檔案的信息化建設

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。
　　1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統(tǒng)和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

什么是檔案信息化建設？

檔案信息化建設。
檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。
十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強調推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進一步要求加強檔案信息化建設。
其實就是把計算機信息技術運用到傳統(tǒng)檔案管理中，比如有“規(guī)檔云”這類系統(tǒng)就是針對檔案信息化建設的。

如何推進檔案信息化建設

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

檔案法中關于檔案信息化建設的規(guī)定是什么

檔案法中關于檔案信息化建設的規(guī)定是根據過去和現(xiàn)在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義，為新時代檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供堅強法治保障。
電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。
【法律依據】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關檔案管理的規(guī)定，可以對檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查：
（一）檔案工作責任制和管理制度落實情況；
（二）檔案庫房、設施、設備配置使用情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設和信息安全保障情況；
（六）對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。第三十九條 電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。
檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。

檔案信息化基礎建設的核心內容主要是什么？

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。
1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統(tǒng)和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔法單瘁竿誆放搭虱但僵案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。
3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

高職院校檔案信息化建設

高職院校檔案信息化建設

高職檔案信息化管理所帶來的學校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。

摘要：

高職院校檔案信息化建設，能夠有效促進高職學校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數據支持和技術保證。在實際工作中，我們要從觀念上轉變對檔案信息化的重視程度，加大檔案管理建設的投入吸引專業(yè)人才的加入，增強檔案專業(yè)人才的培訓和軟件開發(fā)的應用。

關鍵詞：

高職院校;檔案;信息化建設

隨著國家對技術人才的重視，高職院校迎來了前所未有的發(fā)展環(huán)境，無論從國家政策的傾斜，還是企業(yè)對高職人才的追捧，畢業(yè)生的就業(yè)形勢越來越好，相應的報考高職院校的學生越來越多，學生的大規(guī)模增加以及院校自身建設規(guī)模的擴大，都給高職院校的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，然而隨著計算機和網絡的普及，高職院?？梢猿浞掷眠@些先進信息化資源，有效促進高職學校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數據支持和技術保證。本文著重從高職院校的檔案管理現(xiàn)狀以及未來信息化在檔案管理應用上做出一點見解。

一、高職院校檔案信息化管理的`現(xiàn)狀

目前，信息化管理是開展檔案管理的主要發(fā)展方向，高職院校的檔案管理工作也有了更多的進步，但依然存在一定的不足之處，具體表現(xiàn)在：

1、高職院校檔案信息化管理意識淡漠。現(xiàn)在的高職院校在檔案信息化管理上還存在重視程度不足，意識淡漠的現(xiàn)象。有的高職院校因為種種原因，在信息化管理的道路上行動緩慢，原先的老舊檔案管理模式已經跟不上形式的發(fā)展，而新的信息化檔案管理模式沒有跟上，檔案管理主管部門還是以傳統(tǒng)的認識看高職檔案的管理和作用，這種管理意識上的落后，對學生人才的管理，學校的各項事務性管理造成了不小的影響，已經不能跟上檔案管理的前進腳步。

2、檔案管理專業(yè)職業(yè)吸引力不足留不住專業(yè)人才。檔案管理專業(yè)人才可以有效提升整個院校的檔案管理的檔次和水平。由于檔案管理人員的工資待遇沒有較強的吸引力，同時由于在職位升遷，職稱評定中和院校的專業(yè)教師沒有競爭優(yōu)勢，所以在檔案管理人才的引進上和專業(yè)人才的使用方面還存在著“引不進來，留不住”的尷尬境地。現(xiàn)在從事檔案管理的人員大多以臨近退休人員或者不具備信息化管理能力的人員擔任，人才的缺乏阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。

3、現(xiàn)有的信息化檔案存在信息準確性不足和開發(fā)利用上的缺失。信息采集和錄入工作是整個檔案信息工作的基礎，也是整個信息能否順利開展延伸服務的重點，在檔案輸入的初期有存在檔案輸入不嚴謹，反映在檔案上就出現(xiàn)了需要用時調不出真實信息的現(xiàn)象。在現(xiàn)有的已經開發(fā)檔案信息處理軟件的使用上，還存在檔案管理人員不了解軟件其它附屬功能的現(xiàn)象，還有的開發(fā)軟件的開發(fā)商對實際使用調研不足，出現(xiàn)了實際使用中信息使用不匹配的現(xiàn)象，這些細節(jié)問題與高效實用的軟件開發(fā)要求不相符。

二、高職院校檔案信息化建設的思考

推進高職檔案管理的信息化進程，能很好的解決當前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學，可以從以下幾個角度入手：

1、觀念上的轉變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發(fā)展離不開相關人員的細想一時的轉變，在高職院校比較發(fā)達的地區(qū)，檔案管理已經與學校的管理創(chuàng)新相結合，走出了一條快速發(fā)展之路，相關院校可以組織管理人員到高職管理模式發(fā)展較好地區(qū)學習先進的經驗和管理模式，將相關經驗結合本院校的實際情況進行整合，推出適合自身發(fā)展的管理模式。同時上級主管部門可以將信息化檔案管理作為學校發(fā)展的重要技術指標來納入考核，督促學校加緊建設信息化檔案管理平臺。

2、加大檔案管理建設的投入吸引專業(yè)人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來的學校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。硬件軟件設施可以采取向上級部門爭取一定的專項資金，利用資金建立或者改造平臺。人員的待遇問題需要學校相關領導對學校的工資基數和職稱評定分數進行調整，制定公平的人員管理機制，提高檔案管理人員的工作動力。

3、增強檔案專業(yè)人才的培訓和軟件開發(fā)的應用。專業(yè)的培訓可以有效提高信息化準確性不足的問題，輸入信息不準確主要是對軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開發(fā)者與學校的管理人員進行一對一的或者是講座形勢上的授課和交流，將軟件的特點和細節(jié)了解清楚。加強軟件開發(fā)與未來學校發(fā)展信息需求的聯(lián)系，著眼未來，使檔案管理跟上學校發(fā)展的節(jié)奏。

三、結束語

總之，縱觀國際工業(yè)強國的立國之本，就是以高職畢業(yè)生為主的人才，我國在高職人才的使用上還存在人才的信息不透明，企業(yè)對信息的真實性存在質疑等問題。這些問題需要管理部門提高認識，深化檔案管理部門的服務理念，加強檔案管理信息化制度化的建設來解決。

參考文獻：

[1]張海燕.大數據時代用戶需求視角下高職檔案信息服務模式應用的研究[J].電子技術與軟件工程.2015(07)

[2]郭玲.網絡環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享模式與策略研究[J].辦公室業(yè)務.2016(08)