檔案數(shù)字化現(xiàn)狀分析

企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問題
檔案管理的信息化意識不足
實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗、缺乏服務(wù)意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。
檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實現(xiàn)了工程設(shè)計、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會導(dǎo)致系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題。
標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善
檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對其進行指導(dǎo)。信息化是一個非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策
企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復(fù)雜工程，為此，我們需要采取相應(yīng)措施加強企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題，我們要在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，應(yīng)用相應(yīng)的對策措施做好應(yīng)對，以促進檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中，但檔案信息化建設(shè)卻嚴(yán)重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代末，目前，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護不夠嚴(yán)密
網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設(shè)的同時，搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案信息化管理的基礎(chǔ)，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設(shè)，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
2.2 實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化
檔案信息利用由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯(lián)系，這對部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實現(xiàn)檢索的自動化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當(dāng)檔案的數(shù)量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。
3 加強企業(yè)檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲格式，支持多種功能，并能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上，才能對各部門的電子檔案進行收集和控制，也有利于各部門對保存檔案進行查閱。
3.2 加強對企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個重要手段。因此，企業(yè)要加強檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計算機數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及，但是在運用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運行的基礎(chǔ)和保證。
3.4 檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，建網(wǎng)時就應(yīng)實行物理隔離，保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時，要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對主機內(nèi)核采取加固防護措施。實行級別控制，對用戶的訪問權(quán)限進行級別確認(rèn)，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外，要重視和加強員工的安全防護意識教育，嚴(yán)格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現(xiàn)代社會激烈的市場競爭中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標(biāo)邁進，必須加強與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢實現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。
在新的歷史時代要求下，企業(yè)檔案部門在推進檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)。這也正符合國家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學(xué)科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進程中，要科學(xué)決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進、加強協(xié)調(diào)，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務(wù)，切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。

新時期檔案管理數(shù)字化存在的主要問題,？

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與存在的問題

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與存在的問題
檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢
（一）能增強立卷制度執(zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機關(guān)工作中形成的具有保存價值的文件材料均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從上述規(guī)定可見，文書處理部門整理（立卷）在我國是一項基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門立卷制度，或制度形同虛設(shè)，沒有很好的執(zhí)行，個別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)負(fù)責(zé)人代替部門進行立卷，但檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域受限，同時每日均有大量工作需完成，對每一個部門的工作內(nèi)容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。
（二）能縮短檔案資料整理工作時間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時間、固定人員與固定地點進行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費大量時間完成，且有時還會出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進行復(fù)制與存儲。相關(guān)部門僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設(shè)的管理系統(tǒng)完成對資料的歸檔，如此縮短了工作時間，操作簡便，提高了工作質(zhì)量。
（三）提高了查詢效率。在當(dāng)前社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對檔案資源的查詢費時、繁瑣。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢效率。工作人員也將有大量時間從事檔案資源的整理、分類等基礎(chǔ)性工作。（四）增強紙質(zhì)檔案原件的保護。紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來，工作中檔案的利用完全可以通過數(shù)字化副本代替原件實現(xiàn)，這樣可以避免或減少對檔案原件的損壞，以便有效地延長原件的保存時間；尤其是那些歷史久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料，實現(xiàn)數(shù)字化處理后無疑會得以更好地保存。
二、檔案數(shù)字化管理的不足
（一）檔案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險性。在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計算機系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時，主要利用電子編碼技術(shù)來進行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應(yīng)用時有一定的弊端，如果對原始憑證內(nèi)容進行修改也不會留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。
（二）電子文件檔案儲存受載體制約性強。電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴性相當(dāng)強，計算機儲存設(shè)備容量雖大，不過面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時，且計算機應(yīng)用軟件更新相當(dāng)快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取，即使是同時期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長期乃至永久管理。
（三）數(shù)字檔案的法律效力問題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特殊性，由于它的內(nèi)容容易被修改，并且內(nèi)容和載體易分離，真實性存在“信任危機”。因此，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。
（四）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會用到計算機軟硬件與掃描、存儲、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代計算機技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專多能的復(fù)合型人才方可勝任。因而應(yīng)重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)?？傊?，在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢?，F(xiàn)代信息技術(shù)必將實現(xiàn)由手工檔案管理至自動化管理的變革，進而提高管理工作效率，減少勞動強度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟時代發(fā)展步伐，摸索出科學(xué)檔案管理新思路、新方法，規(guī)范檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

基層單位地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的思考

謝麗華1程永平2

（1. 廣東省有色金屬地質(zhì)局；2. 河南省地礦局第二地質(zhì)勘查院）

摘 要 隨著計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化技術(shù)也應(yīng)運而生并推廣運用，它的出現(xiàn)對信息化檔案管理工作帶來新的深遠(yuǎn)影響。在這種情形下，本文主要對基層單位地質(zhì)檔案資料數(shù)字化工作的有關(guān)問題進行分析與討論。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案資料 數(shù)字化 管理 基層單位

地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)工作成果的集中體現(xiàn)，包括成果資料、水文資料、樣品分析資料、鉆探資料、測量資料、設(shè)計和科研資料等一系列地質(zhì)工作必備的科學(xué)依據(jù)性地質(zhì)檔案資料。它是地質(zhì)工作活動中的真實記錄，記載了地質(zhì)工作者從事地質(zhì)勘查工作的智慧結(jié)晶，體現(xiàn)了地質(zhì)工作者的勞動價值。

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)是地質(zhì)工作現(xiàn)代化管理的必然趨勢。隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)及多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以地質(zhì)檔案資料為主要收藏載體的傳統(tǒng)紙質(zhì)地質(zhì)檔案資料已難以適應(yīng)當(dāng)今信息時代的要求，地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)已成為基層單位檔案室信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和發(fā)展方向。作為基層單位的檔案室，如何有計劃地開展地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源共享，無疑具有重要的現(xiàn)實意義。

1 地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的概念及特點

1.1 地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的概念

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化是以數(shù)字化信息為基礎(chǔ)，以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為依托。實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息的收集、處理、整合、存儲、傳輸、應(yīng)用，使得地質(zhì)檔案資料真正得到充分利用和資源共享。

1.2 地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的特點

一是利用計算機技術(shù)將各種地質(zhì)檔案信息進行數(shù)字化存儲，改變過去單一文字檔案的形式；

二是數(shù)字化檔案的生成、轉(zhuǎn)化與使用，都離不開專用設(shè)備（如掃描儀、專用服務(wù)器等）；

三是存儲突破了空間上的限制，克服了紙質(zhì)檔案保存難的弱點；

四是檔案信息資源共享性。通過數(shù)字化處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，讓廣大的用戶可以共享地質(zhì)檔案資料。

2 地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的現(xiàn)狀

廣東省有色局自 1956 年至今，通過廣大地質(zhì)科技工作者的辛勤勞動，積累了豐富的地質(zhì)檔案資料。目前，局屬基層單位檔案室保存的地質(zhì)檔案信息形式主要以紙質(zhì)載體形式存在。這些地質(zhì)檔案資料大多數(shù)是 20 世紀(jì) 60 ～ 70 年代，甚至有的還是 50 年代形成的，大多數(shù)地質(zhì)檔案資料為紙質(zhì)藍(lán)圖和鉛字打印文稿，隨著時間的流逝，藍(lán)圖正在逐漸褪色，字跡正在消失，鉛字打印文稿的紙張更是在逐步老化，甚至有些資料已無法利用。地質(zhì)檔案信息資源的經(jīng)濟價值和社會價值已難以得到充分的體現(xiàn)，更難以適應(yīng)現(xiàn)代信息社會化的形勢要求。

（1）基層單位檔案部門硬件配備總體滯后，達(dá)不到檔案數(shù)字化要求。數(shù)字化工作是需要借助大量的硬件設(shè)備才能完成的。目前，我局基層單位雖然為檔案管理部門配備了計算機設(shè)備，但大多為其他部門淘汰的配置低、陳舊的設(shè)備，同時也缺乏數(shù)字化所必備的高分辨率掃描儀、專用的服務(wù)器等。

（2）地質(zhì)檔案管理軟件版本、功能不統(tǒng)一，使用混亂，直接導(dǎo)致檔案錄入、查詢的不方便，同時也極容易產(chǎn)生誤差，給檔案管理人員和查閱檔案的用戶帶來諸多不便。

（3）數(shù)字化程度不高。雖然我局大部分單位的地質(zhì)檔案資料都利用計算機管理，但都只是目錄級的錄入管理，其文字報告、圖表等并沒有進行數(shù)字化處理，仍以紙質(zhì)形式進行管理與利用，沒有真正實現(xiàn)地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。

（4）檔案人員素質(zhì)總體不高，不能完全達(dá)到檔案數(shù)字化工作技能要求。目前，我局基層單位檔案人員的知識結(jié)構(gòu)比較單一，工作熱情不夠，工作效率也不高。因此，地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)中，綜合性人才的缺乏是制約著數(shù)字化成效的關(guān)鍵問題。

3 實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的優(yōu)勢

針對基層單位地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的現(xiàn)狀，實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料數(shù)字化可有效解決地質(zhì)檔案資料管理面臨的一些問題。

3.1 地質(zhì)檔案資料利用

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)的目的就是要方便快捷地為廣大用戶利用信息，提高信息利用率。進行數(shù)字化后地質(zhì)檔案資料信息的利用工作可以改變煩瑣的手工操作查閱，有效地保護地質(zhì)檔案資料的原件不受到磨損和破壞。同時專業(yè)技術(shù)人員可以隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽、獲取所需的地質(zhì)檔案資料目錄，然后直接到檔案室調(diào)閱。檔案室還可直接為查閱者提供電子文檔復(fù)制服務(wù)。這樣既可節(jié)約時間，又能縮短成果編制時間，起到了事半功倍的效果。這是電子文檔易轉(zhuǎn)移、低成本的具體運用，提高了辦事效率。

3.2 地質(zhì)檔案資料存儲空間

由于紙質(zhì)地質(zhì)檔案資料數(shù)量的快速增長，大部分的檔案室基于歷史的原因，庫房面積小，遠(yuǎn)不能滿足日益增長的地質(zhì)檔案資料的存放要求，致使檔案室?guī)旆繅毫υ龃?，將地質(zhì)檔案資料信息數(shù)字化后，將地質(zhì)檔案資料存儲在硬盤、光盤等介質(zhì)上，可大大減輕庫房的壓力，降低管理成本。

4 地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)中的幾點思考

4.1 確保地質(zhì)檔案資料信息的保密

地質(zhì)檔案資料管理工作是地質(zhì)工作中的一項重要組成部分，它同時具有地質(zhì)專業(yè)性和資料秘密性兩種特性。在進行數(shù)字化處理工作時，要注意防止地質(zhì)檔案資料的泄密。對外聘人員應(yīng)該簽訂嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ軈f(xié)議，同時應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督數(shù)字化處理整個過程的工作機構(gòu)，切實防止外聘人員在對紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程中，造成涉密地質(zhì)檔案資料的泄密事件發(fā)生。

4.2 紙質(zhì)地質(zhì)檔案資料原件的安全保護

地質(zhì)檔案資料的唯一性、原始性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn)，同時地質(zhì)檔案資料還具有不可再生和不可替代性。因此保護地質(zhì)檔案資料原件安全和可用性是地質(zhì)檔案工作的重要內(nèi)容之一。在進行數(shù)字化加工過程中，常會發(fā)現(xiàn)有的檔案材料由于形成的年代不同，原件在紙色、墨跡、印章等方面所存在的瑕疵，為有效地保護它的原始性和真實性，不能對檔案材料的實體內(nèi)容進行擅自修改，要確保被數(shù)字化的每份地質(zhì)檔案資料的內(nèi)容完整和保持原貌。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，主要是通過計算機網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，因此網(wǎng)絡(luò)的安全性、數(shù)據(jù)的安全性是一個重要的問題，必須設(shè)定安全的使用權(quán)限，以保證電子數(shù)據(jù)不被錯誤修改、刪除，同時派專人作好數(shù)據(jù)的備份工作，以保證檔案室提供給用戶的數(shù)據(jù)具有安全性、可靠性。

4.3 加大地質(zhì)檔案資料數(shù)字化軟硬件的投入

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化首先是檔案硬件的現(xiàn)代化。檔案數(shù)字化離不開高技術(shù)來支撐。各基層單位要根據(jù)實際需要，為各自檔案室配備計算機、掃描儀等基本設(shè)備，并隨著需求發(fā)展不斷進行升級完善。同時還應(yīng)建立專門的檔案管理服務(wù)器。組織開發(fā)或者購置數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，以滿足檔案利用者和檔案管理者需求為目標(biāo)，實現(xiàn)從輸入、存儲、管理到利用的數(shù)字化。

4.4 檔案管理人才的培養(yǎng)

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性較強的工作，人才的培養(yǎng)是保證地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)取得成效并持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。要把加快檔案管理人員培養(yǎng)教育工作，作為一項長期的、重要的任務(wù)來抓。因此，各基層單位必須重視地質(zhì)檔案人員的培養(yǎng)，不僅需要培養(yǎng)檔案專業(yè)知識的人才，也需要懂管理有創(chuàng)造力的管理人才，而且更需要培養(yǎng)有較先進信息處理技術(shù)的人才，以利于更好地開展地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)和利用工作。

4.5 基層單位檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)量力而行

基層單位檔案數(shù)字化建設(shè)是社會信息化工程的有機組成部分，基層單位的地質(zhì)檔案資料數(shù)字化必須因“需”制宜、科學(xué)規(guī)劃、逐步推進。從地質(zhì)檔案資料專業(yè)性、特殊性及用戶需求個性等因素出發(fā)，地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)在網(wǎng)絡(luò)信息資源中發(fā)揮最大化的效能，實現(xiàn)真正意義上的地質(zhì)檔案信息資源共享，提升地質(zhì)檔案資料的社會價值。

5 結(jié)語

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化是一項系統(tǒng)工程，基層單位檔案室只有實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案部門從封閉中走向開放，更好地發(fā)揮地質(zhì)檔案信息的增值作用，使地質(zhì)檔案資料的使用價值能夠更好地服務(wù)于社會。