檔案數(shù)字化社會(huì)效益

檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大，下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用，分級(jí)管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，通過(guò)局域網(wǎng)，政務(wù)網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索，閱讀電子檔案，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

1、您好，很高興回答你的這個(gè)問(wèn)題；
2、檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享；
3、檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)*基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)；
4、檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

一、節(jié)省存儲(chǔ)空間，改善辦公環(huán)境

以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜，大量的文件夾。當(dāng)你需求時(shí)還得一一進(jìn)行尋找，不僅費(fèi)勁，還會(huì)污染辦公環(huán)境，特別是對(duì)紙質(zhì)盒子敏感的群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？

而使用電子檔案，節(jié)省管理人員整理時(shí)間、歸檔和存儲(chǔ)紙張所需的空間，對(duì)資源有保存價(jià)值的電子檔案將逐步做到即時(shí)歸檔，這樣將大大提高工作的時(shí)效性，并減少檔案信息歸檔過(guò)程的工作量。最重要的是，可以通過(guò)擺脫所有混亂來(lái)釋放急需的辦公空間！

二、隨時(shí)查找和檢索任何文件

使用電子檔案管理解決方案，只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶(hù)就可以訪問(wèn)桌面或移動(dòng)設(shè)備以及每個(gè)不同公司辦公地點(diǎn)的文檔。同時(shí)，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可，搜索數(shù)百萬(wàn)個(gè)文件，只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。

三、使用權(quán)限將始終可用

電子檔案對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)一大優(yōu)勢(shì)就是保持始終可用。相信大家都會(huì)經(jīng)歷過(guò)，放在員工桌面上的文件，經(jīng)常會(huì)因?yàn)閱T工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺(tái)面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。

而利用電子檔案，不管員工如何變動(dòng)，都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?，他們?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。

四、實(shí)現(xiàn)信息共享，集中管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島，無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一管理，有時(shí)候容易發(fā)生永久保存原本可能錯(cuò)放或丟失的文檔和信息。

而通過(guò)電子檔案，可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來(lái)，集中管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。

綜上所述，以上就是電子檔案對(duì)企業(yè)的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業(yè)，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴(lài)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng)，雖然說(shuō)“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個(gè)新趨勢(shì)才好。

檔案數(shù)字化管理有什么好處？大家知道哪家公司做這方面軟件比較好？謝謝了

檔案數(shù)字化管理的好處
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國(guó)事業(yè)單位與機(jī)關(guān)部門(mén)中應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng)，該模式存在的主要問(wèn)題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時(shí)期，檔案管理工作任務(wù)愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時(shí)間長(zhǎng)，阻礙檔案管理工作有效開(kāi)展。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢(xún)效率。通過(guò)應(yīng)用自動(dòng)搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢(xún)時(shí)間，滿(mǎn)足用戶(hù)檔案資料的需要，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢(shì)。
1. 提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益
隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息的快速、高效處理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下，要想實(shí)現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費(fèi)用與人員，這必然會(huì)增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對(duì)傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀，既節(jié)約保管費(fèi)用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費(fèi)。
2. 提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)是高效、便捷，用戶(hù)可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案查找擺脫了時(shí)空限制，用戶(hù)可以隨時(shí)隨地查找檔案，充分利用檔案資料。
3. 提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的及時(shí)歸檔，滿(mǎn)足用戶(hù)需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對(duì)象，包括職工入廠、調(diào)動(dòng)以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對(duì)檔案歸檔后才可以查詢(xún)，而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時(shí)，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢(shì)是可以簡(jiǎn)化資料查詢(xún)，便于辦公人員進(jìn)行隨時(shí)查詢(xún)。

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與存在的問(wèn)題

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與存在的問(wèn)題
檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)
（一）能增強(qiáng)立卷制度執(zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行立卷，并定期向檔案部門(mén)歸檔”，從上述規(guī)定可見(jiàn)，文書(shū)處理部門(mén)整理（立卷）在我國(guó)是一項(xiàng)基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門(mén)立卷的落實(shí)程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門(mén)立卷制度，或制度形同虛設(shè)，沒(méi)有很好的執(zhí)行，個(gè)別部門(mén)每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)負(fù)責(zé)人代替部門(mén)進(jìn)行立卷，但檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域受限，同時(shí)每日均有大量工作需完成，對(duì)每一個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部門(mén)已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。
（二）能縮短檔案資料整理工作時(shí)間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時(shí)間、固定人員與固定地點(diǎn)進(jìn)行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費(fèi)大量時(shí)間完成，且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過(guò)編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲(chǔ)，且可用不同載體對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制與存儲(chǔ)。相關(guān)部門(mén)僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過(guò)后臺(tái)傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設(shè)的管理系統(tǒng)完成對(duì)資料的歸檔，如此縮短了工作時(shí)間，操作簡(jiǎn)便，提高了工作質(zhì)量。
（三）提高了查詢(xún)效率。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對(duì)檔案資源的查詢(xún)費(fèi)時(shí)、繁瑣。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢(xún)者僅在指定頁(yè)面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢(xún)效率。工作人員也將有大量時(shí)間從事檔案資源的整理、分類(lèi)等基礎(chǔ)性工作。（四）增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)。紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來(lái)，工作中檔案的利用完全可以通過(guò)數(shù)字化副本代替原件實(shí)現(xiàn)，這樣可以避免或減少對(duì)檔案原件的損壞，以便有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間；尤其是那些歷史久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理后無(wú)疑會(huì)得以更好地保存。
二、檔案數(shù)字化管理的不足
（一）檔案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時(shí)，主要利用電子編碼技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應(yīng)用時(shí)有一定的弊端，如果對(duì)原始憑證內(nèi)容進(jìn)行修改也不會(huì)留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。
（二）電子文件檔案儲(chǔ)存受載體制約性強(qiáng)。電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴(lài)性相當(dāng)強(qiáng)，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備容量雖大，不過(guò)面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時(shí)，且計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件更新相當(dāng)快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無(wú)法讀取，即使是同時(shí)期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問(wèn)題，這些問(wèn)題均不利于電子檔案的安全、長(zhǎng)期乃至永久管理。
（三）數(shù)字檔案的法律效力問(wèn)題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特殊性，由于它的內(nèi)容容易被修改，并且內(nèi)容和載體易分離，真實(shí)性存在“信任危機(jī)”。因此，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。
（四）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會(huì)用到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描、存儲(chǔ)、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專(zhuān)多能的復(fù)合型人才方可勝任。因而應(yīng)重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)?？傊谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。現(xiàn)代信息技術(shù)必將實(shí)現(xiàn)由手工檔案管理至自動(dòng)化管理的變革，進(jìn)而提高管理工作效率，減少勞動(dòng)強(qiáng)度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，摸索出科學(xué)檔案管理新思路、新方法，規(guī)范檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價(jià)值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

試論企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題
檔案管理的信息化意識(shí)不足
實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作,需要大量的時(shí)間來(lái)逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷(xiāo)售等直接投資上,疏于對(duì)檔案的管理,忽視對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、缺乏服務(wù)意識(shí),使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實(shí)上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過(guò)對(duì)檔案的合理管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。對(duì)檔案管理模式的忽視必然會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。
檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對(duì)象。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見(jiàn)的載體有膠片、磁帶以及光盤(pán)等,這些載體會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲(chóng)的侵害以及使用過(guò)程中的損傷等。這些都有可能?chē)?yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問(wèn)題。
標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善
檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過(guò)程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個(gè)非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿(mǎn)足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。