電 話：18937133779
網(wǎng) 址：http://oaoy.cn
郵 箱：zboao@qq.com
如何進行檔案整理
檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。
檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。
檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。
檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。
全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。
科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。
按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。
按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。
二、檔案的分類和大類設置辦法
(一)大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。
(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法
1、文書檔案分類有4種方法
(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：
(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務)分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。
(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。
(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。
2、業(yè)務檔案按種類----保管期限---年度分類法。
3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。
4、會計類檔案分類有2種方法
(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。
(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。
5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;
6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;
7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。
8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。
三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制
(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.
(二)目錄號編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設置?？砂床煌瑫r間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。
1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務檔案(如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。
2、采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。
3、目錄號編制示例
業(yè)務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務檔案。
(三)案卷(件)號、頁號
1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。
2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。
3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數(shù)字標識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。
四、檔案整理的質(zhì)量要求：
(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。
1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。
2、分類科學。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。
A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：
(1)跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度;跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。
(2)按專門年度(如教學年度)形成的文件，放在專門年度組卷。
(3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。
(4)臨時性機構(gòu)，存在時間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。
B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。
C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。
(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質(zhì)來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構(gòu)設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計報表等。五是本機關機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。
(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。至于一般性的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。
(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報30年
B、會計檔案。
(1)會計憑證：保管15年。
(2)會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。
(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。
(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年
。
C、科技檔案?；?、科研：永久，設備檔案：長期。
E、音像、電子、實物檔案：永久。
F、業(yè)務檔案保管期限按上級業(yè)務主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。
這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。
制作整理公司檔案，可以按以下方法：
1、了解公司檔案情況，擬訂整理方案 。應了解立檔公司的情況。公司成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關系、其內(nèi)部機構(gòu)、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記，了解全宗的數(shù)量，所屬年代或形成時間，主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時間。
2、區(qū)分檔案全宗和分類情況
3、細分和組卷、草擬案卷標題
4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，并進行適當調(diào)整。
5、全面審查修改完善標題。
6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的頁號、頁號、件號。
7、對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動。
有以下類材料：
1、干部、后備干部（提拔）、黨群機關工作人員、國家公務員、工人。教師、學生、公安人員、醫(yī)務人員、博士后、研究人員、工作隊員、學員等各類人員的履歷表、登記表、簡歷表；
2、軍人履歷書，在重新裝訂時可按履歷、自傳、鑒定、政歷問題審查結(jié)構(gòu)四個部分分別歸入一、二、三、五類。其第一類履歷部分可包括本人履歷、家庭情況、愛人情況、社會關系。軍銜等級登記表等項、中間空白頁如不影響材料內(nèi)容的可以取出。
3、主要反映個人經(jīng)歷的各類登記表、調(diào)查表、審查表。
擴展資料
人事管理檔案的建立
1、人事管理檔案應在員工到職一周內(nèi)，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。
2、人力資源部對移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時向相關單位和人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。
3、對營銷人員、送貨員、外派財務人員等特殊崗位的人員應收取學歷證原件；對外派財務人員還需收取執(zhí)業(yè)資格證、職稱證原件；對營銷人員及非總部財務人員同時需收取擔保文件。
4、收取員工相關證件時，應向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗。
5、人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。
6、檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。
7、人事管理檔案的健全、更新
8、公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調(diào)整、職務異動等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應及時協(xié)助人力資源部整理相關資料。
9、員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。
10、員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。
11、人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤后，應參照5.2.1.5條款規(guī)定交檔。
12、人力資源部本著對員工負責的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關規(guī)定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。
參考資料來源：百度百科--企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
參考資料來源：百度百科--職工檔案
參考資料來源：百度百科--人事檔案
企業(yè)檔案管理，包含以下內(nèi)容： 一、文書檔案: （1）黨群工作類:黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等； （2）行政管理類：行政事務、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等； （3）經(jīng)營管理類：經(jīng)營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業(yè)管理等； （4）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)排程、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案與資訊管理、基建管理、裝置管理、合同等。 二、科技檔案 （1）產(chǎn)品文字材料：各種任務書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、執(zhí)行報告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等。 （2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務書、科研報告、調(diào)查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等。 （3）基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概（預、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等。 （4）裝置文字材料：各種申請書、說明書、技術規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、裝置圖樣等 三、財務檔案 會計原始憑證和報表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報告等。 四、人事檔案 職工的招聘、履歷、培訓等； 五、電子檔案 計算機磁帶、磁碟和光碟等； 六、聲像檔案 照片、縮微膠片、電影膠片、錄影片、錄音磁帶和唱片等。
筆者結(jié)合自己多年的工作經(jīng)驗，總結(jié)出物業(yè)管理行業(yè)在管理服務方面還存在著從業(yè)人員素質(zhì)不高等問題，但是解決這些問題的關鍵還是要靠規(guī)范物業(yè)管理行業(yè)法規(guī)和制定嚴格的企業(yè)制度來落實。 國內(nèi)不少專家學者根據(jù)物業(yè)管理所涉及的范圍和所包含的內(nèi)容將物業(yè)管理中的服務分為以下三類：常規(guī) *** ：主要指物業(yè)管理企業(yè)為維護房屋及環(huán)境的美化、整潔和人們在生活中的便利而提供的服務，如道路和公共場所的清掃、垃圾清運等；委托 *** ：指物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)住戶要求，受委托提供的有關服務，如代修房屋及有關設施，代送牛奶、報紙、雜志、小孩入學，代請家教、醫(yī)生等等；經(jīng)營 *** ：指為方便住戶并以營利為目的的服務，如室內(nèi)裝修、電器修理、苗木出售等。除此，還有兩種服務，即一是無償服務，如為業(yè)主或使用人修電燈、裝門鎖、提供雨傘出借和腳踏車打氣等；二是精神服務，如物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)常組織棋賽、球賽、音樂會、晚會以及組織合唱等豐富多彩的社群文化活動。 一、目前物業(yè)管理服務中還存在不少問題 1 ．物業(yè)管理從業(yè)人員素質(zhì)亟待提高。目前，我國物業(yè)管理人才的教育培訓還未引起高等院校的重視并列入計劃，物業(yè)管理企業(yè)實行的崗位培訓制度，在人員數(shù)量上都不能滿足飛速發(fā)展的房地產(chǎn)和物業(yè)管理的需要，這導致物業(yè)管理的專門人才來源不足，嚴重制約了物業(yè)管理公司的經(jīng)營能力、管理水平、服務質(zhì)量的提高。同時，有些地方物業(yè)管理協(xié)會沒有成立或雖已成立但未發(fā)揮其應有的作用，對物業(yè)管理公司的業(yè)務和內(nèi)部管理缺乏必要的行業(yè)指導，不規(guī)范的行為難以得到有效監(jiān)督和糾正，同業(yè)之間的交流、溝通和相互學習很少，使得物業(yè)管理中一些較好的經(jīng)驗和做法得不到迅速推廣，也阻礙了物業(yè)管理行業(yè)整體水平的提高。 2 ．管理制度混亂，服務變形。物業(yè)管理公司是受聘于業(yè)主或使用人對物業(yè)管理進行經(jīng)營、管理并提供服務的。但現(xiàn)實中有些物業(yè)管理公司在沒有得到廣大業(yè)主委托下，強行對某一物業(yè)進行管理，有的物業(yè)管理公司則單方制訂業(yè)主公約，強行要求業(yè)主簽字，有的單方制訂收費標準，并且無理阻撓業(yè)主成立權利機構(gòu) — 業(yè)主委員會。凡此種種現(xiàn)象，與管理公司作為受托人的地位與職責是不相稱的，相應地，由于服務在諸多方面變形，使業(yè)主或使用人深感物業(yè)管理名不副實，導致許多糾紛不斷發(fā)生。 3 ．物業(yè)管理服務收費問題嚴重。導致收費難的主要原因有二：一是 *** 和物價部門較多地考慮了居民的經(jīng)濟承受能力，使物業(yè)管理人員工資、獎金福利來源的服務性收費標準出臺困難，正常收費無法可依，而一些業(yè)主思想還停留在計劃經(jīng)濟下福利型的管理模式上，錯誤認為服務是應該的、必須的，是一種不計報酬的義務勞動；二是有的物業(yè)管理公司忘了或不明白物業(yè)管理的宗旨是服務，或者只收費不服務。業(yè)主是以其管理水平、服務質(zhì)量作為定位標準來考慮其費用水平的，它必須覺得“費有所值”才會樂于繳費。所以這兩種現(xiàn)象實際上都是不正常的。 4 ．職能單一。重視物業(yè)的常規(guī)服務，而忽視良好人文環(huán)境的培育。目前我國的許多物業(yè)僅僅停留在物業(yè)的裝修、供暖、清掃衛(wèi)生、抄收水電費等常規(guī)性的原始服務上，而委托 *** 和經(jīng)營 *** 面太窄，不僅不能滿足業(yè)主或使用人多層次的需求，也使公司失去很大一塊利潤。物業(yè)管理公司作為一個企業(yè)，在盈利專案上花的精力較多，而很少加強社群良好、融洽的生活環(huán)境建設，由于忽視社群的文化建設，致使業(yè)主在社群居住中感到孤獨、缺少溝通、缺乏歸屬感和愉悅感。 二、建立健全物業(yè)管理體制 基于上述存在的問題，要進一步推進物業(yè)管理服務業(yè)的發(fā)展，必須盡快建立、健全物業(yè)管理服務體制和執(zhí)行規(guī)范，形成與社會主義房地產(chǎn)市場經(jīng)濟和全面推行住房商品化、社會化相適應的新的物業(yè)管理運作模式。 1 ．建立健全物業(yè)管理法規(guī)，完善物業(yè)管理法規(guī)體系，規(guī)范物業(yè)管理市場的運作。物業(yè)管理服務的發(fā)展，離不開一個既有競爭、又有秩序的物業(yè)管理服務市場，而市場健康運作的前提是市場規(guī)則的完善。目前，物業(yè)管理法律法規(guī)還未形成完整的體系，有些甚至存在著不協(xié)調(diào)的狀況，因此，應制定和完善物業(yè)管理法律法規(guī)及實施細則，以規(guī)范 *** 主管部門、物業(yè)管理公司、業(yè)主和使用人的行為，協(xié)調(diào)他們之間的各種關系，將物業(yè)管理服務納入法制化、規(guī)范化的良性運作軌道。 2 ．培育市場主體，建立適應市場經(jīng)濟的物業(yè)管理服務執(zhí)行機制。根據(jù)市場需求，組建各類規(guī)范化的物業(yè)管理公司是培育和發(fā)展物業(yè)管理服務行業(yè)的基礎工作，具體包括：首先， *** 應嚴格進行各物業(yè)管理公司的資質(zhì)審查，積極支援組建規(guī)范化的物業(yè)管理公司。物業(yè)管理公司應經(jīng) *** 主管部門的資質(zhì)審查，取得物業(yè)管理服務許可證并經(jīng)工商部門登記后方可營業(yè)，各物業(yè)管理公司以及專業(yè)化的服務公司之間的業(yè)務關系應是雙向選擇的合同關系，從而形成一個競爭的趨勢，以提高物業(yè)管理的服務水平；其次，制定完善物業(yè)管理招投標制度，提倡競爭機制。物業(yè)管理服務作為一項社會化的經(jīng)濟行為，應該由物業(yè)管理公司以有效的管理、優(yōu)質(zhì)的服務和合理的收費與市場競爭，通過競標來獲得物業(yè)管理經(jīng)營權，形成一個物業(yè)管理服務市場的競爭機制，促進物業(yè)管理公司進入市場回圈，降低物業(yè)管理成本，提高物業(yè)管理的整體水平，淘汰那些管理手段落后、服務質(zhì)量差、管理水平不高的物業(yè)管理企業(yè)，促進物業(yè)管理服務業(yè)的健康發(fā)展。 3 ．建立物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會，發(fā)揮物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會應有的作用。對于沒有建立物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會的地區(qū)應盡快建立，同時，應通過 *** 法規(guī)規(guī)范行業(yè)協(xié)會的行為，明確其職責和作用，避免出現(xiàn)行業(yè)協(xié)會只收費、不發(fā)揮作用的局面。通過行業(yè)協(xié)會，一方面，加強對物業(yè)管理服務業(yè)的監(jiān)督、指導和管理；另一方面，加強行業(yè)內(nèi)部的交流、學習和提高，以推動物業(yè)管理服務行為整體水平的提高和執(zhí)行的規(guī)范化。 4 ．規(guī)范投資開發(fā)建設行為，形成良好的物業(yè)管理氛圍。當前，開發(fā)建設活動追求短期經(jīng)濟效益和輕視環(huán)境、社會效益的現(xiàn)象比較普遍，由此造成的問題和后果是物業(yè)管理中不可彌補的。物業(yè)管理前期介入盡管可以起到一定的彌補作用，但要從根本上解決問題，還必須從開發(fā)建設環(huán)節(jié)入手。為此，一方面開發(fā)商應轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的認識，開發(fā)建設良好的物業(yè)是企業(yè)長遠生存、發(fā)展的條件；另一方面， *** 在物業(yè)開發(fā)的規(guī)劃、設計審批、施工階段的監(jiān)督管理應進一步規(guī)范和加強。通過內(nèi)外兩方面的作用，推動房地產(chǎn)開發(fā)和物業(yè)管理的共同發(fā)展。
公司檔案管理制度 第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。 第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責 1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。 2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。 3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。 第三條 歸檔制度 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔范圍。 2、凡屬歸檔范圍的檔案資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。 3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部儲存影印件。 4、凡公司業(yè)務活動中收到的檔案、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的檔案、函件要留底稿及正文備查。 5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部儲存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部儲存原件；屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部儲存原件。以上部門應將涉外事務的影印件報綜合管理部備案。 6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部儲存一份，財務部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各儲存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部儲存原件。 7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。 第四條 檔案保管制度 1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據(jù)儲存檔案數(shù)量，設定存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。 3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查詢。 4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。 5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。 6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。 7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案儲存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。 8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久儲存。 9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。 10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。 第五條 檔案借閱制度 1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。 2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。 3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。 4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。 5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。 6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或影印、不得拆封、損污檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。 7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。 8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。 第六條 二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留影印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一儲存。
調(diào)查企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀可以從以下入手：1、檔案管理制度建立情況；2、檔案專職人員工作情況； 3、檔案管理臺賬（含 電子臺賬）； 4、檔案秘級分類；5、歸檔及檔管人員要求；6、檔案室現(xiàn)場及記錄檢查。
企業(yè)檔案管理模式按照集中程度可分為三種：檔案集中統(tǒng)一、檔案分級管理、檔案分散管理。 檔案集中統(tǒng)一管理是指由檔案部門對本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理。其標志：一是對全部檔案實行集中或相對集中管理，二是建立統(tǒng)一的檔案管理制度。從理論上講，該管理模式適合一切型別的企業(yè)，但從具體實施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術水平的制約，集中統(tǒng)一管理的程度會有所差異。其優(yōu)點是：便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案資訊利用中心。 檔案分散管理是指在企業(yè)內(nèi)由不同部門對各自形成的檔案進行管理。優(yōu)點是分工明確，不足之處是對企業(yè)檔案管理缺乏整體規(guī)劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現(xiàn)管理上的空白或交叉，同時也不利于檔案的安全和利用。
企業(yè)檔案管理，管理員工檔案，用企業(yè)檔案管理軟體或者平臺比較好。云檔案就是一個不錯的檔案管理平臺，他的人事管理平臺具有的功能有：考勤系統(tǒng)、休假管理、績效考核、人事流程系統(tǒng)、企業(yè)資產(chǎn)管理、合同管理、培訓管理、客戶管理 等。
一般有以下幾類: 一、文書檔案:（1）黨群工作類:黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等；（2）行政管理類：行政事務、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等 （3）經(jīng)營管理類：經(jīng)營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業(yè)管理等 （4）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)排程、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案與資訊管理、基建管理、裝置管理、合同等 二、科技檔案 （1）產(chǎn)品文字材料：各種任務書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、執(zhí)行報告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等 （2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務書、科研報告、調(diào)查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等 （3）基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概（預、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等 （4）裝置文字材料：各種申請書、說明書、技術規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、裝置圖樣等 三、財務檔案 會計原始憑證和報表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報告等。 四、人事檔案 職工的招聘、履歷、培訓等 五、電子檔案 計算機磁帶、磁碟和光碟等 六、聲像檔案 照片、縮微膠片、電影膠片、錄影片、錄音磁帶和唱片等
檔案，其實就是記錄，參照9000條款 4.2.4 記錄控制 為提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效執(zhí)行的證據(jù)而建立的記錄，必須得到控制。 組織必須編制形成檔案的程式，以規(guī)定記錄的標識、貯存、保護、檢索、儲存和處置所需的控制。 記錄必須保持清晰、易于識別和檢索。 管理制度，就是記錄管理程式 編碼規(guī)則，就是記錄標識 處置，主要指記錄到期如何銷毀 編碼規(guī)則，主要是兩部分：類別、時間 類別，可以是按部門分，按檔案性質(zhì)分，等等，和企業(yè)特點有很大關系，只能具體情況具體分析。
企業(yè)檔案管理方法：
檔案整理檔案數(shù)字化
檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)
TEL：18937133779
