檔案數(shù)字化績(jī)效考核

檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作的思考
⑴領(lǐng)導(dǎo)決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理
相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對(duì)于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的管理方法。首先應(yīng)該根據(jù)自身情況建立各項(xiàng)規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績(jī)效考核中去，調(diào)動(dòng)工作人員積極性。同時(shí)加大在軟硬件方面的投入，為保證相關(guān)部門檔案管理工作能夠正常進(jìn)行提供良好的基礎(chǔ)，軟硬件設(shè)施的完備加上制度的輔助作用，會(huì)加快我國(guó)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理朝著規(guī)范、科學(xué)化方向發(fā)展。
⑵加強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)
要想真正實(shí)現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛(ài)崗敬業(yè)的相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。決策層應(yīng)當(dāng)建立一支專門的具備計(jì)算機(jī)技能、對(duì)軟件開發(fā)和利用有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時(shí)時(shí)信任他們，建立相應(yīng)的績(jī)效管理制度，任務(wù)分解到個(gè)人，使他們做到各司其職。并且及時(shí)的對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，有條件的話可以邀請(qǐng)有關(guān)方面的專家來(lái)進(jìn)行講座，及時(shí)發(fā)散他們的思維，生活上關(guān)心他們，讓他們真正做到踏踏實(shí)實(shí)搞研究，為相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的一份力。
⑶及時(shí)更新完善相關(guān)信息
中國(guó)文化源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，經(jīng)過(guò)這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的管理工作大勢(shì)所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對(duì)檔案系統(tǒng)的管理理念，對(duì)信息的更新不能做到既準(zhǔn)確又及時(shí)，這就使得網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作趨于紊亂。因而應(yīng)該加大對(duì)信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習(xí)慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進(jìn)行介入、參與事中去、事后及時(shí)跟蹤，只有這樣才能及時(shí)更新完善相關(guān)信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進(jìn)行。
⑷資源為本、高效利用、依法治檔
檔案主要用于對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行完整、真實(shí)的記錄，旨在為相關(guān)部門工作提供相關(guān)信息，只有信息足夠準(zhǔn)確，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案本身的作用。而且，在網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時(shí)代下，需要定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行法律知識(shí)方面的培訓(xùn)，各部門營(yíng)造出一種依法治檔的氛圍，使得相關(guān)工作人員擁有較高的法律意識(shí)，比如可以組織時(shí)間進(jìn)行法律方面的辯論會(huì)，或者將法律知識(shí)納入考核績(jī)效等方式，推動(dòng)各部門向著法制化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展。建設(shè)檔案管理信息化平臺(tái)，大力倡導(dǎo)人們使用該平臺(tái)，向他們講解該平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)所在，這種平臺(tái)的建立真正為社會(huì)各部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理建立了良好基礎(chǔ)。
⑸建立數(shù)字電子檔案
加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理可以建立相關(guān)數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲(chǔ)存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時(shí)進(jìn)行讀取和下載，為人們獲取信息帶來(lái)了極大便利。但是這種數(shù)字信號(hào)為主的信息也較容易被人隨意改動(dòng)，對(duì)此可以規(guī)范相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立特定計(jì)算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行信息的管理工作，必要時(shí)可以對(duì)文件設(shè)置密碼，以防資料信息被盜或丟失。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對(duì)計(jì)算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展了，我國(guó)檔案管理面臨一次巨大的變革，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為我國(guó)檔案管理工作的完善提供了契機(jī)，但同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國(guó)檔案管理過(guò)程中存在著很多問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了單位檔案管理信息化的建設(shè)。本文就我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀及如何進(jìn)一步發(fā)展檔案管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過(guò)人工錄入方式進(jìn)行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的要求了。我國(guó)檔案管理只有實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國(guó)檔案界已經(jīng)有很多人開始探索實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)任重而道遠(yuǎn)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設(shè)，但是效果不是很明顯，在建設(shè)的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒(méi)有受到應(yīng)有的重視。檔案管理在一個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)行過(guò)程中有著不可替代的作用，檔案定時(shí)的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時(shí)也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有一個(gè)對(duì)檔案管理工作的清晰的認(rèn)識(shí)，忽略了對(duì)單位檔案管理的建設(shè)，資金投入過(guò)少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過(guò)低。其次，我國(guó)檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴(yán)重不足，在對(duì)信息資源進(jìn)行采集加工的過(guò)程中出現(xiàn)過(guò)多重復(fù)勞動(dòng)。目前，我國(guó)的檔案開放比例很低，數(shù)據(jù)庫(kù)容量少，巨大的信息資源沒(méi)有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設(shè)備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方式

目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問(wèn)題，存在問(wèn)題是正常的，可是我們不應(yīng)該忽略問(wèn)題的存在，反而應(yīng)當(dāng)對(duì)具體的問(wèn)題進(jìn)行具體的分析，然后進(jìn)行解決。為了更好地適應(yīng)信息化的社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)尋找問(wèn)題根源并且進(jìn)行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務(wù)，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應(yīng)當(dāng)制定一套有效安全的檔案管理制度來(lái)保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)內(nèi)外網(wǎng)的檢測(cè)，對(duì)上網(wǎng)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。同時(shí)檔案使用者應(yīng)當(dāng)將使用情況進(jìn)行及時(shí)的反饋，檔案管理者也應(yīng)該吸取檔案使用者的意見(jiàn)建議，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲(chǔ)存、保護(hù)帶來(lái)極大的不便。與此同時(shí)，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過(guò)電子錄入的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案儲(chǔ)存所需的空間變小，對(duì)檔案的整理及存儲(chǔ)環(huán)境的要求也變得簡(jiǎn)單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。

3.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴(kuò)大了，因此對(duì)檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對(duì)計(jì)算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應(yīng)該注重提高檔案管理人員對(duì)其工作的重視程度，同時(shí)對(duì)檔案管理者進(jìn)行專業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡(jiǎn)單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主，紙張容易變脆老化，對(duì)資料進(jìn)行采集、整理、儲(chǔ)存、保護(hù)的過(guò)程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過(guò)建立電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子錄入的方式即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲(chǔ)存及管理，同時(shí)之后的檔案管理工作變得簡(jiǎn)單易行，只需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過(guò)去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時(shí)使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結(jié)

隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。檔案管理只有進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國(guó)的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國(guó)家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的完善，同時(shí)也需要計(jì)算機(jī)軟硬件公司設(shè)計(jì)生產(chǎn)專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱蕙宏.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展探討[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

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[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術(shù)的應(yīng)用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問(wèn)題。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化的特點(diǎn)，總結(jié)信息技術(shù)帶來(lái)的影響，并制定針對(duì)性應(yīng)對(duì)措施，完善檔案管理信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術(shù)為支撐，檔案管理面臨內(nèi)外部威脅，檔案管理工作也呈復(fù)雜化、多樣化和個(gè)性化趨勢(shì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問(wèn)題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用普及和信息技術(shù)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)設(shè)施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。但是，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問(wèn)題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)、長(zhǎng)期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術(shù)不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長(zhǎng)期保證資金投入，及時(shí)更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺少科學(xué)認(rèn)識(shí)，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)投入大量資金，導(dǎo)致系統(tǒng)軟件和設(shè)備長(zhǎng)期未更新，信息化設(shè)備和技術(shù)無(wú)法完善，限制信息技術(shù)在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問(wèn)題

檔案管理信息化包括許多先進(jìn)的技術(shù)，檔案管理也應(yīng)由專人技術(shù)人員負(fù)責(zé)。而許多事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理人員只需掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員。雖然這類管理人員具備過(guò)硬的檔案管理能力，但是信息技術(shù)操作能力不足，無(wú)法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術(shù)管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進(jìn)而影響檔案資料的準(zhǔn)確性，使信息技術(shù)難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護(hù)，對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設(shè)缺少針對(duì)性

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎(chǔ)，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設(shè)的特殊性，根據(jù)“拿來(lái)主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗(yàn)，把其它部門檔案管理方式應(yīng)用于本單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，導(dǎo)致的檔案管理信息化建設(shè)缺少針對(duì)性，浪費(fèi)單位的資源。對(duì)影響檔案管理信息化建設(shè)工作帶來(lái)不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)過(guò)程中存在的`問(wèn)題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對(duì)于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員需要正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設(shè)與投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施，保證檔案管理設(shè)備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學(xué)有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，有條件的事業(yè)單位還應(yīng)建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對(duì)各類型檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務(wù)效率和質(zhì)量。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對(duì)檔案管理信息化建設(shè)而言，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用。首先，重點(diǎn)提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的，培養(yǎng)符合實(shí)際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識(shí)，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應(yīng)注意的事項(xiàng)。最后，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學(xué)的績(jī)效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識(shí)，主動(dòng)完善技能，使個(gè)人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設(shè)要求。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)

對(duì)于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設(shè)備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件工作同步進(jìn)行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結(jié)合本單位實(shí)際人才信息需求，建設(shè)符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設(shè)不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對(duì)檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個(gè)部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個(gè)部門根據(jù)工作需要設(shè)立不同的信息資源庫(kù)，方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標(biāo)檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對(duì)性和實(shí)用性?？茖W(xué)有效的管理制度和操作流程減少操作錯(cuò)誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位需要充分利用信息技術(shù)，抓住信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的便利，積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作。同時(shí)事業(yè)單位也需要充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的問(wèn)題以及應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案后產(chǎn)生的新問(wèn)題，從軟件和硬件設(shè)備、人員、管理制度多個(gè)層面分析檔案管理信息化建設(shè)中存在問(wèn)題，結(jié)合本單位情況完善的檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊鑫.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2013,03:290.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2013,16:128-129.

[3]張曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與相關(guān)方法[J].科技傳播,2015,21:142-143.

人力資源檔案管理存在的問(wèn)題及措施

論文摘要 ：我們要想充分的開發(fā)利用人力資源，就一定要做好人事檔案的建設(shè)與管理工作。提高企業(yè)對(duì)人事檔案管理的重視。本文對(duì)人力資源檔案管理存在的問(wèn)題及措施進(jìn)行研究。

論文關(guān)鍵詞 ：人力資源檔案管理 問(wèn)題 措施

前言

近年來(lái)，我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，人力資源逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中重要的核心資源。而知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，更使得人們對(duì)現(xiàn)代人力資源的管理工作更加關(guān)注。人事檔案管理工作，可以說(shuō)是人力資源管理中最為重要的環(huán)節(jié)之一。因此，充分對(duì)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并深入探尋有效的解決措施，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的管理，以此來(lái)促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，已成為廣大企業(yè)人事檔案管理工作者亟待解決的重要課題。

一、人力資源檔案管理存在的問(wèn)題

1、企業(yè)單位不夠重視

在一些企業(yè)單位中，企業(yè)只是注重這些人帶給企業(yè)的利益，而不夠注重對(duì)人事檔案的管理。這種情況在現(xiàn)今中國(guó)企業(yè)中仍然存在，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為這是沒(méi)有太大意義的，只要他們能夠保證了自己?jiǎn)T工的重要信息不被****，不流傳出去被人利用就是成功的。但是也就是應(yīng)為這種原因造成了人事管理部門經(jīng)常疏忽檔案管理，這就造成了一些問(wèn)題的發(fā)生，嚴(yán)重時(shí)甚至影響到了企業(yè)發(fā)展問(wèn)題。也是職員沒(méi)有了個(gè)人信息安全保障，造成了工作不用心的更嚴(yán)重的問(wèn)題。

2、人力資源檔案管理的硬件設(shè)施

人力資源檔案管理質(zhì)量不高的另一個(gè)原因,是人力資源檔案管理的硬件設(shè)施不齊全。這些硬件包括檔案館和設(shè)備。但有些單位至今也沒(méi)有建立專門的檔案室和配置相應(yīng)的設(shè)施對(duì)人力資源檔案的管理名存實(shí)亡版期下去導(dǎo)致原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護(hù)很可能出現(xiàn)蟲蛀、霉變等現(xiàn)象計(jì)算機(jī)的管理更是不可能實(shí)現(xiàn)。

3、人事檔案材料不完整、歸檔不及時(shí)

人事檔案收存的是職工的履歷、自傳、 鑒 定(考評(píng))、學(xué)習(xí)學(xué)歷職稱、政治歷史等方面的有關(guān)材料,檔案中的材料只有完整、齊全、規(guī)范,才能真實(shí)地反映員工自身的成長(zhǎng)歷史和人生軌跡。歸檔的政審材料中有未經(jīng)組織審查核實(shí)和蓋章。在收集歷史久遠(yuǎn)的材料使用復(fù)印件歸檔時(shí),卻沒(méi)有注明復(fù)印件的出處、時(shí)間、復(fù)制人,也沒(méi)有并加蓋材料出具單位或干部人事關(guān)系所在單位組織人事部門的印章,無(wú)法保證復(fù)制材料的真實(shí)、有效。

4、管理技術(shù)落后

在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，我們已經(jīng)不能只關(guān)注于以往的人工記錄管理方法，而是采用新時(shí)代的新技術(shù)，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化管理。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

5、檔案管理人員素質(zhì)偏低

由于受傳統(tǒng)觀念的影響,對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠,難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因,往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模日益擴(kuò)大,員工數(shù)量不斷增多,檔案數(shù)量逐漸增多,檔案管理難度增大,有關(guān)的管理措施卻未能及時(shí)跟進(jìn)。

二、人力資源檔案管理措施

1、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)檔案的意識(shí)

提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，更著眼于政治素質(zhì)和實(shí)際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，增強(qiáng)黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺(jué)服從黨和政府對(duì)這個(gè)工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅(jiān)定信心。提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進(jìn)行調(diào)查研究，不斷地提高管理水平。

2、完善人力資源檔案管理制度

要提高人力資源檔案的管理水平,就要建立完善的人力資源檔案管理制度需要在以下幾方面得到加強(qiáng)。第一是要建立合理、科學(xué)的`管理制度只有檔案管理完善才能有效進(jìn)行管理第二是要保證制度的簡(jiǎn)潔性這樣才能發(fā)揮好檔案的管理作用第三是要保證檔案管理制度的雙向性。制度是面對(duì)所有的人無(wú)論是職工還是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)都要形成約束這樣才能體現(xiàn)公平使人力資源檔案管理工作得到完善;第四是制度的嚴(yán)肅性在人力資源檔案管理過(guò)程中要進(jìn)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲這樣才能將制度的權(quán)威性體現(xiàn)出來(lái)。

3、人力資源檔案的數(shù)字化管理

首先要建設(shè)關(guān)于人力資源的虛擬信息通道，對(duì)于人力資源檔案的內(nèi)容格式、分類體系以及信息采集按要求統(tǒng)一，還要建立電子賬號(hào)，實(shí)現(xiàn)信息共享。然后建設(shè)人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于人力資源檔案的信息可以通過(guò)工作人員錄入方式形成電子文檔并將重要的材料進(jìn)行數(shù)字化處理。此外，建設(shè)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，可以用于開展人才服務(wù)，發(fā)布人才供求信息等資源。

4、發(fā)揮好人事檔案管理的服務(wù)工作

人事檔案作為一種資源,不僅僅是單純保管,而是有著一系列服務(wù)內(nèi)容?！陡刹繖n案工作條例》明確規(guī)定:“干部工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)調(diào)動(dòng)后,干部檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)給新的主管單位?！睉?yīng)在工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)調(diào)動(dòng)后2個(gè)月內(nèi),通過(guò)機(jī)要或派專人及時(shí)、安全、規(guī)范地轉(zhuǎn)遞檔案。逾期一個(gè)月未接到接受單位檔案轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)的,檔案轉(zhuǎn)出單位要及時(shí)進(jìn)行催問(wèn)索要,明確檔案的去向,防止檔案的丟失,對(duì)當(dāng)事人負(fù)責(zé)。員工個(gè)人求職或服務(wù)的新單位需了解查閱其原單位的人事檔案,經(jīng)由本人書面授權(quán),原單位應(yīng)無(wú)償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán),任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留個(gè)人檔案并公開、披露其信息。

5、完善人事檔案設(shè)備，實(shí)施規(guī)范整理

人事檔案工作在員工薪資調(diào)整、績(jī)效考核、招聘錄用、員工升降、背景調(diào)查等方面起著重要作用，更能有效的規(guī)避人事風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，個(gè)人檔案僅此一份，沒(méi)有備份并不可再生，萬(wàn)一折損或缺失就無(wú)法補(bǔ)救，因此，保持人事檔案的完整性和安全性就顯得尤為重要。因此，在平時(shí)的工作時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案工作條例》和《人事檔案管理工作制度》等規(guī)章制度，并根據(jù)人事檔案存放要求，管理好人事檔案庫(kù)房、閱檔室和辦公室，并做到三室分開。要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設(shè)備，配齊空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等基礎(chǔ)設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度，并每天監(jiān)測(cè)并填寫庫(kù)房溫濕度記錄。配備鐵質(zhì)檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機(jī)等保管、整理人事檔案的有關(guān)器械和物品。對(duì)收集來(lái)的需要?dú)w檔的材料，及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)嚴(yán)格按照《人事檔案管理規(guī)范》和《檔案收集整理歸檔制度》的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行檔案材料的 鑒 定和篩選，并把人事檔案材料按屬性進(jìn)行歸類、排列次序、編寫目錄、剪裁，最終裝訂成卷。檔案材料要做到歸類 準(zhǔn) 確、手續(xù)齊全。作為檔案管理人員，整理裝訂檔案要做到：對(duì)屬于入檔的材料依據(jù)性質(zhì)屬性進(jìn)行分類，分類清晰，便于以后工作的查找利用。對(duì)紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料要進(jìn)行修補(bǔ)、裱糊或壓平。對(duì)于尺寸較大的材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，進(jìn)行剪裁或折疊;對(duì)過(guò)窄的材料，要根據(jù)檔案規(guī)定尺寸進(jìn)行加邊擴(kuò)充;對(duì)時(shí)間較久、較軟的材料要在背面加頁(yè)固定;對(duì)填寫的材料中墨跡不太清晰的或字跡為藍(lán)色或紅色的，要進(jìn)行手工臨描或加頁(yè)復(fù)印;未入檔的檔案材料上存在的釘書訂等金屬物要進(jìn)行拆除等，保證加工質(zhì)量。對(duì)每類材料除四類和九類外按時(shí)間順序進(jìn)行排序，對(duì)四類和九類材料要按照材料性質(zhì)進(jìn)行再次分類，分類后的材料再按時(shí)間順序進(jìn)行排序，對(duì)排好順序的材料再進(jìn)行編號(hào)和編頁(yè)。按照分類順序進(jìn)行編寫目錄，目錄要完全與材料順序相對(duì)應(yīng)， 準(zhǔn) 確核對(duì)材料形成時(shí)間，份數(shù)和頁(yè)數(shù)填寫無(wú)誤。目錄中類與類間留一定空間，便于以后增加材料時(shí)添加目錄。經(jīng)過(guò)整理后的干部人事檔案分類清晰，目錄完整，外觀整齊，利于查找。

人事管理系統(tǒng)具備哪些功能？

泛微的人事管理系統(tǒng)為企業(yè)提供了全面的人事管理應(yīng)用，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)人員的選、用、育、留的全流程管理。同時(shí)，面向組織全員提供了員工自助平臺(tái)，結(jié)合智能化組件、電子簽章等功能，實(shí)現(xiàn)人事的全模塊管理、全程數(shù)字化。
泛微全程數(shù)字化人事管理亮點(diǎn)

一、招人
泛微人事管理平臺(tái)圍繞著崗位需求庫(kù)、人才庫(kù)兩大數(shù)據(jù)中心，構(gòu)建了提供全流程管理的招聘模塊，包括從用工需求的提報(bào)匯總，到崗位的內(nèi)外部發(fā)布、簡(jiǎn)歷的獲取、人才的跟進(jìn)、面試到入職一整套招聘體系。
1、統(tǒng)一崗位需求庫(kù)
人事部門可匯總各個(gè)部門的用工需求，與外部網(wǎng)站進(jìn)行對(duì)接，內(nèi)部的崗位需求實(shí)現(xiàn)一鍵發(fā)布到外網(wǎng)，并可對(duì)崗位的需求狀態(tài)持續(xù)跟進(jìn)。
2、統(tǒng)一人才庫(kù)
泛微人事管理平臺(tái)的人才庫(kù)支持從多渠道獲取人才簡(jiǎn)歷，不論是外部投遞、內(nèi)部員工或離職員工，都可通過(guò)統(tǒng)一的人才庫(kù)進(jìn)行管理。
形成內(nèi)部在職、離職、應(yīng)聘的人才庫(kù)，能夠智能匹配崗位需求，支持一鍵推送簡(jiǎn)歷到用工部門，一鍵發(fā)起面試
泛微將崗位需求庫(kù)、人才庫(kù)兩大數(shù)據(jù)中心串聯(lián)起來(lái)，將招聘過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行協(xié)同。

通過(guò)崗位需求庫(kù)，將與崗位相關(guān)的簡(jiǎn)歷情況、投遞人員、面試情況、入職情況進(jìn)行串聯(lián)，為招聘人員提供漏斗化管理，從而提高人才到職員的轉(zhuǎn)化。

通過(guò)人才庫(kù)，記錄人才與公司發(fā)生的所有信息，從而對(duì)人才進(jìn)行全面的評(píng)估與分析。
二、用人
1、人員檔案數(shù)字化
泛微的人事管理平臺(tái)，通過(guò)人員卡片將員工所有工作內(nèi)容集中管理與展現(xiàn)，與工作場(chǎng)景全面協(xié)同。
包括人員的基本信息、考勤信息、工資情況、待辦工作、培訓(xùn)、績(jī)效等信息，形成員工的全周期管理。
不僅可以從人員卡片看到員工所有的工作情況，而且可以通過(guò)人員卡片，進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的追溯。
2、人事管理全程數(shù)字化
泛微遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了人事模塊與其他業(yè)務(wù)模塊的協(xié)同。
通過(guò)流程驅(qū)動(dòng)人員狀態(tài)和數(shù)據(jù)的變化與更新，員工信息從人才庫(kù)智能抓取，實(shí)現(xiàn)入職、合同簽署、系統(tǒng)賬號(hào)開通、培訓(xùn)、考核、轉(zhuǎn)正、轉(zhuǎn)崗、離職的全程數(shù)字化。
通過(guò)智能審批助手、協(xié)同知識(shí)管理、人員管理、制度管理等模塊，將入職崗位需要關(guān)注的制度、培訓(xùn)材料、對(duì)接負(fù)責(zé)人進(jìn)行智能化展示和推送，幫助員工更好的融入和學(xué)習(xí)。
通過(guò)流程可將分散的業(yè)務(wù)進(jìn)行串連，實(shí)現(xiàn)人事管理與流程、會(huì)議、日程、知識(shí)、印控等模塊的全面協(xié)同。
結(jié)合印控中心，泛微的人事管理平臺(tái)具備全程數(shù)字化的能力。
借助電子簽章，一條流程快速完成實(shí)現(xiàn)合同、勞務(wù)協(xié)議、工資表、考勤、證明等文件協(xié)議的在線發(fā)起、內(nèi)容審批與修訂、協(xié)議簽署、文件歸檔、防止篡改，既提高了辦理效率，又降低了用印風(fēng)險(xiǎn)。
3、員工人事自助平臺(tái)
泛微的人事管理為每位員工提供了員工的自助門戶，員工可以自助查詢信息、發(fā)起申請(qǐng)與辦理業(yè)務(wù)，完成與個(gè)人相關(guān)的所有人事業(yè)務(wù)。
比如，快速發(fā)起各類人事自助業(yè)務(wù)，包括在職證明、收入證明等；或者發(fā)起相關(guān)申請(qǐng)，包括請(qǐng)假、加班、調(diào)休等；也可以查詢個(gè)人的考勤、排班、公司的制度、培訓(xùn)安排等。
并且，系統(tǒng)智能化地推送與“我”相關(guān)的知識(shí)和培訓(xùn)信息，可供員工進(jìn)行學(xué)習(xí)。
同時(shí)，所有需要蓋章的事務(wù)，均可在系統(tǒng)中一鍵發(fā)起，避免了線下蓋章的麻煩。
此外，泛微人事管理平臺(tái)PC端的應(yīng)用都可以直接延展至移動(dòng)端，只要通過(guò)手機(jī)就可以完成人事相關(guān)的所有工作，包括：移動(dòng)端的員工信息自助查詢、業(yè)務(wù)辦理、人事印章的使用與授權(quán)、相關(guān)流程的處理與審批等。
通過(guò)泛微云橋平臺(tái)，又可支持多終端移動(dòng)入口，包括釘釘、企業(yè)微信、微信等。
4、智能考勤排班
泛微人事管理平臺(tái)支持多種靈活的排班方式，如多班次、彈性考勤等，并可根據(jù)不同組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)需求進(jìn)行班次維護(hù)。
例如班次管理中，除標(biāo)準(zhǔn)的班次考勤設(shè)定外，還支持人性化的班次設(shè)置，如彈性考勤，早到早走，晚走晚到等。
支持多種考勤方式，可與釘釘、企業(yè)微信、APP等移動(dòng)端集成，實(shí)現(xiàn)外勤簽到；也支持與第三方打卡機(jī)對(duì)接。所有集成均通過(guò)可視化配置平臺(tái)，無(wú)需開發(fā)。
三、育人
1、知識(shí)推送
泛微的人事管理平臺(tái)具備智能化的育人能力，將員工的培養(yǎng)融入工作過(guò)程。
根據(jù)員工的業(yè)務(wù)崗位和工作情況，定制符合員工工作崗位的知識(shí)地圖、知識(shí)門戶或各類培訓(xùn)活動(dòng)，并根據(jù)業(yè)務(wù)場(chǎng)景、流程進(jìn)行智能化的知識(shí)推送，讓知識(shí)來(lái)源于工作并應(yīng)用于工作。
2、培訓(xùn)管理
泛微將繁瑣的培訓(xùn)工作流程化、數(shù)字化，以更高效的方式促進(jìn)學(xué)習(xí)型組織的建立，強(qiáng)化企業(yè)DNA。
將龐大而縝密的培訓(xùn)計(jì)劃通過(guò)項(xiàng)目管理功能實(shí)現(xiàn)逐一分解，形成不同層次不同級(jí)別的任務(wù)。
通過(guò)流程引擎的支撐，將培訓(xùn)任務(wù)落實(shí)到具體的人，在信息透明、報(bào)名自主、管理有序的環(huán)境下，化解組織培訓(xùn)困境，實(shí)現(xiàn)組織培訓(xùn)全程管理。
四、留人
1、績(jī)效考核
泛微人事績(jī)效模塊通過(guò)集成引擎與協(xié)同平臺(tái)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)或其他系統(tǒng)進(jìn)行打通，對(duì)定量指標(biāo)的考核數(shù)據(jù)自動(dòng)采集，并根據(jù)績(jī)效規(guī)則自動(dòng)評(píng)分，實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核的全面自動(dòng)化。
保證績(jī)效核算的準(zhǔn)確與及時(shí)、人員考核的公正和客觀。
2、薪資管理
泛微通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的電子流程，為企業(yè)搭建起一套人性化、高效率的薪資管理平臺(tái)。
薪酬管理用OA：人事出錯(cuò)少，員工更滿意
3、員工異動(dòng)與提醒
泛微的人事管理平臺(tái)可以結(jié)合智能的風(fēng)控模型，對(duì)接風(fēng)險(xiǎn)管理模塊，自動(dòng)從系統(tǒng)內(nèi)部或其他異構(gòu)系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)，如考勤情況、工作狀態(tài)等，智能識(shí)別出人員的異動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，形成人員的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別庫(kù)。自動(dòng)推送至管理層的門戶上，進(jìn)行提醒與預(yù)警。
五、人事數(shù)據(jù)智能報(bào)表
泛微人事管理平臺(tái)提供了大量的分析報(bào)表供管理層、人事部門進(jìn)行多維度統(tǒng)計(jì)分析，所有報(bào)表均可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)穿透，可追溯至最底層數(shù)據(jù)，并且可自定義報(bào)表構(gòu)建。

泛微全程數(shù)字化人事管理價(jià)值
① 統(tǒng)一平臺(tái)：泛微能夠提供豐富的人事管理應(yīng)用，讓用戶能夠在一個(gè)平臺(tái)上完成人事各項(xiàng)服務(wù)。
② 智能助手：結(jié)合智能語(yǔ)音助手、審批助手、智能人才匹配、智能印控等智能化組件，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)效率提升、風(fēng)險(xiǎn)管控。
③ 全程數(shù)字化能力：泛微結(jié)合印控中心，實(shí)現(xiàn)人事合同與協(xié)議的在線發(fā)起、簽署和歸檔，實(shí)現(xiàn)真正的全程數(shù)字化。