檔案數(shù)字化統(tǒng)計表

本期主編：橙子

話不多說，進(jìn)入正題了！

（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化處理場所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數(shù)字處理設(shè)備需要計算機(jī)、掃描儀、錄音機(jī)和存儲介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、 備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等則更好。

（3）數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。 確保數(shù)字處理工作的安全和保障 。

要先將掃描儀連接到計算機(jī)，安裝驅(qū)動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應(yīng)能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設(shè)置。

掃描動作并不復(fù)雜，就是把紙質(zhì)文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

在掃描之前，我們必須設(shè)置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、 膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇。

顏色常常又和圖像存儲格式相關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；

掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。 具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定，再進(jìn)行亮度、對比度的微調(diào)。

標(biāo)準(zhǔn)要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

在這些情況下，需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要通過專門 的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn)。它要能夠?qū)崿F(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉(zhuǎn)、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確 。

檢查員必須掌握紙質(zhì)文件數(shù)字化處理的標(biāo)準(zhǔn)要求，檢查人員要盡職盡責(zé)，要求做到100%檢查，并且合格率應(yīng)達(dá)到100%。

檢查的事項(xiàng)有圖像是否清晰、畫質(zhì)是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點(diǎn)，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

使用數(shù)字文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據(jù)，要仔細(xì)的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字 復(fù)印一一對應(yīng)，檢查合格率應(yīng)為100%，發(fā)現(xiàn)問題時，必須重新修改完善。

將通過檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板建立包括圖像文件命名方法在內(nèi)的存儲結(jié)構(gòu)，并 盡可能完整地描述相關(guān)文檔 。

包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項(xiàng)。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定。

交接過程包括交接前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)。 交接手續(xù)時經(jīng)雙方蓋章確認(rèn)后方才生效。

這期就說到這里，歡迎在評論區(qū)留下你的看法，覺得有用可以分享給身邊的人，我們下期再見。

如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

隨著社會信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，希望大家喜歡！

一、掃描加工前階段

這一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段，是該項(xiàng)工作的起步階段也是關(guān)鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。

1、紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。

許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進(jìn)，在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段，必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁面，修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

2、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

3、人員的準(zhǔn)備。

檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機(jī)知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報反映此項(xiàng)工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務(wù)外包），制定實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實(shí)行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

4、管理制度的完善。

科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項(xiàng)工作的順利有序開展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等，要做好這項(xiàng)工作，應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。

二、掃描加工中階段

這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段，是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

1、掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。

做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標(biāo)準(zhǔn)，也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應(yīng)，每一件檔案圖像首頁應(yīng)含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標(biāo)識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

2、掌握操作方法。

在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的，要做好此項(xiàng)工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

掃描操作：檔案掃描儀與計算機(jī)連接，安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復(fù)雜，就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實(shí)現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對比度的微調(diào)。

圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題，出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn)，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

三、掃描加工后階段

一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項(xiàng)工作依次銜接完成。

1、圖像檢查。

數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗(yàn)，但是作為加工工作來說，不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題，這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查，最低不能低于10%，對抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進(jìn)行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補(bǔ)掃的補(bǔ)掃，并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍，再檢查完善。

2、數(shù)據(jù)對接檢查。

目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

3、數(shù)據(jù)存儲。

在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì)，存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等，其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板來建立，而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。

4、數(shù)據(jù)移交。

這是掃描加工工作完成前的最后一項(xiàng)內(nèi)容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)，此驗(yàn)收由檔案管理部門來驗(yàn)收，驗(yàn)收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗(yàn)收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時間檔案工作的重要內(nèi)容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細(xì)心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，都能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是我為大家整理檔案管理系統(tǒng)怎么操作相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

其中，會博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理：

系統(tǒng)特色：

1、會博通提供和現(xiàn)實(shí)一致的綜合檔案管理

會博通可根據(jù)組織的實(shí)際需要，進(jìn)行檔案管理架構(gòu)的自定義，以便于形成符合組織個性化需要的檔案管理分類。任何自定義分類結(jié)構(gòu)的`最底層分類則是會博通的檔案定義，可以理解為現(xiàn)實(shí)的一個檔案盒或者裝訂好的案卷，可存放按卷歸檔的案卷和按件歸檔的文件，并可利用示意圖真實(shí)還原檔案存放位置。

2、檔案管理與利用授權(quán)

管理員可在定義好的檔案分類下，在組織架構(gòu)中選擇對象（個人、部門等）授權(quán)，定義的是對象可以訪問的密級，以及可對這些密級文件進(jìn)行的操作行為，授權(quán)項(xiàng)目包括增、改、刪、閱、下載等權(quán)限，會博通的特點(diǎn)是可以區(qū)分閱讀條目或內(nèi)容的權(quán)限，以及區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的檔案的權(quán)限。

3、歸檔與錄入

會博通提供提供針對實(shí)體檔案條目信息、實(shí)體檔案數(shù)字化、預(yù)歸檔、協(xié)同化歸檔等檔案采集功能，包括掃描新建、批量對應(yīng)導(dǎo)入/上傳、歸檔編輯、流程化歸檔等，用戶可根據(jù)自己的需要靈活使用。

4、檔案搜索與利用

會博通提供按權(quán)限匹配搜索結(jié)果的搜索平臺，有權(quán)限閱讀的檔案，可直接閱讀電子文檔，如果只能看到條目，因工作需要借閱原件或電子文檔、或需要復(fù)印打印文件，都可以發(fā)起借用流程，并且，整個借用與歸還過程，可全面實(shí)現(xiàn)流程化、無紙化；對于純線下的借閱行為，提供借閱與歸還功能，和圖書館借、還操作類似，還可實(shí)現(xiàn)批量借閱與歸還，同時統(tǒng)計借閱情況相關(guān)數(shù)據(jù)。

會博通還提供了搜索的通用接口，用于將會博通的工作搜索嵌入需要搜索和查閱檔案的其他系統(tǒng)，為其它系統(tǒng)提供檔案知識支持。

5、物聯(lián)網(wǎng)化的檔案管理

會博通將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入了檔案管理，支持各種常用碼制的條形碼（包括二維碼）和電子標(biāo)簽，滿足查找、借用、傳閱、搜索、盤點(diǎn)等需要。

6、檔案統(tǒng)計

提供各種檔案管理所需的統(tǒng)計功能，包括綜合統(tǒng)計、檔案工作匯總表、數(shù)字檔案統(tǒng)計表、檔案年度分布統(tǒng)計表、檔案保管期限分布統(tǒng)計表、檔案密級分布統(tǒng)計表、檔案電子文檔類型統(tǒng)計表、檔案整理個人工作量統(tǒng)計表等。

檔案管理數(shù)字化的如何實(shí)現(xiàn)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，最關(guān)鍵的動作就在于需要將紙質(zhì)的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，而要實(shí)現(xiàn)這個動作，一是需要有關(guān)硬件，二是需要電腦軟件。有關(guān)硬件即電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，電腦軟件即專門針對檔案管理進(jìn)行開發(fā)設(shè)計的檔案管理軟件，例如“萬能檔案-收發(fā)文及檔案管理軟件”。

檔案管理數(shù)字化軟件怎么導(dǎo)出excel

導(dǎo)出excel很簡單，先進(jìn)入萬能檔案管理軟件查詢窗體，左側(cè)有個“操作”菜單，點(diǎn)開它，就會發(fā)現(xiàn)有個導(dǎo)出excel有表格了，點(diǎn)擊就可以導(dǎo)出了。