音像檔案的整理

一、會(huì)前要精心準(zhǔn)備

領(lǐng)導(dǎo)在不同時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合的講話(huà)，體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的工作思路以及工作安排和要求。因此，做好會(huì)前準(zhǔn)備尤為關(guān)鍵，它決定著錄音文件的質(zhì)量和工作落實(shí)的效果。

1．深化思想意識(shí)。思想支配行動(dòng)。秘書(shū)要有一種“進(jìn)京趕考”的意識(shí)，把做好會(huì)議記錄整理作為工作的頭等大事。要具備“打持久戰(zhàn)”的意識(shí)，會(huì)議從開(kāi)始到結(jié)束，從聽(tīng)取錄音到文件定稿，過(guò)程繁多而時(shí)間緊迫，秘書(shū)必須加班加點(diǎn)、通宵達(dá)旦完成，這是身與心的考驗(yàn)。有些秘書(shū)把錄音整理當(dāng)作小事，于是就滋生了完任務(wù)的想法，結(jié)果導(dǎo)致錄音文件質(zhì)量低下，影響了工作開(kāi)展。

2．查備記錄工具。會(huì)前要準(zhǔn)備好錄音筆、記錄本、鋼筆、備用電池等必備工具，這是一切錄音整理的前提和保障。同時(shí)，要仔細(xì)檢查錄音筆能否正常工作，包括電量和可用內(nèi)存是否充足。事實(shí)證明，很多秘書(shū)會(huì)前不重視準(zhǔn)備工作，到會(huì)場(chǎng)才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，結(jié)果導(dǎo)致無(wú)法錄音或錄音效果不理想。總之，會(huì)前要精心周密準(zhǔn)備，確保會(huì)議錄音完整清晰。

3．收集會(huì)議資料。錄音整理要做到“知己知彼”，會(huì)前就要充分收集會(huì)議資料，了解會(huì)議背景和目的，進(jìn)一步把握文稿主旨和方向，這樣形成的文稿才具有針對(duì)性。同時(shí)，要收集會(huì)議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、相關(guān)會(huì)議思想傳達(dá)提綱等材料。這項(xiàng)工作必須做實(shí)。秘書(shū)可利用手中的資料，提前了解會(huì)議內(nèi)容，深度把握會(huì)議細(xì)節(jié)，提高會(huì)議錄音與整理的效率和準(zhǔn)確性。

二、會(huì)中要精心運(yùn)籌

會(huì)中，秘書(shū)必須打起十二分精神，一邊做記錄，一邊理解會(huì)議內(nèi)容。要知道領(lǐng)導(dǎo)講了什么，重點(diǎn)是什么，安排了什么，切忌當(dāng)記錄機(jī)器，應(yīng)做一個(gè)有思想的記錄人。

1．巧妙運(yùn)用錄音技巧。要充分利用各種錄音技巧，準(zhǔn)確、全面、清晰地采集錄音信息。全程錄音，既可以作為音像檔案保存，又可為

工作研究整理提供充足的信息資料。分段錄音，關(guān)鍵要突出重點(diǎn)，運(yùn)用錄音筆功能設(shè)置，對(duì)每位領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)單獨(dú)錄音，特別是主要領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)要全部錄取，方便會(huì)后整理。一般應(yīng)靠近音源錄音。根據(jù)會(huì)場(chǎng)設(shè)施，有音響設(shè)備的要把錄音筆放在音響處（一般在領(lǐng)導(dǎo)面前放一支錄音筆領(lǐng)導(dǎo)感覺(jué)會(huì)很不舒服）；沒(méi)有音響設(shè)備的就要放在靠近領(lǐng)導(dǎo)的位置?？傊ＷC錄音音質(zhì)清晰和完整。

2．充分利用會(huì)議資料。會(huì)前要認(rèn)真收集相關(guān)材料。根據(jù)會(huì)議方案等資料，可準(zhǔn)確核實(shí)到會(huì)人員，在會(huì)后的文稿整理中也能快速準(zhǔn)確反映出來(lái)。在討論文稿和領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)時(shí)，可以把討論意見(jiàn)和領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)講話(huà)內(nèi)容直接反應(yīng)在文稿上，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖再增、減、刪、改，這樣就能準(zhǔn)確把握主要領(lǐng)導(dǎo)的決策意見(jiàn)。這是提高錄音整理效率的重要手段。

3．突出會(huì)場(chǎng)應(yīng)變能力。會(huì)場(chǎng)情況復(fù)雜多變，如電話(huà)聲、交談聲等都會(huì)干擾錄音。領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)時(shí)如忘記開(kāi)話(huà)筒（這時(shí)錄音沒(méi)有效果），就要迅速準(zhǔn)確地把領(lǐng)導(dǎo)所講內(nèi)容用文字記錄下來(lái)。在專(zhuān)題研究會(huì)議上領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員的發(fā)言順序和內(nèi)容也是靈活的，為此就要準(zhǔn)確記下領(lǐng)導(dǎo)的插話(huà)內(nèi)容，這些多是領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)，也是會(huì)議和形成文稿的核心部分，如不記下備查將大大增加反復(fù)聽(tīng)劣質(zhì)音頻的痛苦。同時(shí)，要隨時(shí)關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)表情，如工作不盡如人意時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)表情嚴(yán)肅、語(yǔ)氣強(qiáng)硬，會(huì)后整理文稿時(shí)就要把工作要求的力度體現(xiàn)出來(lái)。

三、會(huì)后要精心打磨

整理好會(huì)議錄音，不是簡(jiǎn)單的復(fù)制照排，而要把錄音作為一件藝術(shù)品來(lái)打磨，確保最終形成的文稿能準(zhǔn)確體現(xiàn)會(huì)議主旨，結(jié)構(gòu)完整、語(yǔ)言通順。

1．緊扣大會(huì)主旨。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)的主旨要明確，理解要深刻，精神要吃透。在形成文稿時(shí)，要根據(jù)會(huì)議召開(kāi)的背景和目的，貫穿一種風(fēng)格，明確一種導(dǎo)向。如信訪研判會(huì)旨在討論

解決辦法，最終化解信訪問(wèn)題，所以在文稿寫(xiě)作中就要明確責(zé)任和時(shí)限。有些整理錄音者對(duì)會(huì)議主旨不明、要求不清，結(jié)果最終整理出的文稿偏離大方向，表達(dá)的不是領(lǐng)導(dǎo)想要表達(dá)的意思，有時(shí)甚至造成歧義，嚴(yán)重背離領(lǐng)導(dǎo)意圖。

2．確保嚴(yán)謹(jǐn)凝練。文稿要條理清楚，邏輯嚴(yán)密，層次分明。對(duì)聽(tīng)不清的地方、領(lǐng)導(dǎo)講的數(shù)字、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)等，要反復(fù)聽(tīng)并查閱記錄，詢(xún)問(wèn)職能部門(mén)予以核實(shí)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)帶有方言的口音，辨識(shí)要準(zhǔn)，口頭語(yǔ)要規(guī)范成書(shū)面語(yǔ)，不能產(chǎn)生歧義，弄出笑話(huà)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)中穿插、反復(fù)提及的工作或問(wèn)題，要針對(duì)工作性質(zhì)或問(wèn)題類(lèi)別加以梳理歸類(lèi)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的即興講話(huà)，要根據(jù)講話(huà)的主題、涉及的問(wèn)題、提出的要求，認(rèn)真思考、合理取舍、科學(xué)歸納并分出層次，字斟句酌，確保語(yǔ)句凝練流暢。整理領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)，邏輯要嚴(yán)密，思路要清晰，不能前后矛盾，對(duì)一些問(wèn)題的論證和事例說(shuō)明，要?dú)w納本質(zhì)，言簡(jiǎn)意賅。

3．提高整理效率。要提高效率，就要發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。聽(tīng)取錄音時(shí)可由幾人分別分段聽(tīng)取，會(huì)后將錄音分段原稿和分段整理文稿交于現(xiàn)場(chǎng)聽(tīng)會(huì)或熟悉工作的秘書(shū)處統(tǒng)稿，并按要求整理出工作通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等文件材料。每位秘書(shū)都要提高工作責(zé)任心，保證自己所聽(tīng)錄音的準(zhǔn)確性和整理錄音的質(zhì)量，以免在統(tǒng)稿時(shí)陷入被動(dòng)，甚至返工重聽(tīng)錄音，以致不能及時(shí)簽印文稿，最終造成辦公室工作的被動(dòng)。

總之，秘書(shū)要注重積累，把厚積薄發(fā)作為一種事業(yè)發(fā)展的取向。要注重提高文學(xué)素養(yǎng)，加強(qiáng)錘煉寫(xiě)作技藝。要多學(xué)習(xí)上級(jí)文件，了解社情民意，全面提高對(duì)工作的熟悉程度和認(rèn)識(shí)水平。只有這樣，才能在整理會(huì)議錄音時(shí)游刃有余，也才能干好辦公室的其他工作，做一名稱(chēng)職的秘書(shū)。

檔案整理的步驟

文員應(yīng)該如何進(jìn)行檔案的收集和整理？

(一) 做好檔案收集工作。
1、為防止文件傳閱過(guò)程中遺失，當(dāng)文件送達(dá)承辦人時(shí)，承辦人須簽字，共同承擔(dān)文件及時(shí)、完整歸檔的責(zé)任。
2、定期收集各部門(mén)檔案，部門(mén)助理、秘書(shū)，負(fù)責(zé)收集部門(mén)檔案。對(duì)一些重要文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件送交承辦人的方法。
3、在交接過(guò)程中全面清理資料，對(duì)散落在個(gè)人手頭上的資料，由各部門(mén)檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。
(二)制定合理的分類(lèi)方案。
1、將檔案分為文書(shū)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等類(lèi)型。
2、將文書(shū)檔案按年度—類(lèi)目—級(jí)別—保管期限進(jìn)行分類(lèi)。
3、音像、實(shí)物檔案以不同期限按行政事務(wù)類(lèi)、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目類(lèi)、技術(shù)研發(fā)類(lèi)等排列，根據(jù)分類(lèi)方案和保管期限類(lèi)，切實(shí)做好平時(shí)的立卷工作。
(三)認(rèn)真做好日常檔案管理。
各類(lèi)檔案、資料按類(lèi)別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷(xiāo)毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計(jì)等多種臺(tái)帳。
(四)加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)習(xí)。
恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時(shí)工作要有計(jì)劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

誰(shuí)知道家庭檔案如何分類(lèi)整理

（一）按內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，大體可分以下幾類(lèi)：
（1）財(cái)產(chǎn)檔案。包括家庭收入、支出帳目；存單、有價(jià)證券、保險(xiǎn)憑據(jù)、借據(jù)、契約、貴重物品清單和發(fā)票等。
（2）證件檔案。包括房產(chǎn)證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶(hù)口簿、出國(guó)護(hù)照、會(huì)員證、借書(shū)證、職稱(chēng)資格證書(shū)、聘書(shū)、獨(dú)生子女證、技術(shù)資格等級(jí)證書(shū)等。
（3）說(shuō)明書(shū)檔案。包括家庭各種家用電器的說(shuō)明書(shū)、保修卡、維修單、電路圖及維修點(diǎn)地址、聯(lián)系電話(huà)等。
（4）照片、音像檔案。包括家庭成員各個(gè)時(shí)期的照片；結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會(huì)娛樂(lè)等活動(dòng)形成的錄像帶、光盤(pán)、電腦軟盤(pán)等資料。
（5）健康檔案。包括病歷、診斷書(shū)、化驗(yàn)單、體檢表、血型報(bào)告、住院記錄以及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。
（6）交友聯(lián)誼檔案。包括親朋好友的住址、E-mail、電話(huà)號(hào)碼、同學(xué)和老師名錄、同事名錄、來(lái)往信件、賀卡等。
（7）個(gè)人履歷檔案。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團(tuán)、入黨、入伍、應(yīng)聘、升職、出國(guó)、喬遷的日期；自傳、簡(jiǎn)歷、日記；獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌；報(bào)刊發(fā)表的稿件；各種考試的成績(jī)單等。
（8）旅游檔案。包括景點(diǎn)門(mén)票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車(chē)票機(jī)票、游覽日記等。
（9）家庭藏書(shū)檔案、收藏品檔案。
（10）其它（二）編制目錄。可按類(lèi)用首位字母組合給出漢語(yǔ)拼音代碼。如“證件檔案”（ZJ）、“旅游檔案”（LY）。再逐件排序，給出順序編號(hào)，如“畢業(yè)證”ZJ-3（意指證件類(lèi)檔案第三件）。最后制作目錄表格，裝訂成冊(cè)，以便查找檢索。
（三）選擇合適的裝具存放。照片、錄像帶、光盤(pán)裝入相冊(cè)或紙袋內(nèi)，加注文字說(shuō)明（拍攝或制作時(shí)間、地點(diǎn)、人物名稱(chēng)、主要內(nèi)容等）。證件放置紙盒內(nèi)，編寫(xiě)順序號(hào)。其它以紙張為載體的材料，可裝入文件夾。零碎的票據(jù)可粘貼在空白紙上，并編號(hào)裝入文件夾內(nèi)。
家庭檔案整理完畢，應(yīng)選擇一個(gè)地方集中擺放。分散擺放時(shí)，應(yīng)注明確切的位置。每次使用后“物歸原位”，避免隨手放置，尋找起來(lái)困難。

檔案管理實(shí)務(wù)的目錄

項(xiàng)目一認(rèn)識(shí)檔案與檔案機(jī)構(gòu)任務(wù)一了解檔案的起源與檔案價(jià)值一、 檔案的起源二、 檔案的定義及其含義三、 檔案的價(jià)值及實(shí)現(xiàn)規(guī)律四、 檔案的種類(lèi)任務(wù)二熟悉我國(guó)檔案管理體系一、 檔案管理工作的內(nèi)容及原則二、 我國(guó)的檔案機(jī)構(gòu)任務(wù)三了解檔案管理趨勢(shì)和檔案人員的素質(zhì)一、 檔案管理趨勢(shì)二、 檔案人員的素質(zhì)要求項(xiàng)目二檔案收集歸檔任務(wù)一了解檔案收集的內(nèi)容與地位一、 檔案收集工作內(nèi)容二、 檔案收集歸檔的地位三、 檔案收集工作的要求任務(wù)二檔案室歸檔流程一、 歸檔與歸檔制度二、 歸檔范圍與歸檔流程任務(wù)三電子文件的歸檔一、 電子文件與電子檔案二、 電子文件的歸檔流程任務(wù)四綜合檔案館接收與征集一、 綜合檔案館接收檔案的范圍二、 綜合檔案館的接收檔案的時(shí)間三、 綜合檔案館的接收程序和標(biāo)準(zhǔn)四、 歷史檔案的征集項(xiàng)目三檔案整理立卷任務(wù)一熟悉檔案整理工作的內(nèi)容一、 檔案整理工作的內(nèi)容和意義二、 檔案整理工作的原則和要求任務(wù)二認(rèn)識(shí)全宗及分類(lèi)方案一、 全宗的概念與意義二、 全宗內(nèi)檔案分類(lèi)任務(wù)三檔案整理與組卷一、 傳統(tǒng)文書(shū)立卷的六大特征二、 立卷改革三、 檔案整理程序任務(wù)四案卷排列與編號(hào)一、 案卷排列二、 案卷目錄三、 歸檔文件的編號(hào)項(xiàng)目四檔案價(jià)值鑒定任務(wù)一熟悉檔案價(jià)值鑒定工作的內(nèi)容一、 檔案鑒定工作的含義二、 檔案鑒定工作的內(nèi)容三、 檔案鑒定工作的意義四、 檔案鑒定工作的原則任務(wù)二檔案價(jià)值鑒定方法一、 檔案價(jià)值鑒定的工作方法二、 鑒定的工作程序任務(wù)三檔案鑒定與檔案銷(xiāo)毀一、 檔案保管期限表的含義及類(lèi)型二、 我國(guó)檔案保管期限的種類(lèi)三、 檔案鑒定與銷(xiāo)毀項(xiàng)目五檔案保管任務(wù)一了解檔案保管的內(nèi)容與原則一、 檔案保管工作的含義二、 檔案保管工作的意義三、 檔案保管工作的任務(wù)四、 檔案保管工作的原則和要求任務(wù)二檔案庫(kù)房及裝具管理一、 檔案保管的物質(zhì)條件二、 檔案保管實(shí)務(wù)任務(wù)三特殊載體檔案的保管一、 音像檔案及照片檔案二、 電子檔案及其保管項(xiàng)目六檔案檢索任務(wù)一認(rèn)識(shí)檔案檢索和檢索工具一、 檔案檢索的工作內(nèi)容二、 檔案檢索的意義三、 檔案檢索工具四、 檔案檢索語(yǔ)言概述任務(wù)二檔案著錄與標(biāo)引一、 檔案著錄二、 檔案標(biāo)引三、 傳統(tǒng)檔案檢索方法任務(wù)三電子檔案檢索訓(xùn)練一、 電子檔案檢索特點(diǎn)二、 電子檔案檢索方法項(xiàng)目七檔案編研任務(wù)一了解檔案編研工作一、 檔案編研工作內(nèi)容二、 檔案編研工作的意義三、 檔案編研工作的要求四、 檔案編研流程五、 裝幀設(shè)計(jì)六、 校樣校對(duì)任務(wù)二常見(jiàn)編研產(chǎn)品編寫(xiě)技巧一、 現(xiàn)行檔案文件匯編二、 檔案參考資料項(xiàng)目八檔案利用任務(wù)一熟悉檔案利用工作內(nèi)容一、 檔案提供利用工作的含義二、 檔案提供利用工作在檔案工作中的地位三、 檔案利用工作的基本要求任務(wù)二傳統(tǒng)利用服務(wù)與電子化服務(wù)一、 傳統(tǒng)檔案提供利用方式與途徑二、 檔案電子化服務(wù)任務(wù)三檔案開(kāi)放與公布一、 開(kāi)放檔案的含義二、 開(kāi)放檔案的意義三、 開(kāi)放檔案的依據(jù)四、 檔案開(kāi)放的標(biāo)志和要求五、 開(kāi)放檔案的公布項(xiàng)目九檔案統(tǒng)計(jì)任務(wù)一了解檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容和要求一、 檔案統(tǒng)計(jì)工作的含義二、 檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義三、 檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求任務(wù)二檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)與步驟一、 常見(jiàn)檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)及其運(yùn)用二、 統(tǒng)計(jì)工作方法與步驟任務(wù)三檔案室（館）的登記和統(tǒng)計(jì)訓(xùn)練一、 檔案室的登記和統(tǒng)計(jì)工作二、 檔案館的登記和統(tǒng)計(jì)工作三、 統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制四、 檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)的統(tǒng)計(jì)工作項(xiàng)目十專(zhuān)門(mén)檔案管理與檔案數(shù)字化任務(wù)一人事檔案管理一、 人事檔案收集二、 人事檔案的整理三、 人事檔案的鑒別四、 人事檔案查（借）閱制度五、 人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度六、 人事檔案的保管七、 人事檔案材料的銷(xiāo)毀任務(wù)二會(huì)計(jì)檔案的管理一、 會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容二、 會(huì)計(jì)檔案的裝訂三、 會(huì)計(jì)檔案的保管四、 會(huì)計(jì)檔案的借閱五、 會(huì)計(jì)檔案的保管期限六、 會(huì)計(jì)檔案的編目七、 會(huì)計(jì)檔案的提供利用與編研八、 會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀任務(wù)三紙質(zhì)檔案數(shù)字化一、 檔案數(shù)字化的意義二、 檔案數(shù)字化原則三、 檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)四、 檔案數(shù)字化方法五、 檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容六、 檔案網(wǎng)站建設(shè)七、 數(shù)字檔案館建設(shè)附錄參考文獻(xiàn)