淺談檔案的收集與整理工作

(一) 做好檔案收集工作。
1、為防止文件傳閱過(guò)程中遺失，當(dāng)文件送達(dá)承辦人時(shí)，承辦人須簽字，共同承擔(dān)文件及時(shí)、完整歸檔的責(zé)任。
2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書，負(fù)責(zé)收集部門檔案。對(duì)一些重要文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件送交承辦人的方法。
3、在交接過(guò)程中全面清理資料，對(duì)散落在個(gè)人手頭上的資料，由各部門檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。
(二)制定合理的分類方案。
1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等類型。
2、將文書檔案按年度—類目—級(jí)別—保管期限進(jìn)行分類。
3、音像、實(shí)物檔案以不同期限按行政事務(wù)類、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目類、技術(shù)研發(fā)類等排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實(shí)做好平時(shí)的立卷工作。
(三)認(rèn)真做好日常檔案管理。
各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計(jì)等多種臺(tái)帳。
(四)加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)習(xí)。
恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時(shí)工作要有計(jì)劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

淺談怎樣做好檔案管理工作

　1.檔案的歸檔原則一般是文書處理部門立卷歸檔。意思就是這些文件資料的產(chǎn)生部門自己立卷整理，然后統(tǒng)一交到檔案部門集中統(tǒng)一管理。這樣的好處是專業(yè)的部門整理自己的文件資料比較系統(tǒng)、條理，也比較熟悉文件產(chǎn)生的來(lái)龍去脈。將各部門所有的文件零散收集來(lái)讓你檔案員一個(gè)人整理是不現(xiàn)實(shí)的，因?yàn)槟悴豢赡軐?duì)每個(gè)崗位都了如指掌。
　　2.檔案分類一般可根據(jù)文件資料類型，如文書、科技、實(shí)物等類別來(lái)分，也可根據(jù)產(chǎn)生機(jī)構(gòu)來(lái)分。你們公司的文件資料可以在文書——科技——實(shí)物等大類別下再按部門分類，每個(gè)部門產(chǎn)生的文件是一個(gè)整體，交到你這里來(lái)。
　　3.不知你們單位大不大，要是不大的單位，沒(méi)必要每個(gè)生產(chǎn)部門單獨(dú)編號(hào)了，可以統(tǒng)一編檔號(hào)。檔案可以按照年度——保管期限——序號(hào)來(lái)編。如2009——永久——1，就是2009年的永久第1卷或件，序號(hào)可以整個(gè)公司編一個(gè)大流水，也可每個(gè)部門重新編號(hào)。
　　4.這些是整理的大概步驟。還要著目，就是編目錄。你可以下載一些檔案的案卷目錄表、全引目錄表、歸檔文件目錄等按照格式統(tǒng)一填寫。這個(gè)很多資料上都有，你也可以自制。目錄與每卷或件檔案的標(biāo)題、日期、責(zé)任者等要一一對(duì)應(yīng)，不然不好檢索。
　　整理好、編完目錄，就可以提供利用了。這些是大體步驟，其實(shí)檔案工作很簡(jiǎn)單，按照我說(shuō)的大概摸索一段時(shí)間，你就會(huì)掌握的。還可以去你們那所在的政府機(jī)關(guān)檔案館，去看看實(shí)體如何進(jìn)行也可。

淺談如何做好收費(fèi)站文書檔案的整理工作

一、檔案的收集要全面 檔案的收集是檔案整理的第一步，檔案資料的齊全與否直接影響著整體檔案的利用價(jià)值。因此，這就要求檔案員在收集檔案時(shí)一定要面面俱到，對(duì)上級(jí)來(lái)文以及站內(nèi)發(fā)文、會(huì)議記錄、年度榮譽(yù)錄、人員信息、職工培訓(xùn)、安全檢查、責(zé)任狀等本站產(chǎn)生的檔案資料都要收集齊全。為了防止檔案資料的丟失，最好采取統(tǒng)一收集的形式，可在新一年的年初對(duì)所有日常檔案盒內(nèi)的檔案資料進(jìn)行清理，同時(shí)對(duì)各部門的檔案資料進(jìn)行收集，統(tǒng)一更新替換，確保檔案資料的齊全。 二、檔案的分類要合理 檔案的分類是檔案整理中的關(guān)鍵一步，檔案的分類是否合理不但直接關(guān)系到檔案保管的便利與否，還直接決定著檔案工作的成效。由于收費(fèi)站部門設(shè)置比較單一，目前比較普遍采用的是年度——問(wèn)題分類法，即同一年度同一保管期限內(nèi)將相同問(wèn)題的文件資料放到一起。這時(shí)，有兩點(diǎn)要提起注意： 一是保管期限的分類。保管期限的分類是檔案分類的開(kāi)始，要嚴(yán)格按照本單位檔案資料保管期限標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)于永久和長(zhǎng)期保存的文件分類要特別慎重，不確定的文件最好實(shí)行“就長(zhǎng)不就短”的原則，以防因檔案資料使用時(shí)因存放時(shí)間過(guò)短已被銷毀無(wú)法查詢。保管期限的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)形成常態(tài)化，逐年對(duì)應(yīng)，以便于查找。 二是同一保管期限下不同類文件的分類與排列。在同一保管期限內(nèi)，首先應(yīng)確定責(zé)任單位，將同一責(zé)任單位的文件放到一起，然后在相同責(zé)任單位下將相同類問(wèn)題的文件放到一起，隨后按照重要程度對(duì)不同類的問(wèn)題進(jìn)行排列。對(duì)于收費(fèi)站來(lái)說(shuō)，最好將與收費(fèi)工作相關(guān)的問(wèn)題放在最前方，隨后是安全、行政、人事、黨群、其他等。值得一提的是，所有保管期限下可以都按照此順序進(jìn)行排列，不但便于分類，還可以大大提高檢索效率，提高檔案的利用率。 三、檔案的整理要規(guī)范 確定了檔案的保管期限和分類順序后，就進(jìn)入檔案的裝訂、打號(hào)目錄錄入、掃描和裝盒環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單，但越是簡(jiǎn)單就越容易出錯(cuò)，因此一定要做到認(rèn)真、仔細(xì)。就拿裝訂文件來(lái)說(shuō)，對(duì)頁(yè)數(shù)較多的檔案應(yīng)實(shí)行三孔一線裝訂法，少于三頁(yè)的可直接用固體膠粘到一起。裝訂時(shí)一定要注意每份文件的針孔間距、頁(yè)邊距要一樣，否則裝訂出來(lái)會(huì)不太美觀。打號(hào)也同樣如此，打號(hào)時(shí)數(shù)字及各刻章要配套使用，大小相同，油墨均勻，從而使所有文件都統(tǒng)一、整潔、規(guī)范；錄入目錄時(shí)要注意錯(cuò)別字和錄入項(xiàng)目的完整，掃描文件時(shí)要及時(shí)修補(bǔ)電子文件的外觀，裝盒時(shí)要放入備考表，對(duì)可以互見(jiàn)的文件進(jìn)行標(biāo)注，以備查詢。 總之，文書檔案的整理是一項(xiàng)非常艱巨而重要的工作，要做好此項(xiàng)工作，還要求檔案人員要具備高度的責(zé)任心、單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作、建立健全完善的檔案管理制度、加強(qiáng)檔案的日常檢查等，這樣才可以切實(shí)提高文書檔案的利用效果，切實(shí)發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的保存價(jià)值。

怎樣做好檔案的收集和歸檔

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)
檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：
1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分；一文請(qǐng)示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等
2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。
3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。
4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。
二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起
公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：
1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。
2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。
3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：
1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。
2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享
作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。
總之，檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來(lái)，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我項(xiàng)目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機(jī)檢索過(guò)渡，這一項(xiàng)新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。