科研檔案整理規(guī)范

科研檔案管理暫行辦法

為使學(xué)院科研工作穩(wěn)步、快速、有序地發(fā)展，規(guī)范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研資源，進(jìn)一步形成學(xué)院以教學(xué)為中心，教學(xué)、科研相互促進(jìn)的良好機(jī)制，特制定如下暫行辦法。

一、建檔的主要目的
（一）科研成果建檔是高校檔案工作的重要組成部分，是實(shí)施產(chǎn)、學(xué)、研三結(jié)合的重要工作內(nèi)容。對(duì)科研檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是提高教學(xué)科研整體水平、完善科研管理工作的必要條件。
（二）分時(shí)段、分類別、系統(tǒng)收集我院教職員工科研成果，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)院及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)準(zhǔn)確、有效地提供相關(guān)信息作好基礎(chǔ)工作。
（三）對(duì)科研成果的全面收集、系統(tǒng)整理、歸檔保存、建立調(diào)檔、提檔、保密等管理?xiàng)l例，是有效、充分利用科研資源，實(shí)施科研成果轉(zhuǎn)化的有力措施。
二、 科研檔案管理原則
（一）我院科研檔案實(shí)施院、分院二級(jí)建檔，由科研處統(tǒng)一管理。
（二）凡分院（部）建檔的材料均需上報(bào)一份給科研處?？蒲刑庁?fù)責(zé)全院科研檔案的收集、整理、分析。各分院（部）負(fù)責(zé)本分院（部）的科研成果建檔管理工作。
（三）科研成果以保存原始材料為主，至少應(yīng)有成果的復(fù)印件。
（四）應(yīng)盡量分時(shí)間、分類別、分對(duì)象按照本單位的特點(diǎn)設(shè)立建檔項(xiàng)目，做到完整不漏，分類清晰、簡(jiǎn)明易查。
（五）考慮到檔案的變化情況，要實(shí)行靜、動(dòng)結(jié)合的檔案管理模式，年內(nèi)要?jiǎng)討B(tài)地不斷修改充實(shí)原有檔案，年終都要綜合整理核查一次后歸檔靜態(tài)保存，任何修改都要履行嚴(yán)格審批手續(xù)后方可進(jìn)行。
（六）科研檔案管理應(yīng)遵循保密原則。凡屬保密的科研成果必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)方可調(diào)閱或借閱，原則上禁止外借。
三、科研檔案歸檔范圍
凡具有指導(dǎo)性、理論性、學(xué)術(shù)性、技術(shù)性、應(yīng)用性、科普性、檢索性的文、理、工、藝等領(lǐng)域的文章、論文、有學(xué)術(shù)價(jià)值的自編教材和實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利及教學(xué)科研成果的系統(tǒng)資料均屬重點(diǎn)歸檔范圍，具體作如下分類：
（一）科研文書檔案
1．上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)科研工作文件、通知。
2．本院（分院、部）科研管理?xiàng)l例、制度、辦法。
3．本院（分院、部）科研工作文件、工作計(jì)劃、總結(jié)。
4．本院（分院、部）科研成果的統(tǒng)計(jì)分析資料。
5．科研項(xiàng)目的申請(qǐng)及批復(fù)。
6．科研成果的評(píng)審結(jié)果和獲獎(jiǎng)情況登記。
7．科研學(xué)術(shù)活動(dòng)審批存單。
8．科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)核算清單。
9．本校教職員工在各類學(xué)術(shù)組織任職情況。
（二）科研信息檔案
1．國(guó)內(nèi)外相關(guān)專業(yè)的`科研動(dòng)態(tài)。
2．國(guó)內(nèi)外高校管理及教育研究動(dòng)態(tài)。
3．高等職業(yè)教育專業(yè)設(shè)置、課程改革、學(xué)科建設(shè)、產(chǎn)學(xué)研結(jié)合動(dòng)態(tài)。
4．全國(guó)職業(yè)本科院校系列學(xué)術(shù)交流活動(dòng)動(dòng)態(tài)。
（三）科研成果檔案
1．有一定學(xué)術(shù)價(jià)值的自編教材、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)教材和實(shí)驗(yàn)報(bào)告的原稿或印制品。
2．已出版的著、譯作或主要部分的復(fù)印件。
3．國(guó)內(nèi)外各類報(bào)刊上發(fā)表的論文、文章的復(fù)印件（包括刊物封面、目錄、英文目錄、正文、英文摘要、封底）。
4．在省級(jí)以上各類學(xué)術(shù)會(huì)議上發(fā)表的論文復(fù)印件。
5．獲省級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)多媒體課件。
6．各類相關(guān)科研的省市級(jí)以上的獎(jiǎng)勵(lì)證書獎(jiǎng)品原件或復(fù)制品、照片
7．專利證書、編文證書復(fù)印件。
8．科研成果轉(zhuǎn)讓協(xié)定書復(fù)印件、成果利用或推廣的使用資料。
四、歸檔要求和程序
（一）歸檔材料由個(gè)人或項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人收集提供，材料必須真實(shí)可靠，最好提供原始資料。
（二）歸檔資料紙質(zhì)要優(yōu)良，字跡要清晰，嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，紙張規(guī)格統(tǒng)一為16開（或A4）書寫紙。
（三）歸檔材料必須一年進(jìn)行一次系統(tǒng)整理，按卷、冊(cè)、袋、盒組成保管單元系列，并貼上封面標(biāo)識(shí)，由有關(guān)人員撰寫好歸檔序言或歸檔說明。
（四）一般成果歸檔一份，重要的使用頻繁的歸檔兩份。
（五）學(xué)院科研歸檔材料由科研處第一負(fù)責(zé)人審核后歸檔；分院（部）科研材料由分院（部）主任審核后歸檔。
（六）檔案要妥善保管，防止泄密和遺失。
五、檔案管理與交接
（一）檔案不僅僅是為了保存，更重要的是為了利用，要充分發(fā)揮科研檔案的應(yīng)用功能，檔案工作者應(yīng)盡量滿足、方便利用者的需要。
（二）檔案主要為校內(nèi)教師和職工服務(wù)，一般不對(duì)外。
（三）調(diào)檔或借閱要經(jīng)過主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理調(diào)檔或借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)迅速退還，不得拖延。
（四）不論何種原因造成泄密、遺失事實(shí)，要追究有關(guān)人員責(zé)任并給予必要處理。
（五）院、分院（部）兩級(jí)要指派行政領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。主管領(lǐng)導(dǎo)或工作人員變動(dòng)時(shí)，必須履行交接手續(xù)，并將交接雙方簽字的交接手續(xù)存檔備查。
六、本暫行規(guī)定由科研處解釋。

機(jī)電工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定

第一章　總則第一條　為了加強(qiáng)機(jī)械電子工業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案（以下簡(jiǎn)稱科研檔案）的管理，充分發(fā)揮科研檔案在機(jī)械電子工業(yè)發(fā)展和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》和《機(jī)械電子工業(yè)檔案工作暫行條例》，結(jié)合科研工作的特點(diǎn)，特制定本規(guī)定。第二條　科研檔案是機(jī)械電子工業(yè)檔案的重要組成部分，是機(jī)械電子工業(yè)在新理論、新技術(shù)、新產(chǎn)品、新設(shè)計(jì)、新工藝、新材料等科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)過程中形成的具有保存價(jià)值的，并按歸檔要求整理歸檔的（包括文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)盤片、聲像等）系統(tǒng)工程研制檔案、產(chǎn)品研制檔案、專題科研檔案等。第三條　機(jī)械電子工業(yè)科研檔案，是機(jī)械電子科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)重要的信息資源，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，各單位必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，使之完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效地開發(fā)利用第四條　科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，各單位必須把科研檔案工作納入科研管理工作，與計(jì)劃管理、課題管理和成果管理等工作緊密結(jié)合，實(shí)行科研工作與建檔工作“四同步”管理，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的形成同步；驗(yàn)收、鑒定科研項(xiàng)目與驗(yàn)收鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)科技成果評(píng)獎(jiǎng)或科技人員評(píng)定技術(shù)職務(wù)與檔案部門（綜合檔案部門，下同）出具已歸檔合格證明同步。第五條　科研檔案工作要列入本單位的發(fā)展計(jì)劃，對(duì)經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備和人員配備等工作條件，應(yīng)給予保證。按國(guó)檔發(fā)〔1987〕6號(hào)文件規(guī)定，即每年從本單位科研經(jīng)費(fèi)總額中撥出一定數(shù)額作為科研檔案工作經(jīng)費(fèi)。第二章　科研文件材料的形成與歸檔第六條　科研文件材料的形成、積累、整理、歸檔是科技人員的職責(zé)。監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)科技人員做好科研文件材料的歸檔工作是檔案人員的責(zé)任。應(yīng)分別納入各自的職責(zé)范圍，作為檢查科研管理水平和考核科技人員工作的依據(jù)之一。第七條　科研文件材料的歸檔范圍，應(yīng)包括從科研立題開始到成果推廣應(yīng)用等全過程形成的全部文件材料（見附件一）。第八條　科研文件材料歸檔的要求
　?。ㄒ唬?shí)行由科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人立卷歸檔的制度?？蒲许?xiàng)目結(jié)束或告一段落時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須把具有保存價(jià)值的科研文件材料收集齊全，并系統(tǒng)整理立卷，經(jīng)審核后移交檔案部門保管，任何人不得私自留存。
　?。ǘw檔的科研文件材料，必須字跡工整，格式統(tǒng)一，圖像清晰，簽字手續(xù)完備，裝訂整潔美觀。
　　（三）以紙張為載體的科研文件材料，必須紙質(zhì)優(yōu)良或用統(tǒng)一稿紙書寫。禁止用鉛筆、圓珠筆、彩筆書寫，以利長(zhǎng)期保存。
　?。ㄋ模w檔份數(shù)。凡是原始資料，各種文件材料手稿及正本，一般歸檔一份，重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。報(bào)告、論文等可隨手稿多歸檔1～2份，以便保護(hù)原件。
　　（五）歸檔時(shí)間。一般科研項(xiàng)目在技術(shù)鑒定或設(shè)計(jì)定型時(shí)歸檔，復(fù)雜的、周期長(zhǎng)的科研項(xiàng)目可分階段歸檔；理論研究項(xiàng)目在論文、著作定稿后歸檔；中斷和負(fù)結(jié)果的重要項(xiàng)目，在批準(zhǔn)停止研制時(shí)歸檔。
　　（六）凡幾個(gè)單位協(xié)作的項(xiàng)目，由主辦單位負(fù)責(zé)立卷歸檔保存一套完整的檔案。協(xié)作單位保存自己所承擔(dān)的部分任務(wù)中所形成的科研文件材料，并復(fù)制一套送交主辦單位保存。
　?。ㄆ撸榇_保文件材料的完整性，有關(guān)科研項(xiàng)目的任務(wù)書、協(xié)議書、合同、會(huì)議紀(jì)要、鑒定文件、移交文件、受獎(jiǎng)文件、報(bào)告及批復(fù)等重要文件，由承辦單位隨時(shí)移交檔案部門歸檔。第九條　科研文件材料歸檔工作程序
　?。ㄒ唬┛蒲腥蝿?wù)確定后，由科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出“科研文件材料歸檔計(jì)劃表”（見附件二）。經(jīng)科技、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案等部門會(huì)簽，主管科研的領(lǐng)導(dǎo)（總工程師）批準(zhǔn)后納入科研工作計(jì)劃，作為考核歸檔的依據(jù)。
　　（二）按“四同步’管理要求，將形成的科研文件材料歸檔計(jì)劃表中規(guī)定的內(nèi)容逐條落實(shí)到具體人。科技人員根據(jù)歸檔計(jì)劃進(jìn)度，按照SJ207《設(shè)計(jì)文件的管理制度》（部標(biāo)）、《科技文件編寫格式規(guī)定》等，認(rèn)真執(zhí)行。
　　（三）科研任務(wù)完成后，根據(jù)《科研文件材料歸檔計(jì)劃表》規(guī)定的內(nèi)容，由立卷人將已形成的科研文件材料，按照立卷歸檔的要求組成保管單位，經(jīng)檔案部門檢查合格后，方可申報(bào)科研成果鑒定。
　　（四）成果鑒定時(shí)，鑒定委員會(huì)內(nèi)應(yīng)設(shè)立“科研文件材料審查組”由檔案部門人員參加，負(fù)責(zé)科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的審查，并提出《科研文件材料審查報(bào)告》，由鑒定委員會(huì)審定后將審定結(jié)論寫入《科技成果鑒定證書》。
　　（五）鑒定、視同鑒定或驗(yàn)收后，由歸檔部門填寫科技文件材料交接清單，將應(yīng)歸檔的全部科研文件材料，向檔案部門辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)交接雙方簽字后留一份存查。

科研項(xiàng)目檔案整理應(yīng)注意哪些問題?

科研項(xiàng)目檔案在整理歸檔應(yīng)該注意歸檔范圍的全面性,完整性,規(guī)范性,準(zhǔn)確性,標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性,文控人員的穩(wěn)定性和檔案移交的時(shí)效性.
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科研檔案保管狀態(tài)應(yīng)可控定期檢查保管狀況符合什么要求

科研檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的要求，庫(kù)容量滿足未來檔案增長(zhǎng)的需要?？蒲袡n案保管過程中應(yīng)當(dāng)定期檢查科研檔案的保管狀況，及時(shí)修復(fù)破損檔案。

科研文件材料歸檔要求：

（一）歸檔的科研文件材料制成材料應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)范要求。

（二）科研項(xiàng)目完成或中止后，應(yīng)當(dāng)對(duì)所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，履行審查手續(xù)后及時(shí)歸檔；研究周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，可分階段歸檔。

（三）科研文件材料歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。

符合下列條件的單位，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。

（一）形成的科研電子文件來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。

（二）形成科研電子文件的系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的電子文件，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子文件，功能符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求。

（四）采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改。

（五）建立科研電子檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（六）從外部接收的電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。