電子檔案歸檔

電子檔案的歸檔方式有哪些

我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱作“檔案”。以下是我為大家整理的電子檔案的歸檔方式有哪些相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

一、選擇電子文件信息的匯集點

由計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的.系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。

由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。

計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

二、借助計算機資料管理系統(tǒng)

開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。

對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。

檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

關(guān)于電子檔案的歸檔范圍不包括

電子檔案的歸檔范圍包括

1.在本機構(gòu)行使職能活動、業(yè)務(wù)管理及行政管理活動過程中形成的，有紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子文件，參照國家有關(guān)歸檔范圍和保管期限規(guī)定歸檔。對于需要保存草稿及過程稿的電子文件，需要按照版本管理的要求添加版本號，并和正本一并歸檔。

2.在行使和拓展本機關(guān)職能活動過程中，利用信息系統(tǒng)產(chǎn)生的無紙化新型電子文件，如網(wǎng)站、電子郵件、微博、微信等電子文件，也要列入歸檔范圍。

3.各種數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫、圖形庫和方法庫等。由于數(shù)據(jù)庫是動態(tài)的，對于這種數(shù)據(jù)文件應(yīng)定期拷貝，作為一個數(shù)據(jù)集歸檔。

4.為保證電子文件的長期可讀性，其支持軟件，包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及相關(guān)代碼庫、參數(shù)設(shè)置等也需要歸檔。

5.有助于確保電子文件真實、完整、有效、安全的有關(guān)元數(shù)據(jù)、說明性材料也要歸檔。

6.對于必須實行“雙套制”保存的電子檔案，應(yīng)歸檔相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件，并在有關(guān)目錄中建立電子文件和紙質(zhì)文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

電子檔案應(yīng)歸檔范圍包括

直接形成的對國家和社會具有保存價值的電子文件應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。
形成時沒有相應(yīng)紙質(zhì)載體但可輸出紙質(zhì)載體的電子文件，需要根據(jù)其價值界定歸檔范圍和劃分保管期限，其保管期限可參照同類紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上適當(dāng)放寬和延長，有條件時可輸出紙質(zhì)文件保管，但電子檔案仍舊需要納入歸檔范圍。形成時沒有相應(yīng)紙質(zhì)檔案而且也無法輸出紙質(zhì)載體的電子文件和電子檔案，應(yīng)將其納入歸檔范圍，并全面鑒別其價值，保管期限可適當(dāng)從長。

電子文件歸檔

電子文件歸檔案
1、歸檔方式：現(xiàn)階段電子文件一般有脫機和聯(lián)機歸檔兩種方式。脫機歸檔是將電子文件存入脫機載體后向檔案部門移交歸檔保存。聯(lián)機歸檔是通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將電子文件傳輸至檔案部門歸檔保存。
2、歸檔時間：紙質(zhì)文件一般為定期批量歸檔。電子文件的歸檔時間有實時和定期歸檔兩種。實時歸檔是在電子文件剛剛形成或收到之初就實行歸檔。定期歸檔是在電子文件的文書處理程序結(jié)束后才歸檔。實時歸檔一般采用聯(lián)機歸檔方式，定期歸檔可以是聯(lián)機或脫機歸檔。由于電子文件的歸檔實際上是復(fù)制和轉(zhuǎn)儲，歸檔后不影響部門中的使用，且有防止電子文件被損毀、丟失、篡改的作用，是一舉多得好事，因此，有條件的單位應(yīng)當(dāng)盡量采用聯(lián)機實時歸檔的方法。
3、歸檔要求： 一是必須是最終版本，且審批簽署手續(xù)完備，與有關(guān)的紙質(zhì)文件在內(nèi)容和形式上保持一致。 二是如果是加密文件一般須在歸檔前解除已設(shè)置的密碼；如果是壓縮文件應(yīng)盡可能解壓；如果是采用非通用格式制作的，須轉(zhuǎn)換成通用格式，如果無法轉(zhuǎn)換的，應(yīng)當(dāng)將該文件運行的專用軟件一并向檔案部門歸檔