文書檔案整理服務(wù)

文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

檔案是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容，希望大家喜歡！

文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

(1) 分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的 時(shí)間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。

(2) 立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特 征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū) 特征。

(3) 排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反 映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。

(4) 編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目 錄，一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限 來編制。

文書檔案

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

拓展延續(xù)

如何做好文書檔案管理工作

一、優(yōu)化文書檔案管理制度

傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類，先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項(xiàng)，沒有對所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費(fèi)。在對文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí)，就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

在新時(shí)代的引領(lǐng)下，對所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私?，這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái)，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。

分類方法：

1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。

2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個(gè)問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類。

5）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個(gè)部門分類，最后按保管期限分類。

保管

我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

銷毀

1）制定保管期限表；

2）制定銷毀檔案的審批制度；

3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

編制

按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報(bào)批，一份留存。

整理檔案如何收費(fèi)（包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程檔案、人事檔案）

可以參考當(dāng)?shù)貦n案部門收費(fèi)，我這里40元一本。

主要案例：2014年8月12日，報(bào)道出了檔案管理費(fèi)事件，具體形象地舉了一個(gè)“北漂”李健的例子：在北京打工12年，2013年之前每年檔案管理費(fèi)要交240元，2013年開始降到每年120元，12年來，僅檔案管理費(fèi)就交了近3000元。

暫停收?。?/p>

離2015年1月1日取消收取人事關(guān)系檔案費(fèi)的“最后期限”，河南省已有多地暫停了對檔案費(fèi)暫停收取。

2015年，根據(jù)中組部、人社部、國家發(fā)改委等五部門聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》。

按照國家規(guī)定，自2015年1月1日起全國取消收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目的費(fèi)用，各級公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要提供免費(fèi)的流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)。

以上內(nèi)容參考：百度百科-檔案管理費(fèi)

文書檔案管理工作

一、文書檔案定義：

又稱管理性檔案，是指機(jī)、團(tuán)體、部隊(duì)、企業(yè)事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政 管理活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件 轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。文書檔案整理，是指將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的文件經(jīng)過分類、組合、排列與編目，達(dá)到系統(tǒng)化的過程。
文書檔案整理方法：
新的整理方法——以件為管理單位；
傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位。
二、整理檔案一般程序
從文書檔案整理工作的全過程來看，主要包括區(qū)分全宗—全宗內(nèi)檔案分類—立卷（或按件裝訂）—案卷（或件）的排列與編號(hào)—編目—排架等步驟。
1、區(qū)分全宗：將文件按不同的形成機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人分開，以避免不同機(jī)關(guān)形成的文件混合在一起，反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。
2、全宗內(nèi)檔案分類：把一個(gè)單位內(nèi)的全部檔案按其在來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別類，并按照一定辦法排列。
3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標(biāo)題和裝訂等。
4、案卷的排列：將案卷按年度、組織機(jī)構(gòu)或問題等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷序列。
5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容與形式特征的工作，包括填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號(hào)等。
三、檔案整理工作的原則
1、已辦理完畢的，有保存價(jià)值的；
2、遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；
是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。
如：一個(gè)單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)；
一定的歷史階段、一個(gè)年度；
一項(xiàng)特定的活動(dòng)、處理一項(xiàng)業(yè)務(wù)、進(jìn)行一次調(diào)查、承辦一個(gè)案件、召開一次會(huì)議；
不同的文種、載體材料等。
3、區(qū)分不同價(jià)值；
要依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，劃定不同的保管期限。
4、便于檔案的保管和利用。
是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的。當(dāng)與保持文件之間的歷史聯(lián)系發(fā)生矛盾時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案保管和利用的方便。

如何做好學(xué)校文書檔案的管理工作

如何做好學(xué)校文書檔案管理工作
一、高校文書檔案管理中存在的問題
1、文書檔案立卷質(zhì)量不高
高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實(shí)、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。
2、檔案材料歸檔措施不到位
近年來，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。
3、管理工作人員積極性不高
有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識(shí)和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識(shí)，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。
三、解決高校文書檔案管理問題的措施
針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談一下自己對高校文書檔案管理對策的一些看法。
1、加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接
文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時(shí)整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。
2、做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯(cuò)誤傾向
辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的普遍運(yùn)用和迅速發(fā)展，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時(shí)讓這個(gè)系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個(gè)信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時(shí)候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識(shí)，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)。
3、提高高校文書檔案管理人員的專業(yè)技能
高校文書檔案管理工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實(shí)和提高自己的檔案管理業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力水平，要積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展也對文書工作和檔案管理提出了新的更高要求，管理工作人員要充分發(fā)揮接受新知識(shí)、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主動(dòng)性，堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，不斷提高新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、外語、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力打造成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型的專業(yè)人才。
4、提高文書檔案管理工作人員的積極性
學(xué)校首先要重視檔案管理工作，建立健全規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查監(jiān)督，做好宣傳工作，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作；其次要增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感，把好人員變動(dòng)關(guān)、調(diào)入關(guān)。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實(shí)地、實(shí)事求是的工作作風(fēng)和工作態(tài)度，把好業(yè)務(wù)技能關(guān)，要及時(shí)對從事檔案管理的專兼職人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

文書檔案該如何分類及管理？

1、保管期限—年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。

2、保管期限—年度—問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3、問題—年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個(gè)問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4、年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類。

5、年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個(gè)部門分類，最后按保管期限分類。

進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。

維護(hù)完整有兩方面的含義：從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。

便于利用為全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

擴(kuò)展資料

檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。

通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。

在階級社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

參考資料來源：百度百科-文書檔案

參考資料來源：百度百科-檔案管理