科研檔案數(shù)字化

管理并提供利用服務(wù)。根據(jù)查詢資料顯示適應(yīng)科研活動(dòng)信息化的趨勢(shì)和要求，順應(yīng)檔案工作發(fā)展方向，科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定，以下簡(jiǎn)稱規(guī)定提出了一系列科研檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求。

學(xué)校怎么做好檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)：檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。

一、把好“收集歸檔關(guān)”，拓寬歸檔類目，豐富館藏資源

檔案館是永久保存檔案的基地，收集工作是豐富館藏的前提條件。檔案館要對(duì)全校檔案員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，使之做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保對(duì)有價(jià)值的、應(yīng)歸檔文件材料完整、齊全、按時(shí)移交，這是檔案管理員責(zé)無(wú)旁貸的責(zé)任。我校下發(fā)了《沈陽(yáng)理工大學(xué)各部門檔案歸檔范圍》，使各部門、各學(xué)院明確責(zé)任，明晰歸檔材料范圍，有力地推動(dòng)了檔案收集工作。2012年檔案收集完整、齊全，共計(jì)1026件，接收實(shí)物檔案129件，聲像、照片檔案498張，光盤60張。

今年，我校為做好歸檔難、歸檔率低的科研檔案管理工作，同有關(guān)部門制定了《沈陽(yáng)理工大學(xué)科學(xué)研究類檔案實(shí)施細(xì)則》，明確規(guī)定，“結(jié)題證書”必須加蓋檔案館公章才能進(jìn)行結(jié)題項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)清戶，從這半年多的效果看，大大提高了科研項(xiàng)目檔案的歸檔率和完整率。上半年共接收科研檔案80卷，其中項(xiàng)目類檔案48項(xiàng)，橫向合同21項(xiàng)，縱向課題27項(xiàng)。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，推動(dòng)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)

檔案管理現(xiàn)代化，即是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化、檔案工作組織與管理現(xiàn)代化、檔案干部知識(shí)化。加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，就是要采取先進(jìn)的.科學(xué)技術(shù)、管理方法和現(xiàn)代化設(shè)施，使檔案管理的效率與質(zhì)量同客觀要求相匹配，把計(jì)算機(jī)納入檔案管理工作，用計(jì)算機(jī)錄入和查詢檔案，館藏檔案以圖像、數(shù)據(jù)、聲音等多種形式存放在服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫(kù)中。

檔案的接收將從紙質(zhì)向電子檔案的網(wǎng)絡(luò)傳遞。同時(shí)，還應(yīng)提高檔案的開放意識(shí)，發(fā)揮檔案管理軟件網(wǎng)絡(luò)查詢和利用工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案員網(wǎng)上授權(quán)立卷歸檔業(yè)務(wù)，經(jīng)常下到基層對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，發(fā)揮檔案工作作用。

為適應(yīng)知識(shí)和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，保證檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會(huì)主義建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，我校檔案館極其重視檔案信息化建設(shè)，并將實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理列為館內(nèi)的重點(diǎn)工作。

為提高檔案利用與共享，我校加大了檔案管理軟件的系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)工作，分期、分批進(jìn)行了原有檔案數(shù)字化文檔錄入工作，對(duì)紙質(zhì)載體數(shù)字化掃描上傳工作，完成了1953年至今的全部文書檔案的目錄級(jí)錄入工作，上傳2006年至今的全部文書檔案，教學(xué)檔案現(xiàn)正在錄入中，聲像檔案也全部上傳完成，我們還將繼續(xù)推進(jìn)科研檔案和基建檔案的錄入工作，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)。

三、以人為本，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)

學(xué)校檔案館努力發(fā)揮檔案最大效益，在具體服務(wù)方式上廣開檔案利用的新途徑，采用靈活多樣的服務(wù)方式，改變被動(dòng)服務(wù)局面，實(shí)行超前服務(wù)、定向服務(wù)、跟蹤服務(wù)等方式提供檔案利用，建立信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案開發(fā)利用率，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

學(xué)校檔案館今年共接待學(xué)歷認(rèn)證、成績(jī)單查詢、軍工質(zhì)量認(rèn)證支撐材料、職稱材料認(rèn)定、校友信息查詢等各類查詢1400人次，利用檔案1800卷，轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案291人次，公證、外調(diào)教職工檔案110人次。

攝制研究生學(xué)位照片427張，有序完成學(xué)生檔案近4000份的整理、郵寄等工作。我們還配合各用人單位招聘畢業(yè)生工作，對(duì)畢業(yè)生在校期間的成績(jī)、畢業(yè)證、學(xué)位證進(jìn)行認(rèn)定，提供真實(shí)可靠的信息，本著對(duì)用人單位負(fù)責(zé)，對(duì)畢業(yè)生負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，認(rèn)真履行工作職責(zé)，配合用人單位圓滿完成招聘工作。

四、注重提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

要想提高檔案管理人員工作素質(zhì)，必須做到以下幾點(diǎn)：

1.愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

要想把檔案工作做好，良好的職業(yè)道德是前提條件，還要有較高的思想覺悟，同時(shí)還要具備服務(wù)意識(shí)，只有這樣，檔案工作才能做實(shí)做好。

2.具有開發(fā)信息資源的能力

積極開發(fā)檔案信息資源為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，這是檔案事業(yè)的根本宗旨，也是實(shí)現(xiàn)檔案和檔案工作自身價(jià)值的根本途徑。檔案工作人員一定要具備開發(fā)檔案信息資源的能力，把“死”檔案變成“活”信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值。

3.具有一定的開拓創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理的最終目的是要把檔案資料應(yīng)用到社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中去，使之發(fā)揮更大的價(jià)值，這就要求檔案人員具有開拓創(chuàng)新的服務(wù)意識(shí)，充分利用檔案信息資源，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，使檔案資料在工作中發(fā)揮更大的作用。

總之，提高檔案工作人員素質(zhì)，意義深遠(yuǎn)而重大，只有檔案工作人中整體素質(zhì)不斷提高，才能做好檔案服務(wù)工作，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和進(jìn)步。

學(xué)校如何加強(qiáng)檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)：檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。

一、深化檔案管理意識(shí)

現(xiàn)階段，我國(guó)許多高職學(xué)校對(duì)檔案不夠重視，認(rèn)為檔案管理可有可無(wú)。殊不知學(xué)校檔案是高校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，它是歷史的記錄、知識(shí)的載體。學(xué)校的檔案管理是與學(xué)校各個(gè)部門、各個(gè)層面的各項(xiàng)工作分不開的，因此檔案的管理工作有很強(qiáng)的的重要性和必要性，深化檔案管理意識(shí)的具體工作如下。

1.學(xué)校要組織全員培訓(xùn)，定期或不定期學(xué)習(xí)學(xué)校檔案相關(guān)知識(shí)，強(qiáng)化全體教職員工檔案意識(shí)，理解檔案對(duì)其作用，如此才能自覺配合檔案管理人員做好檔案的管理工作。如教學(xué)檔案關(guān)乎學(xué)校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)改革各項(xiàng)活動(dòng);基建檔案貫穿于基建管理和基建工程項(xiàng)目等活動(dòng)之中;

科研檔案與科研活動(dòng)有關(guān)(包括課題立項(xiàng)和研究、成果鑒定、項(xiàng)目推廣等)，另外，學(xué)生管理檔案、聲像載體檔案更是關(guān)乎學(xué)生素質(zhì)教育和畢業(yè)情況、高職學(xué)校校園建設(shè)等方方面面，這些對(duì)個(gè)人和學(xué)校的發(fā)展有著重要的價(jià)值，是高職學(xué)校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要站在科學(xué)發(fā)展觀的思想高度，在檔案管理中起帶頭作用，做到以身示范，做到對(duì)學(xué)校各個(gè)方面的檔案材料進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化，真正把檔案管理工作納入學(xué)校工作的重要議事日程、學(xué)?？傮w規(guī)劃以及管理制度之中，并且要經(jīng)常在會(huì)議活動(dòng)中廣為宣傳《檔案法》，才能有助于形成人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。

二、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍

學(xué)校檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，雖是“配角工作”，卻至關(guān)重要，檔案管理人員素質(zhì)高低關(guān)乎檔案管理工作的質(zhì)量。只有進(jìn)一步提高學(xué)校專兼職檔案人員的素質(zhì)，才能為高職學(xué)校做好檔案管理工作提供人才保障。

優(yōu)秀的檔案工作人員雖是“為他人作嫁衣”，但必須具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)，這三種素質(zhì)缺一不可。

1.政治素質(zhì)，即檔案工作人員要用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)自己的工作，做到愛崗敬業(yè)、忠于職守、實(shí)事求是。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)，這是檔案工作人員做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理人員要精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及具備信息處理和分析能力，才能更好地適應(yīng)知識(shí)化、信息化迅速發(fā)展下檔案信息繁多的新形勢(shì)。

3.知識(shí)素質(zhì)。檔案工作實(shí)質(zhì)上是專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，因此檔案人員還要掌握相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展與需要。

為了培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，一方面，學(xué)校必須要強(qiáng)化檔案管理人員的在職教育、繼續(xù)教育，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃。另一方面，學(xué)校要完善人才選拔、聘用工作，選用那些對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)熟悉和專業(yè)技能過硬的人員，做到專職專用，使“死檔案”變成有生命力的“活檔案”，最終促進(jìn)學(xué)校檔案工作不斷向前發(fā)展。

三、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)

在計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化日益普及的今天，為了科學(xué)管理檔案，還需要建立相關(guān)制度和信息系統(tǒng)，這是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、智能化管理的有力措施和保證。

1.規(guī)范檔案管理工作制度，建立健全檔案工作管理體制

例如，有的學(xué)校制定了《檔案人員工作職責(zé)》《檔案保密制度》《檔案室收集制度》《檔案室安全消防制度》《全宗檔案分類大綱》等一系列與檔案工作相關(guān)的'各項(xiàng)制度，使學(xué)校的檔案工作有章可循。再如，為了促使各科室人員重視檔案工作，有的學(xué)校將檔案工作做得優(yōu)秀與否納入年終評(píng)優(yōu)選先的依據(jù)，通過這一制度，有效促使學(xué)校各科室人員認(rèn)真研究、落實(shí)檔案工作。

2.構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，這是快速開發(fā)教學(xué)檔案信息資源的有效途徑

現(xiàn)如今，學(xué)校檔案的載體由紙質(zhì)檔案為主逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榇疟P、光盤、縮微等新型載體共存的局面，已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。并且，隨著高職學(xué)校的擴(kuò)招，檔案種類多、時(shí)間跨度大、形式多樣，一定程度上為檔案管理工作帶來難度和新的挑戰(zhàn)，因此，學(xué)校要盡快構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，使檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，為檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的技術(shù)保證，最終有助于學(xué)校檔案管理水平的整體提升。

四、挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，保障資源利用

學(xué)校檔案好比一座資源庫(kù)，其管理的初衷和歸宿就是更好地為學(xué)校服務(wù)。目前，許多高職學(xué)校檔案工作者還存在“重管輕用”的觀念，缺乏“服務(wù)第一”的意識(shí)，因此，只有挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，積極探索檔案資源開發(fā)和利用的新思路、新方法，才能保障檔案這種信息產(chǎn)品得到真正發(fā)揮作用。

為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，檔案管理人員要對(duì)檔案資源進(jìn)行深層開發(fā)，更好地將檔案信息傳遞校領(lǐng)導(dǎo)、各處室及教研室教師等，可通過完善檢索工具、開通校園網(wǎng)站等多個(gè)途徑和角度，方便教職工對(duì)所需檔案資料的查尋，由此豐富了服務(wù)手段，真正體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，更好地為教育、教學(xué)服務(wù)。

另外，檔案管理人員要善于利用大量的本校獨(dú)有的原始信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行有針對(duì)性的整理，使其形成實(shí)用性和權(quán)威性較強(qiáng)的教學(xué)檔案信息，更好地提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，也為社會(huì)各界了解認(rèn)識(shí)學(xué)校建立了“綠色窗口”。

綜上所述，檔案管理是學(xué)校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用。高職學(xué)?？梢圆扇∩罨瘷n案管理意識(shí)、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)以及挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能等具體措施，做好檔案管理這項(xiàng)系統(tǒng)工程。

試論石油地質(zhì)資料館的數(shù)字化建設(shè)

陳婉霞

（中石化西南分公司地質(zhì)資料館，成都610008）

摘要 隨著石油地質(zhì)事業(yè)的迅速發(fā)展，石油地質(zhì)資料館的數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，它將以嶄新、快捷的網(wǎng)絡(luò)利用方式，充分發(fā)揮石油地質(zhì)信息資源的重要作用，更好地服務(wù)于社會(huì)。

關(guān)鍵詞 石油地質(zhì)；資料館；數(shù)字化建設(shè)

中石化西南分公司地質(zhì)資料館石油地質(zhì)資料數(shù)字化建設(shè)工作也同樣經(jīng)歷了從認(rèn)識(shí)不足，被動(dòng)到主動(dòng)的過程。概括說來，西南分公司地質(zhì)資料館石油地質(zhì)資料數(shù)字化建設(shè)工作始于20世紀(jì)90年代，開始是購(gòu)買一些簡(jiǎn)單的軟件，主要用于地質(zhì)科研人員查詢地質(zhì)圖書、期刊的相關(guān)信息，由于受傳統(tǒng)觀念的限制，科技檔案管理人員普遍緊迫感不強(qiáng)，滿足于簡(jiǎn)單的面上工作的應(yīng)付，地質(zhì)資料信息化工作的積極性不高，利用效果并不理想，后來又受限于專項(xiàng)資金的投入和設(shè)備、人員的不配套，在地質(zhì)資料管理上僅僅開始了一些常規(guī)的重要科研報(bào)告的紙介質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的掃描工作，建立了簡(jiǎn)單的成果地質(zhì)資料報(bào)告目錄，到了2005年分公司主管科技檔案的領(lǐng)導(dǎo)和地質(zhì)資料館的工作人員才真正意識(shí)到在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，“不進(jìn)則退”是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)殘酷、不變的規(guī)律，地質(zhì)資料管理必須變過去被動(dòng)服務(wù)的工作模式為主動(dòng)服務(wù)，地質(zhì)資料的管理和業(yè)務(wù)工作只有緊密跟蹤分公司生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)、開發(fā)工作的重點(diǎn)，迅速、快捷、全面提供對(duì)生產(chǎn)、科研有價(jià)值的地質(zhì)資料信息，才能在競(jìng)爭(zhēng)中找到自己的位置。為此，西南分公司地質(zhì)資料館地質(zhì)資料數(shù)字化工作有計(jì)劃、有目標(biāo)的全面啟動(dòng)了。

1 致力于石油地質(zhì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，初步實(shí)現(xiàn)了石油地質(zhì)成果地質(zhì)資料數(shù)字化

這幾年，尤其是近三年，分公司地質(zhì)資料館上上下下齊心致力于石油地質(zhì)資料數(shù)字化的建設(shè)工作，結(jié)合西南分公司石油地質(zhì)資料管理、利用的實(shí)際狀況，先是嚴(yán)格按照中石化“油氣勘探與開發(fā)地質(zhì)資料立卷歸檔要求”，把過去地礦部“四大類”、二十幾個(gè)小類的分類方法轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在國(guó)土資料部的“八大類”立卷歸檔的方法，對(duì)館藏所有資料全部進(jìn)行了重新分類，完成對(duì)地質(zhì)資料館現(xiàn)有成果地質(zhì)資料11273檔149876份的重新分類、標(biāo)識(shí)與編目工作；完成了電子文檔10333檔61539件的入庫(kù)工作；完成14753檔69848件1465063條次元數(shù)據(jù)提??；初步建立西南分公司地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)用戶群。然后通過與北京侏羅紀(jì)軟件股份有限公司的長(zhǎng)期合作，對(duì)原有館藏傳統(tǒng)載體紙介質(zhì)檔案通過掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理。對(duì)館藏成果地質(zhì)資料的報(bào)告、附圖、附件、附表全部進(jìn)行掃描，經(jīng)過相關(guān)人員幾年的共同努力，建立并完善了《中石化西南油氣分公司地質(zhì)資料管理系統(tǒng)》，初步建立起了分公司勘探開發(fā)研究成果管理與網(wǎng)絡(luò)發(fā)布系統(tǒng)平臺(tái)，逐步完善了石油地質(zhì)科技信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理的功能，實(shí)現(xiàn)了成果地質(zhì)報(bào)告、專業(yè)圖件及其他文件等資料的P DF格式檢索、在線全文瀏覽、下載，建立了西南分公司地質(zhì)資料安全管理機(jī)制和安全方便的用戶管理體系。經(jīng)過反復(fù)論證，該系統(tǒng)在功能上，涵蓋了整個(gè)地質(zhì)資料基礎(chǔ)業(yè)務(wù)處理過程，包括：地質(zhì)資料的接收、地質(zhì)資料的分發(fā)、交接、地質(zhì)資料電子內(nèi)容上傳、網(wǎng)絡(luò)登記、修改、電子審核、網(wǎng)上催還、資料銷毀、資料檢索、借閱下載等，及時(shí)為科研人員提供石油地質(zhì)信息，從而提高了工作的效率，保證了分公司科研、生產(chǎn)、管理對(duì)地質(zhì)資料信息的需求，在地質(zhì)資料信息化建設(shè)上邁下了堅(jiān)實(shí)的一步。

2 分公司內(nèi)部初步實(shí)現(xiàn)了石油地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

近幾年，《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》明確將“推進(jìn)地質(zhì)資料開發(fā)利用”作為新時(shí)期地質(zhì)工作六大任務(wù)之一，地質(zhì)資料館借著這股強(qiáng)勁的東風(fēng)，從2005年至2007年開展并完成《西南分公司數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布與應(yīng)用建設(shè)》項(xiàng)目，并且通過《中石化西南分公司地質(zhì)資料館成果資料電子化與網(wǎng)絡(luò)發(fā)布系統(tǒng)建設(shè)》數(shù)字化一期、二期的研究工作，逐步完成了分公司地質(zhì)資料館、分公司勘探開發(fā)研究院德陽(yáng)分院、分公司工程設(shè)計(jì)院資料館等共計(jì)12家二級(jí)單位所保存紙質(zhì)石油地質(zhì)資料的數(shù)字化工作。累計(jì)完成16993檔1850366頁(yè)（包括A4、A3、A0圖幅），建立了西南油氣分公司成果地質(zhì)資料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，為地質(zhì)資料數(shù)字化建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。全面實(shí)現(xiàn)了地質(zhì)資料管理與地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布的需求。

3 初步建立了西南油氣分公司地質(zhì)資料分布式管理模式

近年來，分公司地質(zhì)資料館承擔(dān)并完成分公司勘探開發(fā)項(xiàng)目《西南分公司地質(zhì)資料分布式管理系統(tǒng)》的建立與推廣部署工作。在分公司的統(tǒng)一組織與部署下，在分公司各二級(jí)單位部署《中石化西南分公司地質(zhì)資料管理系統(tǒng)》軟件的基礎(chǔ)上，研發(fā)與部署《西南分公司分布式服務(wù)系統(tǒng)》和二級(jí)單位地質(zhì)網(wǎng)絡(luò)管理總控臺(tái)。在分公司范圍內(nèi)搭建地質(zhì)資料利用的一個(gè)大的分布式系統(tǒng)平臺(tái)，解決分公司地質(zhì)資料管理的規(guī)范化問題，達(dá)到分公司內(nèi)部各二級(jí)單位之間地質(zhì)資料的最大利用共享，目前已經(jīng)初步形成一個(gè)完整的分公司級(jí)別的分布式環(huán)境，使各二級(jí)單位的地質(zhì)資料聯(lián)系通過網(wǎng)絡(luò)可以有機(jī)地聯(lián)系在一起，地質(zhì)資料的數(shù)據(jù)使用由點(diǎn)到面，切實(shí)解決了基層單位地質(zhì)資料數(shù)據(jù)孤島問題，為用戶提供跨站點(diǎn)、跨區(qū)域的地質(zhì)資料檢索、瀏覽和下載服務(wù)，極大地方便分公司內(nèi)部科研、管理、生產(chǎn)人員對(duì)地質(zhì)資料的利用，提高了地質(zhì)資料的服務(wù)水平。

目前西南分公司地質(zhì)資料館館藏的所有成果地質(zhì)檔案約11788檔，40多萬(wàn)件的數(shù)據(jù)化地質(zhì)檔案信息，全部放在了“中石化西南分公司地質(zhì)資料管理系統(tǒng)”上，利用效果非常的好，現(xiàn)在我們的用戶——大量的科研工作者可以足不出戶，不受時(shí)間、地域和文件數(shù)量的限制，通過地質(zhì)資料管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以進(jìn)行新編資料目錄查詢、瀏覽石油地質(zhì)資料全文，實(shí)現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行成果報(bào)告、專業(yè)圖件及其他文件等資料的PDF格式全文瀏覽和下載功能。我們的地質(zhì)資料管理人員從地質(zhì)資料的接收、分發(fā)、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱到資料管理全部流程都可以輕松的、規(guī)范的用我們的系統(tǒng)來進(jìn)行各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作。

隨著中石化西南油氣田“百億氣田”建設(shè)步伐的加快，石油地質(zhì)資料館的數(shù)字化建設(shè)工作的力度將進(jìn)一步加大，分公司地質(zhì)資料館計(jì)劃在近幾年內(nèi)，逐步把我們的成果地質(zhì)資料、原始資料、實(shí)物地質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化處理工作，以豐富、翔實(shí)的數(shù)字化成果來保證西南分公司地質(zhì)資料管理系統(tǒng)的在線服務(wù)的信息量和質(zhì)量，我們將不斷完善地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的功能，在石油地質(zhì)信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)和提升服務(wù)水平上下足功夫，在建設(shè)數(shù)字化的地質(zhì)資料館上做一些積極的探索。

檔案學(xué)有哪些數(shù)據(jù)庫(kù)

【編者按】：檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。精品學(xué)習(xí)網(wǎng)檔案學(xué)欄目為您提供檔案學(xué)范文參考，以及檔案學(xué)寫作指導(dǎo)和格式排版要求，解決您在寫作中的難題。
淺談數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的應(yīng)用
[摘要]本文分析了數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足,討論了利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用,提出了有建設(shè)性的對(duì)策和建議,提出了自己的思考。
[關(guān)鍵詞]數(shù)據(jù)庫(kù) 檔案管理 應(yīng)用
信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì),是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和變革的重要力量。隨著我國(guó)各單位業(yè)務(wù)的急速發(fā)展,單純的手工記錄方式已無(wú)法及時(shí)有效地對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔和管理。而計(jì)算機(jī)技術(shù)在近十年來的迅猛發(fā)展,使得各單位利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行輔助管理成為可能。檔案信息化是在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、管理和提供利用等服務(wù),主要包括檔案資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息管理和利用提供的一體化、檔案信息的高度共享等。
《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》規(guī)定了我國(guó)近期檔案工作發(fā)展目標(biāo),《國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略(2006年—2020年)》的審議通過,為檔案信息化提供了有力保障。計(jì)算機(jī)的介入打破了傳統(tǒng)的管理模式,使得原本松散、龐雜的檔案管理邁入了集中統(tǒng)一、信息自動(dòng)化的新領(lǐng)域。雖然,利用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案能大量減輕管理工作的強(qiáng)度、提高管理工作的效率,并能減少管理工作的失誤,但是由于計(jì)算機(jī)技術(shù),尤其是數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展是一個(gè)逐步開發(fā)、完善的過程,同時(shí)使用該技術(shù)的工作人員也有逐步學(xué)習(xí)、應(yīng)用的階段,因此計(jì)算機(jī)輔助管理各單位檔案中也存在著不少需要解決的問題。
一、數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足
隨著各單位業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大,傳統(tǒng)的手工管理檔案的方法,已經(jīng)不能適應(yīng)成倍膨脹的檔案數(shù)量,也無(wú)法滿足社會(huì)對(duì)檔案的巨大利用需求,利用檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理是提高各單位檔案服務(wù)水平的必由之路。將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài),檔案信息與載體分離,在這個(gè)意義上說網(wǎng)絡(luò)傳遞的僅是檔案信息,用戶得到的僅是復(fù)制品,而非檔案原件。使用數(shù)據(jù)庫(kù)計(jì)算機(jī)輔助管理檔案不同于以往對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作,管理人員除了需要具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)外,還需要對(duì)計(jì)算機(jī)及數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用具備一定的認(rèn)識(shí)。有相當(dāng)多的檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化,缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí),不能準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入基本信息,導(dǎo)致基本信息錯(cuò)誤、缺失甚至張冠李戴。與此同時(shí),由于一些檔案管理軟件在建立時(shí)僅考慮當(dāng)時(shí)的數(shù)據(jù)量和用戶需求,數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)中只有比較有限的幾個(gè)數(shù)據(jù)字段,數(shù)據(jù)庫(kù)容量較小,不能導(dǎo)出通用格式的數(shù)據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)量成倍增加,數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行的速度就相應(yīng)減慢,使工作效率被迫降低。
二、數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的應(yīng)用建議
要全面提升檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全水平是個(gè)艱難的過程,涉及方面很多,需要管理部門投入人量的人力物力。有些方面,例如,設(shè)備的可靠性,火災(zāi)預(yù)防等方面,主要涉及投入力度的問題:防止人為的有意識(shí)破壞方面,如泄密監(jiān)取密碼口令、計(jì)算機(jī)病毒、黑客等,主要依靠管理制度和計(jì)算機(jī)安全專項(xiàng)技術(shù)。但在數(shù)據(jù)庫(kù)的一致性、完整性問題上,檔案管理部門自身起著決定性作用。主要應(yīng)關(guān)注以下幾點(diǎn):
1.采用科學(xué)的數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)方式
早期使用結(jié)構(gòu)化方法開發(fā)的檔案管理軟件,其穩(wěn)定性、可修改性和可重用性都比較差,用戶需求的變化往往造成系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的較大變化,并且需要花費(fèi)很大代價(jià)才能實(shí)現(xiàn)這種變化。新的檔案管理軟件可采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法,商定一種或多種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式,以便數(shù)據(jù)能夠在不同軟件之間實(shí)現(xiàn)信息共享?？紤]到信息網(wǎng)絡(luò)化的需要,檔案管理軟件可具備通過網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢、交換的功能。同時(shí)還應(yīng)考慮數(shù)據(jù)量增加的速度和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì),以便今后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行升級(jí)或更新?lián)Q代。對(duì)于管理?xiàng)l例的各種文件可采用數(shù)碼照相或者文本方式進(jìn)行保存整理,通過公文類程序或網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行交換及查詢。
2.確保檔案的保密性和安全性
單位檔案的保密性和安全性是十分令人關(guān)注的問題。檔案一旦進(jìn)入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),網(wǎng)絡(luò)的安全將直接關(guān)系到檔案的保密性。對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與電子文件所存在的技術(shù)上的弱點(diǎn)只能靠技術(shù)上的發(fā)展去解決。作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用者,電子文件的形成者和保管者都有責(zé)任關(guān)注信息技術(shù)的最新發(fā)展,也有責(zé)任采用諸如防火墻、密碼技術(shù)、網(wǎng)關(guān)、虛擬保險(xiǎn)箱、電子印章、電子水印等最先進(jìn)信息技術(shù)解決上述問題。同時(shí)通過建立符合科研檔案技術(shù)發(fā)展規(guī)律的各種工作規(guī)范來保障電子文件的安全。只要工作規(guī)范,技術(shù)到位,這一科研檔案工作的主要障礙是完全可以解決與克服的。
加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控,及時(shí)備份數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)中存在的安全性問題是對(duì)檔案管理系統(tǒng)安全性最大的威脅。目前有多種網(wǎng)絡(luò)安全策略,各種安全策略必須相互配合才能真正起到保護(hù)作用,其中網(wǎng)絡(luò)的訪問控制可以說是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的核心策略,它的主要任務(wù)是保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和訪問,它也是維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、保護(hù)網(wǎng)絡(luò)資源的重要手段。另外,要注意建立計(jì)算機(jī)檢索查詢和提供檔案信息的主要服務(wù)方式,為使用者提供網(wǎng)狀信息組織結(jié)構(gòu),使用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進(jìn)行瀏覽,而不是按照規(guī)定途徑進(jìn)行檢索和查詢檔案信息。
3.關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化
當(dāng)檔案信息系統(tǒng)擴(kuò)展到局域網(wǎng)甚至互聯(lián)網(wǎng)時(shí),計(jì)算機(jī)病毒成為不可回避的危害,而且新型病毒具有許多網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的新特征,例如,病毒傳播主要通過網(wǎng)絡(luò)途徑擴(kuò)散,病毒與計(jì)算機(jī)入侵關(guān)系密切,Windows操作系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)功能是常見的攻擊點(diǎn),等等,檔案工作者應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注意新的技術(shù)變化,制定針對(duì)性策略,并從管理制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護(hù)、應(yīng)急措施等多方面綜合防范。
4.加強(qiáng)法制建設(shè)
保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的,還需要有相關(guān)法律、規(guī)章制度的約束。因此,檔案信息安全與其它社會(huì)問題一樣,是一個(gè)復(fù)雜的綜合性較強(qiáng)的問題,各個(gè)環(huán)節(jié)必須緊密銜接才能發(fā)揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的,缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國(guó)已將信息安全列入國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略,遼寧省早在1998年就通過了《遼寧省計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全管理?xiàng)l例)),這些都將在檔案信息安全保障中發(fā)揮重要作用,但隨著新問題的出現(xiàn)還需要更完善的、更專業(yè)的法律、法規(guī)出臺(tái)。
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檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中存在的問題及解決思路

錢毅
　　摘要:檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源管理的核心工具，目前我國(guó)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和利用狀況還存在不少問題。作者首先解析了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的概念，指出應(yīng)當(dāng)從檔案業(yè)務(wù)需求的角度去考察數(shù)據(jù)庫(kù)的功能，并分析了檔案實(shí)踐的發(fā)展導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容變化的幾大因素。在檔案建設(shè)過程中存在的問題包括缺乏有效統(tǒng)籌規(guī)劃、數(shù)據(jù)庫(kù)定位不準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高等。要解決這些問題，作者提出應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)劃管理、完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、建立健全質(zhì)量控制體系、培養(yǎng)人才隊(duì)伍等措施。
　　關(guān)鍵詞:檔案數(shù)據(jù)庫(kù) 概念 問題 思路
　　數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是20世紀(jì)60年代末發(fā)展起來的一門信息管理技術(shù)，是公認(rèn)的信息資源開發(fā)、管理和服務(wù)的核心手段。目前數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)規(guī)模、信息量大小和使用頻率已經(jīng)成為衡量一個(gè)國(guó)家信息化水平和綜合國(guó)力的重要尺度。在我國(guó)國(guó)家和地方各級(jí)的檔案信息化規(guī)劃中，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息資源管理的核心工具也都得到了廣泛的重視。但檔案界一直存在著如何盤活檔案資源、提高利用效率等問題。應(yīng)該說，擁有先進(jìn)的數(shù)據(jù)組織技術(shù)和靈活可靠管理手段的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)理論上可以從容面對(duì)這些挑戰(zhàn)，為檔案信息化搭建一個(gè)堅(jiān)實(shí)的平臺(tái)。事實(shí)上幾乎所有的檔案信息管理系統(tǒng)的中心都由檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來?yè)?dān)當(dāng)，無(wú)論其形式是檔案輔助管理系統(tǒng)還是所謂的數(shù)字檔案館。但檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和利用狀況仍然不容樂觀，還存在著數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)封閉、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，檔案信息資源尚未完全走出信息孤島的狀態(tài)。筆者擬從對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的概念、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用現(xiàn)狀及建設(shè)思路幾個(gè)方面來分析這些問題。
　　一、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)概念解析
　　檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)在我國(guó)已經(jīng)有20余年的歷史，但其理論發(fā)展卻并不充分。筆者通過期刊網(wǎng)（）進(jìn)行查閱，在1994~2005年間查詢到篇名中包含“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”的文章僅有28篇①，內(nèi)容多局限在實(shí)際工作總結(jié)的層次上，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的概念描述和理論挖掘相對(duì)較少。
　　通過文獻(xiàn)調(diào)研，筆者發(fā)現(xiàn)早在1987年孫淑揚(yáng)就指出“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)屬于文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案自動(dòng)化的重要內(nèi)容，它是經(jīng)過整理組織以機(jī)讀形式出現(xiàn)的檔案信息集合。②”洪漪編著的《檔案信息組織與檢索》中認(rèn)為“機(jī)讀檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，簡(jiǎn)稱檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，是以一定的組織方式存儲(chǔ)在一起的機(jī)讀檔案數(shù)據(jù)的集合。這些數(shù)據(jù)包括檔案題名、責(zé)任者、來源、頁(yè)碼、分類號(hào)、主題詞、摘要等，少數(shù)包含檔案全文。③”楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)實(shí)務(wù)》一書認(rèn)為“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從廣義的角度講，就是以特定方式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，就是為了滿足多個(gè)用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計(jì)算機(jī)中以備使用的數(shù)據(jù)形式。④”
　　筆者無(wú)意為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)給出一個(gè)確切的定義，因?yàn)樽鳛橹吸c(diǎn)的“檔案”與“數(shù)據(jù)庫(kù)”在實(shí)際應(yīng)用中本身就是發(fā)散性很強(qiáng)的概念，而且還在不斷發(fā)展變化之中，上述定義都符合其各自特定的信息背景，以致檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在不同階段的發(fā)展中出現(xiàn)了許多稱謂，如機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、索引數(shù)據(jù)庫(kù)，照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等等。因此研究檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，需要綜合把握數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案實(shí)踐的發(fā)展，獲得對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的相對(duì)完整的認(rèn)識(shí)。
　　在研究數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，除了掌握其先進(jìn)的管理手段和操作方法外，更重要的是要立足檔案信息資源的特點(diǎn)，按照需求引導(dǎo)的原則關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)中可以“為我所用”的部分，而不能片面追求數(shù)據(jù)庫(kù)功能而忽視基本的檔案需求。比如為了描述日益豐富的檔案數(shù)據(jù)類型，我們要求數(shù)據(jù)庫(kù)具有完備的數(shù)據(jù)類型能夠表達(dá)音頻、視頻、全文等信息類型；為了加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量控制，需要重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性管理機(jī)制；為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全，需要靈活應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)的視圖功能、權(quán)限管理以及加密機(jī)制等。此外，數(shù)據(jù)庫(kù)提供的共享交換、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等核心功能可以為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)提升管理水平和管理層次都提供技術(shù)保障。
　　同時(shí)，我們還要關(guān)注檔案實(shí)踐活動(dòng)的變化，關(guān)注這些變化可能對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)帶來的影響。筆者認(rèn)為影響檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的主要因素有如下三個(gè)方面。
　　1．檔案實(shí)體管理。在近年的檔案管理活動(dòng)中出現(xiàn)了許多新情況，比如2000年出臺(tái)的《歸檔文件整理規(guī)則》允許在文書檔案實(shí)體管理活動(dòng)中取消“卷”的概念，這直接影響到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是否還需要“卷”這一級(jí)邏輯層次，從而影響相關(guān)表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。信息記錄技術(shù)的發(fā)展引進(jìn)了許多新型載體，目前紙張、照片、膠片、縮微膠片、硬盤、軟盤、磁帶、各類光盤、圖紙等共存一室并不鮮見，不同類型的載體需要有不同的數(shù)據(jù)表來進(jìn)行管理，檔案信息化規(guī)劃中還要求將這些載體的信息通過各種方式數(shù)字化后進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這也極大地豐富了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容。此外，在檔案信息利用環(huán)節(jié)，用戶全文和多媒體信息檢索需求也會(huì)促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)類型的拓展。
　　2．檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)活動(dòng)。在多數(shù)情況下，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)并不只是純粹檔案數(shù)據(jù)的集合，還包括檔案管理活動(dòng)中的其他信息，這些信息可以在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過程中被納入管理。比如，在使用數(shù)據(jù)流圖等工具進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)需求分析的時(shí)候，可以將許多業(yè)務(wù)流程方面的管理信息納入數(shù)據(jù)字典；數(shù)據(jù)庫(kù)的概念設(shè)計(jì)階段經(jīng)常使用的ER模型（Entity-Relation Model）要求仔細(xì)分析檔案管理域中各實(shí)體及其之間的聯(lián)系，并據(jù)此建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)模式，通過這種設(shè)計(jì)方法得到的數(shù)據(jù)庫(kù)通常還包括一些管理實(shí)體，比如包括各類人員庫(kù)、標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)、組織機(jī)構(gòu)表、保管期限表、人員權(quán)限表、庫(kù)房信息等，甚至包括檔案借閱者信息，而其中相當(dāng)一部分不屬于檔案本體數(shù)據(jù)所包含的范圍。
　　3．應(yīng)用環(huán)境。不同的機(jī)構(gòu)具有不同的應(yīng)用環(huán)境，像檔案館與一般業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用環(huán)境就有很大差別，它們對(duì)于檔案數(shù)據(jù)具有不同的管理要求。比如在信息集中管理應(yīng)用環(huán)境中，為了管理方便，往往將檔案與資料、期刊、報(bào)紙、圖書等大量的非檔案成分進(jìn)行集中管理；文檔一體化環(huán)境則將文件與檔案數(shù)據(jù)共存一庫(kù)，彼此依存，或者干脆就是合而為一；電子文件管理應(yīng)用環(huán)境則根據(jù)前端控制原則，要求電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不能采用事后建庫(kù)的方式，而必須深入到文件形成階段，收集電子文件生命周期的完整信息。因此可以看出，不同應(yīng)用環(huán)境下建立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容范圍存在較大的差異。
　　通過簡(jiǎn)要分析檔案數(shù)據(jù)庫(kù)概念的內(nèi)涵及其變化，筆者認(rèn)為對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的理解不能一刀切，而應(yīng)該立足檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)單位的實(shí)際環(huán)境和系統(tǒng)需求，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合，并以此為據(jù)來考察目前我國(guó)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存在的一些問題。
　　二、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中存在的問題
　　在檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中，軟硬件設(shè)施可以通過購(gòu)買、引進(jìn)而獲得，但一個(gè)行業(yè)或者部門的信息資源是買不來的，只能依靠自己建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息資源采集、處理、存儲(chǔ)和傳輸中心，在檔案信息資源中占有舉足輕重的作用。因而從宏觀上講，如何規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，是關(guān)系檔案信息化進(jìn)程是否能夠順利進(jìn)行的關(guān)鍵因素。應(yīng)該說，我們?cè)谶@方面取得了很大的進(jìn)步，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)數(shù)量、分布的范圍、發(fā)展的勢(shì)頭都是可喜的，初步消除了檔案部門會(huì)淪為“信息孤島”的疑慮。但同時(shí)，許多檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中的問題也浮上臺(tái)面，能否解決好這些問題是關(guān)系檔案數(shù)據(jù)庫(kù)未來發(fā)展的關(guān)鍵。
　　1．檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏有效的統(tǒng)籌規(guī)劃
　　檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息資源開發(fā)的核心工作，但目前我國(guó)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。在國(guó)家檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)層面上，除了明清、民國(guó)、革命歷史檔案資料三個(gè)目錄中心的建設(shè)已經(jīng)啟動(dòng)外，尚未有國(guó)家級(jí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)劃安排，各地檔案部門在實(shí)際建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)基本上是各自為政，在檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系尚不完善的情況下，這種局面將會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)共享困難。雖然我國(guó)就檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)也提出過總體指導(dǎo)意見，比如《全國(guó)檔案信息化綱要》一文中多次提到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)問題，提出“加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”、“進(jìn)一步加強(qiáng)檔案目錄中心建設(shè)”、“積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”等，但這些意見缺乏可操作性。此外，如何將電子文件以及數(shù)字化檔案的信息納入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行管理，也需要在宏觀層面上進(jìn)行有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。
　　2．把握好數(shù)據(jù)庫(kù)定位
　　也就是要回答好“建設(shè)什么樣的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”的問題，回答這個(gè)問題需要充分了解檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)涵，明確建庫(kù)的需求和目的，確定數(shù)據(jù)庫(kù)定位，有的放矢。數(shù)據(jù)庫(kù)定位將直接影響到數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)成本、規(guī)模、效能等，是進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及信息系統(tǒng)建設(shè)的一個(gè)基本出發(fā)點(diǎn)。比如，是建立存儲(chǔ)檔案著錄信息為主的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，還是建立存儲(chǔ)檔案全文的全文數(shù)據(jù)庫(kù)；是根據(jù)館藏的特點(diǎn)建立具有特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，還是基于館藏圖片、音像等資料建立綜合
　　性多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；是建立檔案信息管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)還是電子文檔管理系統(tǒng)；是獨(dú)立建庫(kù)還是若干機(jī)構(gòu)建立聯(lián)合目錄中心，或者是為未來的數(shù)字檔案館做數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。這些問題都需要提前論證，做好決策。而我們目前的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在定位方面做的工作還不充分，許多數(shù)據(jù)庫(kù)千篇一律，缺乏特色；或者數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)相似卻不能聯(lián)合，各自為戰(zhàn)，造成資源分散，工作量重復(fù)。
　　3．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)盲目性大，存在不科學(xué)的成分
　　數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)性很強(qiáng)的一項(xiàng)工程，從可行性分析開始，逐次進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，繪制數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)字典，然后運(yùn)用各種工具進(jìn)行概念模型設(shè)計(jì)、外模式設(shè)計(jì)和物理設(shè)計(jì)，最后才能裝載數(shù)據(jù)庫(kù)。其中的各個(gè)步驟都必須認(rèn)真對(duì)待，偏廢不得，前一階段的設(shè)計(jì)是下一階段工作的基礎(chǔ)，不適合跨越設(shè)計(jì)階段開展工作。
　　但在實(shí)際的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過程中，還存在著許多不科學(xué)的問題。特別在數(shù)據(jù)庫(kù)可行性分析和數(shù)據(jù)分析階段存在的隨意現(xiàn)象比較突出。許多設(shè)計(jì)者對(duì)繁瑣的數(shù)據(jù)分析不太重視，往往一上來就開始設(shè)計(jì)庫(kù)表結(jié)構(gòu)，這種脫離詳細(xì)分析的設(shè)計(jì)方法雖然表面上速度較快，但其質(zhì)量經(jīng)不起推敲。對(duì)任何一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)而言，庫(kù)表結(jié)構(gòu)是其基石所在，基石不牢，大廈則有將傾之虞。
　　4．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu)缺乏規(guī)范
　　在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失是造成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)工作流于隨意的主要原因，而檔案數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu)不規(guī)范的情況會(huì)引起數(shù)據(jù)庫(kù)之間轉(zhuǎn)換困難、難以共享等問題。目前正在許多單位開展的數(shù)字化工作所形成的圖像文件、視音頻文件如何建庫(kù)管理，目前尚未有相關(guān)規(guī)范出臺(tái)。電子文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范的滯后使得電子文件歸檔數(shù)據(jù)難以收集齊全，還有不少電子文件仍在進(jìn)行人工著錄登記，長(zhǎng)此以往，前端控制原則難以在應(yīng)用系統(tǒng)中得到應(yīng)用。而在字段結(jié)構(gòu)層面上，不規(guī)范的情況則更為突出。像在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中通常作為主鍵的“檔號(hào)”字段的表示方法就五花八門，根據(jù)浙江省綜合檔案館信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)調(diào)查報(bào)告的調(diào)查結(jié)果，在這浙江省通用的6種檔案軟件中，有的用4個(gè)字段來表示檔號(hào)；有的定義成數(shù)字形式；有的定義為字符型，甚至同一個(gè)檔案館在不同時(shí)期錄入的數(shù)據(jù)，表示形式也不統(tǒng)一。這將對(duì)日后數(shù)據(jù)庫(kù)遷移、目錄中心數(shù)據(jù)合并等工作帶來極大的困難。
　　5．?dāng)?shù)據(jù)質(zhì)量
　　檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)必須保證良好的數(shù)據(jù)質(zhì)量，“問水哪得清如許，為有源頭活水來”這句古詩(shī)啟示我們，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫(kù)信息、良好的數(shù)據(jù)管理是營(yíng)造檔案數(shù)據(jù)庫(kù)“一池清水”的先決條件。作為重要的社會(huì)信息資源單位，檔案部門必須高度重視檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，在追求數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量增長(zhǎng)的同時(shí)，還要加強(qiáng)“污染防治”工作，防止臟數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。而根據(jù)浙江數(shù)據(jù)庫(kù)現(xiàn)狀調(diào)查報(bào)告，隨機(jī)檢查結(jié)果表明檔案數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量較好的數(shù)據(jù)誤差也在12%左右，總平均差錯(cuò)率達(dá)29%，造成這種狀況的原因主要在錄入階段，同時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量檢查制度不完善也是重要原因。
　　三、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展中存在問題的解決思路
　　1．加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)規(guī)劃管理
　　數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一項(xiàng)投入非常巨大、周期很長(zhǎng)、事關(guān)信息化成敗的基礎(chǔ)工程，應(yīng)當(dāng)由檔案事業(yè)管理部門提供宏觀的指導(dǎo)方針，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，提供本地區(qū)或本行業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的藍(lán)圖，并會(huì)同有關(guān)部門對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)劃的可行性進(jìn)行論證，提出檔案數(shù)據(jù)建設(shè)的具體意見。地方檔案部門則根據(jù)宏觀規(guī)劃的要求進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，以實(shí)現(xiàn)全局共享為基礎(chǔ)，突出特色數(shù)據(jù)?；谶@樣的總體思路，可以建立大范圍內(nèi)協(xié)調(diào)一致的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)庫(kù)框架設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)內(nèi)容都能得到很高的共享度，將會(huì)改善目前檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)自行一套、質(zhì)量參差不齊的總體狀況。
　　2．加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)
　　檔案信息資源描述標(biāo)準(zhǔn)體系是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的重要保障，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的確立和逐步完善有助于各級(jí)各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需要保持必要的協(xié)調(diào)，共同為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定要本著“確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀、便于共享”的原則進(jìn)行。在實(shí)施過程中，應(yīng)當(dāng)積極采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)；一般性的信息處理標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，如《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》、《全國(guó)行政區(qū)劃代碼》等標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)直接采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，不必另行一套；對(duì)檔案領(lǐng)域內(nèi)特有的資源制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《壽險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》。此外為了保證國(guó)家文獻(xiàn)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)之間的一致性，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)盡量與圖書、情報(bào)的國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)相一致。
　　3．建立標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)庫(kù)
　　目前數(shù)據(jù)庫(kù)的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)比較混亂，雖然從各數(shù)據(jù)庫(kù)個(gè)體角度觀察，并沒有太大的差錯(cuò)，但結(jié)構(gòu)的不一致、不兼容會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的共享和相互轉(zhuǎn)換帶來很大的困難，甚至難以進(jìn)行。筆者認(rèn)為，這個(gè)問題的最終解決，依賴于以著錄標(biāo)準(zhǔn)化為依托的元數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
　　目前檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的主要記錄對(duì)象是檔案文件的二次文獻(xiàn)信息，即文件的著錄信息。許多檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的確定其實(shí)就是將著錄卡上的項(xiàng)目轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)表上的字段信息。從原理上講，這個(gè)過程應(yīng)該很容易，但由于我國(guó)的《檔案著錄規(guī)則》，雖然規(guī)范了著錄項(xiàng)目，但并沒有規(guī)定相應(yīng)的量化指標(biāo)，離數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所要求的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的要求還有相當(dāng)距離。由于著錄標(biāo)準(zhǔn)并不是確定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)，各檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在建設(shè)時(shí)都可以根據(jù)自己的理解靈活應(yīng)用，著錄項(xiàng)目可以自行增刪，字段類型、字段長(zhǎng)度可以自由選擇，這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行互聯(lián)互通的難度就可想而知了。因此筆者建議以著錄標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，建立一定范圍內(nèi)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，此處的元數(shù)據(jù)就是關(guān)于數(shù)據(jù)庫(kù)中各數(shù)據(jù)字段的信息，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)成元數(shù)據(jù)字典。該字典提供數(shù)據(jù)項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)化信息，包括數(shù)據(jù)字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、長(zhǎng)度、默認(rèn)格式等規(guī)范，并說明字段之間的聯(lián)系。需要指出的是，這樣一個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)系的有機(jī)的元數(shù)據(jù)字典，實(shí)質(zhì)上是為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)提供通信格式，并不要求完全遵循，如果有特殊要求，只需要在此基礎(chǔ)上提供轉(zhuǎn)換功能即可。隨著檔案信息化的深入，元數(shù)據(jù)字典的建設(shè)還應(yīng)當(dāng)包括全文和電子文件的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目，為電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)提供相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子文檔的前端控制，從而在根本上解決電子文檔接口規(guī)范問題。
　　4．建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量控制體系
　　針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)質(zhì)量的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)視作檔案部門的信息產(chǎn)品，并依照生產(chǎn)產(chǎn)品的管理方式，通過質(zhì)量控制體系進(jìn)行監(jiān)管。該體系以可操作的方式提供對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的全面質(zhì)量管理，包括數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、建設(shè)、管理活動(dòng)中主要環(huán)節(jié)的控制，并制定數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量考核指標(biāo)體系。該體系要求將數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過程作為單獨(dú)的項(xiàng)目進(jìn)行管理，通過項(xiàng)目文檔能夠?qū)彶閿?shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)過程是否科學(xué)、合理；能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過程中的人、財(cái)、物進(jìn)行審計(jì)；對(duì)數(shù)據(jù)收集、錄入、備份等各環(huán)節(jié)提供質(zhì)檢措施，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整；通過質(zhì)量指標(biāo)體系對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)容量、響應(yīng)時(shí)間、查全率、查準(zhǔn)率、錯(cuò)誤率等進(jìn)行核查。依照質(zhì)量控制體系進(jìn)行管理，能夠優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)管理活動(dòng)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)人員的責(zé)任感。
　　5．加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)隊(duì)伍建設(shè)
　　隨著檔案事業(yè)的不斷推進(jìn)，對(duì)檔案信息管理人員的要求越來越高。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息化建設(shè)的中樞工程，其規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施、管理、維護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等都需要相關(guān)人員具有較高的綜合素質(zhì)，不僅要熟悉館藏，了解基本檔案理論、業(yè)務(wù)流程、未來發(fā)展，還要掌握數(shù)據(jù)庫(kù)管理的基本技能，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理員，還需要具備一定的規(guī)劃能力和標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)，而目前這方面的人才是比較缺乏的，需要檔案部門和教育機(jī)構(gòu)通力合作，培養(yǎng)通曉檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的全面人才，全面推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)進(jìn)程。
　　注釋：
　?、俨樵儠r(shí)間：2005年9月16日，檢索形式為“篇名”，檢索模式為“精確檢索”，數(shù)據(jù)庫(kù)來源為“電子技術(shù)及信息科學(xué)輯目錄”，特此說明。
　?、趯O淑揚(yáng)編著：《檔案管理與計(jì)算機(jī)》，第176頁(yè)，檔案出版社1987年3月。
　?、酆殇艟幹稒n案信息組織與檢索》，第146頁(yè)，武漢大學(xué)出版社，1998年1月。
　?、軛罟骶帲骸稒n案信息化建設(shè)實(shí)務(wù)》，中國(guó)檔案出版社，2003年，第103頁(yè)。
　　（原文載于《檔案學(xué)通訊》2006年第4期）