檔案信息電子化

檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館?室　藏檔案資料?紙質(zhì)或機讀形式的　為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1?可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館?室　對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2?縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3?檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4?檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5?檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)

人事檔案電子化是大勢所趨

人事檔案電子化是大勢所趨

人事檔案電子化是大勢所趨

說起人事檔案電子化的好處，正在進行這方面課題研究的山西大學政治與公共管理學院教授趙穎芳告訴記者，“它不但優(yōu)化了辦事程序，而且提高了檔案的安全性?！?/p>

據(jù)她介紹，以往單位查檔或開具個人證明，要先從檔案庫里調(diào)出檔案，再打開檔案一頁一頁翻看，辦理時間至少在10分鐘以上，麻煩的甚至半個小時;而電子檔案系統(tǒng)建立后，只需在電腦中輸入身份證號或檔案編號，檔案相關(guān)材料便可在電腦中顯示出來，兩三分鐘之內(nèi)便可搞定，復雜的也就 5分鐘而已。

對于安全性的提升，趙穎芳表示，以往人事檔案在被頻繁地查閱、轉(zhuǎn)移過程中，很容易丟失、被篡改，現(xiàn)在檔案不用調(diào)來調(diào)去，丟失的概率要小。同時，只要有篡改，一對照電子檔案，很容易被查出，有效地減少了人為涂改。

記者了解到，檔案電子化帶來的是全新的檔案管理模式，在一定區(qū)域的.人事檔案管理查詢系統(tǒng)上線后，該區(qū)域的人事檔案信息將可實現(xiàn)共享，查詢檔案存放的所在地就變得易如反掌。既然實現(xiàn)了信息共享，這意味著人事檔案業(yè)務(wù)將來可能就近辦理。

在趙穎芳看來，既然檔案實現(xiàn)了電子化，就有可能給每個存檔者或存檔單位生成二維碼，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上申請，之后再通過網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)送過去，不用再去現(xiàn)場，從而實現(xiàn)線上線下的無縫對接。

此外，趙穎芳還建議，在生成電子人事檔案系統(tǒng)后，紙質(zhì)檔案已經(jīng)可以泰然“養(yǎng)老”。但是由于其分散儲存浪費諸多空間，因此可建立集中管理式的人事檔案館。“屆時，下級檔案管理部門可將存檔集體‘上交’，各存檔機構(gòu)的檔案便可歸于一處，集中存放，既便于管理又省卻諸多麻煩?！?/p>

成都社會人才人事檔案已經(jīng)實現(xiàn)電子化 畢業(yè)生你知道嗎？

成都社會人才人事 檔案 全國率先實現(xiàn)電子化

“成都市人才流動服務(wù)中心社會人才人事檔案電子化服務(wù)”進行了項目竣工驗收，這意味著成都市在全國首先完成社會人才人事檔案的標準化、數(shù)字化、電子化建設(shè)。據(jù)悉，該項目通過政府采購、公開招標，自1月30日起正式實施，至11月26日已完成成都市本級社會人才人事檔案電子化的全部內(nèi)容。

社會人才人事檔案電子化，主要是在分類整理庫存檔案的基礎(chǔ)上，對歸檔材料進行掃描等信息化處理，形成與實物檔案內(nèi)容對應(yīng)一致的全真電子檔案。驗收項目組組長、國家人社部全國人才流動中心李建敏副主任說，成都市人才中心的“三化”工作，開全國的先河，具有很強的示范效應(yīng)。對全口徑統(tǒng)計社會人才基礎(chǔ)信息，掌握社會人才的數(shù)量、層次、結(jié)構(gòu)、流向、分布等信息提供了重要的支撐;另外“三化”實施以后，還減少了檔案實物出入庫頻率，對保護紙質(zhì)材料，降低紙質(zhì)檔案的管理風險都有好處。

成都人才中心的“三化”建設(shè)已初見成效，現(xiàn)已與國內(nèi)某大型金融機構(gòu)簽訂了遠程閱檔服務(wù)合同，另有2家大型金融機構(gòu)正在洽談遠程閱檔應(yīng)用事宜。

紙質(zhì)檔案如何轉(zhuǎn)為電子檔案

紙質(zhì)檔案如何轉(zhuǎn)為電子檔案

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。以下是我為大家整理的紙質(zhì)檔案如何轉(zhuǎn)為電子檔案相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

紙質(zhì)檔案如何轉(zhuǎn)為電子檔案

1、可以打開手機的微信軟件，然后進入微信界面，進行把紙質(zhì)表格快速轉(zhuǎn)換成EXCEL電子版形式。

2、進入微信主界面之后，然后點按箭頭指向的小程序選項按鈕。

3、進入小程序界面之后，用放大鏡搜索，表格文字識別標志，進行操作。

4、進入表格文字識別界面之后，點擊下方的相冊，打開需要識別的帶有表格的圖片，或者是點按拍照，對著紙質(zhì)表格拍照。

5、把圖片上傳后，表格文字識別界面就會顯示識別中。

6、然后點按預(yù)覽識別結(jié)果，結(jié)果就會顯示在手機界面中。

7、選擇查看方法，選擇Excel軟件進行打開即可，也可以在彈出的菜單中用其他分享給其他人。

拓展資料：

電子文檔（Electronic document）是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

電子文檔區(qū)別于印刷品文檔主要有以下四個特點：容易修改、容易刪除、容易復制、容易損壞。

這是電子文檔區(qū)別于傳統(tǒng)的印刷文檔的一個重要區(qū)別，印刷文檔和手寫文檔都有一個共同的不足就是一旦印刷好或者寫好就難于修改，這個特點在某些時候是好的，比如人們經(jīng)常說的“白紙黑字”就非常能夠體現(xiàn)這個特點；但是它的優(yōu)點也正好是他的缺點，人們在處理很多文字和圖形圖像信息的時候，經(jīng)常需要對處理的內(nèi)容進行修改，以滿足不同的需要，這個時候電子文檔就表現(xiàn)出了它的優(yōu)點。正是由于電子文檔容易修改的特點，如果不能很好的保護，就可能受到非法的修改，不管這種修改是有意還是無意的，都會給文檔所有者帶來一定程度的損失，這個時候它又變成一個缺點。

加強電子檔案的管理和做好電子檔案的利用

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

一、電子檔案使用的.主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1.提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。

3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

二、加強電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。

1.加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2.加強電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。

3.加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求。 隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學技術(shù)的進步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。

1.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。 要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

2.規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回損失。 電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3.建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。 所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。

4.加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

現(xiàn)代社會正在跨入“信息時代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應(yīng)其規(guī)律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。