文員檔案整理

(一) 做好檔案收集工作。
1、為防止文件傳閱過程中遺失，當文件送達承辦人時，承辦人須簽字，共同承擔文件及時、完整歸檔的責任。
2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書，負責收集部門檔案。對一些重要文件采取先復印，再把復印件送交承辦人的方法。
3、在交接過程中全面清理資料，對散落在個人手頭上的資料，由各部門檔案責任人負責，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。
(二)制定合理的分類方案。
1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實物檔案等類型。
2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進行分類。
3、音像、實物檔案以不同期限按行政事務類、經(jīng)營項目類、技術(shù)研發(fā)類等排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。
(三)認真做好日常檔案管理。
各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計等多種臺帳。
(四)加強檔案管理工作的學習。
恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時工作要有計劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

辦公室文員是怎樣整理檔案 資料管理的

一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質(zhì)文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平臺看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購平臺，品類很多，需要可以私聊)和打孔機。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平臺搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁文件袋后放入文件夾。建議用標簽貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時間地點的形式進行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過3個。并且定期做好備份和清理，置辦個上T的移動硬盤，也建立對應的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時，再變文件夾或換電腦都不怕重復。

辦公室文員檔案管理總結(jié)3篇

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，本文是我為大家整理的辦公室文員檔案管理的 總結(jié) ，僅供參考。

辦公室文員檔案管理總結(jié)一：

在檔案交接半個月來，公司同事的配合和領導大力支持下，我在加強專業(yè)理論學習，提高自身業(yè)務水平和思想素質(zhì)的同時，主要做了以下幾方面工作：

一、 完善檔案管理流程，建立檔案管理方案，把檔案管理納入規(guī)范

化制度化程序內(nèi)。

二、 對各部門檔案統(tǒng)一核對編號，按照編號進行升序排列。

通過規(guī)范化檔案管理工作，提高了人事檔案的完整性和查閱效率。

三、 對各部門人事檔案進行了信息核對和分類整理。

對水磨、手繪、窯爐、鋼網(wǎng)、切割、廠辦、生產(chǎn)、質(zhì)檢、儲運、人事、維修、后勤、噴涂、打樣、包裝、安保等16個部門的人事檔案身份證信息、聯(lián)系方式、學歷進行核對補充，同時著手在職人員核查與人事檔案的分類整理。

通過檔案核對我發(fā)現(xiàn)檔案中存在少數(shù) 離職 員工檔案還未從在職人員檔案柜移除，員工檔案工號重復和個人信息錯誤現(xiàn)象并及時把相應檔案標記處理。

四、 做好相應的定置及檔案櫥子鑰匙的保管，整理積壓基建檔案。

建立專門的檔案保管柜，設立專人管理人事檔案和檔案柜鑰匙。把未及時入檔的個人材料及時入檔，對已 入職 但無相關(guān)檔案資料個人信息的員工做標記處理，盡快按要求進行歸檔、補充入檔工作。

五、提高檔案管理規(guī)范性程度，加強檔案安全管理意識。

將檔案管理納入規(guī)范化程序內(nèi)，認真做好檔案管理的安全防范工作。檔案柜在不用時及時關(guān)閉上鎖，關(guān)閉電源，防止 其它 不安全因素的產(chǎn)生。

發(fā)現(xiàn)的問題：需加強檔案管理的規(guī)范化操作，對新入職員工及時建立基礎檔案，試用期過后及時進行檔案存檔工作。只有嚴格執(zhí)行檔案管理的規(guī)范化、標準化管理才能更好的做好員工在職管理工作，為 企業(yè)戰(zhàn)略 決策和改革發(fā)展奠定良好的基礎。在以后的工作中，需要進一步加強企業(yè)人事檔案的現(xiàn)代化管理，加強人事檔案的準確性與規(guī)范性建設。

在今后的工作中，我會以認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和求真務實的工作方式繼續(xù)加強自身工作能力，嚴格的做好檔案管理的收集、整理、鑒定、分類管理工作，促進檔案管理的規(guī)范化、科學化發(fā)展。杜絕一切有損企業(yè)利益的泄密事件發(fā)生，充分發(fā)揮檔案的作用，為推進公司的改革發(fā)展和良性運行做出有力的貢獻。

辦公室文員檔案管理總結(jié) 二：

時光匆匆，轉(zhuǎn)眼我已經(jīng)在XXXX公司渡過了四個多月的時光。這是我人生中第一份正式的工作，對我來說意義特別。在這四個多月的學習中，在上級領導的帶動下，在全體成員的幫助下，我緊緊圍繞檔案室的中心工作，充分發(fā)揮崗位職能，不斷改進工作 方法 ，提高工作效率，較好地完成了各項工作任務，現(xiàn)作以簡要匯報。

一、2012年度主要工作

(一)按照檔案管理要求，定期整理打掃檔案室，做好檔案室環(huán)境工作和檔案信息的保護工作

(二)與各部門溝通協(xié)調(diào)資料歸檔相關(guān)工作;

(三)做好電子數(shù)據(jù)的收集、整理，維護和利用好文書檔案管理系統(tǒng)，努力做到收一份文，及時存錄一份文件;

(四)按照檔案管理制度，對單位檔案室進行常態(tài)化管理，專人管理，按照標準對已入庫檔案進行保存，做好檔案的 收藏 和__。

(五)嚴格按照檔案借閱制度，完善借閱程序，一般只限于在“檔案閱覽室”使用，并進行登記。嚴格履行借閱手續(xù)，借閱者要認真填寫《檔案借閱登記表》，不得轉(zhuǎn)借、涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布檔案內(nèi)容，確保檔案的保密、完整與安全。

(六)耐心細致，搞好檔案工作。檔案服務工作的內(nèi)容比較繁瑣，面對大量的日常性檔案保管工作和領導臨時交辦的事項，我都能抓緊時間，高效、圓滿、妥善地辦理好，為檔案室工作的正常開展提供了有效保證。 二、2012年度主要問題及原因分析

(一)在工作初期，對工作認識不夠深刻，操作中缺乏全局觀念，對公司檔案管理缺少認識和分析，沒有把實際工作上升到全局的體系中來。通過這一段時間腳踏實地的工作，我認識到每個崗位都是非常重要的環(huán)節(jié)，作為整個工作鏈條的一部分，都是至關(guān)重要的。檔案管理工作雖然有些枯燥，可是卻是公司工作中至關(guān)重要的一環(huán)，對公司成長過程的一種忠實反映和記載，直接影響到公司最終的經(jīng)濟效益?；谝陨系恼J識，奠定了我工作的信心!

(二)檔案管理中，我發(fā)現(xiàn)有的檔案整理不夠規(guī)范到位，給檔案的備查工作造成了一定的隱患，檔案填寫中還存在著比較大的隨意性。我認識到這些問題的存在會給公司的風險管理工作造成不便，我告誡自己，檔案管理自始至終是非常需要耐心和細致作為保障的工作，不打無準備的仗，耐心細致的心理狀態(tài)必須是首要的。在自己能力的前提下，努力綜合領導同事的力量解決存在的問題，形成一個廣泛而有力的體系來努力保障工作的規(guī)范性和有序性，減小工作的難度，使工作更容易成功。

三、2013年度工作目標、實施計劃及改善 措施

(一)精益求精抓信息。要繼續(xù)擴大信息覆蓋面，健全信息網(wǎng)絡，把基層的一些重點、難點、 熱點 問題以及對全公司檔案工作有指導意義的典型總結(jié)出來，及時進行勾通反饋上報。同時，要保證信息質(zhì)量，做到報喜與報憂相結(jié)合，力爭在各級評比中取得更多的嘉獎。

(二)盡職盡責抓保管。要嚴格檔案保管標準，提高檔案保管質(zhì)量、做到檔案的及時收管、著錄、保存等。明確檔案管理程序，完善使用登記制度，禁止無登記、無審批私自取檔現(xiàn)象的發(fā)生。完善各項 規(guī)章制度 ，按照各項制度辦事，做到收管有規(guī)范、使用有制度、辦事有紀律，各項工作都有章可循，有據(jù)可依。

(三)繼續(xù)抓好檔案保管工作。要不斷加強保管知識，自覺抬高保管標準，利用網(wǎng)絡學習其它省、市在保管工作上的先進工作方法，努力適應新形勢下保管工作的需要，樹立檔案室良好形象。

(四)任勞任怨抓檔案。一如既往地抓好檔案保管工作，為辦公室其他同事解除后顧之憂。

四、合理化建議

(一)檔案借閱通過OA申請，能更好的規(guī)范管理檔案的借閱情況。

(二)借閱完畢及時歸還，以免造成遺失、損壞等問題。

辦公室文員檔案管理總結(jié)三：

俗話說：“活到老，學到老”，尤其是對于我們初步社會的年輕人來說在各方面嚴格要求自己，努力地提高自己，使自己能夠更快地適應社會發(fā)展的形勢是何等的重要。在工作之余通過閱讀有關(guān)工作方面的書和大量道德修養(yǎng)的書籍，勇于解剖自己，分析自己，正視自己，來提高自身素質(zhì)。 回顧這一年來的工作，我在公司領導及各位同事的支持與幫助下，嚴格要求自己，按照公司的要求，較好地完成了自己的本職工作。通過一年來的學習與工作，工作模式上有了新的突破，工作方式有了較大的改變，現(xiàn)將這一年來的工作情況總結(jié)如下：

一、認真完成本職工作及領導交辦的各項工作任務。

1、加強對文件的收發(fā)與管理。首先加強對來文的登記與管理。2011年，共收到集團公司來文9份，每份文件都能及時送領導傳閱，然后按領導的批示再分送到各個部室辦理，讓上級行的精神迅速傳達下去，基本杜絕了公文處理上的積壓、延時、誤事等現(xiàn)象的發(fā)生。其次，認真核登規(guī)范了內(nèi)部發(fā)文。2011年公司共發(fā)文25份，每份文件都經(jīng)過認真登記編號。第三，每年年底，每個部室處理完畢的文件，都要分門別類，妥善保管，為以后裝訂檔案做好準備。

2、促進檔案管理與達標。所有檔案從收集、整理、分類、編號、裝訂、打印目錄都得到了進一步的加強和完善，使檔案管理工作基本實現(xiàn)了制度化和規(guī)范化，為提高檔案管理的自身價值和促進全行系統(tǒng)的檔案管理達標升級工作起到了積極的促進作用。

3、積極配合辦公室主任抓好全行日常事務性工作，積極協(xié)助辦公室領導籌辦各類會議和來人接待、上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系工作，做到了各類事項安排合理有序，為保持正常工作，盡到了自己的責任。

二、加強自身學習，提高業(yè)務水平

由于感到自己身上的擔子很重，而自己的學識、能力和閱歷與其任職都有一定的距離，所以總不敢掉以輕心，總在學習，向書本學習、向周圍的領導學習，向同事學習，這樣下來感覺自己一年來還是有了一定的進步。經(jīng)過不斷學習、不斷積累，已具備了資料管理工作 經(jīng)驗 ，能夠比較從容地處理日常工作中出現(xiàn)的各類問題，在組織管理能力、綜合分析能力、協(xié)調(diào)辦事能力和文字言語表達能力等方面，經(jīng)過一年的鍛煉都有了很大的提高，保證了本崗位各項工作的正常運行，能夠以正確的態(tài)度對待各項工作任務，熱愛本職工作，認真努力貫徹到實際工作中去。積極提高自身各項業(yè)務素質(zhì)，爭取工作的主動性，具備較強的專業(yè)心，責任心，努力提高工作效率和工作質(zhì)量。

三、存在的問題和今后努力的方向

在這一年的工作中接觸到了許多新事物、產(chǎn)生了許多新問題，也學習到了許多新知識、新經(jīng)驗，希望在今后的工作中能夠加大參加檔案管理的培訓，提高自身專業(yè)素質(zhì)，使自己的工作技能能夠上一個新臺階，在思想認識和工作能力上有了新的提高和進一步的完做善，每一項工作都有了明確的計劃和步驟，行動有了方向，工作有了目標，心中真正有了底!基本做到了忙而不亂，緊而不散，條理清楚，事事分明，從根本上擺脫了剛參加工作時只顧埋頭苦干，不知總結(jié)經(jīng)驗的現(xiàn)象。還有，在工作的同時，我還明白了為人處事的道理，也明白了，一個良好的心態(tài)、一份對工作的熱誠及其相形之下的責任心是如何重要。在日常的工作中，我時刻要求自己從實際出發(fā)，堅持高標準、嚴要求，力求做到業(yè)務素質(zhì)和道德素質(zhì)雙提高。在明年的工作中，我會繼續(xù)努力，多向領導匯報自己在工作中的思想和感受，及時糾正和彌補自身的不足和缺陷。

行政文員如何去管理檔案，我要寫啊

一、增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視
　　無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領導的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。檔案管理人員應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以實際行動去影響并爭取領導的重視。要使單位的檔案工作更好的發(fā)展，領導和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領導的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。然而如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點：
　　1、加大檔案宣傳力度，使領導增強檔案管理意識。有的單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領導看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經(jīng)常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作。
　　2、愛崗敬業(yè)，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。
二、拓寬視野，加強現(xiàn)有資源的綜合利用，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理
　　隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的問題。
　　1、增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，細心辦事的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，不斷開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。
　　2、不斷加強學習，掌握管理技能。目前，電子計算機技術(shù)在檔案管理中的廣泛運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。
　　3、利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。
三、加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質(zhì)
　　檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
　　1、提高認識水平，強化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識當前檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，必須真正培養(yǎng)檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。
　　2、加強制度建設，建立健全運行機制。加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務可由終身有效改為動態(tài)管理。這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強參加教育培訓的主動性和積極性。
　　3、加強綜合培訓，提高業(yè)務水平。從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的開展教育培訓。堅持“學用結(jié)合，按需施教，重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。一是要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。二是要普及相關(guān)學科知識。檔案工作融匯了許多相關(guān)學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學等，檔案工作者的繼續(xù)教育應注重對相關(guān)科學知識的補充和更新。三是要強化現(xiàn)代科技知識的學習?，F(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學習，并靈活運用到實際工作之中。
　　4、建立獎懲機制，細化考核監(jiān)管。進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、指導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

行政文員如何去管理檔案，我要寫啊

第五章 檔案管理制度 第一條 為加強檔案管理和信息保密工作，保護所內(nèi)職工的著作權(quán)和全所的知識產(chǎn)權(quán)，推動消防所技術(shù)進步和產(chǎn)業(yè)發(fā)展，根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)及本所實際情況，特制定本管理制度。 第二條 研究所的檔案管理工作由行政管理中心基地保障部全面負責。檔案歸檔按組織機 構(gòu)+年代分類法。 第三條 檔案分類 （一）資質(zhì)證照類； （二）基建類，； （三）人事檔案類； （四）文書類； （五）工程管理類； （六）技術(shù)研發(fā)類； （七）教學培訓類； （八）合同協(xié)議類； （九）書籍類； （十）財務類； （十一）其他類。 第四條 檔案歸檔及保管： （一）資質(zhì)證照類，研究所及所屬企業(yè)的各類資質(zhì)、證照。由行管中心負責整理隨時歸檔； （二）基建類，包括我單位（甲方）所有基建類項目的土地局、規(guī)委、建委等相關(guān)單位批復文件、工程設計圖紙、土建設計方案、各類配套設施的設計各類施工合同（原件隨時報檔案室歸檔）等所有原件，在施工階段由基建辦負責整理歸檔，完工后30天內(nèi)整體移交研究所檔案室； （三）人事檔案類，除所有員工原始檔案統(tǒng)一報專業(yè)人才中心代管外，研究所對每位員工建立個人發(fā)展檔案，包括員工登記表、考核、培訓情況、身份證、學歷證、學位證復印件、勞動合同、薪資調(diào)整、個人工作總結(jié)計劃等，由行管中心人力資源部負責整理歸檔，并于次年的1月份移交研究所檔案室； （四）文書類，包括企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、所有上下行文、工作計劃總結(jié)、各類報告、建議、論文、會議紀要等，研究所由行管中心辦公室負責整理歸檔，其他部門及所屬企業(yè)平時各自獨立歸案，但須于次年的1月統(tǒng)一移交研究所檔案室； （五）工程管理類，包括承攬的各類工程項目的管理及施工等，從項目招投標開始至工程驗收全過程，包括合同（所有簽訂合同原件，在工程部存檔同時，行管中心檔案室也須隨時存檔一份原件）、工程洽商、工程預決算等所有文件原件按時間順序由工程部門負責歸檔。在工程全部竣工并交付甲方使用后30天內(nèi)，由工程部經(jīng)主管領導簽字后整體移交研究所檔案室歸檔。 （六）技術(shù)研發(fā)類，包括各類新產(chǎn)品研發(fā)過程、專利申報過程、制定的各類技術(shù)規(guī)范標準等，平時由各研究室負責整理歸檔，在次年的1月份整體移交研究所檔案室； （七）教學培訓類，包括所有教學類檔案，以專業(yè)班為單位從開學到結(jié)業(yè)包括教學大綱、招生簡章、講義、考試、學籍檔案等全部培訓資料由培訓中心負責整理歸檔，并以學生結(jié)業(yè)為時間截點移交研究所檔案室，日常工作如工作總結(jié)計劃、報告等則于次年的1月份統(tǒng)一移交研究所檔案室； （八）合同協(xié)議類，凡以研究所、所屬各部門及所屬企業(yè)名義對外簽訂的各類合同，包括商務、合作、工程施工、工程管理、材料采購等各類合同，在合同簽訂后隨時報1 份合同原件至研究所檔案室存檔； （九）書籍類，包括各類研究所購買書籍，訂閱各類報刊雜志等，隨時交研究所檔案室存檔； （十）財務類，由財務管理中心負責整理歸檔，并以隔年移交的方式，于次年的1月份移交到研究所檔案室統(tǒng)一存檔，如2007年需移交2005年財務檔案； （十一）其他類，由研究所各部門及所屬企業(yè)外出工作時獲取的客戶資料、技術(shù)文件、行業(yè)調(diào)查報告等，以及無法準確分類的其他所有應歸檔的各種材料，均由行管中心基地保障部負責整理歸檔。 第五條 研究所設檔案員1名（可兼職），其具體職責如下： （一）負責研究所文書類檔案的歸檔、整理、分類、保管，為分析、總結(jié)、部署及調(diào)度工作提供準確、可靠的依據(jù)； （二）按規(guī)定明確歸檔范圍，及時搜集立卷，嚴格立卷質(zhì)量和保管期限； （三）定期檢查檔案狀況，對破損和字跡消退的檔案及時修復、摘抄，最大限度地延長檔案的壽命； （四）認真編制必要的檢索工具，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，使其發(fā)揮應有的效益，編制各種輔助表冊，擴大利用服務范圍，提高檔案的利用效益； （五）嚴格執(zhí)行借用審批手續(xù)，對檔案借用、復印情況及時登記，對借期已滿檔案應及時催還； （六）落實好檔案工作的各項規(guī)章制度，認真學習檔案法規(guī)和處理程序，加強檔案業(yè)務訓練，努力提高自己的業(yè)務水平和管理水平。 第六條 檔案保密 （一）檔案室的鑰匙存放于研究所檔案員處，不允許轉(zhuǎn)借他人； （二）增強保密意識，對檔案復印或摘錄，須經(jīng)保管該檔案的研究所（部門）領導批準，并要做好登記； （三）原則上對非本研究所人員禁止借用檔案，特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借用，并及時收回； （四）檔案員不得外泄檔案中的秘密或隨意談論涉密檔案內(nèi)容； （五）對清繳、銷毀的檔案資料應嚴格履行審批程序并做好記錄。 第七條 各部的經(jīng)理、項目負責人、技術(shù)主管、主任工程師為本部門保密工作的第一責任人，全面負責技術(shù)資料、文件的保管工作，并應指定專人及時整理和清除無需保留的技術(shù)文件。 第八條 處在調(diào)研、運作階段的各類項目，不得以任何形式向外界傳播，如有必要進行宣導時，需如實填寫《對外宣導審批單》，報分管副所長審批，確立對外宣傳的形式、范圍、內(nèi)容。私自傳播（包括但不限于在網(wǎng)絡、期刊、雜志、書籍、口頭等形式）并引起不良后果時，首先追究部門負責人的責任，并執(zhí)行員工保密協(xié)議。 第九條 處在調(diào)研、運作階段的各類項目，不得在所內(nèi)刊物、文件中登載、傳閱，如須傳閱時，必須由分管副所長審核內(nèi)容。 第十條 處在調(diào)研、運作階段的各類項目有關(guān)文檔，已成定稿的，由行政管理中心存檔一份（包括文檔和電子版），部門存檔一份并做好登記造冊，統(tǒng)一管理，草稿、手稿、修改手稿等未成文稿件一律銷毀。未成文稿件不得在任何場合使用、復制、傳播。 第十一條 在各類傳媒，以所名義向媒體發(fā)布文章、新聞時，應由部門經(jīng)理審批，并得到副所長或總工程師辦公室批準后方能發(fā)表。 第十二條 鼓勵所內(nèi)職工進行各類創(chuàng)作，但必須嚴守所內(nèi)秘密。 第十三條 所網(wǎng)絡負責人負責互聯(lián)網(wǎng)信息安全，導致網(wǎng)上信息泄密和損失，由網(wǎng)絡負責人承擔相應責任。 第十四條 未經(jīng)審核發(fā)表的任何信息，導致不良影響和后果的，由撰寫人承擔相應責任。 第十五條 審核不嚴導致不良后果的，由審核人承擔相應責任。 第十六條 罰則 研究所各類檔案管理不規(guī)范或造成損失，必須對直接責任人及部門負責人追繳直接經(jīng)濟損失，并視情況追加200-1000元的罰款。 對于泄露研究所秘密的員工，視情節(jié)及后果，依據(jù)研究所《保密制度》，結(jié)合研究所與其簽定的《保密及不競爭協(xié)議》給予相應的處罰，并責成其賠償經(jīng)濟損失。 第十八條 檔案使用流程：使用檔案部門填寫申請單 → 按權(quán)限審批 → 在辦公室填寫使用檔案借閱申請單 → 檔案室核對辦理借閱手續(xù) → 按時退還。 第十九條 所下屬公司、工作站參照本制度執(zhí)行，可另行制定本單位的檔案管理制度。 第二十條 本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

文秘檔案整理的程序主要包括哪四個環(huán)節(jié)？

文秘是指經(jīng)過學習、掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識，熟悉現(xiàn)代文書學，秘書學的原理和方法，具有較強的寫作能力，能熟練的從事文書、秘書事務工作，能進行文章寫作，文學編輯和新聞寫作，有較強的公關(guān)能力，并從事信息宣傳、文秘服務、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作。最終能勝任企事業(yè)單位的文員、秘書和行政助理等文職性工作。