檔案數(shù)字化照片

檔案數(shù)字化圖片處理用掃描儀復(fù)制圖片格式。數(shù)字化復(fù)制圖像版是利用掃描技術(shù)將檔案以圖像格式存儲(chǔ)，有簡單的標(biāo)題和分類，但缺少檢索手段。

照片檔案數(shù)字化對印刷出來的照片像素一般不低于多少

出版級圖片一般是300PPI 個(gè)人應(yīng)用150PPI也可以接受。

地質(zhì)檔案資料中數(shù)碼照片檔案的管理

王紅

（青島海洋地質(zhì)研究所　青島　266071）

摘要　目前，在地質(zhì)檔案資料的歸檔中，出現(xiàn)了越來越多的數(shù)碼照片檔案。本文針對數(shù)碼照片檔案在歸檔、管理上遇到的問題，提出了相應(yīng)的措施與建議。

關(guān)鍵詞　地質(zhì)檔案資料　數(shù)碼照片　檔案管理

近幾年，數(shù)字技術(shù)飛速發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)如同手機(jī)一樣得到了普遍應(yīng)用，數(shù)碼相機(jī)在拍攝、保存、傳輸?shù)确矫嫠哂械膬?yōu)勢，是傳統(tǒng)的膠片攝影無法相比的。隨著數(shù)碼相機(jī)的普遍使用，目前，在地質(zhì)資料的歸檔中，也出現(xiàn)了越來越多的數(shù)碼照片，科研人員經(jīng)常會(huì)把數(shù)碼照片作為野外工作成果的一部分送到檔案室歸檔。雖然數(shù)碼照片檔案也是電子文件的一種，但它畢竟有著獨(dú)特的屬性和特征，在保存、管理上也應(yīng)該有別于普通紙質(zhì)檔案和電子檔案。

1 數(shù)碼照片的特性

1.1 數(shù)碼照片檔案是也是電子文件

數(shù)碼相機(jī)是一種利用電子傳感器把光學(xué)影像轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的照相機(jī)。它具有數(shù)字化存取模式、與電腦交互處理和實(shí)時(shí)拍攝等特點(diǎn)。

在《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》中，對電子文件的定義是“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募薄?/p>

由以上的定義我們可以判斷，數(shù)碼照片檔案是電子文件的一種。

1.2 數(shù)碼照片本質(zhì)上仍屬于照片范疇

數(shù)碼照片不僅是電子文件，它還具有照片的屬性?！墩掌瑱n案管理規(guī)范》中對照片檔案的定義是：“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分”。生成數(shù)碼照片的主要目的就是以靜止攝影影像記錄定義中提到的各種活動(dòng)，數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片雖然從原始表現(xiàn)形態(tài)和保存載體都不相同，沒有傳統(tǒng)意義上的底片，但數(shù)碼照片本身就可以沖印成紙質(zhì)相片，也可以生成底片，傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片是可以相互轉(zhuǎn)換的。所以說，數(shù)碼照片主要的屬性仍是照片。

1.3 數(shù)碼照片的優(yōu)缺點(diǎn)

數(shù)碼照片的優(yōu)勢是顯而易見的：成像快、傳輸快、易處理、易編輯、易查閱，而且，即使存儲(chǔ)時(shí)間很久也不會(huì)出現(xiàn)變色、變形，便于長期保存；數(shù)碼照片還有著應(yīng)用范圍較廣的優(yōu)勢，可以在數(shù)碼相機(jī)和電腦上顯示、瀏覽、處理；以與刻錄機(jī)、打印機(jī)、電視機(jī)等多種設(shè)備連接傳輸，能夠在網(wǎng)上發(fā)布。

在有著顯著優(yōu)勢的同時(shí)，數(shù)碼照片也存在著不容忽視的缺點(diǎn)：首先，數(shù)碼照片檔案信息與載體的可分離性，會(huì)導(dǎo)致對數(shù)碼照片的真實(shí)性的鑒別出現(xiàn)困難，通過電腦對數(shù)碼照片進(jìn)行處理、修改是件很容易的事，這給原始檔案的認(rèn)定帶來了難度。其次，是對軟件和硬件具有依賴性，數(shù)碼照片主要采取數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，對它的處理過程必須通過電腦和各種軟件，一旦這兩者出現(xiàn)損壞，對數(shù)碼照片的破壞會(huì)是毀滅性的

2 地質(zhì)資料中數(shù)碼照片管理存在的問題

雖然各地質(zhì)單位對地質(zhì)檔案資料中數(shù)碼照片檔案的管理都非常重視，但目前數(shù)碼照片檔案還沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的規(guī)范化管理，主要包括以下兩個(gè)方面：

2.1 缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)碼照片的格式、分辨率標(biāo)準(zhǔn)等方面都不能統(tǒng)一，各單位對數(shù)碼照片檔案的管理有些是參照地方檔案管理部門制定的標(biāo)準(zhǔn)來管理，有些干脆參照《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理》自行制定本單位的管理方法，這些都會(huì)直接影響數(shù)碼照片檔案管理的質(zhì)量。

2.2 數(shù)碼照片檔案在收集、歸檔、保管時(shí)存在一系列問題

數(shù)碼照片多數(shù)采取數(shù)據(jù)存儲(chǔ)而非實(shí)物存儲(chǔ)，它本身沒有傳統(tǒng)意義上的底片，不用沖洗。數(shù)碼照片的拍攝者不一定馬上把拍攝到的照片及時(shí)歸檔，檔案管理人員又無法對數(shù)碼照片的形成過程進(jìn)行監(jiān)控，這會(huì)造成數(shù)碼照片檔案歸檔不及時(shí)，容易導(dǎo)致漏歸。在保管方面也存在問題，數(shù)碼照片必須要依賴計(jì)算機(jī)等存儲(chǔ)設(shè)備才能存在，而這些設(shè)備本身的條件、故障，加上電腦病毒等，會(huì)造成數(shù)碼照片檔案的損壞和丟失。

3 加強(qiáng)地質(zhì)資料中數(shù)碼照片歸檔的主要措施

與紙質(zhì)照片檔案相比，數(shù)碼照片檔案無論是原始表現(xiàn)形態(tài)還是保存載體都不相同。因此，在管理上存在很大的區(qū)別，對數(shù)碼照片檔案的管理更加復(fù)雜。主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手，加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案的管理。

3.1 地質(zhì)行業(yè)的檔案資料管理人員應(yīng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)

21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)具有非常突出的地位，不斷有新思想、新知識(shí)、新載體出現(xiàn)，這就在客觀上要求檔案資料管理人員必須不斷充實(shí)自己，不斷更新知識(shí)。除了掌握檔案學(xué)基本知識(shí)以外，還要多學(xué)習(xí)了解地質(zhì)行業(yè)以及與本單位專業(yè)技術(shù)內(nèi)容相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，力爭使自己成為一個(gè)既熟悉檔案專業(yè)又懂得本單位相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，熟悉現(xiàn)代設(shè)備操作，一專多能的復(fù)合型優(yōu)秀檔案管理人才。

3.2 完善數(shù)碼照片歸檔制度

可參照和借鑒其他城市、其他行業(yè)以及兄弟單位的經(jīng)驗(yàn)，在收集、歸檔方面下工夫。地質(zhì)檔案資料管理人員要及時(shí)了解課題進(jìn)展情況，督促攝影者及時(shí)把數(shù)碼照片及時(shí)移交給檔案管理部門，并做好與照片相匹配的文字說明，包括日期、地點(diǎn)等，盡量做到反映照片的全部信息。

3.3 對數(shù)碼照片原始性的鑒定

原始性是檔案的基本屬性，這一條對數(shù)碼照片檔案同樣適用。檔案資料管理人員應(yīng)該平時(shí)多學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)，不斷積累經(jīng)驗(yàn)。數(shù)碼照片歸檔時(shí)，一定要確定它們沒有經(jīng)過修改、合成等后期加工。這項(xiàng)工作需要檔案工作人員的細(xì)心和耐心，應(yīng)當(dāng)參照歸檔課題的其他成果，仔細(xì)分析照片的畫面、色調(diào)、比例、整體風(fēng)格等，在必要時(shí)，可以請相關(guān)專業(yè)的專家來鑒定真?zhèn)?。總之，對?shù)碼照片的原始性的鑒定和確認(rèn)是非常重要的環(huán)節(jié)。

4 對數(shù)碼照片檔案的整理和保管

對地質(zhì)檔案資料中數(shù)碼照片的管理，應(yīng)該同電子文件的管理一樣，實(shí)行雙套管理。一套完整的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)該包括數(shù)碼圖像文件、紙質(zhì)數(shù)碼文件、文字說明3個(gè)部分。

4.1 數(shù)碼圖像文件部分

歸檔前，首先同歸檔的科研人員一起對數(shù)碼照片進(jìn)行篩選，把重復(fù)的、不清晰的數(shù)碼照片剔除掉，然后將確定歸檔的數(shù)碼照片作為一份電子文件著錄，在不同的計(jì)算機(jī)上至少保存兩個(gè)備份。光盤至少要刻錄出兩套，一套作為歸檔內(nèi)容的一部分，隨其他的研究報(bào)告、圖件等一同歸檔，順序編號，不需要單獨(dú)分類。這樣，在將來查找同一課題的檔案資料時(shí)比較方便快捷。另一套單獨(dú)存放，封存保管。

4.2 紙質(zhì)數(shù)碼照片部分

一些文章作者認(rèn)為，把數(shù)碼照片制作成紙質(zhì)照片保存沒有必要，我個(gè)人認(rèn)為是很有必要的。與數(shù)碼照片相比，紙質(zhì)照片具有它獨(dú)特的優(yōu)勢。備份1套紙質(zhì)數(shù)碼照片，可以防止重要數(shù)碼文件被破壞造成的損失，具體的管理方法參照紙質(zhì)照片的歸檔管理方法即可。歸檔紙質(zhì)數(shù)碼照片時(shí)，應(yīng)仔細(xì)與數(shù)碼圖像文件核對，數(shù)碼圖像文件內(nèi)容與相應(yīng)的紙質(zhì)照片內(nèi)容完全一致才能歸檔。

4.3 數(shù)碼照片的文字說明部分

文字說明部分應(yīng)反映數(shù)碼照片的主要信息內(nèi)容，標(biāo)明所屬課題名稱、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、拍攝者、像素、圖像格式等。數(shù)碼照片刻錄成光盤后，應(yīng)在光盤上附外標(biāo)簽，粘貼在光盤包裝物上，不能直接在光盤上寫字或粘貼標(biāo)記，以免影響光盤的閱讀。標(biāo)簽上應(yīng)填寫地質(zhì)檔案案卷號、載體號、題名、寫入數(shù)據(jù)的日期等。除此之外，在光盤盒上一定要標(biāo)識(shí)出光盤的硬件和軟件環(huán)境。

目前，對于地質(zhì)資料中數(shù)碼照片的管理，盡管還存在著很多有待于探索的地方，但只要能清醒地認(rèn)識(shí)和正確對待這些問題，并采取相應(yīng)的措施，相信一定會(huì)很快形成一套有效、規(guī)范的管理方法，以確保數(shù)碼照片的原始性、真實(shí)性和可靠性，使數(shù)碼照片檔案能夠充分發(fā)揮它的優(yōu)勢，極大地豐富地質(zhì)資料的內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)

李麗云.加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案管理的幾點(diǎn)思考.中國檔案，2007(3）

王鳳剛.對數(shù)碼照片檔案管理的思考.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006(1）

傅榮校，翁敏曦.檔案數(shù)字化掃描與存儲(chǔ)格式比較研究.檔案學(xué)通訊，2007(2）

什么是檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

擴(kuò)展資料：

檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

1、檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；

2、載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫；

3、檔案專題信息的采集與建庫。

參考資料來源：百度百科-檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化流程大概是怎樣的？

一、術(shù)語和定義1、數(shù)字化用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。3、數(shù)字圖像表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。4、黑白二值圖像只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。6、分辨率單位長度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英時(shí)點(diǎn)數(shù)（dpi)表示。7、失真度對檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。8、可懂度數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。9、圖像壓縮清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求1、基本原則紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對檔案利用的需求。2、數(shù)字化對像的確定原則應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。1）符合國家法律法規(guī)的原則紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。2）價(jià)值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。3、基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。4、 過程管理1）應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全.2 ）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。三、檔案整理在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。1 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備2 拆除裝訂3 區(qū)分掃描件和非掃描件4 頁面修整5 檔案整理登記6 裝訂四、檔案掃描1、掃描方式1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。2、掃描色彩模式1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。3 、掃描分辨率1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。3）需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。4、掃描登登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理量填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。五、圖像處理1 、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。2）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。5）認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。2、糾偏對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。3、去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。4、圖像拼接對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。5、裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。六、圖像存儲(chǔ)1、存儲(chǔ)格式1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。2）提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。2、圖像文件的命名1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。2）多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。七、目錄建庫1、數(shù)據(jù)格式選擇目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。2、檔案著錄按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動(dòng)校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。八、數(shù)據(jù)掛接1、匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖象的自動(dòng)搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。2、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。3、認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。九、數(shù)據(jù)驗(yàn)收1、數(shù)據(jù)抽檢1）以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。2）一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5%。2、驗(yàn)收指標(biāo)1）目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤碼，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”。2）一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過”。合格率：抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%3、驗(yàn)收審核驗(yàn)收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。4、驗(yàn)收登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。十、數(shù)據(jù)備份1、備份范圍經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。2、備份方式為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。3、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。4、備份標(biāo)簽數(shù)據(jù)備份后應(yīng)相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。5、備份登記填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。十一、數(shù)字化成果管理1、應(yīng)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。