔案，要兩檢查一次。

二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。

二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。

(五)聲像檔案的開發(fā)利用

二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。

二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。

二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借;外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。

二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案

，

如何做好聲像檔案管理工作

聲像檔案管理制度

聲像檔案是本館館藏的重要組成部分，為了更好地保存和科學(xué)地管理利用聲像檔案，特制訂本制度。
一、本館由專人負(fù)責(zé)聲像檔案的管理工作，聲像檔案人員應(yīng)刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高管理工作水平，做到聲像檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。
二、聲像檔案的保管必須有專用庫房和用具，庫房內(nèi)應(yīng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸龋⒂蟹辣I、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
三、庫房內(nèi)的聲像檔案必須按照國家聲像檔案管理的要求進(jìn)行科學(xué)地整理和管理。聲像檔案要求從左到右，從上到下排列，順序編號(hào)，提調(diào)聲像檔案時(shí)要清點(diǎn)核對。
四、管理人員應(yīng)定期檢查聲像檔案的保管狀況，開展經(jīng)常性防蟲、防霉工作，對破損或變質(zhì)的聲像檔案要及時(shí)地修補(bǔ)和復(fù)制。
五、庫存的聲像檔案應(yīng)每年全面清點(diǎn)一次。

公安機(jī)關(guān)聲像檔案管理辦法(試行)

第一章　總則第一條　為加強(qiáng)公安聲像檔案的科學(xué)管理，便于保護(hù)和開發(fā)利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》制定本辦法。第二條　公安聲像檔案是指公安機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中，以感光或磁性等材料為載體，用攝、錄等手段形成的，有保存利用價(jià)值的照片、錄音、錄像、影片、磁盤、光盤等材料。第三條　公安聲像檔案是公安檔案的組成部分，是公安工作真實(shí)的歷史記錄，對于研究各項(xiàng)公安業(yè)務(wù)工作，維護(hù)社會(huì)治安，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)具有重要價(jià)值。第四條　公安聲像檔案實(shí)行由業(yè)務(wù)部門整理、檔案部門集中統(tǒng)一管理的原則，任何單位和個(gè)人不能以任何理由據(jù)為己有。第二章　聲像檔案歸檔范圍第五條　凡是公安機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、具有保存利用價(jià)值的聲像材料均應(yīng)歸檔。
　?。ㄒ唬h和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)黨政機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人視察、指導(dǎo)本單位和本地區(qū)公安工作時(shí)形成的聲像材料；
　　（二）上級(jí)公安機(jī)關(guān)和本地區(qū)在組織實(shí)施重大行動(dòng)、活動(dòng)及處置各種突發(fā)事件中形成的聲像材料；
　　（三）本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在重大活動(dòng)中形成的聲像材料；
　　（四）在警衛(wèi)工作中形成的聲像材料；
　?。ㄎ澹┱匍_的各類重要會(huì)議所形成的聲像材料；
　　（六）在重要專業(yè)和大型群體活動(dòng)中作中形成的聲像材料；
　　（七）在對內(nèi)、對外的宣傳、出版工作中形成的聲像材料；
　?。ò耍┰诟黜?xiàng)公安外事活動(dòng)中形成的聲像材料；
　?。ň牛┰诠蚕到y(tǒng)重大工程建設(shè)中形成的聲像材料；
　?。ㄊ┍緳C(jī)關(guān)歷任領(lǐng)導(dǎo)人，英模照片，機(jī)關(guān)辦公地址變遷照片和錄像；
　?。ㄊ唬┰谥匾ㄐ怕?lián)絡(luò)中形成的聲像材料；
　?。ㄊ┢渌斜４鎯r(jià)值的聲像材料。第三章　聲像檔案的歸檔第六條　公安聲像檔案的整理和接收
　　（一）公安聲像檔案中照片必須由正片、負(fù)片（底片）及文字說明三個(gè)部分組成，同時(shí)歸檔。正片要裝入像冊，負(fù)片要裝袋，一張一袋，正、負(fù)片要分別存放。但分類、標(biāo)號(hào)要一致，每組照片的說明文字要完整（拍攝對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容、拍攝者）、簡練準(zhǔn)確；
　?。ǘw檔的聲像材料必須是原版（即經(jīng)過視、音頻處理編輯過的成品）、原件，內(nèi)容完整，圖像清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并附有詳細(xì)的文字說明，保持歷史原貌和自然形成規(guī)律；
　?。ㄈ┕猜暀n案以盤、合、本、張為保管單位；
　?。ㄋ模└骷?jí)公安機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人員在攝、錄工作完成后，經(jīng)過整理加工，及時(shí)向檔案部門移交歸檔；
　?。ㄎ澹┕猜曄駲n案中的錄音帶、錄像帶和影片要裝盒保存，保證磁帶不變形；
　?。┕猜曄駲n案歸檔時(shí)要填寫《移交登記表》，包括項(xiàng)目、單位、地點(diǎn)、作者、題名、形成時(shí)間、磁帶型號(hào)、帶號(hào)、技術(shù)質(zhì)量、盤數(shù)、使用機(jī)器型號(hào)、批準(zhǔn)人、磁帶銷磁次數(shù)等內(nèi)容，作為歸檔的依據(jù)。第四章　聲像檔案的保護(hù)與管理第七條　聲像檔案的分類編目管理
　?。ㄒ唬w檔后的聲像檔案要?jiǎng)澐诸悇e和編制目錄。類別號(hào)用漢語拼音大寫字母S作為代號(hào)，S后加阿拉伯?dāng)?shù)字：S1是照片檔案，S2是錄音帶；S3是錄像帶，S4是影片，S5……；并根據(jù)其重要程度分別定出永久、長期、短期三個(gè)保管期限；
　　（二）公安聲像檔案的案卷，要按同一會(huì)議，同一活動(dòng)，同一案件，同一項(xiàng)目為單位立卷，分別編寫案卷號(hào)，案卷號(hào)不得重復(fù)；
　　（三）保管公安聲像檔案要設(shè)置專用庫房，配備必要的聲像裝具設(shè)備。專用庫房溫度應(yīng)保持在14－22℃，日變化幅度不超過±2℃；相對濕度應(yīng)保持在45－60％，日變化幅度不超過±5％；保存底片的設(shè)備內(nèi)溫度應(yīng)控制在13－15℃，相對濕度控制在35－45％之間，要有防盜、防火、防塵、防磁化、防光和溫、濕度調(diào)節(jié)等設(shè)施，并要經(jīng)常保持清潔，防蟲蛀、霉變；
　　（四）公安聲像檔案的帶式載體檔案每隔一年重繞一次；照片正片和負(fù)片每隔一年檢查一次，發(fā)現(xiàn)有變質(zhì)、損壞跡象的要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。第五章　聲像檔案利用第八條　公安聲像檔案的收集、整理和管理的目的在于為領(lǐng)導(dǎo)決策和各業(yè)務(wù)部門提供有效服務(wù)。
　?。ㄒ唬n案部門要建立必要的聲像檔案檢索工具和專門閱覽場所；
　　（二）檔案部門要配備專職研究人員，系統(tǒng)地整理加工聲像資料，充分開發(fā)聲像檔案信息資源，做好利用工作；
　　（三）檔案部門要圍繞公安中心工作，編制專題目錄、索引、資料介紹等；
　?。ㄋ模n案部門要為偵破大案、要案、編史修志、專題教育提供聲像資料。

沈陽市聲像檔案管理規(guī)定

第一章　總則第一條　為了加強(qiáng)對聲像檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護(hù)和利用聲像檔案，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定本規(guī)定。第二條　聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或者個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。第三條　本市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的聲像檔案收集、整理和管理工作適用本規(guī)定。第四條　縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門，對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)和其他組織的聲像檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保聲像檔案的安全和齊全完整。

　　各單位檔案部門對本系統(tǒng)、本單位的聲像檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)；對本單位聲像檔案進(jìn)行收集、保管及有效利用。第五條　聲像檔案是立檔單位全部檔案的重要組成部分，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第二章　聲像材料的歸檔與整理第六條　聲像材料按下列范圍歸檔：

　?。ㄒ唬┍締挝恢饕毮芑顒?dòng)和重要工作成果的聲像材料；

　　（二）領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的聲像材料；

　?。ㄈ┍締挝唤M織或者參加的重要外事活動(dòng)的聲像材料；

　　（四）本單位重要工程建設(shè)、重大技術(shù)改造和技術(shù)引進(jìn)中形成的聲像材料；

　?。ㄎ澹┍締挝?、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的聲像材料；

　　（六）本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的聲像材料；

　?。ㄆ撸┢渌哂斜４鎯r(jià)值的聲像材料。第七條　聲像材料按下列要求歸檔：

　?。ㄒ唬儆跉w檔范圍的聲像材料，形成部門和人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)向本單位檔案部門歸檔，不得私自保存或者據(jù)為己有；

　?。ǘ?歸檔的聲像材料必須是原版、原件，底片與照片影像應(yīng)當(dāng)一致；

　?。ㄈw檔的聲像材料必須圖像清晰，聲音清楚，底片不得磨損；

　?。ㄋ模τ谛枰谰?、長期保存以錄音帶、錄像帶和磁帶等磁性材料為載體的聲像資料，立檔單位應(yīng)當(dāng)將其制成光盤。光盤與錄音帶、錄像帶和磁帶等同時(shí)歸檔，分別整理、編目、保管，并注明互相參見號(hào)；

　?。ㄎ澹w檔的數(shù)碼照片必須按照規(guī)定格式和規(guī)格制作光盤保存；

　?。w檔的聲像材料應(yīng)當(dāng)加以相應(yīng)的文字說明；

　　（七）歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫歸檔清單一式兩份，交接雙方各留一份備查。第八條　聲像檔案應(yīng)當(dāng)按照其保管期限和載體的不同，分別進(jìn)行整理、編號(hào)。

　　聲像檔案的保管期限分為永久、長期和短期。保管期限的劃分按照《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九條　照片檔案應(yīng)當(dāng)在全宗內(nèi)按保管期限-年度-問題進(jìn)行分類。照片的排列應(yīng)當(dāng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按問題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列，組成案卷。照片檔案的編號(hào)（即照片號(hào)）由全宗號(hào)-保管期限代碼-卷號(hào)-張?zhí)柦M成。

　　照片檔案的說明包括：題名、照片號(hào)、底片號(hào)、參見號(hào)、時(shí)間、攝影者、文字說明七項(xiàng)內(nèi)容。題名應(yīng)當(dāng)簡明概括，準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素應(yīng)當(dāng)齊全。文字說明僅對題名未及內(nèi)容做出補(bǔ)充，其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述。照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)當(dāng)注明照片版權(quán)、來源等。

　　照片檔案的卷內(nèi)目錄包括：照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁號(hào)、底片號(hào)、備注。第十條　底片檔案的編號(hào)（即底片號(hào)）由全宗號(hào)-保管期限代碼-張?zhí)柦M成。

　　底片檔案號(hào)應(yīng)當(dāng)粘貼在膠片乳劑面邊緣處，不得污染膠片。

　　底片檔案放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋，并在底片袋的右上方注明底片號(hào)。無底片的照片應(yīng)當(dāng)翻拍底片，對翻拍底片，應(yīng)當(dāng)在底片袋的左上方標(biāo)明“F”字樣。對拷貝底片，應(yīng)當(dāng)在底片袋的左上方標(biāo)明“K”字樣。

　　按底片檔案號(hào)順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑?。第十一條　錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤的整理，在全宗內(nèi)，錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤一般按其反映的內(nèi)容分類。同一內(nèi)容的按歸檔時(shí)間順序編流水號(hào)，數(shù)量少的可以不分類，直接按歸檔時(shí)間順序編流水號(hào)。其編號(hào)由全宗號(hào)-盒（盤）號(hào)組成。

　　歸檔的錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤上應(yīng)當(dāng)粘貼標(biāo)簽，標(biāo)注編號(hào)及簡要說明。

　　歸檔的錄音帶應(yīng)當(dāng)簡要說明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級(jí)、帶長（時(shí)間）等。

　　歸檔的錄像帶應(yīng)當(dāng)簡要說明內(nèi)容、制式、語別、密級(jí)、規(guī)格、聲道、帶長（時(shí)間）等。

　　歸檔的磁帶、光盤應(yīng)當(dāng)簡要說明存貯文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境，版本號(hào)，文件的完整性和準(zhǔn)確性等。