隨著國家經(jīng)濟社會的發(fā)展，受國有企業(yè)破產(chǎn)改制的影響，大批工人下崗失業(yè)，企業(yè)人員失業(yè)后首先面臨的就是檔案管理問題。同時，由于很多企事業(yè)單位由于缺乏檔案專業(yè)管理人員和相關(guān)設(shè)備設(shè)施，不免造成很多有價值的人事檔案材料缺失。這些人事檔案往往與人員的工資晉升、工齡接續(xù)、各項社會保險繳費、職稱評定和學歷情況等切相關(guān)，因為檔案材料的不完整，為以后利用檔案帶來諸多困難和不利。

　　為此，國家很多地方的人力資源服務(wù)部門都陸續(xù)開設(shè)了人事檔案托管代理服務(wù)，為下崗失業(yè)人員和用人單位解決了再就業(yè)和生產(chǎn)經(jīng)營中的難題，受到失業(yè)人員和用人單位的歡迎。以筆者所在的山東青州市為例，人力資源管理服務(wù)部門開展的人事檔案代理工作始于1995年，當時有大批國有企業(yè)陸續(xù)破產(chǎn)改制，大量失業(yè)人員的檔案管理服務(wù)工作開始納入政府工作范圍。

　　為解決好這部分人員再就業(yè)或自謀職業(yè)的問題，青州市積極開展了檔案托管業(yè)務(wù)，到目前為止，共托管自謀職業(yè)人員檔案5.9萬余份。作為一名從事人事檔案托管工作的人員，筆者認為，做好人事檔案代理工作應(yīng)具備三要素。

　　要素一，工作規(guī)范到位是做好人事檔案代理工作的基礎(chǔ)。維護人事檔案的完整、準確與安全，是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，由于人事檔案涉及每個人的工資晉升、工齡、保險和職稱問題，它直接關(guān)系到每個檔案托管人員的切身利益。因此，對檔案管理的基礎(chǔ)工作，一定要加以規(guī)范。應(yīng)堅持做到四化。

　　一是收集歸檔程序化，建立健全人事檔案材料的管理制度，特別對于工作變動、工資調(diào)整、保險繳納等材料，應(yīng)及時收集、移交存檔；

　　二是鑒別整理規(guī)范化，嚴格按照《人事檔案整理規(guī)范》規(guī)定，認真細致地鑒別、整理加工，該歸檔的歸檔，不該歸檔的予以剔除；

　　三是設(shè)施建設(shè)標準化，按照檔案管理設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求，配備標準的檔案用品、電腦和設(shè)備，使人事檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化；

　　四是管理工作制度化，自覺執(zhí)行檔案管理的各項制度，保證管理工作的井然有序。

　　要素二，提升人員素質(zhì)是做好人事檔案管理工作的保障。隨著人事制度改革的不斷深化，檔案管理的手段也隨之進行相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，做到知識化、年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚老檔案工作者的優(yōu)良作風，又能根據(jù)工作的需要，與時俱進，開拓創(chuàng)新。

　　一是抓基礎(chǔ)。應(yīng)明確一名分管檔案工作的領(lǐng)導，并按規(guī)定配備檔案管理人員，且必須是中共黨員、中專（高中）以上文化程度，保證檔案管理人員的素質(zhì)。

　　二是抓培訓。通過舉辦和參加各種不同層次、類型的檔案人員培訓班，更新觀念、更新知識，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

　　三是抓思想。應(yīng)鼓勵檔案人員不斷學習人事檔案管理工作的方針和政策，提高政治素質(zhì)，增強原則性。

　　要素三，信息開發(fā)利用是做好人事檔案管理工作的核心。加強人事檔案管理的目的是為了充分利用人事檔案，為檔案托管人員服務(wù)。隨著人事制度改革的不斷深化，人事檔案除了滿足工資制度改革、工齡認定、待遇落實等一般性日常管理外，已成為整體托管檔案的企事業(yè)單位公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部的一個重要依據(jù)。但是，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式很難適應(yīng)不斷改革深化的人事管理工作。因此，必須改變傳統(tǒng)的管理方式，通過服務(wù)來促進信息資源的開發(fā)。

　　一是實行現(xiàn)代化管理。充分利用計算機在人事檔案管理工作中的作用，建立和完善干部檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，動態(tài)管理人事檔案信息，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性。

　　二是實行開放式的管理。一方面建立工作業(yè)績檔案，及時將托管人員的工作情況、工作業(yè)績，以及在重大活動、重點事件中的表現(xiàn)記錄在案。另一方面建立人員能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、職稱評定、保險繳納情況，以及參加各種考試培訓等能反映個人才能的資料，真實、準確、完整、立體地反映情況。

　　三是實行服務(wù)式管理。在嚴格執(zhí)行保制度的前提下，遇到托管人員的入黨、出國、調(diào)動、任免、福利待遇、辦理退（離）和處理歷史遺留問題時，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，努力提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高人事檔案的利用率。

　　總之，在人事檔案管理服務(wù)工作中，除了在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟硬件設(shè)施配備等方面需要加大工作力度外，還需要嚴格遵守規(guī)章制度和管理標準，通過靈活多樣的服務(wù)方式促進人事檔案的開發(fā)利用，切實幫助檔案托管人員解除后顧之憂。