第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　【解讀】本條闡述了會計檔案的定義。

　　對會計檔案定義的理解需要注意以下幾點。

　　1.會計檔案是由會計資料有條件地轉(zhuǎn)化而來。

　　這里的會計資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計核算資料，來源包括單位從外部獲得的和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。會計檔案和會計資料是同一事物在不同階段的不同形態(tài)。首先，會計檔案是辦理完畢的會計資料。這里的辦理完畢一般是指核算行為已經(jīng)完成，如會計憑證已經(jīng)正式生成等，而處于審批流程中的會計憑證則屬于會計資料，不屬于會計檔案。其次，會計檔案是具有保存價值的會計資料。單位在日常會計核算過程中會產(chǎn)生大量的會計資料，但不是所有的會計資料都要作為會計檔案，如在會計核算中間環(huán)節(jié)進行試算平衡所形成的草稿，由于試算平衡的結(jié)果將最終反映到會計憑證上，所以，試算平衡的草稿可不作為會計檔案保存。最后，會計檔案是按一定邏輯規(guī)律整理的會計資料。即會計檔案是將會計資料按照檔案管理的相關(guān)要求進行整理而形成的，而不是將會計資料無邏輯、無序地堆砌。

　　2.會計檔案既可以是外部接收取得的會計資料，也可以是內(nèi)部直接形成的各種形式的會計資料。

　　外部接收取得的會計資料是指所記載內(nèi)容需要從單位外部取得的、能夠證明經(jīng)濟事項實際發(fā)生的會計資料，主要是外部取得的各類原始憑證，如發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、購銷合同、收據(jù)、消費清單等。當(dāng)前國家正在推進電子發(fā)票工作，符合相關(guān)要求的電子發(fā)票可以作為外部接收的會計資料予以歸檔。內(nèi)部直接形成的會計資料是指單位在會計核算過程中產(chǎn)生的會計資料，主要是記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿，月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告等，以及單位內(nèi)部相關(guān)管理系統(tǒng)生成的據(jù)以進行會計核算的憑據(jù)，如固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計提折舊的資料、稅務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計算所得稅的資料等。

　　3.電子會計檔案屬于會計檔案。

　　電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。電子文件是指企業(yè)在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。因此，電子會計檔案具有如下特征：第一，電子會計檔案的來源是計算機等電子設(shè)備，即電子會計檔案是以計算機等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會計信息；第二，電子會計檔案的形成、辦理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)是通過計算機等電子設(shè)備為載體進行的；第三，電子會計檔案最終可以存儲、保管在本地計算機等電子設(shè)備、設(shè)施上，也可以存儲在第三方提供的云存儲空間中。

　　【案例】關(guān)于對會計檔案的理解

　　某企業(yè)由于檔案庫房已滿等原因，其檔案部門連續(xù)兩年沒有從財務(wù)部門接收會計檔案。對此，企業(yè)會計人員張某向財務(wù)部主任李某請示如何處理。財務(wù)部主任李某指出，這些會計資料沒有歸檔到檔案部門，嚴(yán)格意義上還不屬于會計檔案，而仍屬于會計資料，可以不執(zhí)行會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定。

　　顯然，該企業(yè)財務(wù)部主任李某的說法是錯誤的。會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。因此，只要滿足以上條件，即使這些會計資料沒有歸檔移交給檔案部門，也屬于會計檔案的范疇，也需要按照《會計檔案管理辦法》的要求進行管理。