實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

檔案管理數(shù)字化如何實現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎的內容是文書工作，而文書工作的質量在很大程度上會影響檔案工作的質量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網范圍內依次傳閱，并提前設定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。 　　
二、 加快系統(tǒng)工程建設
檔案電子化建設涉及了總體設計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設備選型以及查詢管理等多項內容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、 構建信息技術支撐系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)要具備平滑升級能力
信息技術支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應用，可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術支撐系統(tǒng)應用的各種磁盤陣列產品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結構等方面需要采用冗余設計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應用的連續(xù)性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質的高低直接關系檔案管理工作的質量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質，學習各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設備引進與更新投入
設備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，要加大設備投入，積極引進現(xiàn)代化設備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設備的更新工作，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經驗，注重資源轉換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

檔案管理數(shù)字化的如何實現(xiàn)

要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，最關鍵的動作就在于需要將紙質的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，而要實現(xiàn)這個動作，一是需要有關硬件，二是需要電腦軟件。有關硬件即電腦設備、掃描設備、數(shù)碼相機等，電腦軟件即專門針對檔案管理進行開發(fā)設計的檔案管理軟件，例如“萬能檔案-收發(fā)文及檔案管理軟件”。

檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

所謂檔案數(shù)字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程。紙質檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
　　紙質檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設的目標
　　數(shù)字化建設的目標是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務辦公系統(tǒng)連通，用先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
　　數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全
　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。
3)陽光政務提升形象
　　庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀，又是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網絡化、信息化的整體發(fā)展要求。

檔案數(shù)字化管理有什么好方法？

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，加大設備投入、積極引進現(xiàn)代化設備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當下數(shù)字化進程中的首要方向。

除了要做好軟件設備的優(yōu)化，順應檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術團隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

實現(xiàn)檔案數(shù)字化的管理會遇到哪些問題

實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理會有哪些問題
檔案管理人員的素質有待提升
我國檔案管理人員隊伍主要存在的問題是檔案管理人員的業(yè)務水平與綜合素質有待提升，且檔案管理人員隊伍老齡化問題嚴重。由于檔案管理工作對年輕人缺乏一定的吸引力，許多年輕人都不愿從事該類工作，在擇業(yè)中通常會選擇具有挑戰(zhàn)性與發(fā)展前途的工作，加劇了檔案管理人員隊伍的老齡化問題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊，不能很好地適應數(shù)字化管理，在開展數(shù)字化檔案管理工作中經常不能熟練操作計算機。此外，受傳統(tǒng)思想觀念的束縛較深，檔案管理人員在新時代背景下缺乏創(chuàng)新意識，忽視對檔案資源的發(fā)掘工作，制約了檔案管理數(shù)字化進程。
缺乏先進的數(shù)字化設備
軟件資源、硬件資源以及網絡資源等是檔案數(shù)字化管理的基礎，然而，受到資金限制，企業(yè)無法配齊各種數(shù)字化設備，尤其是計算機系統(tǒng)與程序過于陳舊，阻礙檔案管理的工作質量與效率提升。在推進檔案數(shù)字化管理進程中，計算機設備是不可缺少的重要內容，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎。因此，要想實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，企業(yè)要積極引進各種先進的現(xiàn)代化設備，及時更新陳舊的設備程序與系統(tǒng)等，從而滿足新時期檔案數(shù)字化管理的需要，為檔案資料的可靠性與真實性提供重要保障，實現(xiàn)對各種檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的價值。
檔案數(shù)字化管理存在風險
隨著信息時代的到來，網絡技術與計算機技術在社會各個領域之中應用廣泛，在給人們帶來許多便利的同時引發(fā)了信息安全問題，特別是計算機系統(tǒng)中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，加大了檔案管理工作的難度。此外，在紙質檔案轉化電子檔案的過程中，檔案編輯多采用電子編碼技術，但該技術在應用中存在一定的不足，具體表現(xiàn)為原始憑證在被修改后不存在遺留痕跡，導致管理人員無法在第一時間被發(fā)現(xiàn)。因此，要高度警惕各種違反檔案法律法規(guī)的行為。

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經濟效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。