檔案資料室

可以的
不過要做好防潮、防鼠等工作

單位資料室是干什么的

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位中負(fù)責(zé)管理本單位檔案的機(jī)構(gòu)，國(guó)家檔案事業(yè)系統(tǒng)的基層組織。大中型機(jī)關(guān)一般都設(shè)有檔案機(jī)構(gòu)，管理本單位形成的檔案，但機(jī)構(gòu)的名稱不盡相同。檔案室的本質(zhì)特征是統(tǒng)一管理本單位檔案和主要為本單位服務(wù)。它是一個(gè)單位檔案信息存儲(chǔ)、加工和傳輸?shù)姆?wù)部門，與本單位的領(lǐng)導(dǎo)和各組織機(jī)構(gòu)發(fā)生聯(lián)系，為領(lǐng)導(dǎo)決策、處理工作、組織生產(chǎn)、進(jìn)行科研等活動(dòng)提供依據(jù)和參考材料。機(jī)關(guān)檔案室工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高行政工作效率的必要條件。企業(yè)、事業(yè)單位檔案室工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理不可缺少的環(huán)節(jié)。檔案室又是國(guó)家檔案事業(yè)組織系統(tǒng)中的基層組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室保存的檔案，不僅對(duì)本單位的工作、生產(chǎn)和科研有現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值，而且其中具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的部分，是國(guó)家的檔案財(cái)富，具有歷史文化價(jià)值。因此，檔案室具有為國(guó)家檔案館積累和輸送檔案文化財(cái)富的性能，其移交檔案的完整程度、價(jià)值的高低、整理質(zhì)量、保管狀況等等，都會(huì)直接影響到檔案館的館藏質(zhì)量。檔案室的上述雙重性質(zhì)，支配著檔案室的整個(gè)工作活動(dòng)。
《地方各級(jí)人民政府機(jī)構(gòu)設(shè)置和編制管理?xiàng)l例》
第九條地方各級(jí)人民政府行政機(jī)構(gòu)的設(shè)立、撤銷、合并或者變更規(guī)格、名稱，由本級(jí)人民政府提出方案，經(jīng)上一級(jí)人《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》
第七條各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)政府信息公開工作，逐步增加政府信息公開的內(nèi)容。
第八條各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)政府信息資源的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)政府信息公開平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)政府信息公開平臺(tái)與政務(wù)服務(wù)平臺(tái)融合，提高政府信息公開在線辦理水平。
第九條公民、法人和其他組織有權(quán)對(duì)行政機(jī)關(guān)的政府信息公開工作進(jìn)行監(jiān)督，并提出批評(píng)和建議。
民政府機(jī)構(gòu)編制管理機(jī)關(guān)審核后，報(bào)上一級(jí)人民政府批準(zhǔn)；其中，縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府行政機(jī)構(gòu)的設(shè)立、撤銷或者合并，還應(yīng)當(dāng)依法報(bào)本級(jí)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)備案。
第十條地方各級(jí)人民政府行政機(jī)構(gòu)職責(zé)相同或者相近的，原則上由一個(gè)行政機(jī)構(gòu)承擔(dān)。行政機(jī)構(gòu)之間對(duì)職責(zé)劃分有異議的，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)協(xié)商解決。協(xié)商一致的，報(bào)本級(jí)人民政府機(jī)構(gòu)編制管理機(jī)關(guān)備案；協(xié)商不一致的，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)本級(jí)人民政府機(jī)構(gòu)編制管理機(jī)關(guān)提出協(xié)調(diào)意見，由機(jī)構(gòu)編制管理機(jī)關(guān)報(bào)本級(jí)人民政府決定。
第十一條地方各級(jí)人民政府設(shè)立議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制；可以交由現(xiàn)有機(jī)構(gòu)承擔(dān)職能的或者由現(xiàn)有機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)調(diào)可以解決問題的，不另設(shè)立議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。為辦理一定時(shí)期內(nèi)某項(xiàng)特定工作設(shè)立的議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定其撤銷的條件和期限。
第十二條縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)不單獨(dú)設(shè)立辦事機(jī)構(gòu)，具體工作由有關(guān)的行政機(jī)構(gòu)承擔(dān)。
第十三條地方各級(jí)人民政府行政機(jī)構(gòu)根據(jù)工作需要和精干的原則，設(shè)立必要的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)?？h級(jí)以上地方各級(jí)人民政府行政機(jī)構(gòu)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的設(shè)立、撤銷、合并或者變更規(guī)格、名稱，由該行政機(jī)構(gòu)報(bào)本級(jí)人民政府機(jī)構(gòu)編制管理機(jī)關(guān)審批。

如何搞好檔案資料室管理

做檔案資料工作首先要具備的一條就是細(xì)心。如果不具備其它的免談。
1、分類。把各項(xiàng)檔案資料先分類，按什么分由你決定或者由領(lǐng)導(dǎo)過目后決定。
2、建立檔案索引。。
3、歸檔。按不同的類型放在一處。
4、建立閱讀者或借閱者檔案資料庫(kù)，否則以后又成一鍋粥。
最好是找個(gè)細(xì)心的女孩或男孩子來管理。不要讓老太或老頭管理。

企業(yè)新建檔案室,應(yīng)如何來做?

　　一、對(duì)檔案文件資料進(jìn)行分類

　　比如管理制度、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、人事檔案等。也可根據(jù)需要在大類下設(shè)置小類，比如圖紙大類下設(shè)置電器圖紙、機(jī)械圖紙、建筑圖紙等。

　　企業(yè)遲早要進(jìn)行ISO9000的體系認(rèn)證，其中就有文件管理的內(nèi)容，因此，在認(rèn)證之前，在對(duì)各類檔案文件資料編號(hào)時(shí)，都最好按照體系相關(guān)要求進(jìn)行，以免認(rèn)證時(shí)重新編號(hào)的麻煩。

　　二、建立檢索系統(tǒng)

　　文件預(yù)期較多的話，最好是制作與檔案文件資料對(duì)應(yīng)的檢索卡，以便查閱。至少也要建立檢索目錄，這樣可以提高查閱的效率。

　　三、設(shè)置存放地點(diǎn)及相關(guān)硬件設(shè)施

　　選擇獨(dú)立的房間作為資料室，在設(shè)置必要的卷柜及書架等，其上固定同文件大類對(duì)應(yīng)的標(biāo)牌。

　　四、電腦化

　　這包括兩個(gè)方面，一是檢索系統(tǒng)的電腦化，一是檔案文件資料的電腦化。

　　這樣做的目的也有兩個(gè)，一是提高文件的查閱效率，提高資料的利用率，二是為將來企業(yè)的OA建設(shè)打下基礎(chǔ)。

　　五、防火防潮設(shè)施

　　這個(gè)不用多說，相信誰(shuí)都明白意義在哪。

　　六、制度建設(shè)

　　制度主要包括幾類：

　　1、檔案文件資料的歸檔制度。

　　比如合同每年裝訂歸檔，技術(shù)文件如圖紙等在項(xiàng)目結(jié)束就要?dú)w檔，而且資料室簽字確認(rèn)歸檔后，管理部門才可視為項(xiàng)目結(jié)束。

　　2、資料借閱制度

　　這不僅是指借閱的手續(xù)，更重要的是資料的保密級(jí)別，比如生產(chǎn)線的員工就不應(yīng)該有查閱銷售合同的權(quán)限。

　　3、文件銷毀的相關(guān)規(guī)定，比如一些管理文件在失效后，就要及時(shí)銷毀，否則占用地方。而且要規(guī)定，文件的銷毀決定權(quán)歸口單位，還要規(guī)定銷毀方式，不能隨手就扔到垃圾箱里，因?yàn)槟强赡軙?huì)造成泄密。

　　七、專職人員

　　檔案文件資料的管理，是公司信息管理的重要部分，貴公司既然能在建立之初就想到這個(gè)問題，我相信，貴司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)是很有遠(yuǎn)見的。既然如此，對(duì)于這項(xiàng)工作的重視就要考慮到專人的問題。

　　要求具備的條件至少有以下幾個(gè)：

　　1、具有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

　　2、熟悉電腦操作。至少比較熟悉WORD、EXCEL，最好對(duì)局域網(wǎng)也有一定了解。

　　3、具有嚴(yán)守企業(yè)機(jī)密的職業(yè)道德。當(dāng)然，上崗之前簽訂保密合同是必須的。

檔案室都干什么

　　檔案室(archives room)，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位中負(fù)責(zé)管理本單位檔案的機(jī)構(gòu)，國(guó)家檔案事業(yè)系統(tǒng)的基層組織。
　　大中型機(jī)關(guān)一般都設(shè)有檔案機(jī)構(gòu)，管理本單位形成的檔案，但機(jī)構(gòu)的名稱不盡相同。在歐美一些國(guó)家稱登記室，如德國(guó)人J.von 拉明根著的《登記室及其機(jī)構(gòu)和管理》(1571)、德國(guó)的早期檔案刊物《檔案館學(xué)和登記室學(xué)》(1806)、美國(guó)人T.R.謝倫伯格著的《現(xiàn)代檔案—原則與技術(shù)》(1956)，都使用了登記室的概念。國(guó)際檔案理事會(huì)組織編纂的 《檔案術(shù)語(yǔ)詞典》 (1984)收錄了“登記室”(registry)詞條，定義為：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織中負(fù)責(zé)形成、管理和保存現(xiàn)行案卷、文件和半現(xiàn)行文件的部門?！?蘇聯(lián)在各部和其他各主管部門 、組織、企業(yè)，在中央和地方蘇維埃與工會(huì)委員會(huì)、合作社聯(lián)合組織及其他社會(huì)組織中，都建立有檔案室，統(tǒng)稱機(jī)關(guān)檔案室。在中國(guó)，宋代各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)普遍設(shè)立架閣庫(kù)，金、元、明、清均沿襲宋制，亦設(shè)架閣庫(kù)，具有機(jī)關(guān)檔案室的性質(zhì)。中華民國(guó)時(shí)期開始把管理本機(jī)關(guān)檔案的機(jī)構(gòu)稱為檔案室。當(dāng)代中國(guó)在大多數(shù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位中都設(shè)有檔案室。
　　檔案室的本質(zhì)特征是統(tǒng)一管理本單位檔案和主要為本單位服務(wù)。它是一個(gè)單位檔案信息存儲(chǔ)、加工和傳輸?shù)姆?wù)部門,與本單位的領(lǐng)導(dǎo)和各組織機(jī)構(gòu)發(fā)生聯(lián)系,為領(lǐng)導(dǎo)決策、處理工作、組織生產(chǎn)、進(jìn)行科研等活動(dòng)提供依據(jù)和參考材料。機(jī)關(guān)檔案室工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高行政工作效率的必要條件。企業(yè)、事業(yè)單位檔案室工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理不可缺少的環(huán)節(jié)。檔案室又是國(guó)家檔案事業(yè)組織系統(tǒng)中的基層組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室保存的檔案，不僅對(duì)本單位的工作、生產(chǎn)和科研有現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值，而且其中具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的部分，是國(guó)家的檔案財(cái)富，具有歷史文化價(jià)值。因此，檔案室具有為國(guó)家檔案館積累和輸送檔案文化財(cái)富的性能，其移交檔案的完整程度、價(jià)值的高低、整理質(zhì)量、保管狀況等等，都會(huì)直接影響到檔案館的館藏質(zhì)量。檔案室的上述雙重性質(zhì)，支配著檔案室的整個(gè)工作活動(dòng)。
　　檔案室的職責(zé)是：①指導(dǎo)、監(jiān)督本單位文件材料的歸檔工作，保證應(yīng)歸檔的文件材料完整、系統(tǒng)，并按時(shí)向檔案室移交；②負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案，對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)，并編制必要的檢索工具、文件匯編和參考資料，積極提供利用，為本單位的工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)；③為國(guó)家積累檔案財(cái)富，把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案移交給國(guó)家檔案館；④有些中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)、大型企事業(yè)單位的檔案室，除管理本單位檔案外，還對(duì)本系統(tǒng)所屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
　　在中國(guó)，檔案室的數(shù)量大、分布廣、類型多?？蓺w納為：①機(jī)關(guān)檔案室。指中央、省、地、縣、鄉(xiāng)各級(jí)機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體建立的檔案室，負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)形成的各種門類和各種載體形式的檔案。機(jī)關(guān)檔案室受本機(jī)關(guān)辦公廳(室)領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上受同級(jí)和上級(jí)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。②科學(xué)技術(shù)檔案室。③綜合檔案室。指企業(yè)、事業(yè)單位建立的綜合性檔案保管機(jī)構(gòu)，統(tǒng)管本單位形成的各種類型的檔案。綜合檔案室是企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，它有利于加強(qiáng)本單位檔案工作的統(tǒng)一管理，便于綜合開發(fā)和利用檔案信息資源，也符合機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)原則。④檔案資料信息中心。一些大型企業(yè)、事業(yè)單位建立的統(tǒng)一管理檔案、圖書、情報(bào)、資料的機(jī)構(gòu)，實(shí)行信息資源一體化管理，為本單位綜合利用信息服務(wù)。⑤聲像檔案室。專門管理電影片、電視片、錄音帶、錄像帶、唱片、照片的檔案室。在電影制片廠、電視制作中心、新聞攝影部門、圖片社、唱片公司、廣播電臺(tái)等部門，一般都設(shè)有管理某些或某一種類聲像檔案的檔案室。⑥人事檔案室。機(jī)關(guān)人事部門設(shè)立的專門管理職工的履歷、自傳、考核、獎(jiǎng)懲、任免、職稱、學(xué)位、工資、級(jí)別、離休、退休、退職等個(gè)人材料的檔案室。至于人事部門在工作活動(dòng)中形成的一般人事文件材料，歸機(jī)關(guān)檔案室管理。⑦聯(lián)合檔案室。