電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一章　總 則第一條　為規(guī)范電子文件的管理與歸檔工作，確保電子文件安全歸檔和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《昆明市檔案條例》等法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位的電子文件管理與歸檔工作。

　　企業(yè)和其他組織的電子文件管理與歸檔工作參照本辦法執(zhí)行。第三條　本辦法所稱電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱電子檔案是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件，以及實(shí)體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。第四條　電子文件管理與歸檔應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅(jiān)持“分級(jí)管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”的原則。第五條　市、縣（市）區(qū)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件、電子檔案的管理，納入信息化發(fā)展規(guī)劃，建立健全機(jī)構(gòu)，明確人員編制，將所需經(jīng)費(fèi)納入同級(jí)財(cái)政預(yù)算，并建立責(zé)任追究、目標(biāo)管理制度。第二章　機(jī)構(gòu)與職責(zé)第六條　市、縣（市）區(qū)人民政府辦公廳（室）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)行政機(jī)關(guān)電子文件管理與歸檔工作。第七條　市、縣（市）區(qū)信息化行政主管部門應(yīng)當(dāng)為電子文件管理與歸檔工作提供信息化保障，統(tǒng)一電子文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，做好檔案信息化項(xiàng)目立項(xiàng)管理、組織協(xié)調(diào)、技術(shù)論證和項(xiàng)目建設(shè)評(píng)估工作。第八條　市、縣（市）區(qū)檔案行政主管部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同相關(guān)部門，按照國(guó)家、省有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)規(guī)范，統(tǒng)一電子檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息資源共享平臺(tái)，對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行監(jiān)督管理。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位和其他組織電子文件管理與歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。第九條　保密行政主管部門對(duì)全市電子文件管理與歸檔工作中的涉密電子文件管理進(jìn)行指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查。第十條　市、縣（市）區(qū)國(guó)家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收和保管其接收范圍內(nèi)各單位形成的電子檔案，并依法提供利用。

　　各專業(yè)檔案館和部門檔案館按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)本專業(yè)、部門電子檔案的接收、管理、利用。第十一條　電子文件形成單位負(fù)責(zé)屬于本單位歸檔范圍的電子文件的收集和歸檔、整理、管理、移交工作。第三章　收集與歸檔第十二條　電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)收集電子文件，并即時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，確保電子文件安全、完整、真實(shí)、有效。第十三條　電子文件形成單位的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)符合下列歸檔范圍的電子文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行收集：

　?。ㄒ唬┓从潮緳C(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的；

　?。ǘC(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的；

　?。ㄈ┍緳C(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)的重要報(bào)送件；

　?。ㄋ模┍締挝还ぷ骰顒?dòng)中形成的正式電子文件及電子文件的形成過程稿；

　?。ㄎ澹┢渌麑?duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的。

　　電子文件在收集時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)收集相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。第十四條　收集的電子文件類型包括：

　?。ㄒ唬┪谋疚募河梦淖痔幚砑夹g(shù)形成的文字文件、表格文件；

　?。ǘ﹫D像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等獲得的靜態(tài)圖像文件；

　?。ㄈ﹫D形文件：用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；

　?。ㄋ模┯跋裎募河靡曨l設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件；

　?。ㄎ澹┮纛l文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的聲音文件；

　?。┒嗝襟w文件：用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字（表格）、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式；

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)庫(kù)文件）：用計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等；

　　（八）其他應(yīng)當(dāng)收集歸檔的電子文件。第十五條　電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)將符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行歸檔整理，整理以“件”為單位進(jìn)行。第十六條　電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

　?。ㄒ唬w檔的電子文件應(yīng)當(dāng)齊全、完整，能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；

　?。ǘ┓媳臼须娮游募碗娮訖n案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，能夠長(zhǎng)期有效讀??；

　　（三）具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件，應(yīng)當(dāng)制成紙質(zhì)檔案或者縮微膠卷同時(shí)歸檔，并建立互聯(lián)；

　?。ㄋ模┘用軅魉?、存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)在解密后進(jìn)行歸檔，壓縮電子文件應(yīng)在解壓縮后進(jìn)行歸檔；

　　（五）歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止改寫狀態(tài)；

　?。┮?guī)定電子文件、電子檔案的開放級(jí)別。

　　前款第（二）項(xiàng)所稱電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，由市檔案行政主管部門會(huì)同質(zhì)監(jiān)、信息化、保密等行政主管部門，依據(jù)國(guó)家、省的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定，報(bào)市人民政府批準(zhǔn)后，向社會(huì)公布執(zhí)行；專業(yè)檔案館、部門檔案館的主管部門可以按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，制定專業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)市檔案行政主管部門備案。

電子文件歸檔與電子檔案管理辦法的總 則

1．1 對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。1．2 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。1．3 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。 1．4 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。1．5 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。1．6 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。1．7 具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

國(guó)家檔案局關(guān)于修改《電子公文歸檔管理暫行辦法》的決定(2018)

一、將第七條修改為：“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求?！倍?、將第十三條修改為：“電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時(shí)按照國(guó)家有關(guān)要求對(duì)其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢查。”
　　本決定自公布之日起施行。

電子文件的歸檔管理有哪些具體要求

電子文件的歸檔管理有哪些具體要求

　　目前學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。以下我為大家整理了電子文件的歸檔管理有哪些具體要求的詳細(xì)內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助！

　　電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。具體要求：

　　（1）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔；

　?。?）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后在制作拷貝；

　?。?）推薦采用的`載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體；

　?。?）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；

　?。?）特殊格式的電子文件，應(yīng)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存在相應(yīng)的查看軟件；

　?。?）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫；

　?。?）對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄；

　　（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。 ;

電子文件的歸檔管理有哪些具體要求？

電子文件的歸檔管理具體要求
電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。具體要求：
（1）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔；
（2）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；
（3）推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體；
（4）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；
（5）特殊格式的電子文件，應(yīng)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存在相應(yīng)的查看軟件；
（6）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫；
（7）對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄；
（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

個(gè)人檔案是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料，也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。以下是我為大家整理的電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理

1、同步歸檔。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理過程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢驗(yàn)并審核所收集的紙質(zhì)文檔，切實(shí)保證紙質(zhì)文檔歸檔處理工作的規(guī)范有序進(jìn)行。所收集的電子信息在規(guī)范審核后也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，以確保其滿足檔案管理工作的基本要求。就電子檔案與紙質(zhì)檔案歸檔的具體操作來看，二者存在一定差異，應(yīng)當(dāng)注意的是，電子檔案歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)將其存入計(jì)算機(jī)硬盤中，并進(jìn)行清晰標(biāo)記，確認(rèn)已歸檔，為后續(xù)檔案管理工作提供便利。

2、同步整理。在電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取可行措施對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案在編號(hào)上保持高度一致性，確保其信息規(guī)則一致，促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的實(shí)際利用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

3、同步鑒定。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

4、同步利用。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的`利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

拓展內(nèi)容：

電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的探索

1、建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)。由于電子檔案在收集時(shí)間和方式以及存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實(shí)現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

2、并存期間應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)實(shí)行雙套制。鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，電子檔案和紙質(zhì)檔案將長(zhǎng)期并存，我們可采取既簡(jiǎn)單又保險(xiǎn)的辦法雙套制。即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當(dāng)然，在將紙質(zhì)檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時(shí)，電子檔案要用可脫機(jī)保存的載體備份下來。以紙質(zhì)檔案與磁盤（光盤、磁帶、，制成雙重備份，分別歸檔管理。

3、實(shí)行各種管理時(shí)都要制定一定的互通互聯(lián)方式。電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理內(nèi)容是互通互聯(lián)的：一是，利用紙質(zhì)檔案將電子檔案的內(nèi)容固定，解決電子檔案的易變動(dòng)、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案工時(shí)，進(jìn)行完善的著錄標(biāo)引，附上背景信息和原數(shù)據(jù)，可以互通互聯(lián)，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯(lián)。

4、建立一套科學(xué)合理的管理制度。電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護(hù)工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。