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機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為三十年、十年。國家檔案館保管的檔案,一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限,可以少于三十年,涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限,可以多于三十年,具體期限由國家檔案行政管理部門制訂,報國務(wù)院批準(zhǔn)施行。
檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動。
檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號與編目等五個步驟。
01組件(卷)
檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。
在件的構(gòu)成中,對于照片、錄音、錄像、實物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。
組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷。科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。
02分類
分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機體系。
文書檔案一般采用年度、機構(gòu)(問題)、保管期限分類項進(jìn)行復(fù)式分類,如:年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構(gòu)(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)三級分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)(問題)分類的立檔單位,可采用兩級分類,如:年度—保管期限分類法。
照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎?wù)隆⒆C書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。
03排列
排列是在分類方案最低一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi),按時間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設(shè)項目類檔案可按照課題研究、項目建設(shè)工作順序排列,設(shè)備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護(hù)等過程排列;照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。
04編號
宗號—檔案門類代碼·年度—機構(gòu)(問題)—保管期限—件號。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109- ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案,去掉機構(gòu)(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。
以卷為單位整理的檔案,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—目錄號(類別號、項目號)—案卷號—件、頁(張)號,比如,Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109- KU·。
05編目
編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號順序,逐卷,逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計算機檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的,項目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。
雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實現(xiàn)檔案資源的融合管理。
法律依據(jù):
《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》
第十二條
各機關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定,結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作實際,編制本機關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。
有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定,結(jié)合本系統(tǒng)工作實際,編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。
法律分析:(一)學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔;(二)各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔;(三)科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔,基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后三個月內(nèi)歸檔。
法律依據(jù):《高等學(xué)校檔案管理辦法》
第十八條 高校檔案材料歸檔時間為:
(一)學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔;
(二)各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔;
(三)科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔,基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后三個月內(nèi)歸檔。
第十九條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對檔案進(jìn)行整理、分類、鑒定和編號。
第二十條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》,確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案,經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊報校長批準(zhǔn)后,予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn),不得銷毀任何檔案。
第二十一條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù),防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案,應(yīng)當(dāng)及時修復(fù)或者復(fù)制。對重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時數(shù)字化,加工成電子檔案保管。
第二十二條 高校檔案由高校檔案機構(gòu)保管。在國家需要時,高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)提供所需的檔案原件或者復(fù)制件。
第二十三條 高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項目,高校檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外,應(yīng)當(dāng)將復(fù)制件送交高校檔案機構(gòu)保存。
1987 年修訂的《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》將檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種, 長期為16~50 年左右、短期為15年(含15 年)以下。
2006 年12 月18 日正式發(fā)布施行《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》又將保管期限又改為永久、定期兩種, 定期又實行“標(biāo)時法”, 分為30 年、10 年兩種年限。
列為永久保存的檔案,是對社會主義事業(yè)的各項工作以至永世久代具有查考作用的檔案;列為長期保存的檔案,是不具有廣泛社會意義和科學(xué)歷史意義的,而屬本機關(guān)在較長時間內(nèi)進(jìn)行機關(guān)工作需要查考的文件材料;列為短期保存的檔案,是低于上述兩個層次的,本機關(guān)在較短時間內(nèi)需要查考的文件材料。
1、電子文件形成或辦理部門應(yīng)定期將已收集、積累并經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交歸檔,歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的第2年6月。歸檔時間可以分為實時歸檔和定期歸檔:實時歸檔指電子文件形成后立即歸檔。
2、定期歸檔是指按照機構(gòu)有關(guān)規(guī)定,在電子文件形成一段時間之后再向檔案部門移交。歸檔具體要求:凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件,均應(yīng)定期完成物理歸檔。把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,拷貝至耐久性好的載體上,一式3套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)在解密后再制作拷貝。
3、推薦采用的載體按優(yōu)先順序依次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等,歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。特殊格式的電子文件,應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件。
電子文件歸檔范圍和方式
1、歸檔范圍應(yīng)參照《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定。此外,還要結(jié)合電子文件特點,將下列材料納入歸檔范圍:歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式和有關(guān)元數(shù)據(jù);與電子文件有聯(lián)系的其他形式重要的文件,如紙質(zhì)文件、縮微膠片等;電子文件歸檔時某些環(huán)節(jié)的成果。
2、歸檔方式電子文件歸檔包括邏輯歸檔和物理歸檔:邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,不改變存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。物理歸檔是把計算機及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上,向檔案部門移交的過程。
法律依據(jù)
《高等學(xué)校檔案管理辦法》
第十八條 高校檔案材料歸檔時間為:
(一)學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔;
(二)各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔;
(三)科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔,基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后三個月內(nèi)歸檔。