政府檔案整理

檔案管理規(guī)定：

為加強(qiáng)辦公室檔案工作，全面提高辦公室檔案管理水平，以更好地為辦公室各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。

一、檔案管理體制和職責(zé)范圍

1.檔案管理體制

(1)辦公室的檔案管理按分級(jí)管理的方法進(jìn)行，在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，由分管副主任、機(jī)要檔案室、各科室組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(2)辦公室建立科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各科室須明確相對(duì)穩(wěn)定的兼職檔案人員。業(yè)務(wù)上接受檔案室的指導(dǎo)。

(3)檔案室成員應(yīng)努力提高學(xué)識(shí)水平和工作能力。

2.職責(zé)范圍

(1)機(jī)要檔案室是辦公室負(fù)責(zé)檔案管理的專(zhuān)門(mén)科室，職責(zé)與權(quán)限按照辦公室檔案工作崗位職責(zé)執(zhí)行。

(2)辦公室由分管副主任具體負(fù)責(zé)檔案工作，機(jī)要檔案室必須定期向分管副主任匯報(bào)工作。

(3)各科室要做好文件材料的形成、積累、歸檔工作，確保歸檔文件的完整、準(zhǔn)確。

二、歸檔制度

1.歸檔范圍的保管期限

(1)辦公室辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要、縣長(zhǎng)專(zhuān)題辦公會(huì)議紀(jì)要、政府工作簡(jiǎn)報(bào)、政務(wù)信息、大事記等文件材料及牌匾等實(shí)物檔案，均屬歸檔范圍。

(2)辦公室檔案的保管期限的種類(lèi)分為永久和定期，定期分長(zhǎng)期（三十年）和短期（十年）兩種；會(huì)計(jì)檔案保管期限的種類(lèi)也分為永久和定期，定期有暫存、十五年和二十五年。

(3)凡對(duì)辦公室有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案列為永久，對(duì)在一定時(shí)間范圍內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為長(zhǎng)期和短期。

2.歸檔時(shí)間

實(shí)行年度歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要、縣長(zhǎng)專(zhuān)題辦公會(huì)議紀(jì)要、政府工作簡(jiǎn)報(bào)、大事記、政務(wù)信息一律在次年第一季度內(nèi)，由相關(guān)科室負(fù)責(zé)人審定后，向機(jī)要檔案室移交。

3.歸檔要求

(1)歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。

(2)歸檔的文件必須準(zhǔn)確地反映辦公室活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。

(3)歸檔的文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書(shū)寫(xiě)工整清晰。

(4)各科室要把歸檔文件材料，經(jīng)整理后向機(jī)要檔案室移交。

4.歸檔手續(xù)

(1)凡屬移交檔案室的文件均應(yīng)按照要求進(jìn)行收集、整理、移交檔案一律移交原件。

(2)向機(jī)要檔案室移交時(shí)，必須做好交接手續(xù)。

三、檔案的利用

1.檔案信息工作重點(diǎn)服務(wù)于辦公室的各項(xiàng)工作。

2.非辦公室人員或其他單位查閱檔案時(shí)，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。并不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。

3.查閱密級(jí)文件必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，密級(jí)文件不得擅自復(fù)印。

4.閱檔人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得損壞污穢，不準(zhǔn)在檔案上涂改、圈劃、批注；不準(zhǔn)剪裁檔案。

四、檔案保管制度

1、機(jī)要檔案室實(shí)行專(zhuān)人管理，確保檔案完整與安全。

2、檔案室應(yīng)該保持整潔、并配備防盜、防火、防高溫、防霉、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。

3、檔案室嚴(yán)禁吸煙，不存放與檔案無(wú)關(guān)的物品，檔案室周?chē)鷩?yán)禁存放易燃易爆物品。

五、檔案保密制度

1、檔案人員要嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密制度，認(rèn)真做好檔案保密工作。

2、查閱密級(jí)文件必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，密級(jí)文件不得擅自復(fù)印。

3、查閱機(jī)要文件、會(huì)議記錄等檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。

4、凡案卷內(nèi)容涉及保密問(wèn)題的，一律不得外借和泄密。

六、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度

1、檔案鑒定必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定進(jìn)行，不準(zhǔn)由個(gè)人隨意鑒定、銷(xiāo)毀。

2、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案，必須嚴(yán)格審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得銷(xiāo)毀。

3、銷(xiāo)毀檔案必須定由兩人以上負(fù)責(zé)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀日期和簽名。

七、檔案人員崗位職責(zé)

1、服從主任的領(lǐng)導(dǎo)，接受上級(jí)部門(mén)的指導(dǎo)，按時(shí)、按質(zhì)、按量地完成本崗位工作任務(wù)及主任交辦的其他任務(wù)。

2、 機(jī)要檔案員負(fù)責(zé)做好機(jī)要文件的整理、分類(lèi)，做好收文登記、分發(fā)文件、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和借閱等管理工作。

3、通訊員要積極配合檔案人員的工作，把需要領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件及時(shí)、準(zhǔn)確的送到領(lǐng)導(dǎo)辦公室，待領(lǐng)導(dǎo)批閱完畢后及時(shí)交由機(jī)要檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過(guò)程中，要增強(qiáng)保密意識(shí)，高度負(fù)責(zé)，保證不丟失、不損壞文件。

4、督促各科室有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

5、 各科室兼職檔案人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類(lèi)檔案材料，按規(guī)定向機(jī)要檔案室移交歸檔，并辦好交接手續(xù)，做到職責(zé)分明、手續(xù)齊全。

6、各科室兼職檔案人員接受機(jī)要檔案室的指導(dǎo)和監(jiān)督，按時(shí)、按質(zhì)、按量完成本崗位任務(wù)。

擴(kuò)展資料：

檔案管理辦法:

第一條 為健全和加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的規(guī)范管理，更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作和農(nóng)民服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》及有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合我省實(shí)際，制定本細(xì)則。

第二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位在工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的行政管理和檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府工作必不可少的環(huán)節(jié)，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管，配備檔案人員，把檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，檔案部門(mén)所需經(jīng)費(fèi)列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政預(yù)算，納入分管領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)管理責(zé)任制。

切實(shí)解決好檔案庫(kù)房、裝具和防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施。經(jīng)濟(jì)條件較好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)有檔案人員辦公室、閱檔室，配置標(biāo)準(zhǔn)鐵皮柜、木制櫥和復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備。

第四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)立綜合檔案室或檔案館，集中管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案；鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作業(yè)務(wù)上接受縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室（館）應(yīng)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、事業(yè)單位及村民委員會(huì)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

各類(lèi)檔案按下列方法排列編目:

1、文書(shū)檔案的排列與編目。卷內(nèi)文件排列按時(shí)間的先后順序排列，一分文件做到正本在前底稿在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，正件在前附件在后。在一個(gè)全宗內(nèi)，首先分年度，然后分保管期限排列，先排永久卷，后排長(zhǎng)期、短期卷。在同一種保管期限內(nèi)，按黨委類(lèi)、政府類(lèi)、人大政協(xié)類(lèi)、工青婦、協(xié)會(huì)類(lèi)進(jìn)行排列，每一類(lèi)目?jī)?nèi)，先排本級(jí)，再排上級(jí)、后排下級(jí)的案卷。

2、會(huì)計(jì)檔案的排列與編目。會(huì)計(jì)檔案按憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他四個(gè)屬類(lèi)分年度排列、編號(hào)。也可先分年度，再按屬類(lèi)排列、編號(hào)。但在一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)只能采用一種方法。

3、科技檔案的排列與編目?？萍紮n案分為產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究與推廣應(yīng)用、基本建設(shè)、設(shè)備儀器檔案四大類(lèi)。每個(gè)大類(lèi)內(nèi)按單個(gè)項(xiàng)目（即一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)課題、一項(xiàng)工程、一臺(tái)設(shè)備儀器）的順序排列編目。并保持其文件材料的系統(tǒng)和完整性，便于滿足用戶利用的要求。

4、聲像檔案的排列與編目。聲像檔案按照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、磁碟等載體，按時(shí)間順序進(jìn)行排列，每年度各自編一個(gè)流水號(hào)。

5、實(shí)物檔案。實(shí)物檔案按照榮譽(yù)性實(shí)物、廢止印章、題詞書(shū)畫(huà)、名優(yōu)產(chǎn)品分類(lèi)整理，各自按時(shí)間順序排列，分別編一個(gè)流水號(hào)。

6、專(zhuān)門(mén)檔案，如計(jì)劃生育、婚姻、戶籍、人事、司法、土地、社會(huì)保險(xiǎn)等專(zhuān)門(mén)檔案，按有關(guān)規(guī)定要求整理、排列、編號(hào)。

參考資料：

百度百科-鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦法

如何整理行政檔案

第一章 總 則

第一條 為了實(shí)現(xiàn)干部檔案整理工作的規(guī)范化，搞好檔案建設(shè)，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》)及有關(guān)規(guī)定，特制訂本細(xì)則。

第二條 干部檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來(lái)的每個(gè)干部的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。

第三條 各級(jí)干部檔案管理部門(mén)，均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求，對(duì)所管理的干部檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。

第二章 整理工作的基本要求

第四條 整理干部檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

第五條 整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

第六條 整理干部檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。

第三章 檔案材料的鑒別

第七條 干部檔案材料的鑒別工作，是干部檔案管理部門(mén)對(duì)收集起來(lái)準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋４鎯r(jià)值，確定其是否歸人干部檔案的工作。

第八條 鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神，以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。

第九條 鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問(wèn)題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定材料是否歸入檔案。

第十條 鑒別歸檔材料的具體做法：

(一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來(lái)。對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書(shū)檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)保存。不屬于干部檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無(wú)保存價(jià)值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀；

(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖?jiàn)等。上述材料，屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對(duì)頭尾不清、來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔；

(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見(jiàn)或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面。任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)。出國(guó)、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔；

(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它重要問(wèn)題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸人干部檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理；

(五)鑒別時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。

第四章 檔案材料的分類(lèi)

第十一條 對(duì)歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類(lèi)內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類(lèi)。．

第十二條 干部檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類(lèi)：

第一類(lèi) 履歷材料；干部履歷表(書(shū))、簡(jiǎn)歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類(lèi)人員登記表，個(gè)人簡(jiǎn)歷材料，更改姓名的材料。

第二類(lèi) 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

第三類(lèi) 鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料：以鑒定為主要內(nèi)容的各類(lèi)人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料；作為干部任免、調(diào)動(dòng)依據(jù)的正式考察綜合材料；考核登記表，干部考核和民主評(píng)議的綜合材料。

第四類(lèi) 學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況的材料：報(bào)考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學(xué)習(xí)(培訓(xùn)結(jié)業(yè))成績(jī)表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表；專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表，專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料，聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表，套改和晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國(guó)性報(bào)刊上發(fā)表的)等目錄。

第五類(lèi) 政審材料：審查干部政治歷史情況(包括黨籍問(wèn)題)的調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、本人對(duì)結(jié)論的意見(jiàn)、檢查交待或說(shuō)明情況的材料，主要證明材料；甄別、復(fù)查結(jié)論(意見(jiàn)、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料；入黨、入團(tuán)、參軍、出國(guó)等政審材料；更改干部的民族、年齡、國(guó)籍、入黨入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查意見(jiàn)，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

第六類(lèi) 加入黨團(tuán)的材料：中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)，入黨申請(qǐng)書(shū)(l—2份全面系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)，中國(guó)共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據(jù)的材料；民主評(píng)議黨員中形成的組織意見(jiàn)或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn)；中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)，團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加人民主黨派的有關(guān)材料。

第七類(lèi) 獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料：各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料。

第八類(lèi) 干部違犯黨紀(jì)；政紀(jì)、國(guó)法等材料：處分決定(免予處分的處理意見(jiàn))，查證核實(shí)報(bào)告，上級(jí)批復(fù)，本人對(duì)處分的意見(jiàn)和檢查、交待材料；通報(bào)批評(píng)材料；甄別、復(fù)查報(bào)告、決定，上級(jí)批復(fù)及本人意見(jiàn)；法院審判工作形成的判決書(shū)等。

第九類(lèi) 干部工資級(jí)別登記表、職務(wù)工資變動(dòng)登記表、干部調(diào)資審批表，定級(jí)和解決待遇的審批材料；干部任免呈報(bào)表(包括附件)，錄用和聘用審批表，聘用干部合同書(shū)，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退(離)休審批表；軍銜審批表、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表；出國(guó)、出境人員審批表；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)、民主黨派代表會(huì)代表登記表。

第十類(lèi) 其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料：有殘疾的體檢表、殘疾等級(jí)材料；干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告，悼詞(生平)，非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書(shū)等，

第十三條 干部檔案副本內(nèi)容，是由正本中以下類(lèi)別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成：

第一類(lèi)的近期履歷材料。

第三類(lèi)的主要鑒定，干部考核材料。

第四類(lèi)的學(xué)歷、學(xué)位，評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。

第五類(lèi)的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第七類(lèi)的獎(jiǎng)勵(lì)材料。

第八類(lèi)的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。

第九類(lèi)的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。

其它類(lèi)別多余的重要材料，也可歸人副本。

第十四條 內(nèi)容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類(lèi)別。

(一)帶自傳的履歷或簡(jiǎn)歷表，以自傳為主，歸第二類(lèi)。

(二)履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類(lèi)。

(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的干部登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評(píng)級(jí)、評(píng)定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類(lèi)。

(四)政治歷史問(wèn)題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料，一律歸第八類(lèi)；凡未給予處分，以政治歷史問(wèn)題為主的，歸第五類(lèi)，以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類(lèi)。

第五章 檔案材料的排序與編目

第十五條 每類(lèi)干部檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序，并在每份材料的右上角編上類(lèi)號(hào)和順序號(hào)，在其右下角編寫(xiě)頁(yè)數(shù)。

第十六條 檔案材料排序的基本方式：

(一)按檔案材料形成時(shí)間排序的：第一類(lèi)、第二類(lèi)、第三類(lèi)、第四類(lèi)、第七類(lèi)、第十類(lèi)材料；

(二)按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序的：第五類(lèi)、第六類(lèi)、第八類(lèi)材料。其中第五類(lèi)、第八類(lèi)材料的排列順序?yàn)椋荷霞?jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn)，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問(wèn)題相應(yīng)集中排列。第六類(lèi)材料，入團(tuán)志愿書(shū)應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書(shū)應(yīng)書(shū)應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序；

(三)第九類(lèi)材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況，采用按時(shí)間順序或按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序。按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序的方法是：1、工資情況的材料；2、任免材料；3、出國(guó)、出境材料；4、其它材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時(shí)間順序排列。

第十七條 每卷干部檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫(xiě)。具體要求：

(一)按照類(lèi)別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫(xiě)；

(二)根據(jù)材料題目填寫(xiě)“材料名稱(chēng)”。無(wú)題目的材料，應(yīng)擬定題目。材料的題目過(guò)長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明；

(三)“材料形成時(shí)間”，一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)間；

(四)填寫(xiě)“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份(包括附件)；材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算，采用圖書(shū)編頁(yè)法，每面為一頁(yè)，印有頁(yè)碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫(xiě)；

(五)書(shū)寫(xiě)目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)目錄。填寫(xiě)目錄后，要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤；

(六)書(shū)寫(xiě)目錄時(shí)，每類(lèi)目錄之后，須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

第六章 復(fù)制與技術(shù)加工

第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí)，須進(jìn)行搶救。搶救材料，一般可采用修復(fù)、打印、抄寫(xiě)、復(fù)印等方法。凡打印、秒寫(xiě)的材料，必須認(rèn)真細(xì)致、核對(duì)無(wú)誤，注明復(fù)制單位和日期。

第十九條 建立檔案副本的材料不夠時(shí)，可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制，將復(fù)制件存副本，其原件必須存入正本。

第二十條 為便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：

(一)對(duì)超出16開(kāi)規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進(jìn)行剪執(zhí)不能購(gòu) 的材料，須進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞；便于展開(kāi)閱讀；

(二)對(duì)破損、卷角、折皺和小于16開(kāi)規(guī)格的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。主要方法有：?jiǎn)蚊骜押?、夾面裱糊、開(kāi)窗裱糊、魚(yú)鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲(chóng)蛀、不腐蝕紙張；裱糊后的檔案材料要涼干，不得在陽(yáng)光下暴曬或使用高溫燙烤；

(三)對(duì)過(guò)窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進(jìn)行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內(nèi)容；

(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書(shū)釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。

第七章 裝訂與驗(yàn)收入庫(kù)

第二十一條 每個(gè)干部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂 后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用，具體做法：

(一)將目錄與材料核對(duì)無(wú)誤；

(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應(yīng)做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;

(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔?？拙嘁?guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定；

(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)干部檔案卷皮。檔案卷皮須書(shū)寫(xiě)檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。書(shū)寫(xiě)姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

第二十二條 干部檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)驗(yàn)收合格后，方能入庫(kù)。

第八章 整理工作的注意事項(xiàng)

第二十三條 干部檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國(guó)家的秘密。

(一)在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全；

(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；

(三)不得擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

(四)在整理檔案過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部檔案內(nèi)容。

第九章 附 則

第二十四條 本細(xì)則由中央組織部干部檔案工作部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。

鎮(zhèn)政府檔案如何整理

一、先按年份分好。

二、同一年的按大類(lèi)分好。每一大類(lèi)分成各個(gè)小類(lèi)。
三、每一小類(lèi)根據(jù)大目錄、小目錄、明細(xì)目錄整理。
四、有目錄卻遺失內(nèi)容的，特別標(biāo)注。
五、注意妥善保存。
六、年代久遠(yuǎn)的，材料較少的，可以合在一起。

行政單位 文件檔案歸類(lèi) 方法

文件材料整理歸檔的具體操作方法：

收集：收集工作即是將本單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來(lái)的工作過(guò)程。

要求：材料齊全完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確

明確歸檔范圍：凡是反映本單位各種職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。各單位應(yīng)依據(jù)《新規(guī)定》，結(jié)合本單位職能及其內(nèi)設(shè)職能部門(mén)工作實(shí)際，加強(qiáng)對(duì)工作中形成文件材料的研究，詳盡編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍。

擴(kuò)展資料：

行政單位和事業(yè)單位：

（1）內(nèi)涵不同——行政單位是國(guó)家機(jī)關(guān)，而事業(yè)單位是實(shí)施政府某項(xiàng)公共服務(wù)的部門(mén)，是社會(huì)服務(wù)組織。

（2）擔(dān)負(fù)的職責(zé)不同——行政單位是負(fù)責(zé)對(duì)國(guó)家各項(xiàng)行政事務(wù)進(jìn)行組織、管理和指揮；而事業(yè)單位是為了社會(huì)的公益目的從事教育、文化、衛(wèi)生、科技等活動(dòng)。

（3）編制和工資待遇的來(lái)源不同——行政單位使用行政編制、由國(guó)家行政經(jīng)費(fèi)負(fù)擔(dān)。事業(yè)單位使用事業(yè)編制，由國(guó)家事業(yè)經(jīng)費(fèi)負(fù)擔(dān)。事業(yè)單位有全額撥款的，有部分撥款的，還有事業(yè)單位企業(yè)化管理的。

行政單位人員的工資按《公務(wù)員法》由國(guó)家負(fù)擔(dān)，而事業(yè)單位則根據(jù)不同的管理模式實(shí)行不同的待遇。 行政單位或事業(yè)單位根據(jù)工作性質(zhì)，也有具有行政事業(yè)編制的非公務(wù)員的人就職，一般是從事后勤保障的工勤人員，他們的待遇除職權(quán)不同外，收入和公務(wù)員完全一致。

參考資料來(lái)源：百度百科-行政單位

檔案管理的方法措施

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書(shū)面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書(shū)面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細(xì)致的審查公文，公文形成的過(guò)程要嚴(yán)格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步，不同單位的草案擬制部門(mén)各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門(mén)先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。

但各個(gè)部門(mén)公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對(duì)于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問(wèn)題：

1、體裁使用不正確，比如請(qǐng)示公文和報(bào)告公文沒(méi)有明確區(qū)分;一份公文卻請(qǐng)示多個(gè)事件;沒(méi)有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。

2、一些公文的附件標(biāo)識(shí)不明確，一些公文有附件，沒(méi)有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識(shí)，也沒(méi)有在公文附件的名稱(chēng)前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào)，整個(gè)公文的行文程序混亂。

3、公文主題標(biāo)注不明確，不便查閱。

4、公文中沒(méi)用規(guī)范的'使用數(shù)字。

以上情況，對(duì)于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門(mén)的公文進(jìn)行查看，仔細(xì)審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān)，在有問(wèn)題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對(duì)方具體情況，將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類(lèi)做起

在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進(jìn)行保存，并把公文的類(lèi)別進(jìn)行整理和分類(lèi)，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開(kāi)會(huì)、重大事件以及單位要求保存的公文，這類(lèi)公文就需要明確標(biāo)注，以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作，務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件：

1、對(duì)于這項(xiàng)檔案整理工作，需要有清晰的認(rèn)知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對(duì)所負(fù)責(zé)部門(mén)的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復(fù)，使檔案管理更便捷、科學(xué)。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責(zé)任感，對(duì)工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，將檔案記載在大腦中，對(duì)每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心，對(duì)每一份檔案都做出正確的評(píng)價(jià)。將檔案工作生活化、日?；?。

3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專(zhuān)業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí)，隨身攜帶相關(guān)的專(zhuān)業(yè)書(shū)籍，時(shí)常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門(mén)在文公分類(lèi)入檔的時(shí)候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過(guò)程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒(méi)入檔的附件要向相關(guān)部門(mén)或單位催要，過(guò)程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間交還的，要跟蹤回收，堅(jiān)決不能讓公文檔案長(zhǎng)時(shí)間的的停留在他人的手中，這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失，也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)而遺忘檔案的收歸，對(duì)檔案管理工作帶來(lái)重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復(fù)查過(guò)去的歷史進(jìn)程，對(duì)檔案流向掌握清晰，在過(guò)程中，需要注意以下幾個(gè)方面：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起

對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)

對(duì)于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過(guò)程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會(huì)給后期的查閱工作帶來(lái)誤導(dǎo)，影響整個(gè)檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運(yùn)作，不僅對(duì)單位管理層對(duì)單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來(lái)依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會(huì)各界證明其單位優(yōu)越成績(jī)的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

做好檔案的管理工作不僅僅是對(duì)于單位有益，對(duì)于整個(gè)社會(huì)檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國(guó)現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

一個(gè)檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于不斷遇到的難題要積極的向上級(jí)部門(mén)或者同事請(qǐng)教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類(lèi)，需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來(lái)處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴(kuò)寬知識(shí)面，將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是我國(guó)政府、企業(yè)良好長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，更好的完成與各部門(mén)的工作配合，提高整個(gè)工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

我在行政辦公室，最近要整理幾年的行政檔案，想問(wèn)一個(gè)專(zhuān)業(yè)人士，行政檔案包括哪些內(nèi)容？

　　檔案歸類(lèi)：
　　第一條 管理部門(mén)1.文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為 特殊案 件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥為保存，文 書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書(shū)管理部門(mén)歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。

　　第二條 文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。4.與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。5.有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)送指定保管部門(mén)簽收后 ，文件送歸檔。

　　第三條 文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：1.中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。 2.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　第四條 檔案分類(lèi)1.檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。先以部門(mén)別區(qū)分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為 若干小類(lèi)。 2.檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后 另增第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，亦可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)。3.同一“小類(lèi)”(或細(xì)類(lèi))之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè) 檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(lèi)(或細(xì)類(lèi))之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。4.每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。5.檔號(hào)之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B1B2為大類(lèi)號(hào)，C1C2為小類(lèi)號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　第五條 檔案名稱(chēng)及編號(hào)1.檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。2.各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多 寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。3.檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，即將所有分類(lèi)各級(jí)名 稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。5.檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。

　　第六條 檔號(hào)編定1.案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次 順序編列檔號(hào)。2.案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。3.檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主 要類(lèi)別，編列檔號(hào)。4.檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左 方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。

　　第七條 歸檔與檔案清理1.歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要 使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查檔。

　　第八條 保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)及 股東會(huì)紀(jì) 錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè) 計(jì)圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2.10年保存：(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；(2)會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其他經(jīng)核 定須保存10年的文書(shū)。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。4.1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。5.規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。

　　第九條 檔卷清理1.管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年年度更換時(shí)， 依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必 要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷(xiāo)毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀之日期。

　　第十條 調(diào)卷程序1.各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門(mén)主 管(科長(zhǎng)以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。2.管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填“調(diào)卷單”。4.檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無(wú)誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?br>
　　第十一條 調(diào)卷管理1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng) 調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。2.調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明 原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。3.調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。4.調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意
　　保存：
　　第一條、為提升檔案保存技術(shù)，妥善維護(hù)檔案安全，發(fā)揮檔案管理功能，特訂定本規(guī)范。
　　第二條、紙質(zhì)類(lèi)檔案之保存，應(yīng)妥善采取防光、防熱、防潮、防蟲(chóng)及防菌等措施，避免檔案受光害及紙質(zhì)纖維素之氧化或水解或因蟲(chóng)、菌危害，導(dǎo)致檔案之損壞。
　　第三條、紙質(zhì)類(lèi)檔案宜以化性穩(wěn)定之聚酯類(lèi)膠膜保護(hù)袋或去酸材質(zhì)之卷夾或保護(hù)盒存放。
　　第四條、紙質(zhì)類(lèi)檔案如有破損，應(yīng)隨時(shí)修補(bǔ)；其修補(bǔ)方法得以裱法、鑲法或其他適當(dāng)方法為之。
　　第五條、紙質(zhì)類(lèi)檔案如因本身及外在環(huán)境影響而產(chǎn)生泛黃變脆、劣化損壞等情形時(shí)，應(yīng)予裱褙處理。
　　第六條、微縮片、正片、負(fù)片及照片等攝影類(lèi)檔案應(yīng)存放於保護(hù)套（袋）或底片夾內(nèi)，再置入去酸之保護(hù)盒中。
　　前項(xiàng)保護(hù)套（袋）或底片夾之材質(zhì)，應(yīng)選擇純聚丙烯、純聚乙烯類(lèi)塑膠片或中性之紙類(lèi)。
　　第七條、微縮片、正片或負(fù)片之保護(hù)盒應(yīng)水平置放，避免陽(yáng)光直射，并應(yīng)定期檢查。
　　第八條、攝影類(lèi)檔案應(yīng)設(shè)置專(zhuān)用儲(chǔ)存柜，其材質(zhì)應(yīng)選用惰性材料，并具有溫、濕度控制及四小時(shí)以上之防火功能。
　　第九條、攝影類(lèi)檔案及錄影（音）帶類(lèi)檔案放入儲(chǔ)存柜前應(yīng)逐步回溫。取出后，亦同。
　　第十條、永久保存之彩色照片，應(yīng)以翻拍成底片或彩色微縮片，或以數(shù)位方式或其他適當(dāng)方式儲(chǔ)存之。
　　第十一條、檔案管理人員拿取攝影類(lèi)檔案時(shí)應(yīng)配戴棉質(zhì)或尼龍手套，接觸時(shí)以邊緣部分為限，避免於膠片上留下指印或刮傷。
　　第十二條、錄影（音）帶類(lèi)檔案入庫(kù)前，應(yīng)將防誤抹孔關(guān)閉，個(gè)別存放於絕緣之保護(hù)卡匣盒內(nèi)，再置於儲(chǔ)存柜中。
　　前項(xiàng)儲(chǔ)存柜之存放，應(yīng)避免鄰近電器用品或帶有磁場(chǎng)之場(chǎng)所。
　　第十三條、錄影（音）帶類(lèi)檔案應(yīng)定期檢查及轉(zhuǎn)帶；如有變質(zhì)，應(yīng)即處理，并定期復(fù)制轉(zhuǎn)錄，以利保存。
　　前項(xiàng)檔案如經(jīng)依法應(yīng)用，入庫(kù)前應(yīng)轉(zhuǎn)回起頭點(diǎn)；快速轉(zhuǎn)帶后，應(yīng)經(jīng)散熱后始予收藏。
　　第十四條、錄影（音）帶類(lèi)檔案如有發(fā)霉情形，應(yīng)使用除霉噴液，清除發(fā)霉。
　　第十五條、電子媒體類(lèi)檔案應(yīng)以壓克力、純聚丙烯等化性穩(wěn)定材質(zhì)之保護(hù)夾盒個(gè)別存放，再放置於儲(chǔ)存柜中。
　　第十六條、電子媒體類(lèi)檔案應(yīng)避免陽(yáng)光直射或用清潔溶液擦拭。
　　擦拭光碟片應(yīng)使用軟質(zhì)之織布，由中心部位以放射方向向外圍拂拭，避免用同心圓方向擦拭之。
　　第十七條、光碟片應(yīng)避免刮傷或改變光碟面原有之標(biāo)示方式。
　　檔案管理人員拿取光碟片時(shí)應(yīng)配戴棉質(zhì)或尼龍手套，接觸時(shí)以邊緣部分為限，避免於光碟表面留下指印或刮傷。
　　第十八條、檔案之蟲(chóng)害、菌害防治，應(yīng)依下列五階段防治措施行之：
　　（一）避免：室外避免草木叢生及使用夜間燈光誘引昆蟲(chóng)，并避免堆放木頭，杜絕白蟻等昆蟲(chóng)滋生。室內(nèi)收藏柜勿與地板及墻壁密接、避免鋪設(shè)地毯，水管避免經(jīng)過(guò)天花板，以維持環(huán)境之整潔。
　　（二）阻絕：窗戶加裝紗窗、排水口及通氣孔加裝濾網(wǎng)，縫隙處應(yīng)予以填補(bǔ)，防止昆蟲(chóng)入侵。必要時(shí)於通風(fēng)口加裝空氣凈化設(shè)備，以減少菌害發(fā)生。
　　（三）偵測(cè)：定期翻閱檔案檢視檔案狀況，進(jìn)行環(huán)境偵測(cè)并作成紀(jì)錄；利用粘蟲(chóng)紙等誘捕器捕捉昆蟲(chóng)，并隨時(shí)追蹤昆蟲(chóng)入侵或菌害之各種跡象。
　　（四）因應(yīng)：如檔案已遭蟲(chóng)害或菌害，應(yīng)即進(jìn)行除蟲(chóng)、殺菌處理。
　　（五）恢復(fù)：包括環(huán)境之恢復(fù)及檔案狀況之恢復(fù)，并針對(duì)重要檔案進(jìn)行修補(bǔ)。
　　第十九條、檔案入庫(kù)前應(yīng)檢查檔案狀況；如有蟲(chóng)害或發(fā)霉情事，應(yīng)立即隔離進(jìn)行除蟲(chóng)或殺菌。
　　第二十條、前點(diǎn)除蟲(chóng)、殺菌，應(yīng)視菌蟲(chóng)種類(lèi)、檔案媒體類(lèi)型或損壞狀況選用下列方式行之：
　　（一）熏蒸法：使用含化學(xué)成分之熏蒸劑熏蒸方式。
　?。ǘ┑蜏胤ǎ簩n案裝入袋中密封，放入攝氏零下二十度至三十度之冷凍庫(kù)十四日以上之方式。
　?。ㄈ┑脱醴ǎ褐脫Q密閉空間內(nèi)之氧氣成其他氣體，使氧氣濃度降至百分之零點(diǎn)三以下并維持十四天之方式。
　?。ㄋ模┾捔玉R（γ）射線法：利用該射線之穿透力及殺傷力輻射殺蟲(chóng)之方式。
　?。ㄎ澹┢渌?jīng)檔案管理局公告之方式。
　　前項(xiàng)處理應(yīng)避免造成檔案、人體之傷害及環(huán)境之破壞，處理后應(yīng)將蟲(chóng)尸排遺清理乾凈。第一款之熏蒸法宜注意禁止排放氟氯碳化物并降低氮氧化物及二氧化碳排放量。