檔案整理質(zhì)量保證措施

導(dǎo)語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細致的審查公文，公文形成的過程要嚴(yán)格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環(huán)節(jié)，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負責(zé)印制。

但各個部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：

1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請示多個事件;沒有按照規(guī)則運動文種。

2、一些公文的附件標(biāo)識不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識，也沒有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。

3、公文主題標(biāo)注不明確，不便查閱。

4、公文中沒用規(guī)范的'使用數(shù)字。

以上情況，對于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責(zé)公文起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān)，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現(xiàn)錯誤的地方及時協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進行保存，并把公文的類別進行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標(biāo)注，以備隨時查閱。要做好這項工作，務(wù)必要遵守以下幾個條件：

1、對于這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責(zé)部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復(fù)，使檔案管理更便捷、科學(xué)。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責(zé)任感，對工作也要有較強的學(xué)習(xí)能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日?；?。

3、作為公文文秘要時常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強學(xué)習(xí)檔案方面的知識，隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書籍，時常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗，在工作中加強學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個別公文沒有按照規(guī)定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復(fù)查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：

1、檔案整理工作必須從平時做起

對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)

對于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給后期的查閱工作帶來誤導(dǎo)，影響整個檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益，對于整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗，對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結(jié)合實際情況對檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責(zé)任意識感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經(jīng)驗融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語

檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

做好檔案管理工作的措施

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

一、廣開收集渠道，努力把好收集關(guān)

檔案的種類名目繁多，形式多樣，因此，檔案管理工作要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，明確制定文件材料的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。在這個過程中，檔案管理工作要把握兩個重點環(huán)節(jié)。

1.健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用

結(jié)合單位自身的管理體制、組織機構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系;協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責(zé)，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。

2.健全文件資料的收集歸檔，做到“三勤”

文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。

檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先根據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，把握文件收集的主動權(quán)，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。

階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，專職檔案管理人員應(yīng)主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為開展各項管理工作服務(wù)，為各項管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。同時檔案管理工作應(yīng)加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強全員的檔案管理意識，使其自覺地配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

二、拓寬知識層面，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，檔案管理工作只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

1.加強管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案

利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的'內(nèi)容打印出來，作為以前那種以“卷”為單位的案卷目錄為檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。

三、創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

檔案保管的目的是為了利用。因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1.加強編研工作

搞好檔案編研要主動了解社會需要及素材狀況，采取征編結(jié)合的方法，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精練。因此，檔案編研工作要從實際出發(fā)，有針對性地編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。

2.積極主動提供服務(wù)，改變以往被動服務(wù)的局面

檔案管理人員要從思想上樹立高度的服務(wù)觀念，克服“守攤式”的被動服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典

檔案管理工作者要把熟悉’家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。

一、學(xué)校教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)性工作之一，是衡量一個學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。教學(xué)檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著學(xué)校的發(fā)展，對學(xué)校來說具有非常重要的意義。

1.體現(xiàn)學(xué)校的綜合實力。教學(xué)檔案是社會了解學(xué)校的一個窗口，通過這個窗口人們能夠了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是學(xué)校辦學(xué)和增強辦學(xué)實力的主要依據(jù)之一。此外，教學(xué)檔案是對教學(xué)活動和教學(xué)管理工作的最原始的記錄，也能促進學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的提高。教學(xué)工作者在教學(xué)活動結(jié)束之余可以通過教學(xué)檔案，對教學(xué)活動過程進行分析、研究、總結(jié)，并及時發(fā)現(xiàn)和解決所存在的問題，從而提升教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。

2.進行教學(xué)改革離不開教學(xué)檔案。教學(xué)檔案記錄的教學(xué)活動是長期的、真實的、系統(tǒng)的，若要進行教學(xué)改革它可以提供針對性的參考，教學(xué)檔案有利于制定出符合實際的教改方案。

3.是傳承優(yōu)秀教學(xué)經(jīng)驗的重要載體。優(yōu)秀的教學(xué)工作者，其教學(xué)檔案的編制質(zhì)量也很高。當(dāng)前，學(xué)校上下都在開展“傳、幫、帶”活動，活動中，教學(xué)檔案的作用非常重要。新教師可以通過研究、學(xué)習(xí)優(yōu)秀教師的教案等資料，來獲取最直接、最有效的教學(xué)經(jīng)驗。此外，檔案管理工作信息化、智能化是必然的發(fā)展方向，教學(xué)檔案中蘊含著大量信息資源，它能夠為學(xué)校工作的信息化和智能化提供信息上的支持?？偨Y(jié)起來，要重新認識教學(xué)檔案，高度重視教學(xué)檔案的重要性，為了學(xué)校的發(fā)展，提升教學(xué)檔案的管理水平。

二、完善學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的措施

因為教學(xué)檔案記錄了一個學(xué)校發(fā)展的歷史，所以教學(xué)檔案所含的信息量大，覆蓋面廣，涉及到教學(xué)活動的每個地方，完善教學(xué)檔案管理工作的措施，將進一步推進學(xué)校教務(wù)工作的順利開展。

1.有效收集整理教學(xué)檔案。收集整理和管理利用教學(xué)檔案是教學(xué)檔案工作的第一步，教師、學(xué)生和一些教務(wù)管理團隊在日常的各種教學(xué)活動中所創(chuàng)造的東西大多數(shù)都是具有保存價值的，作為一名教學(xué)檔案的管理者，必須對這些具有保存價值的文件資料、電子資料以及經(jīng)驗總結(jié)進行分類，并且收集整理，制成檔案收藏，做好教學(xué)檔案的收集整理工作。另外，必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進行檔案材料的分類范圍劃分，做好相應(yīng)的管理計劃，讓教學(xué)檔案的收集具有計劃性和實效性。每一份教學(xué)檔案的材料從收集到整理成檔都要經(jīng)過復(fù)雜的程序，比如：收集整理、分類、擬寫標(biāo)題、文件排序、頁碼編排、制作目錄等，確保檔案收集、歸檔的規(guī)范性。

2.嚴(yán)密組織教學(xué)檔案管理工作。首先，做好一項工作的前提是寫好工作計劃，其他工作如此，教學(xué)檔案管理工作也一樣。所以年初就要制訂一個周詳?shù)挠媱?，年終時要做好年終總結(jié)，并且對檔案管理的工作人員進行考核，將考核成績的好壞與獎懲直接掛鉤。其次，健全教學(xué)檔案管理體系。學(xué)校一方面要根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度與實際情況聯(lián)系起來，制定一個體系完健全的檔案管理制度。另一方面，要制定一個管理在職工作人員的制度，如進行細致分工，明確每個工作人員的職責(zé)和工作范圍。最后，要嚴(yán)密組織。檔案工作專業(yè)性和系統(tǒng)性都比較強，若要保證檔案管理工作正常進行，必須要嚴(yán)密組織。如學(xué)校要建立教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立校領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案業(yè)務(wù)部門具體管理，其他部門應(yīng)該密切配合一起管理網(wǎng)絡(luò)，同時經(jīng)費也要隨時保證充足。

3.促進教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)代化。當(dāng)前，教學(xué)事業(yè)不斷發(fā)展，教學(xué)改革不斷深入，原有的教學(xué)檔案管理的方式不僅滿足不了當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作的需要，在某些方面還制約著檔案管理工作的進步和發(fā)展。因此，促進教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)代化迫在眉睫。其表現(xiàn)在具體工作中主要是：學(xué)校要隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，與時俱進，學(xué)習(xí)并利用好先進的檔案管理技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，力爭早日實現(xiàn)教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化。比如：成績管理系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)管理、圖書借閱系統(tǒng)管理等一系列系統(tǒng)的建立，不僅提高了工作效率，而且避免了各種資源的浪費。同時，學(xué)校應(yīng)努力開發(fā)檔案信息創(chuàng)建的新局面，做到檔案信息工作為學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù)。如可以在網(wǎng)上建立服務(wù)平臺，便于師生進行教學(xué)資料的查詢。

三、結(jié)語

教學(xué)檔案對于一個學(xué)校的發(fā)展有著重要意義。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展以及教學(xué)改革的不斷深入，學(xué)校的檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進，學(xué)校要深入認識到教學(xué)檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作水平，使其更好地為學(xué)校的管理、教育、教學(xué)工作服務(wù)。

檔案管理如何全程控制,要詳細的回答，具體措施或者辦法

在檔案整理過程中，雖然整理方案明確了，但是在實際整理結(jié)果仍然與事先的方案相差很多，甚至背道而馳，通過我們的檔案整理經(jīng)驗，總結(jié)了如下幾點，以便控制整理過程質(zhì)量。
一、需要有明確的組織架構(gòu)和職責(zé)分工。
整理項目整體工程量有大有小，但是無論是大下，所需要職能職責(zé)需要明確，項目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、整理組長等，人員配備不一定齊全，但是職能必須清晰，落實到崗，到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。
二、制定明確的整理方案。
在檔案整理方案確定中，有兩個工作是非常重要的，第一，檔案整理的原則的確定。因為在檔案整理過程中，會有很多突發(fā)的問題，而且這些問題很可能在檔案整理進程中才能暴露出來的，所以，在整理方案確定過程中，制定對一些相同問題的處理原則是必要的，避免在后期針對有些問題重復(fù)、反復(fù)溝通，導(dǎo)致方案被拆解。有了必要的原則提出，便于對相同類似問題的在實際過程中的快速解決。第二，重要的檔案整理細節(jié)的預(yù)測和判定。檔案整理項目小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗，對于一些在檔案整理過程中的細節(jié)做事先的規(guī)劃，并拿出整理流程和控制方法，這樣，在檔案整理實際過程中，整理人員才有明確的整理依據(jù)，從而使檔案整理方案自始自終，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
三、集中的人員培訓(xùn)和上崗
在很多小的檔案整理項目中，項目經(jīng)理可能比較忽視人員的集中培訓(xùn)，總認為集中培訓(xùn)耽誤時間，影響產(chǎn)值，其實結(jié)果未必。我個人人為，檔案整理培訓(xùn)工作應(yīng)遵循集中培訓(xùn)和師傅帶徒弟培訓(xùn)的有效結(jié)合。對于一些原則和重要的整理辦法，應(yīng)利用早會等時機有效宣貫，同時，在一對一培訓(xùn)過程中，在實體講解。不要放過任何機會對檔案整理過程中的一些共同問題點做講解，并及時找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。
最后，在檔案整理過程中，需要重視過程的質(zhì)量控制，重視質(zhì)量理念的培訓(xùn)，在項目考核體系中，應(yīng)明確的提出質(zhì)量項目的考核內(nèi)容，形成有質(zhì)量目標(biāo)、有質(zhì)量管理辦法、有質(zhì)量組織保障、有質(zhì)量培訓(xùn)手段、有質(zhì)量目標(biāo)考核稽核的一體化質(zhì)量管理。

企業(yè)檔案的質(zhì)量管理

企業(yè)檔案的質(zhì)量管理

質(zhì)量管理是一種以質(zhì)量為核心的經(jīng)營管理，推行質(zhì)量管理是企業(yè)提高自身素質(zhì)、增強市場競爭力的有效途徑。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其利用效果。檔案質(zhì)量管理的目的就是為了自覺而系統(tǒng)地應(yīng)用質(zhì)量管理的思想和方法來豐富檔案的管理理論，加強檔案工作的自身建設(shè)。

一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點

檔案質(zhì)量管理，是全體檔案人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系。其核心是提高檔案工作水平，以保證檔案的質(zhì)量。它具有以下特點：

1.全員參加

檔案全面質(zhì)量管理，要求與檔案形成過程有關(guān)的所有人員，樹立“檔案質(zhì)量、人人有責(zé)”的觀念，嚴(yán)格按照法律法規(guī)及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，共同完成文件材料的立卷歸檔和檔案管理工作。保證電子文檔的及時傳輸和及時歸檔。

2.全過程控制

從公文起草、項目的立項、審核、開工、竣工到檔案的收集、整理、歸檔、編研到開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理。

3.科學(xué)的手段

采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、檔案質(zhì)量管理對人員的要求

1.牢固樹立檔案質(zhì)量意識

檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，最為關(guān)鍵的就是領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識，領(lǐng)導(dǎo)者要認清檔案管理的重要性，重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，本單位的檔案質(zhì)量管理才能順利開展。因此，每個從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)必須牢固樹立檔案質(zhì)量管理意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量的不斷提高。

2.不斷提高檔案人員的素質(zhì)

良好的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的服務(wù)意識和無私奉獻的.精神。同時，檔案工作也是一項業(yè)務(wù)性較強的工作，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。此外，領(lǐng)導(dǎo)要給從事專、兼職檔案工作的人員制訂學(xué)習(xí)培訓(xùn)的計劃，創(chuàng)造業(yè)務(wù)交流的機會，使他們的業(yè)務(wù)水平能更好地達到檔案質(zhì)量管理的要求。

三、加強檔案質(zhì)量管理的措施

1.建立健全各項檔案規(guī)章制度

建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度，制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使之規(guī)范化、流程化，并且以程序圖、系統(tǒng)圖、網(wǎng)絡(luò)圖等形式，把它們形象、直觀地呈現(xiàn)出來。從事檔案工作的人員必須嚴(yán)格遵守各項管理制度和崗位責(zé)任制。

2.加強檔案質(zhì)量的“過程控制”

檔案工作的形成、積累、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等各個環(huán)節(jié)是一個有機的整體，是由多個部門、多個人員共同完成的。任何一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量勢必影響下一個環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。檔案質(zhì)量管理就是把檔案管理的重點從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事前預(yù)防”上來，從管結(jié)果變成管過程，實行“預(yù)防為主、防患于未然”，只有這樣才能切實提高檔案質(zhì)量管理水平。

3.積極推進企業(yè)檔案管理信息化

企業(yè)檔案管理信息化是指在企業(yè)檔案管理活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)檔案信息資源進行有效采集、管理和提供利用服務(wù)。信息化可以對信息資源進行有效控制，使企業(yè)實現(xiàn)對檔案信息的高效管理，真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù)。

4.加強對信息的反饋控制

企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的信息反饋是指信息化系統(tǒng)輸出的檔案信息，經(jīng)過與外部環(huán)境作用后，其輸出效果返回信息化系統(tǒng)，并由此引起各項工作內(nèi)容和規(guī)章制度的調(diào)整。反饋信息的獲取渠道如下：

①建立網(wǎng)上預(yù)約登記制度。通過技術(shù)手段及時記錄利用者對信息資源的訪問情況，檔案系統(tǒng)部門可以系統(tǒng)全面地了解利用者對檔案材料的借閱情況。

②通過直接走訪或者內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)向“用戶”發(fā)放檔案利用情況調(diào)查表，了解對各種提供利用方式的滿意度及對檔案部門各種規(guī)章制度的意見和建議。

做好檔案信息的反饋控制必然能夠使檔案管理更加完善、科學(xué)。

總之，必須樹立質(zhì)量第一的思想，把質(zhì)量意識嚴(yán)格貫穿于檔案工作的始終。建立一套科學(xué)、完善的管理思路和方法，并借助信息化的手段把質(zhì)量管理的思路應(yīng)用到檔案管理中來，才能使檔案質(zhì)量管理水平邁上一個新的臺階，才能更好地助力于企業(yè)的發(fā)展。