檔案存在的問題

很多人認(rèn)為檔案管理工作不重要。這因為是這些人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。實際上，檔案管理工作在我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展中起著重要的作用。下面是我?guī)痛蠹艺淼臋n案管理存在的問題及改進(jìn)措施，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

檔案管理工作中存在的問題

1、忽視對檔案的管理工作

在日常工作中大部分人對檔案管理工作都不夠重視，甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部，認(rèn)為此項工作既不能給單位帶來經(jīng)濟效益，又不是主要工作，更不能帶來政績，只要不泄密，不遺失、保存好，可以應(yīng)付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們?nèi)鄙賹n案工作的了解與正確認(rèn)識，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

2、忽視檔案管理工作的環(huán)境設(shè)施設(shè)備

在現(xiàn)實工作中，部分單位不重視檔案管理工作所應(yīng)具備的硬件設(shè)施，個別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多，檔案材料沒有按照要求分門別類的區(qū)分存放，而是混亂擺放，導(dǎo)致在查檔、調(diào)檔時無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設(shè)有檔案室，但情況不容樂觀，多是潮濕、狹窄、昏暗、通風(fēng)條件不好的地方，導(dǎo)致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲蛀現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴(yán)謹(jǐn)性。使得檔案材料得不到很好地保存。

3、檔案管理水平較低

一些單位的檔案管理人員沒有充分認(rèn)識檔案工作的重要性，而且還有部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識學(xué)習(xí)培訓(xùn)，缺乏對檔案的收集工作意識，對檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)工作較為生疏;還有些單位沒有專職的檔案管理人員，對檔案材料僅限于存放，沒有進(jìn)行及時分類歸檔，甚至缺乏對歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實性，導(dǎo)致檔案管理工作水平的滯后。

做好檔案管理工作的措施方法

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高，這就對檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，為社會提供更有價值的檔案信息資源。

1、重視支持檔案管理工作

各單位領(lǐng)導(dǎo)要重視并支持檔案管理工作，檔案管理人員要提高檔案管理工作水平，加強服務(wù)意識。要樹立愛崗敬業(yè)、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，擬定工作目標(biāo)，樹立創(chuàng)新意識，端正工作態(tài)度，明確服務(wù)方向，提高服務(wù)質(zhì)量，充分利用檔案信息資源，為建設(shè)和諧社會服務(wù)。

2、加強提高檔案管理人員的工作作風(fēng)

在檔案管理工作中，要加強提高檔案管理人員的工作作風(fēng)建設(shè)，加強相關(guān)人員專業(yè)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案工作的要求、原則和方法，鼓勵引導(dǎo)創(chuàng)新意識，探索新的檔案管理模式，提高工作效率及檔案管理質(zhì)量。充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，使檔案管理工作更加科學(xué)、合理的發(fā)展。

3、逐步完善檔案工作管理制度

首先要切合實際、科學(xué)合理的建立檔案管理制度，要簡明扼要、簡便易行，充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力，既要約束領(lǐng)導(dǎo)又要約束職工，不要搞特殊化。然后更要堅持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，制度面前人人平等，有獎有罰，獎懲分明，使規(guī)章制度的權(quán)威性得以充分發(fā)揮。

4、逐步改進(jìn)并完善檔案功能

在檔案管理工作中，檔案工作人員要使記錄內(nèi)容更客觀、更真實、更全面、更準(zhǔn)確、更動態(tài)。對檔案材料原有的重要內(nèi)容應(yīng)該予以完整保留;同時要進(jìn)一步豐富和擴大檔案資料的內(nèi)涵，以便使檔案資料更適合各單位對信息材料的需求，從而更好地為單位服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。

5、采用信息化、數(shù)字化管理手段，為檔案管理工作服務(wù)

隨著科技的不斷發(fā)展、社會的日益進(jìn)步，信息化、數(shù)字化已是社會發(fā)展的一大趨勢，這對檔案管理工作也提出了更高的要求。世界各地發(fā)達(dá)國家的檔案管理工作都已是使用計算機進(jìn)行管理，在國內(nèi)的一些大中城市使用計算機進(jìn)行輔助管理檔案工作也逐漸增多。

掌握科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理技能，進(jìn)行信息化、數(shù)字化的檔案管理，即高效快捷、又節(jié)省人力。檔案管理工作的數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，因此實現(xiàn)檔案計算機輔助管理工作是大勢所需，我們要利用現(xiàn)代科技為檔案管理工作服務(wù)。掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。

檔案管理工作是保持和維護(hù)歷史事實真實性的必要工作，檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史，記載著準(zhǔn)確豐富的信息，匯集著大量的資源，對研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。

在新的歷史時期下，與其他工作相同，檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐，采取科學(xué)、有效的措施，積極研究、探索新的檔案管理模式，規(guī)范科學(xué)的進(jìn)行檔案管理，提高工作質(zhì)量、提高工作效率，促進(jìn)單位今后的良好發(fā)展，促進(jìn)和諧社會的發(fā)展。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。

如何做好檔案管理工作

一、提高綜合工作素質(zhì)

要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去，那么首先需要引起領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進(jìn)工作順利的開展下去。只有贏得領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的認(rèn)同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度提高綜合檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理的工作人員應(yīng)該將自己的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，奧正檔案管理工作更加順利的進(jìn)行下去，讓領(lǐng)導(dǎo)明確這項工作的重要性。以下是日常工作中需要注意的方面：

1.管理人員應(yīng)該保持良好工作態(tài)度，將自己的本質(zhì)工作做好，要獲得領(lǐng)導(dǎo)對自己工作的滿意，領(lǐng)導(dǎo)對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質(zhì)量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè)，給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻的印象。

2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案工作，他們認(rèn)為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認(rèn)知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應(yīng)比較重要的文件資料給領(lǐng)導(dǎo)看，使領(lǐng)導(dǎo)可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發(fā)，在實踐工作當(dāng)中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發(fā)揮出管理工作的重要性，這樣可以使領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作產(chǎn)生極大的認(rèn)同感。

二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

當(dāng)前各個領(lǐng)域的工作都在循序發(fā)展，檔案工作也由此發(fā)生很大的改變，出現(xiàn)一系列需要解決的問題。檔案數(shù)量不斷加大，因此有關(guān)檔案的分類管理體系也逐漸變得復(fù)雜，對于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現(xiàn)代管理手段，將檔案管理當(dāng)中存在的問題信息進(jìn)行解決。

1.加強職業(yè)素質(zhì)：檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的`專業(yè)知識，并且具備職業(yè)責(zé)任感和職業(yè)道德，加強樂于奉獻(xiàn)的精神。管理者需要利用各種相關(guān)的資料，使自身的知識領(lǐng)域得到拓展，從而使自身的綜合素質(zhì)得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。

2.提高綜合管理素質(zhì)：針對傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進(jìn)的科技手段，使自身的職業(yè)技能進(jìn)行提高個，在崗位上一邊工作一邊學(xué)習(xí)，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發(fā)展的信息文化給予關(guān)注，成為具有很高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員。

3.充分利用現(xiàn)有的資源：檔案當(dāng)中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復(fù)的工作，加大了勞動強度?，F(xiàn)代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結(jié)合自己的工作習(xí)慣，雖然工作標(biāo)準(zhǔn)都是統(tǒng)一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優(yōu)勢，避免出現(xiàn)手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。

三、加強培訓(xùn)的工作力度

檔案管理工作這的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平對于檔案管理工作的質(zhì)量造成直接的影響。檔案管理者應(yīng)該適應(yīng)工作的需要，將檔案管理者的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，使其知識水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應(yīng)，將工作強度進(jìn)行簡化，從而認(rèn)識工作觀念得到轉(zhuǎn)變，放棄傳統(tǒng)的工作方式，不斷學(xué)習(xí)新的管理方式和管理工具。

1.加強繼續(xù)教育的力度：不斷發(fā)展繼續(xù)教育，使新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容可以得到進(jìn)一步的適應(yīng)，在檔案管理過程中，繼續(xù)教育的實際意義需要得到充分的認(rèn)識，可以對于時代發(fā)展的要求更好的適應(yīng)，從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。

2.加強制度建設(shè)：開展檔案工作的培訓(xùn)需要建立良好的運行機制。建立有關(guān)繼續(xù)教育的管理制度，并且嚴(yán)格的執(zhí)行下去。以此為基礎(chǔ)，建立有關(guān)繼續(xù)教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續(xù)教育運行機制得到有效的監(jiān)督和保障。

3.開展綜合培訓(xùn)：以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎(chǔ)，在培訓(xùn)的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎(chǔ)，實現(xiàn)多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學(xué)習(xí)機會，從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進(jìn)行提高。對于相關(guān)的知識進(jìn)行普及，例如哲學(xué)、歷史學(xué)等等，與此同時，需要加強學(xué)習(xí)科學(xué)信息知識，在檔案的管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，從而將管理工作的效率得到提高。

四、深入和完善現(xiàn)代的檔案資料

檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對其實現(xiàn)編號。與此同時，需要科學(xué)的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎(chǔ)，對所有的資料進(jìn)行分類。以資料的屬性和作用進(jìn)行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費的時間，同時也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況，使服務(wù)質(zhì)量得到提高，使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。

檔案工作的問題與不足

檔案管理工作是十分重要的，但是，目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴(yán)重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結(jié)合基層檔案工作中存在的問題，進(jìn)行有效的分析，制定合理的對策，有利于促進(jìn)基層檔案管理工作的順利開展。

基層檔案工作中的問題，由于檔案工作內(nèi)外因素的影響，工作中可能會出現(xiàn)以下問題。

檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案學(xué)是一門綜合性學(xué)科，這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念等方面參差不齊，無論是業(yè)務(wù)熟練程度，還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠的時間去管理或整理大量的檔案資料，更加缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識，這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

檔案意識相當(dāng)薄弱?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟上，對與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)甚少，一些領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好。

檔案工作缺乏制度化的管理程序。在實際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認(rèn)真落實，管理松懈，檔案工作沒有形成制度化。

主要有以下四點問題：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過程中，制度不健全；二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍，不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規(guī)范，檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，等等因素。

檔案管理存在的問題和改進(jìn)方法

導(dǎo)語：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實地反映各單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時了解內(nèi)部情況的整體資料，適時調(diào)整策略及決策;而且，還可以為社會和有關(guān)各方對其準(zhǔn)確認(rèn)定提供有效依。

一、檔案管理及其價值

檔案管理是指 ： 檔案館 ( 室 ) 及其工作人員直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行開發(fā)、利用并進(jìn)行管理服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等各項工作。

對于形成的檔案進(jìn)行管理大致可分為檔案的編纂工作，以及檔案的開發(fā)利用工作，從而使檔案的規(guī)制更加有序，對于實現(xiàn)檔案的價值大有裨益，也方便檔案的查找和利用。檔案的編纂工作流程大致為選題、查找、選材、考訂、加工、編排、評介、出版。檔案編纂工作是檔案管理的重要組成部分，是實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)性的重要工作。

檔案的開發(fā)利用是發(fā)掘檔案潛在價值，并加以充分利用以為社會大眾服務(wù)，從而使檔案走出瓶頸，服務(wù)于社會，使其大眾化、科學(xué)化、經(jīng)濟化，讓檔案的價值擺脫檔案館的束縛，走上社會主義市場經(jīng)濟的道路，增強其發(fā)展前景。檔案的開發(fā)是現(xiàn)代化檔案管理工作的前瞻要求，對于實現(xiàn)檔案價值具有重要意義。所以，要時代化、信息化、用現(xiàn)代的眼光將檔案資源充分發(fā)掘出來，使用現(xiàn)代化檔案軟件實現(xiàn)其經(jīng)濟價值和社會價值，將檔案財富轉(zhuǎn)化成社會財富，這也是對社會資源負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

二、檔案管理工作中存在的問題

(一)忽視對檔案的管理工作

在日常工作中大部分人對檔案管理工作都不夠重視，甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部，認(rèn)為此項工作既不能給單位帶來經(jīng)濟效益，又不是主要工作，更不能帶來政績，只要不泄密，不遺失、保存好，可以應(yīng)付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們?nèi)鄙賹n案工作的了解與正確認(rèn)識，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

(二)忽視檔案管理工作的環(huán)境設(shè)施設(shè)備

在現(xiàn)實工作中，部分單位不重視檔案管理工作所應(yīng)具備的硬件設(shè)施，個別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多，檔案材料沒有按照要求分門別類的區(qū)分存放，而是混亂擺放，導(dǎo)致在查檔、調(diào)檔時無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設(shè)有檔案室，但情況不容樂觀，多是潮濕、狹窄、昏暗、通風(fēng)條件不好的地方，導(dǎo)致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲蛀現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴(yán)謹(jǐn)性。使得檔案材料得不到很好地保存。

(三)檔案管理水平較

。一些單位的檔案管理人員沒有充分認(rèn)識檔案工作的重要性，而且還有部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識學(xué)習(xí)培訓(xùn)，缺乏對檔案的收集工作意識，對檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)工作較為生疏;還有些單位沒有專職的檔案管理人員，對檔案材料僅限于存放，沒有進(jìn)行及時分類歸檔，甚至缺乏對歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實性，導(dǎo)致檔案管理工作水平的滯后。

三、做好檔案管理工作的措施方法

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高，這就對檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，為社會提供更有價值的檔案信息資源。

(一)重視支持檔案管理工作

各單位領(lǐng)導(dǎo)要重視并支持檔案管理工作，檔案管理人員要提高檔案管理工作水平，加強服務(wù)意識。要樹立愛崗敬業(yè)、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，擬定工作目標(biāo)，樹立創(chuàng)新意識，端正工作態(tài)度，明確服務(wù)方向，提高服務(wù)質(zhì)量，充分利用檔案信息資源，為建設(shè)和諧社會服務(wù)。

(二)提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強繼續(xù)教育

檔案管理人員的.業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。

由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

(三)逐步完善檔案工作管理制度

首先要切合實際、科學(xué)合理的建立檔案管理制度，要簡明扼要、簡便易行，充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力，既要約束領(lǐng)導(dǎo)又要約束職工，不要搞特殊化。然后更要堅持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，制度面前人人平等，有獎有罰，獎懲分明，使規(guī)章制度的權(quán)威性得以充分發(fā)揮。

(四)逐步改進(jìn)并完善檔案功能

在檔案管理工作中，檔案工作人員要使記錄內(nèi)容更客觀、更真實、更全面、更準(zhǔn)確、更動態(tài)。對檔案材料原有的重要內(nèi)容應(yīng)該予以完整保留;同時要進(jìn)一步豐富和擴大檔案資料的內(nèi)涵，以便使檔案資料更適合各單位對信息材料的需求，從而更好地為單位服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。

(五)采用信息化、數(shù)字化管理手段，為檔案管理工作服務(wù)。隨著信息化建設(shè)的不斷加深，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)信息時代檔案資料管理工作的需要，檔案管理信息化已成必然趨勢。信息化檔案管理在內(nèi)容、服務(wù)方式、創(chuàng)意方面都較過去傳統(tǒng)的檔案管理工作有著天差地別。信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門檻和便捷，使得用戶群越來越多，相對的信息服務(wù)的要求也越廣。

隨著檔案管理的信息化，在信息服務(wù)方式上也應(yīng)不斷創(chuàng)新，充分考慮用戶對信息利用的需求，從而在信息服務(wù)上增加新的理念和要求，為用戶提供一個全面的滿足其需求的信息利用平臺，不僅能更好的滿足用戶的需求，突出用戶的權(quán)益，提供信息服務(wù)效率，更能充分體現(xiàn)出信息服務(wù)的人性化、主動性及重要性。

四、結(jié)語

檔案管理工作是保持和維護(hù)歷史事實真實性的必要工作，檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史，記載著準(zhǔn)確豐富的信息，匯集著大量的資源，對研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。

在新的歷史時期下，與其他工作相同，檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐，采取科學(xué)、有效的措施，積極研究、探索新的檔案管理模式，規(guī)范科學(xué)的進(jìn)行檔案管理，提高工作質(zhì)量、提高工作效率，促進(jìn)單位今后的良好發(fā)展，促進(jìn)和諧社會的發(fā)展。

檔案管理存在的問題和方法

導(dǎo)語：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實地反映各單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時了解內(nèi)部情況的整體資料，適時調(diào)整策略及決策;而且，還可以為社會和有關(guān)各方對其準(zhǔn)確認(rèn)定提供有效依。

1 檔案工作創(chuàng)新，需解決好四個關(guān)系

1.1 創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國以來，我國檔案工作歷經(jīng)幾十年的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對我們今后的工作仍具有較強的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。

1.2 創(chuàng)新與現(xiàn)實的關(guān)系

工作創(chuàng)新不能脫離實際。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級發(fā)展階段，在由計劃經(jīng)濟模式向市場經(jīng)濟模式的轉(zhuǎn)變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

1.3 創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系

學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的'經(jīng)驗和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗。創(chuàng)新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認(rèn)識規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

(四)創(chuàng)新與實踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗，凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

2 當(dāng)前檔案工作存在的問題

2.1 對檔案工作重要性認(rèn)識不夠

檔案工作相對于機關(guān)前沿的業(yè)務(wù)工作而言，是幕后服務(wù)性工作，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。對檔案工作重視不夠的主要表現(xiàn)是：檔案工作在個別單位領(lǐng)導(dǎo)心目中地位不高;對檔案工作人、財、物投入不夠;檔案工作人員的經(jīng)濟、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施差

一是館庫條件差、面積小、容量飽和。二是檔案的收集不夠完整。三是文件材料把關(guān)力度不夠，損毀嚴(yán)重。

2.3 檔案人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高

主要表現(xiàn)是：個別單位檔案人員經(jīng)常變化，特別是一些單位二級機構(gòu)檔案人員的變化頻繁，新人員需要較長的熟悉和適應(yīng)過程，不利于檔案工作的深入開展;個別單位人員變換中，工作交接不規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性;檔案人員忙于日常工作較多，在深入調(diào)查、工作創(chuàng)新上不夠。

2.4 檔案管理質(zhì)量和利用效率有待提高

檔案管理的高質(zhì)量是為檔案利用的高效率，但通過近年來互查發(fā)現(xiàn)，在檔案管理質(zhì)量和利用效率上還有差距。表現(xiàn)為歸檔分類不夠合理，保管期限劃分不夠準(zhǔn)確;有的注重文件的歸檔，對重要(相關(guān))材料的歸檔重視不夠。

3 對策建議

3.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，健全組織

工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提。首先應(yīng)健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo);其次要建立檔案管理機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，形成以檔案室為中心，各部門共同參與的管理網(wǎng)絡(luò);第三要逐步建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類建檔，逐級負(fù)責(zé)，條塊結(jié)合的檔案管理體制。

3.2 創(chuàng)新方式，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提高質(zhì)量

1、創(chuàng)新檔案工作思路

檔案工作要創(chuàng)新就要改變既無動力又無目標(biāo)的狀況，努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。只有日日思變、天天求新才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。

2、創(chuàng)新方式，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量

一是走“特色”之路。其一是地方特色。即館藏檔案除應(yīng)全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外還應(yīng)著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個地方都會有其獨特之處：如在工業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)副產(chǎn)品、文化教育、科學(xué)研究、自然資源、名勝古跡、人文景觀、風(fēng)俗習(xí)慣等，將這些“獨特之處”的各種資料收集起來就是這個檔案館與其他館的不同之處。

一個地區(qū)的“獨特之處”不是一成不變的，它會隨著社會的發(fā)展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時了解動向，調(diào)整收集對象。其二是館藏特色。館藏特色是指館藏中某種門類或某種載體的檔案較多從而形成本館的特色。

如有的檔案館收集了大量的照片檔案，有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機關(guān)及所屬單位在發(fā)展過程中多次變更了的印模檔案，還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區(qū)的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在一起并為人物檔案全宗開辟了一個專用庫房。在實踐中地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托又互相補充。二是走“精品”之路。

精品意味著高質(zhì)量，而提高館藏質(zhì)量的辦法應(yīng)從以下三方面入手：第一，對現(xiàn)有館藏進(jìn)行鑒定剔除無保存價值的案卷;第二，嚴(yán)把進(jìn)館質(zhì)量關(guān)，把重份文件立卷保管期限劃定不準(zhǔn)確以及重復(fù)進(jìn)館等問題杜絕在進(jìn)館前;第三，加強館藏信息資源的開發(fā)，做好檔案開放工作、編研工作和建立好科學(xué)檢索體系。

第四，貼近社會創(chuàng)新服務(wù)力，求檔案事業(yè)跨越發(fā)展。檔案工作的宗旨是利用，其生命力在于服務(wù)。要圍繞服務(wù)做文章不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機制，增強服務(wù)效果，擴大社會影響，使檔案工作服務(wù)貼近“中心”，貼近社會，貼近群眾，貼近現(xiàn)實。

3.3 加強檔案干部隊伍建設(shè)，保持檔案隊伍的相對穩(wěn)定

各級檔案部門要按照提高整體素質(zhì)、增強創(chuàng)新能力的要求，著力建設(shè)一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、充滿活力和創(chuàng)造力的高素質(zhì)檔案干部隊伍。一是要進(jìn)一步加大各級檔案領(lǐng)導(dǎo)干部的培訓(xùn)力度。

組織參加有關(guān)檔案培訓(xùn)班或?qū)ｎ}研討班，努力提升檔案干部的領(lǐng)導(dǎo)水平和理論水平。二是要高度重視專業(yè)人才和業(yè)務(wù)骨干的培養(yǎng)。積極營造有利于人才成長的良好環(huán)境，努力培養(yǎng)和造就一批熱愛檔案事業(yè)、掌握現(xiàn)代檔案知識和先進(jìn)管理理念的復(fù)合型檔案管理人才。

三是加強對檔案人員的繼續(xù)教育。要采取多種形式加強檔案人員的繼續(xù)教育，對檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，檔案專業(yè)人員也可到現(xiàn)場指導(dǎo)，也可到好的單位實地參觀學(xué)習(xí)。

3.4 完善設(shè)施，加大軟硬件建設(shè)

硬件上，要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計等必要的安全設(shè)施。軟件方面，要加強檔案信息化建設(shè)。首先要立足現(xiàn)有信息化設(shè)備，對文件材料實行電子存檔，對歷年文件材料掃描錄入，以備將來檔案信息化建設(shè)需要。其次要由國家檔案局或自治區(qū)檔案局開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，使檔案的管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化、簡便化，檔案的利用更加高效化。

人事檔案存在的問題

1、對檔案的重視程度不夠。
　　長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
　　2、人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。
　　檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。
　　3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。
　　大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時、準(zhǔn)確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
　　4、檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。
　　一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。管理人員對人事檔案重要性認(rèn)識不足。
　　5、認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。
　　對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。
　　6、人事檔案管理手段落后。
　　在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。