a4檔案整理

將需歸檔的小于A4紙的資料放在上面，粘貼在A4襯紙上，這是一種常見的方式。
將A4襯紙中間扣空，扣空的方形空間的長寬均大于資料的有效長寬，將襯紙粘貼在資料的四周，露出有效資料，類似裱糊中國字畫。
大于A4紙的檔案資料需折疊整理，小于A4紙或折疊后小于A4紙檔案必須用A4紙進(jìn)行粘貼，粘貼位置為靠A4紙左上角為最佳。

資料檔案排列存放方法技巧

資料檔案排列存放方法技巧

檔案排列有序，是保證檔案完整與安全、利用存取迅速便捷的基本條件，因此必須建立科學(xué)合理的存放秩序，并使這一秩序得到維護(hù)。那么，下面是由我為大家整理的資料檔案排列存放方法技巧，歡迎大家閱讀瀏覽。

(一)檔案裝具的排放要求

1.整齊一致，橫豎成行。如果箱、架、柜，大小式樣不同則應(yīng)適當(dāng)分類，盡可能做到整齊劃一。

2.避光通風(fēng)。有窗庫房，檔案裝具排列應(yīng)與窗戶垂直，以避免陽光直射;無窗庫房，檔案裝具縱橫均可，但應(yīng)注意不能有礙通風(fēng)。

3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過道寬度一般1 米至1.2 米，一般過道寬度0.8 米左右為宜。所有裝具均不應(yīng)緊靠墻壁。

為了便于對(duì)庫房內(nèi)檔案的管理和迅速存取，所有裝具應(yīng)按某一排列走向和順序依次編列號(hào)(排號(hào))、欄架號(hào)、格層號(hào)(箱號(hào))，其號(hào)碼一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字。編號(hào)原則是：自檔案庫(室)門口起從左至右編箱、架、柜號(hào)，每個(gè)架(柜)的欄也從左向右編號(hào)，每欄的格自上而下編號(hào)(如果沒有欄，則自上而下編格號(hào))。

(二)檔案存放方式

存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

1.豎放保管

豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其優(yōu)點(diǎn)是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊(cè))、盒裝檔案和照片檔案，一般應(yīng)采用豎放方式。

2.平放保管

平放雖然取放不太方便，但對(duì)保護(hù)檔案有利，適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案，如底圖，它是用油蠟等物浸透過的，經(jīng)過曬圖機(jī)的高溫影響，其機(jī)械強(qiáng)度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，為延長其壽命和使底圖在復(fù)制藍(lán)圖時(shí)準(zhǔn)確、清晰，應(yīng)采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法，底圖嚴(yán)禁折疊，因?yàn)檎郫B會(huì)使底圖出現(xiàn)折痕，影響其壽命。

3.卷放保管

卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位，按照分類排列次序，卷成圓筒，放進(jìn)特制的紙質(zhì)、金屬筒內(nèi)或柜箱中，卷放適用于大幅面的題詞、字畫、底圖等。

4.折疊保管

折疊保管就是將一些紙質(zhì)較好、機(jī)械強(qiáng)度較高、幅面較寬的.圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)折疊(裝訂或不裝訂)，放進(jìn)卷盒、夾內(nèi)或柜中。 例如藍(lán)圖，藍(lán)圖一般采用優(yōu)質(zhì)紙張，機(jī)械強(qiáng)度較好，可以折疊保管。 藍(lán)圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)，左邊留出裝訂線，向圖紙正面疊成手風(fēng)琴式。折疊后的圖標(biāo)標(biāo)題欄要露放在右下角，以便查閱。由于圖紙折疊的關(guān)系，每個(gè)卷的右邊較厚，左邊較薄，裝訂時(shí)要加進(jìn)一些厚紙襯，以保持案卷的平整美觀，規(guī)格一致。如果案卷不裝訂，折疊時(shí)不必留裝訂線，圖紙折疊后便可直接放進(jìn)卷盒或夾內(nèi)。

(三)檔案排列方法

檔案一般是按全宗進(jìn)行系統(tǒng)排架。全宗排列方法有兩種：一是按全宗順序號(hào)排列，這種方法對(duì)庫房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便;二是全宗分類排列法，這種方法對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。

對(duì)于特殊載體的檔案，可根據(jù)檔案制成材料的不同，將紙質(zhì)檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫存放、排列或排架。在同一種載體內(nèi)，通常按全宗排架，即一個(gè)全宗內(nèi)的檔案集中在一起存放、排列。但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待，并在全宗末尾放置參見卡片，指明存放地點(diǎn)，以保持應(yīng)有的聯(lián)系。

人事檔案的分類審核整理

人事檔案的分類審核整理【1】

摘 要：人事檔案作為評(píng)價(jià)一個(gè)人學(xué)習(xí)和工作期間表現(xiàn)的重要依據(jù)，在個(gè)人的工作前途上有著重要的作用，相關(guān)單位可以查閱檔案進(jìn)行人事的考察和任免，通過檔案的記錄給予職工的正確評(píng)價(jià)。

因此，檔案分類審核整理工作的完整實(shí)施有著重要的意義，關(guān)系著每個(gè)社會(huì)人在社會(huì)中的存在狀態(tài)，有利于國家的管理。

本文針對(duì)人事檔案管理中的常見問題進(jìn)行了具體的分析，并提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案;審核整理;問題;解決措施

精準(zhǔn)、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個(gè)人品德作風(fēng)、最高學(xué)歷、工資待遇、技術(shù)水平、任職經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等進(jìn)行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。

由于我國現(xiàn)階段進(jìn)一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認(rèn)真分類、審核、整理人事檔案，對(duì)人事檔案真實(shí)、完整、安全及精準(zhǔn)性進(jìn)行有效維護(hù)，使認(rèn)識(shí)檔案作用得以充分發(fā)揮。

一、整理人事檔案時(shí)所存在的主要問題

(一)檔案整理主要為手工操作，使很多現(xiàn)代化技術(shù)得不到應(yīng)有的開發(fā)。

通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對(duì)以往操作方法進(jìn)行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號(hào)及裝訂等各道工序。

因?yàn)槿耸聶n案相關(guān)配備人員缺乏、單位領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行分類、審核與整理，怎樣通過數(shù)據(jù)庫對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，怎樣構(gòu)建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現(xiàn)代化需求相適應(yīng)。

(二)當(dāng)前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符。

《人事檔案整理細(xì)則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型(297mm×210mm)。

材料左邊應(yīng)留有2.5cm的裝訂邊。

A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對(duì)齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔(從孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。

干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。

以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預(yù)留2.5cm左右的裝訂邊。

而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學(xué)歷材料、職稱評(píng)審材料等。

檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對(duì)16開的材料進(jìn)行重新打孔和裱糊，則又會(huì)浪費(fèi)大量的人力，提高時(shí)間成本，且影響美觀。

(三)人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。

雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，通常要全卷查閱，對(duì)個(gè)人隱私的保護(hù)極為不利，在材料添加或者復(fù)印時(shí)，必須全部拆開材料，由此反復(fù)拆卸，極易破壞材料，對(duì)長期保存極為不利。

二、人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施

(一)人事檔案的審核工作是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理的重點(diǎn)，在審核過程中工作人員必須要時(shí)刻保持細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，按照人事檔案管理的相關(guān)流程和注意事項(xiàng)進(jìn)行檔案的審核，認(rèn)真檢查檔案的完損工作，對(duì)于損害或遺失的篇章進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)交。

在審核過程中由于檔案的數(shù)量較多，必須度杜絕錯(cuò)裝和亂裝事件的發(fā)生，時(shí)刻履行自身的工作職責(zé)，將別人的工作前途視為工作的重點(diǎn)，培養(yǎng)工作責(zé)任感。

在審核中還要進(jìn)行細(xì)節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。

在審核工作中避免低級(jí)錯(cuò)誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內(nèi)容。

(二)完整的進(jìn)行個(gè)人檔案的收集工作。

個(gè)人檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜，從就學(xué)到就業(yè)的過程中都有細(xì)致的記錄，在個(gè)人檔案收集的過程中就要對(duì)各個(gè)學(xué)習(xí)和工作階段進(jìn)行完整性的工作。

在學(xué)校就學(xué)期間有關(guān)人事檔案人員要依據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集，學(xué)生每學(xué)期的成績、在校期間的獎(jiǎng)懲、政治面貌和每學(xué)期的學(xué)習(xí)總結(jié)等。

對(duì)于社會(huì)中的工作人員的檔案收集，要按照相關(guān)單位的工作性質(zhì)進(jìn)行，例如黨政機(jī)關(guān)的要對(duì)政治活動(dòng)和政協(xié)會(huì)議等階段性材料進(jìn)行記錄和管理，對(duì)于企業(yè)單位的要進(jìn)行季度考核表和工作表現(xiàn)等進(jìn)行檔案收集工作。

當(dāng)然人事檔案的收集工作都有具體的工作內(nèi)容進(jìn)行指示，只要相關(guān)工作人員能夠循序漸進(jìn)的進(jìn)行收集，保持細(xì)心的工作態(tài)度即可。

(三)鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內(nèi)容。

檔案是一個(gè)人進(jìn)入社會(huì)工作的重要保證之一，為了實(shí)現(xiàn)公平競(jìng)爭(zhēng)，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實(shí)。

在審核過程中注意查看每個(gè)時(shí)期的工作表現(xiàn)和相關(guān)印章，對(duì)不規(guī)范填寫和虛假信息的進(jìn)行另行放置，查看相關(guān)責(zé)任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復(fù)，對(duì)于異常的檔案文件進(jìn)行不歸檔處理，做到維護(hù)個(gè)人檔案的真實(shí)可靠性。

避免由于個(gè)別檔案的虛假造成人事檔案管理機(jī)構(gòu)的信任缺失。

(四)在對(duì)人事檔案進(jìn)行整理時(shí)應(yīng)該做到分類準(zhǔn)確、審核無誤。

在對(duì)人事檔案進(jìn)行分類審核整理時(shí)，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應(yīng)該注意對(duì)檔案資料及其內(nèi)容進(jìn)行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時(shí)，要保證檔案的完整性與精美性。

首先，確保人事檔案能夠準(zhǔn)確分類。

建議對(duì)檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料;b.自傳材料;c.考察、考核、鑒定材料;審計(jì)材料;d.學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格和評(píng)(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。

e.政審材料;f.黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料;g.表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料;h.涉法違紀(jì)材料;i.工資、待遇材料;招錄、聘用材料;出國(境)材料;人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料;j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。

依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對(duì)材料排列、分類合理與否進(jìn)行分析，避免材料出現(xiàn)顛倒混淆、錯(cuò)裝等情況。

三、結(jié)語

作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。

所以，在分類、審核、整理人事檔案時(shí)，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實(shí)。

作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應(yīng)該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。

認(rèn)真完成人事檔案的分類審核整理工作對(duì)人事檔案的有效利用具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 董雪雁.淺析人事檔案的分類審核整理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息， 2014(09).

[2] 丁敏. 芻議人事檔案的分類審核整理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)， 2014(09).

人事檔案材料的收集與整理【2】

人事檔案材料的收集與整理是做好人事檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，材料收集是否及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、規(guī)范，整理是否合乎標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到人事檔案的價(jià)值，決定著能否為組織人事部門提供高質(zhì)量服務(wù)，更好地起到憑證與參考作用。

筆者作為事業(yè)單位一名從事人事檔案管理十余年的檔案工作者，謹(jǐn)在此談一談實(shí)踐中的'工作體會(huì)。

一、檔案材料收集整理工作現(xiàn)狀

近年，隨著各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和人事檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)的推進(jìn)，人事檔案管理水平有了很大提高。

但由于某些原因，有的單位在人事檔案材料收集與整理方面尚存在一些問題：

1、檔案意識(shí)淡漠 人事檔案一般由組織人事部門保管，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔由人事干部負(fù)責(zé)完成。

人事檔案主要為組織人事部門服務(wù)，一般干部職工接觸不到自己的檔案，這種特殊性、距離感影響了個(gè)人對(duì)檔案的關(guān)注程度，很多人不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，也不重視對(duì)個(gè)人檔案的充實(shí)，將工作中形成的諸如培訓(xùn)、資格考試、獎(jiǎng)勵(lì)、科研等材料長期個(gè)人存放，而不交由人事檔案管理部門存檔，造成檔案不能全面反映個(gè)人綜合素質(zhì)，給組織考察了解干部帶來偏差。

而人事干部由于工作的繁忙，對(duì)檔案材料的收集、歸檔工作重視不足的狀況也在一定范圍內(nèi)存在。

2、材料缺失嚴(yán)重 由于部分同志檔案意識(shí)的淡漠，使得一些屬于歸檔范圍的有價(jià)值的材料不能及時(shí)被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。

而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業(yè)務(wù)素質(zhì)的缺乏都影響了對(duì)檔案材料收集的全面性。

職工個(gè)人不知、不交，管檔單位不催、不收，導(dǎo)致一些檔案材料始終與卷宗“無緣”。

3、檔案整理欠規(guī)范 對(duì)檔案材料進(jìn)行加工、整理、裝訂，是檔案管理人員的基本功之一，但有的單位管檔人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、交接不及時(shí)、素質(zhì)不過硬、業(yè)務(wù)不熟練，影響了檔案的整理水平，出現(xiàn)紙張大小不標(biāo)準(zhǔn)、分類不準(zhǔn)確、裝訂不整齊等問題;有的卷宗零散材料長期不予裝訂，很容易丟失;有的材料裝錯(cuò)卷盒，張冠李戴;有的切割不準(zhǔn)確，材料部分內(nèi)容被剪裁，損失無法彌補(bǔ)。

二、加強(qiáng)人事檔案收集整理工作的對(duì)策

1、加大宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)

人事檔案工作是組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)與全體職工切身利益密切相關(guān)的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。

加大檔案知識(shí)宣傳力度，普遍增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)，是做好人事檔案工作的保障。

我們可通過會(huì)議、培訓(xùn)、座談等方式，隨時(shí)將檔案知識(shí)滲透到職工意識(shí)中，主動(dòng)把與大家切身利益相關(guān)的檔案知識(shí)送到他們手中，如繼續(xù)教育學(xué)歷的適時(shí)取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關(guān)系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個(gè)人社保利益的息息相關(guān)等等，使他們?cè)跓o形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價(jià)值，提高大家的檔案意識(shí)和協(xié)助做好人事檔案工作的自覺性。

2、加強(qiáng)檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。

為使檔案材料收集歸檔工作達(dá)到真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的要求，應(yīng)建立健全相關(guān)規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實(shí)到位。

如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務(wù)分解到各部門、落實(shí)到責(zé)任人;同時(shí)保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對(duì)其進(jìn)行有關(guān)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，有利于單位及時(shí)準(zhǔn)確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。

檔案管理部門也要變被動(dòng)接收為主動(dòng)出擊，對(duì)定期形成的如年度考核表、獎(jiǎng)勵(lì)、職稱、工資等材料及時(shí)督促材料形成部門按時(shí)保質(zhì)上交，同時(shí)了解掌握職工動(dòng)態(tài)，不失時(shí)機(jī)地主動(dòng)收集有價(jià)值的屬歸檔范圍內(nèi)的材料。

3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案整理水平

材料收集完備后，檔案管理部門將對(duì)材料進(jìn)行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。

檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進(jìn)行檔案整理工作。

首先要對(duì)材料進(jìn)行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對(duì)象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備;然后將審核完畢的材料進(jìn)行技術(shù)加工，對(duì)不規(guī)范紙張適當(dāng)進(jìn)行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，按照《干部檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、排序，使用《組織干部管理信息系統(tǒng)》軟件進(jìn)行信息錄入并打印檔案目錄;最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對(duì)一卷人事檔案的階段性整理。

以后陸續(xù)收集的檔案材料也要嚴(yán)格按照流程補(bǔ)充入檔案卷宗。

檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細(xì)致的工作態(tài)度，學(xué)習(xí)檔案知識(shí)、掌握專業(yè)技能才能做好。

單位應(yīng)選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有一定學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作，并注意對(duì)他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

檔案管理人員盡量保持穩(wěn)定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現(xiàn)“真空地帶”的危險(xiǎn)狀況。

人事檔案是一個(gè)人成長歷程的縮影和概括，檔案材料的全面收集與規(guī)范整理能更好地體現(xiàn)并實(shí)現(xiàn)人事檔案的使用價(jià)值，為組織人事部門考察使用干部服務(wù)，也為個(gè)人維護(hù)、保障自身利益提供依據(jù)。