會計檔案的整理和裝訂的內(nèi)容

會計檔案的內(nèi)容一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
　?。?）會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
　　（2）會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
　?。?）會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務狀況和經(jīng)營成果的總結性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務情況說明書等。
　?。?）其他會計核算資料。其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。 會計檔案的裝訂和保管規(guī)定 （1）會計檔案的整理立卷。會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。
　?、俜诸悩藴式y(tǒng)一。
　　一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。
　　②檔案形成統(tǒng)一。
　　案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。
　　③管理要求統(tǒng)一。
　　建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
　?。?）會計檔案的裝訂。會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。
　?、贂嫅{證的裝訂。
　　
　　一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。
　　A．會計憑證裝訂前的準備工作：
　　a．分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；
　　b．按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；
　　c．摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；
　　d．整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；
　　e．記賬憑證上有關人員（如財務主管、復核、記賬、制單等）的印章是否齊全。
　　B．會計憑證裝訂時的要求：
　　a．用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；
　　b．憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；
　　c．裝訂憑證厚度一般1．5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
　　會計憑證裝訂后的注意事項。
　　a．每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；
　　b．在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
　　②會計賬簿的裝訂。
　　各種會計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷?；疽笫牵?br>　　A．賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
　　B．活頁賬簿裝訂要求：
　　a．保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
　　b．多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。
　　c．在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。
　　C．賬簿裝訂后的其他要求：
　　a．會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。
　　b．會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。
　　c．封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬。
　　d．會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
　?、蹠媹蟊淼难b訂。
　　會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。
　?。?）會計檔案的保管?！稌嫏n案管理辦法》規(guī)定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿之后原則上應由財務會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管?！备鶕?jù)上述規(guī)定，會計檔案的保管要求主要有：
　　①會計檔案的移交手續(xù)。財務會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行：
　　A．開列清冊，填寫交接清單；
　　B．在賬簿使用日期欄填寫移交日期；
　　C．交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。
　?、跁嫏n案的保管要求。
　　A．會計檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材；
　　B．采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；
　　C．會計檔案室內(nèi)應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；
　　D．會計檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；
　　E．設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
　　F．會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
　?、蹠嫏n案的借閱。
　　A．會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。
　　B．外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應經(jīng)會計主管人員或單位領導人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
　　C．借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領導批準后方能攜帶外出或復制原件）。
　　D．借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
　?、軙嫏n案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年6種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，如：1996年度終了日為12月5日，保管期限按1997年元月1日開始計算。
　　為了全面反映會計檔案情況，上檔部門應設置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有效、不出差錯。 會計檔案的銷毀規(guī)定 （1）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案機構會同會計機構共同提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。
　　（2）機關、團體、事業(yè)單位和非國有企業(yè)會計檔案要銷毀時，報本單位領導批準后銷毀；國有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領導審查，報請上級主管單位批準后銷毀。
　?。?）會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。
　?。?）銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，各級主管部門銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷；會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。

會計檔案如何整理？

會計檔案整理步驟如下：
（一）決算報表

1、按“卷”整理。一冊（本）為一卷，編制一個檔號，檔號構成：全宗號-目錄號-案卷號。
2、編頁號：以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。
3、填寫會計檔案盒的封面及盒脊
（1 ） 全宗名稱：全宗名稱相當于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱”要求一致。
（2）案卷題名：由整理會計檔案的人員自擬。案卷題名應準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別。
（3）起止時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。
（4）卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。
（5 ）保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。
（6）全宗號、目錄號
（7）案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。
（8）盒號：暫不填。
（9）填寫會計檔案盒盒脊項目。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)（1）點“檔案著錄”中的“案卷著錄標引” → 點“添加”→ 檔案類別“會計檔案” →二級類目“財務報告類” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報表” →文件開始時間→文件截止時間→件數(shù)（該卷盒內(nèi)文件份數(shù)）→載體數(shù)量（最后一個頁號）→點保存。

（二）會計賬簿1、有頁號的可不再另編頁號。
2、其他操作與決算報表一樣，只是目錄號不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號，案卷號連續(xù)編。
3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個賬簿上的，則用完后歸檔。（最多兩年使用一冊賬簿）
4、總賬、明細賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號不同。
5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計賬簿類”.
（三）會計憑證1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。
2、會計憑證的編號：
每本憑證一個檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計憑證封面有檔號的填在檔號處，沒有檔號的填在會計憑證封面左上角空白處。
3、裝盒并填寫：
編號完成后，按順序裝入會計檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會計憑證封面的有關項目對應填寫，填寫方法與會計憑證封面一致。
（1）單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。
（2）會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預算外會計憑證”等。
（3） 時間：填寫本盒會計憑證所屬年月。
（4） 起止時間：填寫本盒會計憑證的起止年月日。
（5） 歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務部門向檔案部門移交會計檔案的年月。
（6） 立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。
（7） 保管期限：根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。
（9）全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。
（10） 目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號。
（11）案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷號。
（12） 會計憑證盒盒脊填寫方法
盒脊項目與正面有關項目對應填寫。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計憑證類”，并錄入憑證起止號。

會計檔案應如何分類、整理、裝訂？

賬簿在更換新賬后除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理歸入會計檔案保管。歸檔前應做好以下幾項工作：

（l）賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后，按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。

（2）活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全，去除空白頁和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起；在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類，編好卷號，由會計主管人員、裝訂人或經(jīng)辦人簽章。

（3）賬簿裝訂后的其他要求。會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象；會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋印章；封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號要一年一編，編號順序是總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬；舊賬裝訂完畢后，按規(guī)定要求進行保管。

怎樣整理會計檔案

　　對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構和會計人員必須認真對待，努力做好。 　?。?）會計憑證的整理。 　　會計憑證是會計檔案的重要組成部分?！稌嫽A工作規(guī)范》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。? 　　整理會計憑證，首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。根據(jù)不同的種類，按時間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會計檔案范圍和沒有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當厚度分成若干本。將會計憑證整理好后，應按照有關規(guī)定的要求，認真做好會計憑證的裝訂工作。 　?。?）會計憑證的歸檔。 　　首先，要認真填好會計憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關事項的最基礎的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項目。卷脊上一般應寫上×年×月憑證和案卷號。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負責保管?！??。?）會計賬簿的整理。 　　年度終了，各種賬簿（包括倉庫的材料、產(chǎn)成品或商品的明細分類賬）在結轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁賬按頁碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會計科目順序排列，據(jù)以逐本登記會計檔案（會計賬簿）封面。會計賬簿封面的有關內(nèi)容要寫全。 　?。?）會計報表的整理。 　　會計報表一般在年度終了后，由專人（一般是主管報表的人員或財會機構負責人）統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時，月（季）度報表，由主管人員負責保存。年終，將全年會計報表，按時間順序整理裝訂成冊，登記會計檔案（會計報表）目錄，逐項寫明報表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會計機構負責人審核、蓋章后，由主管報表人員負責裝盒歸檔。 　?。?）其他會計資料的整理。 　　其他財會資料，包括年（季）度成本、利潤計劃、月度財務收支計劃、經(jīng)濟活動分析報告、工資計算表及一些重要的經(jīng)濟合同，也應隨同正式會計檔案進行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個相當長時間內(nèi)，由財會部門保存。這就需要認真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。 　　會計檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項目印制、填寫。要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標準。

會計檔案的管理工作包括哪些內(nèi)容

會計檔案管理工作的內(nèi)容，是由會計檔案管理崗位職責決定的。檔案管理工作的具體內(nèi)容有：
（一）執(zhí)行《會計法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、調(diào)閱、保存和銷毀等管理制度，對會計檔案進行規(guī)范化、系統(tǒng)化、標準化管理。
（二）做好會計檔案的裝訂、編目、立卷和歸檔整理工作；
（三）按年度形成分類法，編制會計檔案案卷目錄表，統(tǒng)一分類排序歸檔，做到存放有序、妥善保管、查找方便。
（四）負責微機系統(tǒng)的各類數(shù)據(jù)、軟盤、光盤的存檔保管工作。
（五）定期檢查檔案，做好檔案管理的日常清潔工作，保持檔案室空氣流通，做好防潮、防水、防蟲、防盜工作，嚴格執(zhí)行有關檔案查閱、調(diào)閱制度，完善手續(xù)，填寫檔案使用記錄。
（六）嚴格執(zhí)行檔案安全和保密制度，做好檔案安全防范和保密工作，防止檔案毀損、散失和泄密。
（七）負責定期檢查會計檔案的到期情況，按規(guī)定辦理會計檔案的移交、銷毀手續(xù)。
（八）接受上級主管部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。
（九）定期向領導匯報檔案管理情況。
（十）完成領導交辦的其它相關任務。

如何裝訂保管會計檔案

　　裝訂保管會計檔案不容忽視以下幾點：
　　1.憑證的裝訂與保管會計憑證是單位會計檔案的重要組成部分，會計憑證一般以月為單位，財務人員需要對每月的會計憑證及時裝訂，以便于查找與保存。憑證裝訂的時間一般在當月結賬工作完成后，不應積攢甚至雜亂的堆放。
　　各單位應配備財務裝訂用工具，如裝訂機、裝訂線、裝訂針等，也可以使用重型訂書機，使用比較簡單方便、省時。憑證的裝訂有配套的憑證封面、封底、包角，裝訂前的一些準備性日常工作也不要忽視，日常保持憑證存放整齊有序，每月在編制憑證的同時，根據(jù)憑證編號大體分冊，用大鐵夾或長尾夾穩(wěn)固下來，便于裝訂成冊。
　　裝訂時，把當月全部憑證做個估算，大約平均分成多少冊合適？將封面、記賬憑證、封底、包角放好，反復羅列檢查是否整齊有序，然后用重型訂書機將左上角訂牢，包好包角，完成裝訂。最后把封面憑證起止日期、冊數(shù)、憑證號數(shù)等等相關內(nèi)容填寫完整，加蓋公章。
　　2.賬簿的裝訂與保管日前，手工賬簿已越來越少的發(fā)揮其作用，財務軟件的功能使憑證在錄入后自動生成了賬薄?，F(xiàn)金日記賬、銀行日記賬可以根據(jù)管理需要每月打印，總分類賬、明細分類賬可以以年度為單位，打印成紙制賬簿，裝訂成冊保存。
　　3.財務報告類的裝訂與保管月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告也是會計檔案重要的組成部分。各類報表在編制完成時應做好電子文件存檔工作，同時根據(jù)需要打印紙制報表，按報表所屬期間、性質(zhì)做好分類保管。
　　4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、合同文件等其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。經(jīng)濟合同比如單位購銷合同等，是財務收付款的重要依據(jù)，歸屬財務人員負責保管的，應認真保存，對履行完畢的合同分門別類做好保存。財務人員還應做好單位財務文件的保管工作，明確保管人員及場所，定期整理立卷，裝訂成冊。