檔案一體化管理

檔案管理的文檔一體化管理旨在文件與檔案在同一系統(tǒng)中進(jìn)行管理，數(shù)據(jù)可以共享、可以交換、可以協(xié)同，可實(shí)現(xiàn)一次錄入多次利用的設(shè)想。
樓主可以考慮紹林科技開發(fā)的匯博通是一個(gè)綜合文檔管理平臺(tái)，前身是3Hmis綜合文檔管理系統(tǒng)，它把企業(yè)的文件、檔案、門戶網(wǎng)站，內(nèi)外信息管理以及溝通與協(xié)作等，有機(jī)的結(jié)合到一起，使得整條業(yè)務(wù)鏈條上的信息管理，傳遞，共享，協(xié)作與溝通變得更加容易，有序與方便。
應(yīng)用范圍涵蓋辦公自動(dòng)化，文件管理，檔案管理，內(nèi)容管理，證照管理，綜合知識(shí)資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識(shí)文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域。
同時(shí)，系統(tǒng)提供論壇中心、知識(shí)問(wèn)答、微博等知識(shí)共享平臺(tái)，在管理企業(yè)顯性知識(shí)的基礎(chǔ)下，有效促進(jìn)隱性知識(shí)的沉淀。
另外，企業(yè)內(nèi)部的文檔管理應(yīng)該照顧到文檔的全生命周期管理，從文檔的產(chǎn)生到再利用以及自我發(fā)酵、完善各個(gè)生命周期階段中都應(yīng)該有對(duì)應(yīng)的功能進(jìn)行管理支持。
并且，匯博通將文檔管理的應(yīng)用進(jìn)一步擴(kuò)展到手機(jī)和平板電腦，可實(shí)現(xiàn)公文審批，移動(dòng)協(xié)作，移動(dòng)考勤，即時(shí)溝通，信息查閱以及共享等功能，隨時(shí)隨地把企業(yè)文檔庫(kù)帶在身邊。
總的來(lái)說(shuō)，可以應(yīng)用到文檔管理的各個(gè)方面，通用性較強(qiáng)，同時(shí)也是一套OA系統(tǒng)，可以推進(jìn)企業(yè)知識(shí)文檔的一體化管理，不論顯性或隱性知識(shí)都有相應(yīng)的功能模塊，實(shí)用性較強(qiáng)。樓主可以參考一下他們官網(wǎng)的解決方案吧。

檔案管理軟件的檔案管理一體化系統(tǒng)

對(duì)于上級(jí)來(lái)文，錄入電腦后，可同時(shí)打印收文批閱承辦箋和收文登記簿。打印收文登記簿像打印存折那樣自動(dòng)接上次打印，當(dāng)然也可以指定本次打印起始行。收文序號(hào)由電腦自動(dòng)編號(hào)，收文序號(hào)打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發(fā)文件時(shí)檢索。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫(kù)，供以后查詢及入檔時(shí)調(diào)用。如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出補(bǔ)充打印。 可以各部室行一個(gè)總號(hào)，如 *中銀，也可以行多個(gè)號(hào)，如*中銀財(cái)，*中銀黨。系統(tǒng)按年度自動(dòng)對(duì)行文編號(hào)，包括行文序號(hào)和行文字號(hào)。行文登記后，可打印“行發(fā)文”和“行文登記簿”，“行文登記簿”可自動(dòng)接上次行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可積累一段時(shí)間后統(tǒng)一打印。登記時(shí)只需手工輸入三項(xiàng)內(nèi)容：“附件”、“主題詞”和“標(biāo)題”，其它內(nèi)容在備選項(xiàng)中選擇即可，如“主送”“抄送”“封發(fā)日期”等等，當(dāng)然這需要你事先做一些必要的設(shè)置。本次錄入數(shù)據(jù)可“提交”到數(shù)據(jù)庫(kù)，供以后查詢及入檔時(shí)調(diào)用。 可以任選以下一種作為本單位的檔案分類方案：“年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限”分類法；“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”分類法；“機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限—年度”分類法；“機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—年度—保管期限”分類法；“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)”分類法；“保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—年度”分類法；“年度—保管期限”分類法。檔案文件的來(lái)源分四類，即來(lái)自收文、來(lái)自行文、新增內(nèi)容，進(jìn)行檔案錄入時(shí)，對(duì)于前兩種，只需錄入相應(yīng)收文（或行文）序號(hào)，即調(diào)出將相應(yīng)文件，新增內(nèi)容是指會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其它未經(jīng)本系統(tǒng)登記的文件，這類文件手工錄入即可。檔號(hào)、責(zé)任者等均為電腦自動(dòng)產(chǎn)生。檔號(hào)格式可以自定義?？纱蛴〉膬?nèi)容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。 可分別對(duì)收文數(shù)據(jù)、行文數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢?？芍付ㄒ粋€(gè)或多個(gè)條件進(jìn)行查詢，如對(duì)于收文數(shù)據(jù)可指定“標(biāo)題包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多個(gè)條件進(jìn)行查詢，所指定條件是“并且“關(guān)系?？纱蛴〔樵儓?bào)告，打印出所查詢到的內(nèi)容。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的綜合管理功能。系統(tǒng)涉及的范圍應(yīng)涵蓋檔案管理活動(dòng)中需要用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括對(duì)檔案數(shù)字化工作中的掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、修版、文字識(shí)別(OCR)、正文錄入、校對(duì)、著錄、審核等處理環(huán)節(jié)的管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能，并能實(shí)現(xiàn)根據(jù)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號(hào)自動(dòng)標(biāo)引的功能）；檢索查詢；借閱管理；檔案利用；檔案編研；輔助實(shí)體管理(包括對(duì)檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級(jí)變更等進(jìn)行相應(yīng)的管理或處理)。主要功能一是通過(guò)與公文管理子系統(tǒng)的連接實(shí)現(xiàn)綜合辦公系統(tǒng)的收、發(fā)文在流轉(zhuǎn)結(jié)束后進(jìn)行預(yù)歸檔，通過(guò)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)接口，將需要?dú)w檔的信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)。二是通過(guò)對(duì)已有館藏文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實(shí)物檔案等的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的全面自動(dòng)化管理和提供不受用戶站點(diǎn)限制的網(wǎng)絡(luò)查詢利用服務(wù)。根據(jù)當(dāng)前IT技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用潮流，參照國(guó)內(nèi)數(shù)字化檔案館的應(yīng)用需求，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的模塊：●檔案數(shù)據(jù)采集與加工模塊●檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理模塊●檔案數(shù)據(jù)查詢利用模塊●系統(tǒng)維護(hù)模塊●系統(tǒng)幫助模塊●用戶權(quán)限分配模塊

什么是文檔一體化，有什么用？

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過(guò)程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。包括：文檔實(shí)體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。 文檔一體化的意義在于保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制；數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高工作效率； 在實(shí)際工作中，文書工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔(dān)，對(duì)于規(guī)模與文件流量較小的單位多由一人同時(shí)負(fù)責(zé)文書與檔案工作，稍大的機(jī)關(guān)或企業(yè)則會(huì)將文書與檔案分部門或分人來(lái)管理，為了提高工作效率，“文檔一體化”管理已成為信息化所推行的一種管理模式。 文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有效地結(jié)合起來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文檔一體化利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)。 可以通過(guò)辦公自動(dòng)化或檔案系統(tǒng)或OA與檔案系統(tǒng)相結(jié)合等不同的方式實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

高校怎么做好檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)：檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來(lái)。

一、提高檔案管理人員的素質(zhì)。

不少高校的檔案管理人員缺乏專門的檔案管理人才，管理人員也缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在高校發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和它的實(shí)際意義。

有的還是兼職人員，只把檔案工作當(dāng)作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動(dòng)性，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠等問(wèn)題，而且計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不高和實(shí)際操作能力低，管理凌亂無(wú)序，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

高校檔案工作的'發(fā)展和現(xiàn)代化的需要對(duì)檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。新時(shí)期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際工作能力，還需要樹立檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)是至關(guān)重要的，所以建立一支高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才隊(duì)伍是目前最緊迫的任務(wù)。

隨著社會(huì)的發(fā)展，鼓勵(lì)大家樹立不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)，逐步提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理人員有很強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛(ài)崗敬業(yè)，堅(jiān)持原則。

二、建立建全的檔案管理規(guī)定和制度。

近幾年，雖然高校采取措施，花了不少力氣、功夫，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在著檔案管理制度不健全、不完善的現(xiàn)象。一是檔案收集材料制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄和原始材料，喪失了部分利用價(jià)值;二是因保管制度不完善、基礎(chǔ)設(shè)施差等原因造成紙質(zhì)檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生。

(1)完善各項(xiàng)規(guī)章制度

充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。根據(jù)我國(guó)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，以法制檔，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定、人員要求等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度，并根據(jù)各個(gè)部門特色和需要制定相關(guān)的補(bǔ)充規(guī)定。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

(2)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標(biāo)準(zhǔn)、制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度

檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)是逐步向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。

在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計(jì)。同時(shí)借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、提高信息化管理水平。

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了很大的變化，由原來(lái)單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子、硬盤等多種載體共存的局面。然而通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校信息化設(shè)備依然很低，沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工來(lái)完成。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展和利用價(jià)值，造成了資源浪費(fèi)。

以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。檔案的整理工作繁瑣、零亂，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序查找、排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，降低了出錯(cuò)率，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞、關(guān)鍵詞時(shí)再點(diǎn)查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準(zhǔn)確又不浪費(fèi)時(shí)間，只有這樣，豐富的庫(kù)藏資源才能得到充分利用，才能發(fā)揮檔案管理的作用。

在現(xiàn)代化過(guò)程中，高校檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來(lái)以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲(chǔ)量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。

高校檔案載體的多元化、信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，這就對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為校內(nèi)外提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之隨著信息時(shí)代的到來(lái)，以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過(guò)程中，特別是隨著我國(guó)高等教育改革的日益深化，高校檔案管理發(fā)生了巨大的變化：管理內(nèi)容更加復(fù)雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。

加強(qiáng)高校檔案的管理，要從提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高信息化管理水平及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理工作才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，在推動(dòng)教學(xué)改革、擴(kuò)大宣傳、提高教學(xué)質(zhì)量等方面發(fā)揮更大的作用和利用價(jià)值，服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)于社會(huì)。

如何做好檔案管理工作？