文書檔案整理原則

歸檔文件整理規(guī)則如下：

1　范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

2　規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語

DA/T13-1994檔號編制規(guī)則

DA/T25-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范

DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

3　術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

歸檔文件archivaldocument(s)

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

3.2

整理arrangement

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

3.3

件item

歸檔文件的整理單位。

3.4

檔號archivalcode

在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。

4　整理原則

4.1歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

4.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

4.3歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機(jī)管理或計算機(jī)輔助管理。

4.4歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

5　一般要求

5.1組件（件的組織）

5.1.1件的構(gòu)成

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

5.1.2件內(nèi)文件排序

歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

5.2分類

5.2.1立檔單位應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

5.2.2歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級分類。

a）按年度分類

將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

b）按機(jī)構(gòu)(問題)分類

將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類。機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時采用。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。

c）按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級分類。

5.3排列

5.3.1歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。

5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

5.3.3會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

5.4編號

5.4.1歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。

5.4.2檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。

上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3檔號按照以下要求編制：

a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T13-1994編制。

b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。

c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。

d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。

e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。

5.4.4歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。

5.4.5歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項（見附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機(jī)構(gòu)（問題）按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（見附錄A圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標(biāo)識，機(jī)構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標(biāo)識（見附錄A圖A3）。

5.5編目

5.5.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。

5.5.2歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

a）序號：填寫歸檔文件順序號。

b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。

c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。

d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。

f）日期：文件的形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。

g)密級：文件密級按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。

h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

i）備注：注釋文件需說明的情況。

5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置（見附錄B圖B1）。

5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面（見附錄B圖B2）。

封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。

6　紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架

6.1修整

6.1.1歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

6.1.2歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。

6.1.3歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

6.2裝訂

6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

6.2.2應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

6.2.3用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

6.2.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C圖C1、圖C2）或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。

6.2.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.3編頁

6.3.1紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

6.3.2頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。6.4裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

6.4.1檔案盒

6.4.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D圖D1）。

6.4.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項（見附錄D圖D2、圖D3）。

其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

6.4.1.3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

6.4.2備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。

a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

6.5排架

6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

6.5.2歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。

6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

7　歸檔電子文件的整理要求

7.1歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》“5一般要求”的規(guī)定。

7.2歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

7.3歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。

文書檔案管理細(xì)則

　　文書檔案的管理是對具有保存價值的文書檔案進(jìn)行集中管理的工作,這一工作的開展對文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書檔案管理細(xì)則，歡迎閱讀!
　　文書檔案管理細(xì)則一
　　第一條　為加強(qiáng)水行政執(zhí)法文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條　執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實(shí)記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。

　　第三條　各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

　　第四條　水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。

　　第五條　各級水行政主管部門的執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)配備一名專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。

　　第六條　執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔

　　(一)在每次執(zhí)法活動進(jìn)行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;

　　(二)歸檔的文書材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價值;

　　(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;

　　1. 水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報表，現(xiàn)場勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書，調(diào)查報告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達(dá)回執(zhí)，行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請書，結(jié)案報告等;

　　2. 行政復(fù)議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請書，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補(bǔ)正通知書，行政復(fù)議申請人、被申請人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書等，申請人撤回復(fù)議申請書，行政復(fù)議裁定書、決定書，送達(dá)回證等;

　　3. 行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書，判決書以及與案件有關(guān)的司法文書等;

　　4. 統(tǒng)計報表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計報表以及其他各類統(tǒng)計報表;

　　5. 法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說明、實(shí)施細(xì)則等，本部門制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;

　　6. 其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片、音像資料等。

　　(四) 檔案管理人員在接收文書檔案時，必須逐件查點(diǎn)清楚，對已接收的材料應(yīng)根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。

　　第七條　執(zhí)法文書檔案的整理與保管

　　(一)按照類別和時間的順序?qū)n案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;

　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;

　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動前應(yīng)辦好移交手續(xù)。

　　第八條　執(zhí)法文書檔案的利用

　　(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實(shí)際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;

　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。

　　第九條　各區(qū)縣水行政主管部門，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報市水利局備案。
　　文書檔案管理細(xì)則二
　　1、文書立卷

　　每年年初機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項分開。

　　①分年度。將文件按其形成的年度分開。

　　②分級別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復(fù)、下級的請示應(yīng)放在一起。

　　③分機(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。

　?、芊謫栴}。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

　?、莘制谙?。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。

　　在文書分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機(jī)關(guān))，分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標(biāo)題，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號;填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫房的檔案柜、架科學(xué)排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書長批準(zhǔn);對摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時間。借閱檔案，應(yīng)認(rèn)真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。

　　4、檔案統(tǒng)計

　　建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關(guān)部門。

　　5、檔案鑒定

　　根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
　　文書檔案管理細(xì)則三
　　為了貫徹落實(shí)國家《檔案法》、中國科學(xué)院《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》及文書檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進(jìn)歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項工作服務(wù),為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為國家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實(shí)際情況,制定如下實(shí)施細(xì)則.

　　一、文書檔案管理體制

　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系,并根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,實(shí)行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.

　　2.由部門負(fù)責(zé)人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.

　　二、文書檔案管理職責(zé)

　　1.文書檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護(hù)黨和國家的機(jī)密,保證本所檔案的完整與安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計本所文書檔案.

　　3.指導(dǎo)、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.

　　4.積極開展檔案的利用服務(wù),提供檔案信息資料,為科研、管理及各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù).

　　5.負(fù)責(zé)本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級檔案館移交具有永久保存價值的檔案.

　　三、文書檔案兼職檔案員職責(zé)

　　1.了解本部門工作業(yè)務(wù),掌握文書歸檔文件整理的基本方法.

　　2.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、積累,對具有保存價值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.

　　3.主動做好預(yù)立卷工作,按歸檔范圍類目及時"對號入座",專柜存放文件并遵守保密制度.

　　4.認(rèn)真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),按時移交檔案室.

　　四、文件材料的收集和歸檔

　　1.各部門在其職能活動中形成的、并已辦理完畢、具有保存價值的的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.

　　2.各職能部門平時建立預(yù)立卷,按年度歸檔.

　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.

　　五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

　　1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價值的文件材料(包括所有應(yīng)歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡稱聲像材料)均屬歸檔范圍.

　　2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.

　　3.確定檔案保管期限的原則:

　　3.1 凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會議的主要文件材料,重要問題的請示、報告、總結(jié)、批復(fù),計劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計報表,機(jī)構(gòu)設(shè)置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機(jī)關(guān)針對本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹實(shí)施的重要文件材料.

　　3.2 凡是反映本所一般工作活動,在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的文件材料,一般會議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級單位報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.3 凡是在較短時間內(nèi)對本所有參考價值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務(wù)性的文件材料,上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級單位報送的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.4 根據(jù)本所各職能部門管理工作實(shí)際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類, ⑵黨群工作類, ⑶人事教育類, ⑷科研管理類, ⑸基建資財類, ⑹后勤企業(yè)類.

　　六、文書檔案整理要求

　　1.整理原則

　　歸檔文件整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用.

　　2.質(zhì)量要求

　　2.1 歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確.已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制.

　　2.2 歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求.

　　3.整理方法

　　3.1 本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.

　　3.2 歸檔文件以"件"為單位進(jìn)行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報表、名冊、圖紙等一冊(本)為一件;來文與復(fù)文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.

　　3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請示在后.

　　3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準(zhǔn).跨年度會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.

　　3.5 歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合文件形成時間順序排列.

　　3.6 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據(jù)分類方案的最低一級類目,按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注.

　　3.7 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.

　　3.8 歸檔文件應(yīng)逐件編目.針對同一問題的來文與復(fù)文,應(yīng)在備注欄內(nèi),互作備注.

　　3.9 責(zé)任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者.

　　3.10 文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時應(yīng)照實(shí)抄錄,不能省略.

　　3.11 題名:填寫文件標(biāo)題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充,并外加" [ ] ".會議記錄須重擬題名時,應(yīng)寫明會議的時間和重要內(nèi)容.

　　3.12 日期:填寫文件形的成時間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.

　　3.13 頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù).計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計.

　　3.15 備注:注釋文件需要說明的情況.

　　3.16 備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.

　　3.17 不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應(yīng)放入同一檔案盒.

　　3.18 檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目.

　　3.19 歸檔文件整理完畢,應(yīng)按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".

　　七、文書檔案的歸檔

　　1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.

　　2.歸檔時間:歸檔部門應(yīng)在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

　　3.歸檔時,應(yīng)編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時,雙方應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù),仔細(xì)查點(diǎn)和驗收.

　　4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進(jìn)行再整理,按有關(guān)工作程序進(jìn)行分類與編目,使之便于查找和利用.

　　八、文書檔案的保管和利用

　　1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.

　　2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實(shí)"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.

　　3.定期檢查清點(diǎn)庫存檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時處理解決.

　　4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務(wù).

　　5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴(yán)格履行查、借閱手續(xù).

　　6.每一位工作人員都必須愛護(hù)檔案,自覺維護(hù)檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責(zé)任.

　　7.檔案管理人員調(diào)動工作或退休時,必須認(rèn)真辦理交接手續(xù).

　　九、文書檔案的鑒定和銷毀

　　1.根據(jù)文書檔案保管期限,定期進(jìn)行檔案鑒定.

　　2.文書檔案必須經(jīng)文書檔案鑒定小組鑒定,報所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).

　　3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊;銷毀時,應(yīng)指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字.

　　十、獎勵和處罰

　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預(yù)立卷情況,每二年進(jìn)行一次檢查評比.對能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和及時完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.

　　2.凡沒有完成年度歸檔任務(wù)或歸檔不符合要求的部門及個人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報人事處和所綜合辦公室,由人事處負(fù)責(zé)把關(guān)執(zhí)行.

　　十一、本細(xì)則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.

　　十二、本細(xì)則與上級檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時,按上級規(guī)定執(zhí)行.

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文書檔案整理標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)要求是

項目文件的整理原則，建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別整理，勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按項目或?qū)I(yè)整理，施工技術(shù)文件應(yīng)按單項工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理，歸檔項目文件質(zhì)量要求，需要長期保存的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，歸檔文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，不能用熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡，工程項目文件資料必須使用原件歸檔，并應(yīng)加蓋單位公章，如有特殊原因不能使用原件的應(yīng)在備考表中注明原件存放處，工程竣工報告、驗收證書、交接書、合同、協(xié)議等要履行雙方簽字手續(xù)，合同、協(xié)議等應(yīng)為正本歸檔，不應(yīng)是復(fù)印件歸檔，歸檔的文件材料是傳真件（熱敏紙）、復(fù)寫紙的必須復(fù)印，與原件一同歸檔，設(shè)計變更通知單要求齊全、完整，與竣工圖上注釋內(nèi)容相符，編制的竣工圖應(yīng)圖面整潔，線條字跡清晰，圖紙色度反差良好，并能滿足計算機(jī)掃描要求，圖紙折疊前均要按藍(lán)圖線裁切整齊。

怎樣整理檔案

1、系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2、局部調(diào)整

對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進(jìn)行整理。

3、全過程整理

檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

整理過程

1、折疊整理“”按照一定原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

2、折疊來源原則：把同一機(jī)構(gòu)、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。

3、折疊檔案實(shí)體分類：根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

4、折疊立檔單位：構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人。

5、折疊聯(lián)合全宗：由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。

6、折疊匯集全宗：由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。

7、折疊全宗群：由若干個具有時間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.

8、折疊案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

9、折疊立卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。

10、折疊卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。

11、折疊檔號：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

文書檔案管理規(guī)定

文書檔案管理規(guī)定

　　文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。以下我為大家整理了文書檔案管理規(guī)定，希望對大家有所幫助！

　　第一條為了加強(qiáng)建設(shè)銀行文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮文書檔案的作用，根據(jù)國家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》，特制定本辦法。

　　第二條建設(shè)銀行文書檔案是各級行在各項工作活動中形成的，具有查考利用價值并經(jīng)過分類整理而保存起來的文件材料。

　　第三條建設(shè)銀行文書檔案的收集范圍包括：

　　1、本級行自身形成及本級行與有關(guān)部門聯(lián)合頒發(fā)的，反映本行主要工作活動的文件材料；

　　2、上級行和上級黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料；

　　3、下級行報送的具有查考利用價值的文件材料；

　　4、同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的本級行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件；

　　5、本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的重要文件材料。

　　第四條各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動中形成的文書檔案材料，均應(yīng)由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管，任何單位或個人都不得據(jù)為己有，以維護(hù)建設(shè)銀行檔案的完整與安全。

　　第五條各級建設(shè)銀行應(yīng)實(shí)行由文書部門或職能部門整理立卷的制度，檔案部門負(fù)責(zé)對立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。

　　第六條各立卷部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)文書立卷歸檔工作。承辦人員在文件材料處理完畢后，應(yīng)及時將全部文件材料交文書立卷人員，由文書立卷人員負(fù)責(zé)整理立卷，并按規(guī)定的時間向本行檔案部門移交。移交時，雙方根據(jù)移交的案卷目錄進(jìn)行清點(diǎn)、核對，并履行移交手續(xù)。

　　第七條文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

　　第八條立卷歸檔要求

　　1、做好文件材料收集工作。應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報、批示等附屬材料，均應(yīng)齊全、完整。

　　2、按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。不同保管期限的文件材料應(yīng)分開立卷。

　　3、行內(nèi)幾個部門共同辦理的文件，由主辦部門立卷，本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件，由行內(nèi)交主部門立卷。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，可放在復(fù)文年立卷；未作批復(fù)的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，放在規(guī)劃期的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在總結(jié)期的最后一年立卷；跨年度的會議文件，放在會議開幕年立卷；各類案件放在結(jié)案年立卷。

　　5、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進(jìn)行排列：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，審定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后；各類案件的案卷，其結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點(diǎn)合理組織立卷。

　　6、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的.案卷，應(yīng)在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。

　　7、歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄，其中一份置卷首，一份由立卷部門留底，另一份交檔案部門作為檢索工具。每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表，用以填寫本卷需要說明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時間等。

　　8、案卷封皮應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚。案卷題名要簡明、概括、字跡工整。案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。

　　9、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的張頁應(yīng)進(jìn)行托裱，寬大的張頁應(yīng)折疊整齊，裝訂線外有字跡的張頁應(yīng)加寬邊。案卷采用三點(diǎn)一線的裝訂方法，并保持右邊、底邊整齊。不裝訂的案卷，其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。

　　10、立卷完成后，立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限，分別填制一式兩份案卷目錄。其中一份交檔案部門留存，另一份經(jīng)檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。

　　第九條本級行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作，比照本行職能部門辦理。本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料，由本行文書部門或本行業(yè)務(wù)管理部門一并立卷歸檔。

　　第十條文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16年至50年，短期為15年以下（含15年）。對不易判定保管期限的檔案材料，應(yīng)按照宜長不宜短的原則進(jìn)行保管。

　　第十一條凡是反映本級行主要業(yè)務(wù)活動和基本歷史面貌的，對本級行各項工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。其主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行制定的重要的法規(guī)性文件；處理重要問題形成的文件材料；召開重要會議的主要文件材料；重要的請示、報告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計報表；機(jī)構(gòu)演變，本級行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。

　　2、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

　　第十二條凡是反映本級行工作活動，在較長的時間內(nèi)對本級行具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行處理一般工作問題形成的文件材料，一般會議的主要文件材料，一般的規(guī)章制度等。

　　2、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

　　3、下級行報送的重要的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

　　第十三條凡是在較短時間內(nèi)對本行有參考利用價值的檔案，列為短期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行一般事務(wù)性的文件材料。

　　2、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。

　　3、下級行報送的一般性工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

　　4、同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要本級行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

　　第十四條文書檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計算。長期規(guī)劃、計劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。

　　第十五條各級行檔案部門對所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān)，對不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門重新加工整理。

　　第十六條各級行檔案部門應(yīng)以便于保管和提供利用為前提，按照本行文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，選擇年度——組織機(jī)構(gòu)分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進(jìn)行分類。所用的分類方法應(yīng)保持前后一致，盡量保持固定，不能隨意變動。

　　第十七條案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ)，按照不同的保管期限分別排列入庫。案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后一致。

　　第十八條按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

　　第十九條案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限，分年度或混年度編制目錄號。在一個全宗內(nèi)，案卷目錄號不能重復(fù)。

　　第二十條各級行檔案部門應(yīng)充分利用檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料，主動為機(jī)關(guān)各項工作服務(wù)。

　　第二十一條各級行檔案部門應(yīng)努力做好檔案利用工作，除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外，還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，編制重要文件目錄（卡片）、專題文件目錄（卡片）、文號索引等檔案檢索工具，力求做到查找使用方便，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。

　　第二十二條各級行檔案部門應(yīng)根據(jù)本行具體情況，制定檔案的借閱制度，嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍，防止密級檔案失密、泄密，確保檔案安全。

　　第二十三條各級行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。移交檔案的具體時間、范圍和進(jìn)館要求，按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十四條對超過保管期限的文書檔案，應(yīng)由本行檔案部門按照《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。

　　第二十五條本辦法適用于各級建設(shè)銀行。

　　第二十六條本辦法由總行辦公室負(fù)責(zé)解釋。補(bǔ)充、修改時同。

　　第二十七條本辦法自頒布之日起執(zhí)行。（87）建總辦字第20號《關(guān)于印發(fā)〈中國人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時廢止。 ;

如何整理文書檔案？急急急！

用新方法整理文書檔案
文書檔案整理的新方法實(shí)際上是指檔案立卷時采用了件盒級而非原用的案卷級立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護(hù)的原則,
種方式能取得更好的效果,就應(yīng)該選擇哪種方式來進(jìn)行管理.
傳統(tǒng)的文書立卷方法(即案卷級立卷方法)是建國以來延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法[1].建國之初,前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導(dǎo)下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令,為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒.我們曾聘請一批批蘇聯(lián)檔案學(xué)專家來我國傳授檔案學(xué)知識與檔案管理經(jīng)驗,也派出很多人到前蘇聯(lián)學(xué)習(xí)檔案工作的知識和經(jīng)驗.經(jīng)過數(shù)代檔案管理者理論與實(shí)踐的結(jié)合,形成了案卷級立卷方法.在那個歷史背景下,采用這種方法,使我們國家得以保護(hù)了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計算機(jī)現(xiàn)代化管理手段大量應(yīng)用于公文處理和檔案管理,它在分類組卷, 整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣,復(fù)雜和效率低的缺點(diǎn),給檔案人員帶來了相當(dāng)大的困難,業(yè)務(wù)部門也難以掌握.為了更科學(xué)地管理好文書檔案,國家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則" (DA/T22-2000),中國科學(xué)院也于2006年4月下發(fā)了"文書檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進(jìn)行整理.
我所從2003年開始用新方法整理文書檔案,下面我談一下自己利用新方法整理文書檔案的過程,與大家探討交流一下.
文書檔案經(jīng)過立卷部門初步立卷后,于次年的六月前移交到綜合檔案室.
文書檔案自實(shí)行
規(guī)則后,必須重新制定檔號,我所檔號構(gòu)成如下:
檔號=檔案代號+年度+保管期限+(分類號+順序號)
舉例:
一,分類調(diào)卷
我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計類,規(guī)章制度類,黨群紀(jì)檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務(wù)活動.有些單位是按部門分類,這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進(jìn)行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.
將兼職檔案員所立案卷認(rèn)真檢查,按分類方案比對調(diào)整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整.
二,裝訂
一般按一份文件為一件進(jìn)行裝訂,批復(fù)和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復(fù)文都可視情況分別裝訂.不過在文件排序時就應(yīng)相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動前面的檔號.
在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝.
三,加蓋檔號章,編頁碼
在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號,年度,室編件號,機(jī)構(gòu)或問題(分類號),保管期限,館編件號六項,這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標(biāo)號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至 "010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號.
逐件從"1"編頁碼.
四,錄入
將文件目錄以"件"的方式錄入計算機(jī),以便查詢.
五,檔案盒
根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個盒內(nèi),但某一分類檔案過少時也可多個分類的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機(jī)構(gòu)(問題)"欄處相應(yīng)地標(biāo)明多個分類號.
六,備考表
將備考表填寫好后放入每盒的最后頁.
經(jīng)過上述五個步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點(diǎn):
1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來案卷組卷時每卷加封面封底,擬寫50字以內(nèi)的案卷標(biāo)題,用線裝訂的時間,檔案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對性較強(qiáng)的借閱利用某一檔案,而不必因為利用一件而借出一卷,利于檔案的保密.
3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會更加明顯.
4.容易調(diào)卷.分類錯誤或檔案進(jìn)館時,檔案存在調(diào)卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級組卷時,就只須改變一下排列件號,相對容易了許多.
5.查閱方便.在計算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢,更為快捷直觀.
缺點(diǎn):新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個做法我認(rèn)為有些不妥,值得探討!
參考文獻(xiàn):
⑴ 邢培華,孟憲霞.《試析我國的檔案創(chuàng)新》,
<a href=" " target="_blank"> </a> NewsID=425
W2005?永久-0201
順序號,表示2005年度保管期限為永久的綜合統(tǒng)計類的第1件
分類號,表示綜合統(tǒng)計類
保管期限
2005年度
文書檔案代號