新文書檔案整理

文書檔案整理工作包括哪些內容

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內容，希望大家喜歡！

文書檔案整理工作包括哪些內容

文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

(1) 分類。分類的一般方法是按照文件材料產生的 時間或來源、內容、形式等進行分類。

(2) 立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特 征、時間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū) 特征。

(3) 排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反 映的工作上的聯(lián)系或問題進行排列。

(4) 編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目 錄，一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限 來編制。

文書檔案

文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。

由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

也有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

拓展延續(xù)

如何做好文書檔案管理工作

一、優(yōu)化文書檔案管理制度

傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進行細致分類，先以時間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內容與注意事項，沒有對所有的工作項目進行人員數(shù)量的分配，導致有些工作項目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費。在對文書管理人員進行管理優(yōu)化時，就要合理的裁減與增添各項工作的負責人員，使每一項工作都能高效地進行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

二、培養(yǎng)管理人員的學習能力

在新時代的引領下，對所有工作者的學習能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學習能力也要進行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠將所需要進行分類的文書檔案進行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展，就要進行不斷的學習，只有學習才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學習，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當?shù)牧私猓@種深層次的了解將有助于工作的順利進行。對現(xiàn)代化技術手段的學習也應十分重視，所有的工作者都需要學習現(xiàn)代化的技術，這些技術將在日后的工作過程中得到應用。

三、利用現(xiàn)代化技術進行文案管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術最多的指對網(wǎng)絡的應用，網(wǎng)絡是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術，它的應用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網(wǎng)絡應用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準化，減少了對人力的利用。網(wǎng)絡平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進行。

分類方法：

1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

5）年度——組織機構——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

保管

我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

銷毀

1）制定保管期限表；

2）制定銷毀檔案的審批制度；

3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

編制

按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報批，一份留存。

文書檔案整理歸檔流程與方法

1、整理與事件相關的所有資料，將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失，在編寫頁碼時可采用“共*頁，第x頁的編號方式。

2、編寫完頁碼之后，將統(tǒng)一事件相關的所有資料掃描后壓縮成一個壓縮包，在電腦里建立一個專門的文件夾，進行備份。

3、用Excel表格建立資料臺賬，包含資料的所有文件名稱、主要內容概要、權利義務范圍、期限等主要內容。

4、按順序將所有資料排列好，按照單位要求的標準格式進行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中，在檔案袋的封皮上編號，注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。

文書檔案歸檔內容

文書檔案歸檔內容

文書檔案作為檔案的重要組成部分，在各級黨政機關及行政單位的'管理工作中發(fā)揮著重要的作用。以下我為大家整理了文書檔案歸檔內容的詳細內容，希望對大家有所幫助！

歸檔內容包括：

一、學校各部門所接收的上級發(fā)文及各部門的下發(fā)文件（原件3份）。

二、校黨委、校行政會議記錄、會議紀要、工作總結、工作計劃及各部門的工作總結與工作計劃。

三、學校各部門所簽訂并履行完畢的合同與協(xié)議（原件）。

四、學校各部門的各種年報表及統(tǒng)計數(shù)據(jù)，包括：中共黨員、共青團員、民主黨派、科研成果、職稱評定、人員基本情況、教學計劃、招生人數(shù)、學生分系（分專業(yè)、分班）名單、基本建設、儀器設備、固定資產、財務計劃、外事活動等。

五、學校的各種出版物，包括：學報、校報、各部門所出的簡報及工作動態(tài)。

六、學校舉辦的全校性活動，包括黨代會、團代會、教代會、職代會、教學工作會、科研工作會、運動會等所形成的文字、圖片、音像等資料。

注意：

1、所有歸檔文件必須附有歸檔文件移交目錄，并且目錄順序需和原文件順序一致（移交目錄表格在綜合檔案室網(wǎng)站下載）。

2、當年畢業(yè)生的學籍檔案，包括：成績表、學籍表、畢業(yè)生登記表、發(fā)放畢業(yè)證書基本情況登記表，請于當年6月10日前整理后送交綜合檔案室。

3、聲像類包括：（1）黨群行政類（宣傳部）；（2）教學類（現(xiàn)教中心、名院系）；（3）科研類（科研處）；（4）外事類（外事處、國際教育與交流學院）、（5）產品類（科研處）；（6）基建類（基建處）；（7）人物類（組織部、人事處）；（8）各院系歷屆畢業(yè)生合影照。

文書檔案如何整理與編目？

　　文書檔案整理與編目方法如下：
　　檔案整理的基本方法有兩種：
　　1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。
　　2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正件與附件作為一件，原件與復制件作為一件，來文與復文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。
　　二、文書材料的整理
　　文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務管理活動中形成的、以文字和紙質為主要信息記錄方式的文件材料。
　?。ㄒ唬┮园妇頌閱挝徽?br/>　　以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。
　　1、分類
　　按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業(yè)務部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎上，將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項分開：
　?。?）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。
　?。?）分保管期限：根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
　?。?）分內容（1、分類別：將文件材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。2、分問題：將文書材料按其內容所反映的問題再詳細分開。
　　2、 組合（卷）
　　組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。
　　
　　3、  編目
　?。?）卷內文書材料排列
　　卷內文書材料排列前，要對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。
　　排列時，一般結合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯(lián)系進行排列。排列時，批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
　?。?）編頁號與蓋檔號章
　　卷內文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。
　　整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在第一份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應在卷內每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是：
　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
　　目錄號：對每一本案卷目錄的編號。
　　案卷號：對每一個案卷所的編號。
　　件號：對案卷中每一份文書材料的編號。
　　　　

文書檔案管理規(guī)定

文書檔案管理規(guī)定
                 
　　文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。以下我為大家整理了文書檔案管理規(guī)定，希望對大家有所幫助！

　　第一條為了加強建設銀行文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮文書檔案的作用，根據(jù)國家檔案局有關檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》，特制定本辦法。

　　第二條建設銀行文書檔案是各級行在各項工作活動中形成的，具有查考利用價值并經(jīng)過分類整理而保存起來的文件材料。

　　第三條建設銀行文書檔案的收集范圍包括：

　　1、本級行自身形成及本級行與有關部門聯(lián)合頒發(fā)的，反映本行主要工作活動的文件材料；

　　2、上級行和上級黨政機關頒發(fā)或轉發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料；

　　3、下級行報送的具有查考利用價值的文件材料；

　　4、同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的本級行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件；

　　5、本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的重要文件材料。

　　第四條各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動中形成的文書檔案材料，均應由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管，任何單位或個人都不得據(jù)為己有，以維護建設銀行檔案的完整與安全。

　　第五條各級建設銀行應實行由文書部門或職能部門整理立卷的制度，檔案部門負責對立卷工作進行業(yè)務指導和檢查督促。

　　第六條各立卷部門應指定人員負責文書立卷歸檔工作。承辦人員在文件材料處理完畢后，應及時將全部文件材料交文書立卷人員，由文書立卷人員負責整理立卷，并按規(guī)定的時間向本行檔案部門移交。移交時，雙方根據(jù)移交的案卷目錄進行清點、核對，并履行移交手續(xù)。

　　第七條文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

　　第八條立卷歸檔要求

　　1、做好文件材料收集工作。應歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關的簽報、批示等附屬材料，均應齊全、完整。

　　2、按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。不同保管期限的文件材料應分開立卷。

　　3、行內幾個部門共同辦理的文件，由主辦部門立卷，本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件，由行內交主部門立卷。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，可放在復文年立卷；未作批復的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，放在規(guī)劃期的第一年立卷；跨年度的總結，放在總結期的最后一年立卷；跨年度的會議文件，放在會議開幕年立卷；各類案件放在結案年立卷。

　　5、卷內文件材料應按下述要求進行排列：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，審定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后；各類案件的案卷，其結論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其他文件材料應依其形成規(guī)律或特點合理組織立卷。

　　6、卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的.案卷，應在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷應在卷內每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。

　　7、歸檔的每一案卷均應填寫一式三份卷內文件目錄，其中一份置卷首，一份由立卷部門留底，另一份交檔案部門作為檢索工具。每一案卷的卷尾均應放置備考表，用以填寫本卷需要說明的有關情況及立卷人姓名、立卷完成時間等。

　　8、案卷封皮應逐項按規(guī)定填寫清楚。案卷題名要簡明、概括、字跡工整。案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。

　　9、卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的張頁應進行托裱，寬大的張頁應折疊整齊，裝訂線外有字跡的張頁應加寬邊。案卷采用三點一線的裝訂方法，并保持右邊、底邊整齊。不裝訂的案卷，其卷內文件應逐件用細線裝訂。

　　10、立卷完成后，立卷人員應按照不同的保管期限，分別填制一式兩份案卷目錄。其中一份交檔案部門留存，另一份經(jīng)檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。

　　第九條本級行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作，比照本行職能部門辦理。本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料，由本行文書部門或本行業(yè)務管理部門一并立卷歸檔。

　　第十條文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16年至50年，短期為15年以下（含15年）。對不易判定保管期限的檔案材料，應按照宜長不宜短的原則進行保管。

　　第十一條凡是反映本級行主要業(yè)務活動和基本歷史面貌的，對本級行各項工作和經(jīng)濟建設、歷史研究具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。其主要內容包括：

　　1、本級行制定的重要的法規(guī)性文件；處理重要問題形成的文件材料；召開重要會議的主要文件材料；重要的請示、報告、總結和綜合統(tǒng)計報表；機構演變，本級行領導人任免的文件材料等。

　　2、上級機關頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

　　第十二條凡是反映本級行工作活動，在較長的時間內對本級行具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。主要內容包括：

　　1、本級行處理一般工作問題形成的文件材料，一般會議的主要文件材料，一般的規(guī)章制度等。

　　2、上級機關頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

　　3、下級行報送的重要的總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

　　第十三條凡是在較短時間內對本行有參考利用價值的檔案，列為短期保管。主要內容包括：

　　1、本級行一般事務性的文件材料。

　　2、上級機關頒發(fā)的非本行主管業(yè)務。但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。

　　3、下級行報送的一般性工作總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。

　　4、同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的需要本級行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

　　第十四條文書檔案的保管期限應從檔案所屬年代的下一年1月1日起計算。長期規(guī)劃、計劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。

　　第十五條各級行檔案部門對所接收的案卷應進行審核把關，對不符合質量要求的案卷應退立卷部門重新加工整理。

　　第十六條各級行檔案部門應以便于保管和提供利用為前提，按照本行文件形成的規(guī)律和特點，選擇年度——組織機構分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進行分類。所用的分類方法應保持前后一致，盡量保持固定，不能隨意變動。

　　第十七條案卷的排列應以檔案分類方法為基礎，按照不同的保管期限分別排列入庫。案卷排列方法應統(tǒng)一，前后一致。

　　第十八條按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內不得出現(xiàn)重復的案卷號。

　　第十九條案卷目錄應區(qū)分不同的保管期限，分年度或混年度編制目錄號。在一個全宗內，案卷目錄號不能重復。

　　第二十條各級行檔案部門應充分利用檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料，主動為機關各項工作服務。

　　第二十一條各級行檔案部門應努力做好檔案利用工作，除編制案卷目錄、卷內目錄或全引目錄外，還應根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點，編制重要文件目錄（卡片）、專題文件目錄（卡片）、文號索引等檔案檢索工具，力求做到查找使用方便，調卷迅速準確。

　　第二十二條各級行檔案部門應根據(jù)本行具體情況，制定檔案的借閱制度，嚴格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍，防止密級檔案失密、泄密，確保檔案安全。

　　第二十三條各級行應定期向當?shù)貦n案館移交檔案。移交檔案的具體時間、范圍和進館要求，按照當?shù)貦n案局、館的有關規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十四條對超過保管期限的文書檔案，應由本行檔案部門按照《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。

　　第二十五條本辦法適用于各級建設銀行。

　　第二十六條本辦法由總行辦公室負責解釋。補充、修改時同。

　　第二十七條本辦法自頒布之日起執(zhí)行。（87）建總辦字第20號《關于印發(fā)〈中國人民建設銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時廢止。  ;

如何整理文書檔案？

用新方法整理文書檔案
文書檔案整理的新方法實際上是指檔案立卷時采用了件盒級而非原用的案卷級立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護的原則,
種方式能取得更好的效果,就應該選擇哪種方式來進行管理.
傳統(tǒng)的文書立卷方法(即案卷級立卷方法)是建國以來延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法[1].建國之初,前蘇聯(lián)在列寧領導下制訂了一系列關于檔案方面的政策法令,為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒.我們曾聘請一批批蘇聯(lián)檔案學專家來我國傳授檔案學知識與檔案管理經(jīng)驗,也派出很多人到前蘇聯(lián)學習檔案工作的知識和經(jīng)驗.經(jīng)過數(shù)代檔案管理者理論與實踐的結合,形成了案卷級立卷方法.在那個歷史背景下,采用這種方法,使我們國家得以保護了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計算機現(xiàn)代化管理手段大量應用于公文處理和檔案管理,它在分類組卷, 整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣,復雜和效率低的缺點,給檔案人員帶來了相當大的困難,業(yè)務部門也難以掌握.為了更科學地管理好文書檔案,國家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則" (DA/T22-2000),中國科學院也于2006年4月下發(fā)了"文書檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進行整理.
我所從2003年開始用新方法整理文書檔案,下面我談一下自己利用新方法整理文書檔案的過程,與大家探討交流一下.
文書檔案經(jīng)過立卷部門初步立卷后,于次年的六月前移交到綜合檔案室.
文書檔案自實行
規(guī)則后,必須重新制定檔號,我所檔號構成如下:
檔號=檔案代號+年度+保管期限+(分類號+順序號)
舉例:
一,分類調卷
我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計類,規(guī)章制度類,黨群紀檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務活動.有些單位是按部門分類,這樣產生的后果是如果部門進行調整,工作性質有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.
將兼職檔案員所立案卷認真檢查,按分類方案比對調整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進行調整.
二,裝訂
一般按一份文件為一件進行裝訂,批復和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復文都可視情況分別裝訂.不過在文件排序時就應相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動前面的檔號.
在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝.
三,加蓋檔號章,編頁碼
在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內容,內容包括全宗號,年度,室編件號,機構或問題(分類號),保管期限,館編件號六項,這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至 "010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號.
逐件從"1"編頁碼.
四,錄入
將文件目錄以"件"的方式錄入計算機,以便查詢.
五,檔案盒
根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個盒內,但某一分類檔案過少時也可多個分類的檔案放入同一盒內,在盒脊處"機構(問題)"欄處相應地標明多個分類號.
六,備考表
將備考表填寫好后放入每盒的最后頁.
經(jīng)過上述五個步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點:
1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠遠低于原來案卷組卷時每卷加封面封底,擬寫50字以內的案卷標題,用線裝訂的時間,檔案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對性較強的借閱利用某一檔案,而不必因為利用一件而借出一卷,利于檔案的保密.
3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會更加明顯.
4.容易調卷.分類錯誤或檔案進館時,檔案存在調卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調整件盒級組卷時,就只須改變一下排列件號,相對容易了許多.
5.查閱方便.在計算機中輸入關鍵詞進行查詢,更為快捷直觀.
缺點:新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個做法我認為有些不妥,值得探討!
參考文獻:
⑴ 邢培華,孟憲霞.《試析我國的檔案創(chuàng)新》,
<a href=" " target="_blank"> </a> NewsID=425
W2005?永久-0201
順序號,表示2005年度保管期限為永久的綜合統(tǒng)計類的第1件
分類號,表示綜合統(tǒng)計類
保管期限
2005年度
文書檔案代號