檔案條

檔案的封存是個人檔案從單位轉出前的最后一個環(huán)節(jié)。
首先根據檔案法的規(guī)定，核對卷宗內的材料，然后在檔案的封面上寫上卷宗內材料的類別。在確認檔案材料沒有問題后，密封檔案開口，然后由密封條單元將密封條貼在主開口處。最后，檔案密封條的邊緣會加蓋公章。一般比較嚴謹的單位會在作品集的所有粘合部分加蓋公章，加蓋的公章數量不一，基本上至少兩個以上，有的會更多。主要是防止有人私自打開文件。

上海市檔案條例(2021修訂)

第一章　總則第一條　為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，推進城市治理體系和治理能力現(xiàn)代化，根據《中華人民共和國檔案法》等法律、行政法規(guī)，結合本市實際，制定本條例。第二條　在本市行政區(qū)域內從事檔案收集、整理、保護、利用、信息化建設及其監(jiān)督管理活動，適用本條例。第三條　堅持中國共產黨對檔案工作的領導。本市各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經費列入財政預算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經濟和社會發(fā)展水平相適應。第四條　檔案工作應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，留存城市記憶，便于社會利用，發(fā)揮存史、資政、育人的作用。第五條　本市鼓勵和支持檔案科學研究和技術創(chuàng)新，促進科技成果和區(qū)塊鏈、大數據、人工智能等信息技術在檔案收集、整理、保護、利用、信息化建設等方面的轉化和應用，推動檔案科技進步。第六條　市、區(qū)人民政府及有關部門應當采取措施，加強檔案宣傳教育，普及檔案知識，傳播檔案文化，增強全社會檔案意識。

　　廣播、電視、報刊、網站等媒體應當開展檔案公益宣傳，營造關心、支持檔案事業(yè)發(fā)展的社會氛圍。第七條　本市推動長江三角洲區(qū)域以及其他省際檔案工作交流與合作。

　　鼓勵和支持參與國際檔案專業(yè)組織和友好交流活動，加強檔案領域國際合作。第八條　鼓勵社會力量通過捐贈、資助、志愿服務等方式，參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。

　　對在檔案收集、整理、保護、利用、信息化建設等方面做出突出貢獻的單位和個人，按照國家和本市有關規(guī)定給予表彰、獎勵。第二章　檔案機構及其職責第九條　市檔案主管部門主管全市檔案工作，負責本市檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調。

　　市、區(qū)檔案主管部門對本行政區(qū)域內機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導，依法履行下列職責：

　　（一）制定本行政區(qū)域內的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和檔案工作制度規(guī)范，并組織實施；

　　（二）組織、指導本行政區(qū)域內檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳教育、檔案工作人員培訓；

　?。ㄈ┙M織、指導本行政區(qū)域內的檔案信息化建設；

　?。ㄋ模╅_展監(jiān)督檢查活動，查處檔案違法行為；

　　（五）法律、法規(guī)規(guī)定的其他職責。第十條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處應當指定人員負責管理本機關的檔案，對所屬單位、基層群眾性自治組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　城鄉(xiāng)社區(qū)檔案工作在業(yè)務上接受檔案主管部門和其他相關主管部門的監(jiān)督和指導。第十一條　機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責統(tǒng)一管理本單位的檔案，指導本單位各種門類和載體形式檔案的收集、整理、歸檔工作，并對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。第十二條　本市國家檔案館包括具有公共性質的綜合檔案館以及專門檔案館。

　　綜合檔案館負責收集、整理、保管、向社會開放和提供利用本行政區(qū)域內多種門類和載體形式的檔案。

　　專門檔案館負責收集、整理、保管、向社會開放和提供利用特定領域或者特定載體形式的檔案。第十三條　部門檔案館負責收集、整理、保管和提供利用本部門及其所屬單位形成的檔案。

　　企業(yè)事業(yè)單位檔案館負責收集、整理、保管和提供利用本單位及其所屬單位形成的檔案。第十四條　本市加強檔案人才培養(yǎng)基地建設，實施檔案人才培養(yǎng)計劃，建立檔案專家?guī)?，加強專家型和應用型人才培養(yǎng)，建設高素質的檔案人才隊伍。第三章　檔案的管理第十五條　按照國家規(guī)定應當形成檔案的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應當加強檔案業(yè)務培訓，建立檔案工作責任制，明確檔案工作崗位、人員的職責，依法健全檔案管理制度。第十六條　機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照國家有關規(guī)定，確定本單位歸檔范圍和檔案保管期限。

　　機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織及其工作人員在職務活動中形成的納入歸檔范圍的各種門類和載體形式的材料，由文書或者業(yè)務部門收集、整理，定期移交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理。

　　按照規(guī)定應當歸檔的材料，任何個人不得拒絕歸檔或者據為己有。

山東省檔案條例(2004)

第一章 總則第一條 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，發(fā)展檔案事業(yè)，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱檔案法）和《中華人民共和國檔案法實施辦法》（以下簡稱檔案法實施辦法），結合本省實際，制定本條例。第二條 本條例所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、醫(yī)學、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。第三條 本省行政區(qū)域內的國家機關、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他有關組織（以下統(tǒng)稱單位）以及個人從事檔案活動，均應遵守本條例。第四條 各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，建立健全檔案機構，將檔案事業(yè)建設列入本地區(qū)國民經濟和社會發(fā)展計劃，保障發(fā)展檔案事業(yè)所需經費并列入財政預算。第五條 單位必須加強對檔案工作的管理，為檔案工作提供必要的條件，保障檔案工作正常開展。第二章 檔案機構及其職責第六條 省檔案行政管理部門主管全省檔案事業(yè)，對全省檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調，監(jiān)督指導。
設區(qū)的市、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門，主管本行政區(qū)域內的檔案事業(yè)，對單位的檔案工作實行監(jiān)督指導。
鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府和城市街道辦事處應當配備專（兼）職檔案工作人員負責管理本機關的檔案，并對所屬單位和村民委員會、居民委員會的檔案工作實行監(jiān)督指導。
村民委員會、居民委員會應當在本區(qū)域內開展檔案收集、整理、保管和利用工作。第七條 綜合檔案館按照縣級以上行政區(qū)劃分級設置，負責接收、收集、整理、保管和提供利用分管范圍內各種門類的檔案以及其他可以由綜合檔案館保管的檔案。第八條 專門檔案館和部門檔案館的設置，應當符合全國檔案館設置原則和布局方案，根據省檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃，由同級檔案行政管理部門審核后，報本級人民政府批準。
專門檔案館負責接收、收集、整理、保管和提供利用專門領域或者特殊載體形態(tài)的檔案。部門檔案館負責接收、收集、整理、保管和提供利用本部門及其所屬單位形成的檔案。第九條 企業(yè)檔案館的設置由企業(yè)自主決定。事業(yè)單位檔案館的設置，應當經過其主管部門批準。
企業(yè)事業(yè)單位檔案館負責接收、收集、整理、保管和提供利用本單位及其所屬單位形成的檔案。第十條 單位應當設置檔案機構或者配備專（兼）職檔案工作人員，負責集中統(tǒng)一管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督指導。第十一條 檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備相應的檔案專業(yè)知識、接受繼續(xù)教育和崗位培訓。
管理屬于國家所有的檔案的工作人員應當持證上崗。第十二條 檔案中介機構應當依法設立。
檔案中介機構可以從事下列檔案業(yè)務：
（一）檔案業(yè)務咨詢；
（二）檔案整理；
（三）檔案價值評估；
（四）檔案技術服務；
（五）檔案寄存保管；
（六）營業(yè)執(zhí)照核準的其他檔案業(yè)務。
檔案中介機構應當遵守法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定并接受檔案行政管理部門的監(jiān)督。第三章 檔案管理第十三條 單位及其工作人員在公務活動中形成的文件材料，按照國家和省有關規(guī)定應當歸檔的，單位文書或者業(yè)務部門必須收集、整理，并按照規(guī)定時間交本單位檔案機構和檔案工作人員集中管理。任何個人不得將應當歸檔的材料據為己有或者拒絕歸檔。
任何單位或者個人不得偽造檔案。第十四條 實行檔案登記備案制度。檔案行政管理部門應當對單位從事檔案工作的機構、庫房設備、檔案藏量以及其他應予登記備案的事項進行登記備案。第十五條 舉辦重大經濟、政治、科學、文化、教育、體育、民族、宗教等活動的，主辦單位應當事前通知同級檔案行政管理部門。主辦或者承辦單位應當收集和保護活動中形成的檔案。新聞媒體應當妥善保管活動中通過攝影、錄像、錄音等方式形成的檔案。主辦或者承辦單位和新聞媒體應當在活動結束之日起六十日內，到同級檔案行政管理部門辦理檔案登記備案；不具備保管檔案條件的，應當在活動結束之日起九十日內向同級綜合檔案館移交檔案。第十六條 科學技術研究成果的鑒定或者推廣、產品試制、設備開箱、基本建設工程和其他技術項目進行鑒定或者驗收時，應當有本單位檔案工作人員參加。
縣級以上人民政府確定的重點建設項目和重大科學技術研究項目的檔案，應當由同級檔案行政管理部門和有關主管部門驗收。

山東省檔案條例

第一章　總則第一條　為加強檔案管理，發(fā)展檔案事業(yè)，保護和利用檔案信息資源，促進社會主義精神文明建設，為國民經濟和社會發(fā)展服務，根據《中華人民共和國檔案法》以及國家有關法律、法規(guī)，結合本省實際，制定本條例。第二條　本條例所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條　本省行政區(qū)域內的國家機關、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他有關組織（以下統(tǒng)稱單位）以及個人，均須遵守本條例。第四條　各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，建立健全檔案機構，把檔案事業(yè)的建設列入本地區(qū)國民經濟和社會發(fā)展計劃，保障發(fā)展檔案事業(yè)所需經費并列入財政預算。第五條　單位必須加強對檔案工作的管理，為檔案工作提供必要的條件，保障檔案工作正常開展。第六條　檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面利用。第二章　檔案機構及其職責第七條　省檔案行政管理部門主管全省檔案工作，對全省檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調，監(jiān)督指導。
　　市（地）、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內的檔案工作，對單位的檔案工作實施監(jiān)督和指導。
　　鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府和城市街道辦事處應當配備專（兼）職檔案工作人員負責管理本機關的檔案，并對所屬單位和行政村的檔案工作實行監(jiān)督和指導。第八條　國家綜合檔案館按縣級以上行政區(qū)劃設置，負責接收、收集、整理、保管和提供利用分管范圍內多種門類的檔案。檔案收集范圍由省檔案行政管理部門制定。第九條　國家專門檔案館由省檔案行政管理部門提出意見，報省人民政府批準，在大、中城市設置，負責接收、收集、整理、保管和提供利用特定領域或者特殊載體的檔案。檔案收集范圍由省檔案行政管理部門會同有關主管部門制定。第十條　省和計劃單列市有關行業(yè)主管部門經同級檔案行政管理部門審核同意，報同級人民政府批準，可以設置部門檔案館，負責收集、保管和提供利用本部門及其直屬單位形成的檔案。檔案收集范圍由省檔案行政管理部門會同有關主管部門制定。第十一條　大中型企業(yè)、高等院校符合《企業(yè)檔案館申報登記辦法》和《全國檔案館布局原則和設置方案》的，經其主管部門批準，并報同級檔案行政管理部門備案，可以設置企業(yè)事業(yè)單位檔案館，負責收集、保管和提供利用本單位及其所屬單位形成的檔案。第十二條　單位應當設置檔案機構或者配備專（兼）職檔案工作人員負責統(tǒng)一管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作進行檢查和指導。第十三條　檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識，并接受檔案行政管理部門的定期培訓。第三章　檔案管理第十四條　單位及其工作人員在公務活動中形成的文件材料，按照國家和省檔案行政管理部門的規(guī)定應當立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并按規(guī)定時間交本單位檔案機構和檔案工作人員集中管理，不得據為己有或者拒絕歸檔。第十五條　舉辦重大的政治、經濟、科學、文化、體育、外事、宗教等活動的，應當通知同級檔案行政管理部門。活動中形成的檔案應當收集和保護。有關單位和個人應當在活動結束之日起六十日內到同級檔案行政管理部門辦理檔案登記。第十六條　科學技術研究成果、產品試制、設備開箱、基本建設工程和其他技術項目進行鑒定或者驗收時，須有本單位檔案工作人員參加。
　　縣級以上人民政府確定的重點建設工程和重大科學技術研究項目的檔案應當由同級檔案行政管理部門和有關主管部門驗收。第十七條　單位必須按照下列規(guī)定向有關檔案館移交檔案：
　?。ㄒ唬┝腥胧【C合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十五年，向省檔案館移交；
　?。ǘ┝腥胧校ǖ兀?、縣（市、區(qū)）綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年，向市（地）、縣（市、區(qū)）綜合檔案館移交；
　?。ㄈ┝腥雽ｉT檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿一年，向專門檔案館移交；
　?。ㄋ模┝腥氩块T檔案館或者企業(yè)事業(yè)單位檔案館收集范圍的檔案，于形成的次年六月底前向部門檔案館或者企業(yè)事業(yè)單位檔案館移交。

內蒙古自治區(qū)檔案條例

第一章　總則第一條　為了加強檔案管理，有效地保護和利用檔案，為自治區(qū)經濟建設和社會發(fā)展服務，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律、法規(guī)，結合自治區(qū)實際，制定本條例。第二條　自治區(qū)行政區(qū)域內的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人在檔案收集、管理、利用活動中，必須遵守本條例。國家有特殊規(guī)定的除外。第三條　本條例所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、教育、文化、民族、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第四條　各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業(yè)的建設列入國民經濟和社會發(fā)展計劃，保障檔案事業(yè)的發(fā)展。
　　機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人都有保護檔案的義務。第五條　各級人民政府、檔案行政管理部門和有關主管部門對有下列情形之一的單位和個人予以表彰或者獎勵：
　?。ㄒ唬┰跈n案的收集、整理、保護和開發(fā)利用方面成績突出的；
　　（二）在檔案學研究、檔案宣傳、檔案教育中做出重要貢獻的；
　　（三）將重要或者珍貴的檔案捐獻給國家的；
　?。ㄋ模┡e報、制止檔案違法行為，查處檔案違法案件表現(xiàn)突出的；
　　（五）熱心資助檔案事業(yè)事跡突出的；
　　（六）在其他方面對檔案事業(yè)做出突出貢獻的。第二章　檔案機構及其職責第六條　旗縣級以上檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內的檔案工作，依法對本行政區(qū)域內的檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調，監(jiān)督和指導。
　　蘇木、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和城市街道辦事處分管檔案工作的領導和工作人員負責管理本機關的檔案，并對所屬機構、嘎查、村民委員會和居民委員會的檔案工作實行監(jiān)督和指導。
　　機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織根據需要設立檔案工作機構或者配備檔案工作人員，統(tǒng)一保管本單位的檔案，對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導，并提供必要條件，保障檔案工作的正常開展。
　　各級檔案行政管理部門應當對非國有企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理提供指導和各種形式的服務。第七條　設置旗縣級以上的綜合檔案館，必須經同級人民政府批準；設置專門檔案館由同級人民政府依照國家有關規(guī)定批準，并報上一級檔案行政管理部門備案；設置部門檔案館要經同級檔案行政管理部門審核，由同級人民政府批準；設置企業(yè)檔案館，要經自治區(qū)檔案行政管理部門審核，依照國家有關規(guī)定進行登記；事業(yè)單位設置檔案館由其主管部門依照國家有關規(guī)定批準，報同級檔案行政管理部門備案。
　　各級各類檔案館負責收集、整理、保管和提供利用管理范圍內的檔案。第八條　檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識取得檔案管理資格證書。直接從事蒙古語言文字檔案管理的工作人員應當具備使用蒙古語言文字的能力。第九條　各級各類檔案館要根據管理少數民族語言文字檔案的需要，設立專門機構或者配備兼通少數民族語言文字的人員。集中保管少數民族語言文字檔案的各類檔案機構要配備翻譯人員。第十條　從事檔案鑒定、評估、咨詢等中介服務的人員，必須經自治區(qū)檔案行政管理部門認定資格。
　　設立從事檔案鑒定、評估、咨詢和其他服務的社會中介機構經有關部門批準后，向同級檔案行政管理部門備案。第三章　檔案的管理第十一條　檔案所有權根據形成檔案單位的所有制性質確定。檔案中涉及知識產權歸屬的，依照國家法律、法規(guī)確認。
　　個人在非職務活動中形成的檔案或者以繼承、受贈等合法方式獲得的檔案歸個人所有。第十二條　對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照國務院《機關檔案工作條例》、《科學技術檔案工作條例》的規(guī)定，向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中統(tǒng)一管理。任何部門和個人不得拒絕歸檔或者將應歸檔檔案據為己有。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。第十三條　行政區(qū)劃的變動，組織機構的建立、變更和撤銷以及具有重大影響的活動，有關單位的檔案機構或者檔案工作人員必須及時報告檔案行政管理部門，對應當歸檔的文件材料進行收集、整理和歸檔。
　　對科研成果、產品試制等技術項目進行鑒定或者對建設工程進行驗收所形成的檔案材料應當交本單位檔案機構進行驗收歸檔。
　　重點工程項目的檔案，由有關主管部門會同同級檔案行政管理部門進行驗收。
　　國有或者國有控股企業(yè)發(fā)生兼并、轉讓、租賃、出售、破產，必須按照國家和自治區(qū)有關規(guī)定，確保檔案的完整、安全和有效利用。