數字化會計檔案

會計檔案的數字化,使會計核算資料的記錄方式發(fā)生了根本性的變革。一方面,它改變了信息的承載介質,使原來的各種信息媒體,包括紙張、膠片、錄像帶等,向信息的計算機存儲方式,如磁盤、光盤等加快轉移。這大大提高了會計信息處理的質量和速度,有利于及時、準確、全面地為國家經濟社會發(fā)展和部門單位的經營管理提供可靠的財務會計信息。

什么是電子會計檔案管理：

1.會計電子檔案對環(huán)境的依賴性強。會計電子檔案的使用依賴于計算機的硬件和軟件系統(tǒng)，會計電子檔案的儲存對周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質對環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求，從而增加了數據的脆弱性。如果不在數據安全方面加強管理，則數據丟失和毀損的可能性較之手工會計系統(tǒng)大大提高。[1]

2.會計電子檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計電子檔案必須在特定的計算機硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數字化的特征使會計電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導致會計電子檔案與會計信息使用者之間缺乏人性化的和諧關系。

3.會計電子檔案具有技術性。技術文檔主要是指與會計電子檔案的設計和使用密切相關的技術性文檔，解釋會計電子檔案的設計和運行情況。技術文檔主要分為開發(fā)性技術文檔和使用性技術文檔。開發(fā)性技術文檔主要描述會計電子檔案系統(tǒng)開發(fā)過程中的各種分析、設計情況。使用性技術文檔主要用來指導用戶對會計電子檔案系統(tǒng)進行操作、利用。

4.會計電子檔案控制的復雜性。一般來說，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我國常用的程序化控制有計算機軟件控制、輸入數據的機內檢驗等。會計電子檔案系統(tǒng)控制技術的復雜性表現在系統(tǒng)人工控制與各類程序化控制相結合。

電子會計檔案有什么保管原則：

1.會計電子檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。即分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號的容量應具有超前性，能滿足未來會計電子檔案業(yè)務發(fā)展的需要。[1]

2.嚴密的監(jiān)察。會計電子檔案保管的標準操作規(guī)程應要求對操作活動進行嚴密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對控制臺記錄、作業(yè)記錄和實施記錄加以審查和比較。

3.應急規(guī)則。應制定適宜的計劃和規(guī)程來應對程序、文件和設備遭受火災、水災、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

4.數據文件標準控制。文件的處置規(guī)則是用來防止數據文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點等方面的規(guī)則。所有的文件均應由保管員在檔案室加以保管，并嚴格限制別人接觸文件。

會計電子檔案有什么保管要求：

1.建立嚴格的內部控制制度。

內部控制制度是指一個企業(yè)或單位為了保護資產的安全性、會計資料的準確性和可靠性、提高經營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內部控制相比不同的是，會計檔案信息化要求內部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工會計系統(tǒng)中沒有的控制內容，如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等。會計檔案信息化要求內部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料準確、可靠是內部控制的主要目的，內部控制制度可有效地保證會計電子檔案的安全和可靠。

2.建產嚴格的認證制度，引入加密技術。

在手工會計系統(tǒng)中，數據的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而會計電子檔案系統(tǒng)的突出特點是數據的處理和存儲的集中化，由此給數據安全帶來一定的威脅。如未經授權的人員可以利用計算機輕而易舉地瀏覽大部分文件和數據，從而使得機密數據被泄露。而嚴格的認證制度可以防止未經授權的人員進入會計電子檔案系統(tǒng)。認證技術包括不同權限的口令認證、指紋認證、全息認證等。加密技術的引入可有效保證數據的安全性。密碼學就是在破譯和反破譯的過程中發(fā)展起來的。加密算法就是用基于數學計算方法與一串數字(密鑰)對普通的文本(信息)進行編碼，產生不可理解的密文的一系列步驟。發(fā)送方在信息發(fā)送到公共網絡或互聯網之前將消息進行加密，接收方收到消息后對其解碼(亦稱為解密)，所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過程。

3.建立授權操作制度，實行崗位專人專職制度，避免越權操作。

根據責、權、利、效相結合的原則，對不同的崗位賦予不同的權限，可設立系統(tǒng)主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責，在會計電子檔案管理中肩負不同的責任，同時，同級崗位之間電有一定的牽制和監(jiān)督作用。崗位的職責應明確，既不能出現管理的盲點，也不能出現職責的交叉和重復。采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

會計電子檔案管理存在的問題是什么：

1.會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，未選擇質量優(yōu)良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。沒有建立專門的電算化會計檔案保護制度;從而影響會計檔案的完整性。[2]

2.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。

3.對會計電算化本身理解的偏差多數企業(yè)的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忽視了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。檔案管理工作尚未引起有關領導的重視，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業(yè)務指導，妨礙了電子文件、數據的歸檔。

4.會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。同時由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

會計檔案電子化的意義

尤其是疫情期間，優(yōu)化和拓展“非接觸式”電子憑證的必要性更為凸顯，而當下企業(yè)會計檔案管理工作面臨困擾：

會計檔案量大，會計憑證、合同、報告等材料多；
流程管理體系未拉通，不利檔案整體管理；
沒有紙質檔案與電子的索引關系，查閱繁瑣困難；
無監(jiān)督、易丟失、被篡改損毀，無法保證完整性。
在歸檔過程中，對于檔案移交、上架、盤點、銷毀等，企業(yè)如何實現高效在線管理呢？解決方案，詳見下文。

檔案系統(tǒng)體系：財務“云”端化

云計算、云共享等技術愈發(fā)成熟，加速企業(yè)會計管理信息化進程，如何在“無紙化時代”云領風騷？！財務云檔案管理系統(tǒng)的出現，恰是市場大浪淘沙后的一粒“金子”。

財務云檔案管理系統(tǒng)靈活對接企業(yè)前端業(yè)務系統(tǒng)，實現財務檔案與業(yè)務環(huán)節(jié)拉通，檔案自動采集，且電子檔與實物檔保持信息一致。除了作為獨立系統(tǒng)的解決方案，還可以與財務共享中心結合，形成綜合解決方案，互補增強。

如何進行檔案館數字化建設財務核算

1、加強企業(yè)財務檔案管理的基礎設施建設
　　軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應該由財務部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現空缺或重疊,提高效率。在財務軟件方面,應采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續(xù)性。
　　2、做好電算化會計檔案的收集
　　所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度),把計算機系統(tǒng)中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統(tǒng)、網絡操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務軟件的編程語言、數據庫系統(tǒng)類型;財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
　　3、做好電算化會計檔案的管理與保存
　　由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起的整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
　　此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同,這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
　　4、做好電算化會計檔案的整理和利用
　　電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經濟規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實現會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統(tǒng),然后再進行調閱。
　　5、提高財務檔案管理人員的信息化素質
　　財務檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍,是財務檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員,逐步改變現有業(yè)務人員隊伍專業(yè)結構單一的情況,滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據業(yè)務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定,對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰,激勵大家學信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。

電子發(fā)票怎么開?

電發(fā)票流程，具體如下：

1、公章、發(fā)票專用章；

2、稅務登記證或三證合一證書復印件；

3、網絡發(fā)票業(yè)務申請表；

4、納稅人領用發(fā)票票種核定表；

5、納稅人票種核定流轉單。

電發(fā)票的原因，具體如下：

1、電子發(fā)票的開具將大大節(jié)省企業(yè)的發(fā)票成本和發(fā)票打印成本，不包括企業(yè)發(fā)票管理的間接成本；

2、電子發(fā)票更便于存儲、查詢和檢索，也便于電子商務網站為消費者提供更便捷的服務。而且可以減少紙質發(fā)票的浪費，減少森林砍伐，更加環(huán)保，符合人類的未來發(fā)展；

3、網上發(fā)票的引入是國家規(guī)范電子商務納稅的必然途徑，有利于國家對網上交易的監(jiān)管，也有利于維護消費者的合法權益。

《中華人民共和國電子商務法》 第十四條

電子商務經營者銷售商品或者提供服務應當依法出具紙質發(fā)票或者電子發(fā)票等購貨憑證或者服務單據。電子發(fā)票與紙質發(fā)票具有同等法律效力。