檔案利用

利用檔案的形式具體可以分為以下幾種：

（1）閱覽。指利用者在檔案館（室）內(nèi)專設的閱覽室、接待室等場所查閱其所需要的檔案原件或檔案縮微品、復制件；

（2）復制。指對利用者所需要利用的檔案內(nèi)容，由檔案館（室）通過攝影、復印、拓印、打字等方法為其復制檔案原件，供利用者帶回利用；

（3）摘錄。指利用者在檔案館（室）利用檔案過程中，將其中所需要的部分謄抄下來以供自己今后查證、研究之需。

檔案密級

商業(yè)秘密不被公眾所知悉的、能為公司帶來經(jīng)濟利益，具有實用性并經(jīng)公司采取保密措施的技術信息和經(jīng)營信息。為區(qū)分不同的利用權限，集團檔案管理系統(tǒng)將檔案分為內(nèi)部公開、普通商密和高級商密三種密級。

內(nèi)部公開：適宜本單位內(nèi)部員工知曉，不適宜外傳的文件資料；

普通商密：文件標題不含敏感信息，內(nèi)容含有敏感信息的商業(yè)秘密；

高級商密：文件標題和內(nèi)容均含有敏感信息的商業(yè)秘密。

什么是檔案利用？

檔案利用 直接提供檔案為黨和國家各項工作服務的環(huán)節(jié)。主要是以館（室）藏檔案信息資源為基礎，通過一定方式、方法直接提供檔案為利用者服務的一項檔案業(yè)務工作。具體有：①檔案原件提供利用，在檔案館（室）內(nèi)設置閱覽室，供利用者在室內(nèi)閱覽一般文件原件，或在某些特殊情況下將檔案原件暫時借出室外使用。②將檔案復制件提供利用。如檔案原件復制本，代替原件在室內(nèi)閱覽或提供室外使用，或提供縮微膠卷（片）、靜電復印件、出版或印發(fā)檔案匯編。也可根據(jù)機關、團體和個人的咨詢和要求，編寫檔案證明等。各級檔案部門應編制檢索工具、目錄、專題卡片和資料等，以方便利用，提高效率。凡利用檔案的單位和個人，必須愛護檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注和轉借。

檔案提供利用的基本途徑有

檔案提供利用的基本途徑有以下幾種：

1、閱覽室閱覽：最普遍、最主要、最常規(guī)的服務方式。

2、檔案外借：檔案一般不允許借出檔案室，特殊珍貴和易損的檔案，禁止借出。照片、影片、錄音帶、錄像帶等原件不提供外借服務。外借應有嚴格的制度。借用單位和個人要對所借檔案的完整和保密負完全責任。

3、制發(fā)檔案證明

4、制作檔案復制件

5、舉辦檔案展覽

6、提供檔案咨詢服務：信函、電話、網(wǎng)絡查詢。

7、綜合檔案內(nèi)容，編寫參考資料

提供利用服務的方式：

1、以檔案原件提供利用。如在檔案館室（內(nèi)）開辟閱覽室，利用者在室內(nèi)閱覽一般文件原件；在某些情況下，將檔案原件暫時借出館（室）外使用等。

2、以檔案復制品提供利用。如制作各種形式的檔案原件復制本，代替原件在館（室）內(nèi)閱覽（如珍本）或提供館外使用，編輯出版文件匯編和在報刊上公布檔案，舉辦檔案展覽等。

3、綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用。如編寫各種參考資料，制發(fā)檔案證明，函復查詢外調。依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作、向社會提供加工的檔案信息。

檔案利用的方式分哪三個階段？

對于檔案的利用，主要包括5種方式：
查閱：利用人可以使用《檔案目錄》查詢需要的檔案，在檔案部門查看，不帶走原件或副本。
借閱：如果利用人需要使用檔案的原件或副本，需要通過“借閱申請”進行審批，相關部門負責人同意后，可以從檔案部門借走相關檔案。此類借閱需要按期歸還，逾期未還的，檔案部門需要進行催還。
訂閱：利用人提出查閱或借閱需求，檔案部門查找符合要求的檔案，提供其使用。
統(tǒng)計：檔案員、部門領導使用；對當前管理的檔案類型、數(shù)量、狀態(tài)進行統(tǒng)計。
編研：利用已有的檔案進行整理和編輯，編寫新的研究成果。

檔案的有效利用

法律分析：各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》第三十五條　各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。

檔案提供利用的主要方式

因檔案室和檔案館在性質、任務等方面的區(qū)別，在提供利用服務的讀者對象、范圍和形式上有所不同。檔案室是機關、單位的組成部分，檔案主要是為本機關、單位工作服務，一般以查閱方式為主。各級國家檔案館屬于科學文化事業(yè)單位，面向社會服務。提供利用的主要方式有：閱覽室閱覽、摘錄，復制，咨詢，提供憑證，檔案陳列、展覽，發(fā)行檔案縮微膠卷，編輯出版檔案史料，創(chuàng)辦檔案刊物并通過報紙、雜志、廣播、電視等大眾傳播媒介公布檔案(見檔案宣傳出版),根據(jù)檔案內(nèi)容加工整理參考性資料，以及與國外交換檔案或檔案復制品等。檔