實物檔案整理規(guī)則

如何整理檔案

機關單位或者企業(yè)在長期的運轉中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設活動的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應組成符合要求的案卷。

2）歸檔時間應符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

②勘察、設計單位應當在任務完成時，施工、監(jiān)理單位應當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關工程檔案向建設單位歸檔。

3）勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設單位、監(jiān)理單位應根據(jù)城建檔案管理機構的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設單位保管，一套(原件)移交當?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應按國家有關規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結束時歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內容參考：百度百科-建設工程文件歸檔整理規(guī)范

如何進行檔案整理

如何進行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設置辦法

(一)大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

(二)各類內檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務)分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應根據(jù)全宗內檔案整理狀況設置?？砂床煌瑫r間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務檔案(如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內也不允許出現(xiàn)重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數(shù)字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

四、檔案整理的質量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

2、分類科學。全宗內檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內在聯(lián)系。

A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。

(2)按專門年度(如教學年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時性機構，存在時間不長(兩年以內)，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內歸檔。

B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

C.內容聯(lián)系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發(fā)件與被轉發(fā)件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統(tǒng)計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。至于一般性的工作報告、總結、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年

B、會計檔案。

(1)會計憑證：保管15年。

(2)會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單保管5年

。

C、科技檔案?；?、科研：永久，設備檔案：長期。

E、音像、電子、實物檔案：永久。

F、業(yè)務檔案保管期限按上級業(yè)務主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。

如何規(guī)范檔案日常管理？

　　檔案管理制度

　　一、檔案人員崗位責任制

　　1、努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

　　2、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據(jù)《檔案法》及有關規(guī)定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。

　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。

　　6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

　　7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

　　8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。

　　9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

　　10、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他調查統(tǒng)計表。

　　11、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

　　二、檔案保管制度

　　1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續(xù)。

　　2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。

　　4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

　　5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。

　　6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。

　　7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。

　　8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續(xù)。

　　三、檔案復制制度

　　1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。

　　2、復制檔案中的內容，須經(jīng)處領導同意，由檔案管理人員進行復制。

　　3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。

　　4、對利用較多的檔案，可復制數(shù)份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。

　　四、檔案查借閱制度

　　1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內查閱。

　　2、本處有關科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內查閱,確實要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時間一般不超過一周。

　　3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。

　　4、借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。

　　5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

　　6、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關條款及追究責任。

　　五、檔案庫房管理制度

　　為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、保持庫房內清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。

　　2、注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內。

　　3、定時測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內，并注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。

　　4、搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現(xiàn)場不受破壞。

　　六、檔案立卷歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

　　2、歸檔時間

　?。?）各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。

　　（2）堤防建設工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

　　（3）財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。

　　3、歸檔要求

　?。?）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設項目檔案按上級要求制定份數(shù)。

　　（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。

　?。?）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

　?。?）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

　　（5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。

　　4、歸檔手續(xù)

　　移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。

　　七、“三納入”、“四參加”制度

　　1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領導工作議事日程、崗位責任制中。

　　2、堤防處有關會議要有檔案部門或專（兼）職檔案人員參加。

　　3、工程項目建設、科研、設備安裝、調試等業(yè)務活動要有專（兼）職檔案人員參加。

　　4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。

　　5、基建、設備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。

　　檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴處罰。

　　八、檔案史料編研制度

　　1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

　　2、根據(jù)堤防處各項業(yè)務工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。

　　3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。

　　4、編研的檔案史料，只限堤防處內部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經(jīng)處分管檔案工作的領導批準后，方可辦理手續(xù)。

　　九、文書材料歸檔制度

　　1、本單位形成的各種專業(yè)內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。

　　（1）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

　?。?）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。

　?。?）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落后及時歸檔。

　?。?）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或專業(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。

　　2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執(zhí)行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產(chǎn)技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

　　3、歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

　　4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

　　5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

　　6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。

　　7、卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

　　8、卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
　　裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；
　　不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；
　　圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

　　9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。

　　（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；
　?。?）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據(jù)文件內容予以擬制；
　　（3）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關項內；
　?。?）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容；
　　（5）填寫卷內文件目錄的字跡要工整；

　　（6）填寫卷內文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；

　　（7）卷內文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

　　10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。

　　12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1-1.5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。

　　13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

　　14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、檔案移交制度

　　1、國家規(guī)定應向當?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。

　　2、檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調離手續(xù)。

　　3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統(tǒng)計和移交工作作好準備。

　　4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。

　　十一、會計檔案管理制度

　　為加強會計檔案的管理與利用，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結合本單位實際，制定本制度。

　　1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業(yè)材料，均應由財務科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了后，暫由財務科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。

　　2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責。

　　3、嚴格執(zhí)行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。

　　4、調閱會計檔案，須由財務科長陪同借閱。

　　5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。

　　十二、聲像檔案管理制度

　　為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。

　　1、對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。

　　2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準規(guī)范管理。

　　3、聲像檔案管理員應隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。

　　4、借閱聲像檔案，必須按有關規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時按規(guī)定進行質量檢查、驗收。

　　5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

　　6、嚴格做好聲像檔案的保密工作。

　　十三、實物檔案管理制度

　　為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。

　　1、對實物檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。

　　2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。

　　3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

　　4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應及時將實物檔案移交檔案室歸檔。

　　5、實物檔案的借出，必須經(jīng)處領導批準，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。

　　6、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術加工，以延長實物檔案壽命。

　　7、建立實物檔案登記和統(tǒng)計制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

　　十四、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。

　　3、檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

　　5、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

　　6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。

　　7、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。

　　8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。

　　9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。

　　10、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。

　　十五、檔案鑒定銷毀制度

　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。

　　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進行鑒定。

　　3、鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。

　　4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

　　5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關科室或責任人負責修改、補充。

　　6、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業(yè)務部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。

　　7、銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。

　　8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關規(guī)定執(zhí)行。

　　十六、檔案利用制度

　　1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。

　　2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領導批準后方可查閱。

　　3、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內吸煙、喝水，以防損壞檔案。

　　4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。

　　5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。

　　6、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究。

　　7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

　　8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《檔案法》及有關規(guī)定嚴肅處理。

　　10、復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

　　11、檔案人員應根據(jù)本單位工作的特點按照室藏檔案的內容、種類和結構，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。

　　十七、檔案統(tǒng)計制度

　　1、檔案統(tǒng)計要符合《中華人民共和國統(tǒng)計法》及其他有關法規(guī)、規(guī)章要求。

　　2、檔案統(tǒng)計包括登記和統(tǒng)計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結構的登記和統(tǒng)計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計。

　　3、檔案統(tǒng)計內容與指標要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。

　　4、統(tǒng)計數(shù)字要準確無誤，情況要真實，結論要正確，各項數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及時、準確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計年報及其他檔案調查統(tǒng)計表，統(tǒng)計表要由領導簽字蓋章后方能上報或歸檔。

　　6、堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學的降溫去濕措施，使庫內溫濕度控制達到國家和本省規(guī)定的標準。

　　7、檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進行歸納整理，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內需要查考的文件；
2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

檔案整理的概念

檔案整理的概念

檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，下面是我搜集整理的檔案整理的概念，歡迎閱讀。

一、檔案整理幾個概念

(一)檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

(二)檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

(三)檔案整理的文件范圍：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

(四)檔案整理的方法：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

1、以“案卷”為單位整理。

1)以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的'聯(lián)系將其組合為案卷。

2)所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。 tob_id_2536 3)以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

4)以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

5)以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍

(1)大部分單位短期保管(現(xiàn)10年)的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按“卷”整理

(2)各單位專門業(yè)務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

(3)科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

(4)會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

6)按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

2、以“件”為單位整理。

1)以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進行整理。 2)一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。

3)以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內。

4)以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

5)以“件”為單位檔案整理的適應范圍：

(1)全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

(2)企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，

(3)聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。 6)按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填