專業(yè)檔案電子化

數(shù)字化辦公專業(yè)服務(wù)商：藍(lán)凌軟件認(rèn)為，檔案電子化管理至少有以下好處：
提高工作效率：解決人工工作效率低下、人工查詢速度慢、存儲占用空間大等難題，減輕檔案管理人員負(fù)擔(dān)，提高工作效率
發(fā)揮檔案價值：便利檔案資源的共享與利用，提供檔案數(shù)據(jù)智能分析，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支撐，充分發(fā)揮檔案的價值
規(guī)范檔案管理：根據(jù)企業(yè)實際情況規(guī)劃檔案管理體系?推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，推動檔案管理工作見實效
保障檔案安全：從檔案實體保管安全、數(shù)據(jù)存儲安全、系統(tǒng)應(yīng)用安全、用戶訪問安全等為檔案提供多層次的安全保護(hù)

檔案電子化能解決什么問題?

檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館?室　藏檔案資料?紙質(zhì)或機(jī)讀形式的　為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

1?可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館?室　對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2?縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3?檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4?檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5?檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)

電子文件檔案化管理探討

杜新瑞 李瑞

(河南石油勘探局檔案館，河南南陽 473132)

摘要 分析了電子文件的特點，通過電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件對比，論述了電子文件檔案化管理的必要性、存在的問題以及與傳統(tǒng)檔案管理之間的區(qū)別，提出了電子文件檔案化管理模式。

關(guān)鍵詞 電子文件；檔案化；管理

一、前言

近年來，電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作都可以直接在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上完成，大量的電子文件從產(chǎn)生到完成幾乎完全可以脫離紙和筆。主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。具有憑證、依據(jù)、參考作用的電子文件，有必要保存起來以備查閱利用，因此必須按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范進(jìn)行歸檔。

面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為必由之路。

二、電子文件的特點

電子文件包括形成階段、管理階段、處置階段。與紙質(zhì)文件比較，主要具有以下特點：

1)電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，借助現(xiàn)代辦公設(shè)備可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。

2)電子文件可以直接由計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。

3)電子文件的利用是可共享的，而且不再受時間和距離的影響。

4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

三、電子文件檔案化管理的必要性和存在問題

電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點，采用先進(jìn)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理。對本部門、本地區(qū)形成的電子文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館。本著服務(wù)社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

電子文件一般在網(wǎng)絡(luò)上傳遞、處理，它隨著電子計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及程度有逐步發(fā)展的趨勢。從目前來看，電子文件的保留、處置等方面都存在很多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.草稿性電子文件常常被忽視

由于處于辦公自動化的起步階段，多數(shù)單位只用電子計算機(jī)起草文件，而一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不斷地覆蓋、清除。

2.輔助性電子文件管理混亂

一些單位在發(fā)文時，先經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送電子文件，接收單位先按電子文件承辦，正式的紙質(zhì)文件隨后按正常發(fā)文程序發(fā)送。這些單位一旦紙質(zhì)文件到手，電子文件就常常處于無人管理的狀態(tài)。多數(shù)單位對這部分電子文件未采取嚴(yán)格保管措施，人們甚至可以隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作。

3.正式的電子文件歸檔程序不夠完善

目前，大多數(shù)辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有檔案工作者參與，因此，對電子文件的歸檔考慮不周，只設(shè)計了邏輯歸檔功能，電子文件實際上沒有位置遷移，沒有把這些電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會被破壞，甚至全部丟失。

4.電子文件存儲載體不安全

目前，很多單位的電子文件直接保存在硬盤存儲器上，存取非常簡便，如果系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障，極易造成數(shù)據(jù)的丟失。有一些單位的電子文件甚至以軟磁盤作為存儲介質(zhì)，其可靠性和保管期限都存在較大問題。

5.電子文件生成的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)缺乏保護(hù)措施

電子文件的生成環(huán)境是很復(fù)雜的，而且電子文件對設(shè)備有依賴性。一些單位保留電子文件時，沒有注意保存生成軟件及設(shè)備等方面的參數(shù)，如果某系統(tǒng)被毀，那么由它生成的電子文件就可能難以讀取。

基于上述諸多因素，很有必要加強(qiáng)對電子文件的前期控制，注意平時的收集和積累，為電子文件的歸檔和管理奠定良好基礎(chǔ)。

四、電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1.電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或按某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定擁護(hù)訪問限制級別，以便用戶查閱利用。這種隨時歸檔的方式，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率；另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2.電子文件與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件的原始憑證性關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成、處理、傳遞和利用過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護(hù)，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3.電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體的老化變質(zhì)以及新的信息媒體、新存儲介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門配合檔案部門，在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲電子文件檔案，以便將來計算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4.電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級的管理，所以檔案部門在接收到文件的同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。

5.電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行身份確認(rèn)，確定獲得許可查閱權(quán)限后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費用。

五、電子文件檔案化管理模式

采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段管理電子文件檔案。

專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲等先進(jìn)技術(shù)手段對各個單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案。以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲空間里，有必要時檔案信息還可以脫機(jī)存儲到其他更安全的介質(zhì)上，并做多個備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。

檔案部門對電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理，對電子文件采取社會化、自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不由文件形成部門或其他非專業(yè)部門來管理。

六、結(jié)束語

綜上所述，電子文件檔案化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有重要的現(xiàn)實意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，應(yīng)和技術(shù)部門、法律界和文件形成部門密切配合，增強(qiáng)檔案管理的法制意識，共同推進(jìn)電子文件的社會化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作快速發(fā)展，為檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

On Archivalmanagement of Electronic Documents

Xinrui Du，Rui Li

(Henan Petroleum Exploration Bureau Archives，Nanyang，Henan 473132)

Abstract By analyzing the characteristics of electronic documents，the author discusses the administration of electronic documentsmust be archivalized，so as to ensure proper preservation and effective application.By comparing the differences between electronic documents and traditional paper documents，the authors explain the necessities of archivalizatoin of electronic documentsmanagement，raise the existing problems and thusset forth archivalmode formanagement of electronic documents.

Key words electronic documents；archivalizatin；management

檔案管理數(shù)字化的如何實現(xiàn)

檔案管理數(shù)字化如何實現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計算機(jī)能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時進(jìn)行文件閱讀，在完成對文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。 　　
二、 加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項內(nèi)容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進(jìn)行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、 構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)要具備平滑升級能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴(kuò)展模塊應(yīng)用，可以大大擴(kuò)充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴(kuò)容的同時具備保護(hù)功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運(yùn)用各類PAID保護(hù)級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴(yán)格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計算機(jī)操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，要加大設(shè)備投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，及時更新計算機(jī)系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。